Arbeidsgruppe: Dokumentsenter Planlagt start- og sluttdato: Oppdragsgiver: Interimnemnda for nye Askim-Hobøl A. Organisering Arbeidsgruppe: Trude Paulsen, Eva Strandli, Randi Bjørkevold, Tove Grøttjord Hovedtillitsvalgt: Margrethe Brinch Styringsgruppe: Rådmann i Askim, Synnøve Rambek, rådmann i Hobøl, Bjørn Sjøvold, hovedtillitsvalgte: Jelena Poljak Ljesnjanin og Anita Toverød.B. Prosjektoppdrag Bakgrunn: - Interimnemda for sammenslåingsprosessen nye Askim-Hobøl har gitt rådmennene i oppdrag å igangsette prosjekter hvor vi raskt kan utnytte effekter av å slå sammen fagområder og tjenester. Følgende prinsipper ligger til grunn for prosjektene: - Slå sammen flest mulig fagområder så raskt som mulig - Nåværende Hobøl kommune og nåværende Askim kommune tilpasser gradvis sin organisering slik som org.modellen ligger i grunnlagsdokumentet - Utnytte stordriftsfordeler - Effektivisering som følge av digitalisering - Bruk av eksisterende eiendomsmasse i Hobøl/Askim gjennomgås med formål om effektiv arealutnyttelse. [Skriv inn tekst] Side 1
Prosjektoppdrag til arbeidsgruppen: 1. Status på tjenesteområdet(ene) i dag: Dokumentsenterets innhold pr høsten 2016 TEMA ASKIM HOBØL AVVIK Arkivplan JA Nei (under arbeid) Sak-/arkivsystem Acos websak Acos websak/cosdoc Fullelektronisk arkiv JA JA Cosdoc Eiendomsmodul JA NEI Digitalt JA NEI byggesaksarkiv KS SvarUT JA NEI Acos Møte JA JA Acos Mottak JA JA Visma rekruttering JA JA Acos Innsyn med JA JA fulltekstdokumenter Acos politikerportal JA JA Rutiner JA JA Skriveregler JA JA (behov for oppdatering) K-koder JA JA Kvalitetssikring JA JA Ordnede papirarkiver JA NEI (under arbeid) Ordnede protokoller/ postlister/kopibøker NEI (under arbeid) NEI (under arbeid) Godkjente arkivlokaler JA NEI Tilgjengelige ressurser pr høsten 2016: Godkjente arkivlokaler Andre arkiver ASKIM Rådhuset Torggata 5 Skolene (6 stk) Barnehagene (5 stk) Løkentunet Kirkegata? HOBØL Arkivrom Knapstad barneog ungdomsskole Kommunehuset Sykehjemmet Skolene (2 stk) Barnehagene (3 stk) [Skriv inn tekst] Side 2
Personell 4,5 årsverk 0,50 årsverk Politisk sekretariat 1,5 årsverk 0,20 årsverk Oversikten viser at begge kommunene er ganske like når det gjelder bruk av systemer, moduler og rutiner. Hobøl kommune har ikke tatt i bruk to sentrale moduler som eiendomsmodulen og KS SvarUT på grunn av mangel på ressurser til kompetanseheving, testing, opplæring og innføring. Det skal likevel sies at modulene er klare til bruk når det gjelder lisenser og tilgjengelighet. Hobøl kommune kan nyttiggjøre seg den kunnskapen Askim kommune har tilegnet seg under innføring og bruk av disse modulene. Ved å ta i bruk eiendomsmodulen og KS SvarUt vil en ha en direkte økonomisk innsparing, samt en større grad av selvbetjening for innbyggeren og en mer effektiv saksbehandling. Oversikten viser også en betydelig forskjell i tilgjengelige ressurser for dokumentsenteret. Dette vises særlig ved at Askim kommune har kommet langt i ordningen av sine eldre og avsluttede arkiver, samt digitalisering av byggesaksarkivet. Hobøl kommune har gjort mye av dette arbeidet, men har fortsatt en lang vei å gå. Mye av de eldre arkivene i Hobøl er også muggsoppbefengte, noe som vil kreve en større saneringsjobb. Det vil ikke være mulig å kunne avlevere flere arkivserier til IKA Østfold før disse arkivene er rengjorte. Hobøl kommune har heller ingen godkjente arkivlokaler, med unntak av et arkivrom på Knapstad barne- og ungdomsskole. Dette rommer ca 40-50 hyllemeter arkiver. Askim kommune har ca 300 hyllemeter arkiv som befinner seg i Torggata 5 og rådhuset. I tillegg er det arkiver på skolene og barnehagene, personalarkiv, Løkentunet og andre virksomheter, så totalt sett ca 450 hyllemeter arkiv. Det er kun Torggata 5 og rådhuset (dagligarkivet) som har godkjente arkivlokaler. Arbeidsgruppen bes i mandatet om å se på mulige samordningsløsninger for arkiv og dokumentsenter. Med arkivlovens klare bestemmelser, ser ikke gruppen mulighet for noen form for samordning av tjenesten før den nye kommunen er et faktum 01.01.2020. Det vises til lovens 5-3 og 5-4, avslutning og avlevering for offentlige organ. Askim og Hobøl kommuner er selvstendige juridiske enheter frem til selve sammenslåingen og må derfor håndteres som to selvstendige enheter med tilhørende arkiver inntil da. Arkivloven gir ikke rom for å kunne samordne tjenesten på noe vis. Arbeidsgruppen ser heller ikke en samordning før selve sammenslåingen som særlig hensiktsmessig, da den daglige driften av et dokumentsenter for to kommuner ikke vil kunne gi hverken økonomiske fordeler eller en effektivisering av tjenesten. Snarere tvert imot. Arbeidsgruppen ser imidlertid at kommunene må benytte tiden frem til 01.01.2020 til å bygge opp et nytt arkiv, med nye rutiner, videreutvikling av fagsystemer med tilhørende applikasjoner og integrasjoner for å kunne ha en velfungerende, effektiv, fullelektronisk og digitalisert arkivtjeneste. I tillegg vil begge kommuner ha en større ordningsjobb for avslutte sine respektive kommuners arkiver før et nytt arkiv starter opp i 2020. Hobøl kommune må i tillegg sette av betydelige ressurser til rydding og ordning av sine eldre arkiver, ferdigstille en arkivplan, samt digitalisere sitt byggesaksarkiv. Askim kommune har pågående rydding av eldre materiale. I tillegg til rydding og sortering i elevarkivene til Grøtvedt skole og Løken ungdomsskole, etter at disse skolene ble nedlagt. I forbindelse med overgang til nytt arkivsystem i mai 2014, er alt av nyere arkivperioder ryddet og satt bort. [Skriv inn tekst] Side 3
Askim kommune kan bistå Hobøl med rydding i de eldre arkivene mot at Askim kommune mottar økonomisk kompensasjon for dette arbeidet. 2. Arbeidsgruppas behov for ressurser Bistand Askim kommune vil kunne bistå med hjelp i form av rydding og ordning av de eldre arkivene i Hobøl. Arkivleder i Askim kan bistå Hobøl med å ferdigstille en arkivplan. Digitalisering av Hobøls byggesaksarkiver må foretas av en ekstern leverandør, fortrinnsvis den samme som Askim kommune har benyttet. Hobøl kommune har søkt om skjønnsmidler fra Fylkesmannen. I tillegg er tiltaket foreslått lagt inn i budsjettet for 2017. Innspill fra andre/studietur: Samarbeid med IKA Østfold, Arkivverket, leverandører av fagsystemer og andre som holder kurs/seminar vedrørende kommunesammenslåing Mulig tur til Sandefjord i løpet av prosjektperioden Ekstern bistand til muggsoppsanering for begge kommuner 3. Bruk av IKT Funksjonalitet Her må alt være klart og tilrettelagt slik at driftsmiljøet fungerer fra 01.01.2020. Det bør testes i god tid for å påse at nettverket er stabilt og kraftig nok til å kjøre alle applikasjoner som trengs. Vi må ha raskere responstid enn vi har i dag Videre bør det avsettes midler til avlevering av produksjonsbase. Dette arbeidet settes bort til Acos. Alle moduler og integrasjoner må være på plass. Det er også viktig at vi har nyeste versjon av de fagsystemene vi bruker Utstyr: Toskjermsløsning, det bør også være minst 2 bunkescannere tilgjengelig for å kunne effektivisere dokumentsenteret. Vi må ha tilgang til tykklient grunnet tilgang til Drum-kjøring og EVA (valg) som foregår på eksternt skrivebord. Disse funksjonene er ikke tilgjengelig på Citrix (tynnklient) 4. Ny organisering: Nytt navn: Dokumentsenteret Dokumentsenteret skal fortsette som egen enhet under rådmannen, med egen enhetsleder med personal, fag- og økonomiansvar Dokumentsenteret skal bestå av politisk sekretariat og dokumentforvaltning. Dokumentsenteret bør bestå av minst ni årsverk, hvorav minst to årsverk skal ha politisk sekretariat som sitt hovedfelt. Alle som tilhører dokumentsenteret bør kunne overlappe hverandres arbeidsoppgaver. Dokumentsenterets oppgaver skal bestå av arkivtjeneste, postmottak, kvalitetssikring, intern opplæring av saksbehandlere, utvikling, innsyn (postliste og møteportal), arkivplan, oppdatering av nettsider, skjemaansvarlig, hovedredaktørfunksjon, opprettelse/vedlikehold av rutiner. Listen er ikke uttømmende. Samlokalisering av eldre arkiv? Alt eldre arkivmateriale bør avleveres IKA Østfold innen utgangen av 2019. Dersom dette ikke lar seg gjøre, må materialet flyttes og oppbevares i nye arkivlokaler i Askim (Helsehuset). Internpost? Hva gjør vi med budtjeneste/kjøring? [Skriv inn tekst] Side 4
5. Plassering: Gruppa anbefaler at dokumentsenteret lokaliseres i nåværende lokaler i Askim rådhus. Dokumentsenteret i begge kommuner er i dag plassert sentralt i rådhuset/kommunehuset, med kort vei til politisk ledelse og rådmannen. Dette har gjort at dokumentsenteret er synlig og tilgjengelig, samt at ledelsen har god kjennskap til hvilke oppgaveporteføljen. Det er kort vei til saksbehandlere og vi har også god dialog med de virksomhetene som ikke befinner seg i rådhuset/kommunehuset. Askim kommune har godkjente arkivlokaler og har også politisk vedtak på opprettelse av nye arkivlokaler i forbindelse med salg/riving av Torggata 5. Askim kommune har pt kontorplass til 2 personer ekstra. Ved for eksempel frigjøring/omgjøring av dagens arkivlokale i 2. etasje kan dette lokalet gjøres om til enda 2-3 arbeidsplasser. Dokumentsentrene i begge kommuner består av dokumentforvaltning og politisk sekretariat. Her har vi erfaring med at disse to har tette bånd seg i mellom, med tanke på arbeidsoppgaver. Likeså har vi tette bånd med administrasjonen. Dersom dokumentforvaltningen blir skilt ut som egen del og lokalisert et annet sted enn administrasjonen, vil det bli vanskelig å opprettholde dagens gode samarbeid. Det vil bli uoversiktelig med tanke på papirarkivenes plassering i forhold til lokalisering. Det er kun arkivpersonale som skal ha tilgang til fjernarkiv/depotarkiv. Dette sikrer gjenfinning av dokumenter og riktig tilbakesetting av utlånt materiale. Ved lokalisering vekk fra administrasjonens ledelse vi vil miste verdifull informasjon og kompetanse, og det vil bli vanskeligere å opprettholde dagens servicegrad. Vi blir mindre synlige og mister dermed samarbeid med andre virksomheter. Dersom vi ikke er let tilgjengelig for saksbehandlere kan dette føre til mindre bruk av sakssystemet og dermed skape mindre dokumentfangst og forringelse av forvaltnings- og offentlighetsprinsippet. Etter Arkivlova med forskrifter kom i 1992, har det skjedd en positiv holdning til arkivet og dets oppgaver. Administrasjonslederne har forstått viktigheten og nyttigheten av å ha et arkiv etter lovpågivningen trådte i kraft. Det er også viktig at arkivleder og arkivtjenesten har nærhet og direkte kontakt med ledelsen. Dette for at arkivleder til en hver tid skal ha kjennskap til de mål og visjoner ledelsen har for kommunen. Det er også viktig at arkivleder er involvert i organisatoriske endringer, da dette skal gjenspeiles i saksystemet. Den politiske saksbehandlingen danner grunnlaget for de viktigste dokumentene en kommune produserer. Det er derfor viktig at politisk sekretariat og dokumentforvaltningen er samlet, slik det er i begge kommunene per i dag. Bystyret/kommmunestyret har vedtatt i intensjonsavtalen at politisk sekretariat skal være lokalisert i Askim. [Skriv inn tekst] Side 5
6. Økonomi: Det må avsettes tilstrekkelig midler for rydding og avslutning av arkivene i begge kommuner har per i dag. Dette gjelder også det elektroniske arkivet. Det må også avsettes midler til forberedelse/klargjøring av det nye Dokumentsenteret, blant annet kurs/opplæring, samordning av rutiner mm. Beløp anslås til ca 3,75 mill. Dette fordeles omtrent slik: - Digitalisering av byggesaksarkivet i Hobøl: 0,75 mill - Muggsoppsanering begge kommuner: 1 mill - Diverse rekvisita begge kommuner : 1 mill - Kjøp av tjenester fra Askim: 0,5 mill - Andre utgifter (kurs, integrasjoner, lisenser ol): 0,5 mill 7. Gevinster: Større fagmiljø Bredere kompetanse Mulighet for kompetanseheving Mindre sårbarhet ved fravær En moderne og brukervennlig forvaltning for ansatte, innbyggere, politikere og næringsliv Økonomisk innsparing: færre lisenser og programvare, kontormateriell ved overgang til fullelektronisk arkiv (arkivbokser, papir, arkivlokaler etc.), digital post. 8. Tidsplan for gjennomføring av oppdraget: Arbeidsgruppa må frem mot 2020 igangsette en rekke prosjekter for bl.a å rydde og ordne de respektive kommunenes arkivmateriale, samordne rutiner, maler og skriveregler, organisere et nytt forvaltningssenter (dokumentsenter og politisk sekretariat), lage ny struktur for det elektroniske arkivet, internkontroll m.m. Gruppa vil rapportere til styringsgruppa ved oppstart av hvert prosjekt, med en prosjektplan, samt en sluttrapport. For prosjektet ordning av eget arkivmateriale, vil gruppa rapportere halvårlig. 9. Tidsplan: Kartlegging av soppbefengt arkivmateriale innen Q1 2017 Sanering av soppbefengt arkivmateriale innen Q3 2017 Digitalisering av byggesaksarkivet Hobøl innen Q1 2018 Rydding og ordning av eldre arkivmateriale fortløpende innen 2019 Arkivplan for Hobøl innen Q1 2018 Flytting av arkimateriale Askim (fra Torggata til Helsehuset) innen 2019 Samordne rutiner, maler og skriveregler i løpet av 2019 Opprette ny database i løpet av 2019 Internkontroll (arkivplan for ny kommune) i løpet av 2019 Samlokalisering i løpet av Q4 2019 [Skriv inn tekst] Side 6