- I arbeid for eit branntrygt lokalsamfunn! Representantskapet Representantskapet for Medlemmer: Leiar: Marianne Sandahl Bjorøy Fjell kommune Medlem: Kari-Anne Landro Sund kommune Varamedlem: Møter berre etter nærare melding Andre: styreleiar Nils Kåre Skoge Bjørn Olav Paulsen Dato: Tid: 12:00 13:00 Stad: SAKER TIL BEHANDLING Komitésalen, Fjell rådhus 06 2015 Innkalling til møte 02/2015 07 2015 Saksliste for møte 02/2015 08 2015 Møtebok for møte 01/2015 09 2015 Driftsbudsjett 2016 10 2015 Økonomiplan 2016-2019 11 2015 Numerisk varaordning til styret 12 2015 Val av styre for 2016-2017 Eventuelt Marianne Sandahl Bjorøy (sign.) Representantskapsleiar Nils Kåre Skoge (sign.) Styreleiar
side 2 av 12 Representantskapet 06 2015 550.1 Bjørn Olav Paulsen INNKALLING TIL MØTE 02/2015 Trykte vedlegg: Ingen Saka gjeld innkalling til møte 02/2015 i representantskapet for. Styreleiar rår representantskapet til å godkjenne innkallinga slik den ligg føre. Styreleiar gjev følgjande Representantskapet godkjenner innkalling til møte 02/2015 slik den ligg føre. VEDTAK Representantskapet godkjenner innkalling til møte 02/2015 slik den ligg føre. Samrøystes vedteken. styreleiar
side 3 av 12 Representantskapet 07 2015 550.1 Bjørn Olav Paulsen SAKSLISTE FOR MØTE 02/2015 Trykte vedlegg: Ingen Saka gjeld godkjenning av sakslista for møte 02/2015 i representantskapet for Sotra Brannvern IKS. Styreleiar rår representantskapet til å godkjenne sakslista slik den ligg føre. Styreleiar gjev følgjande Representantskapet godkjenner sakslista til møte 02/2015 slik den ligg føre VEDTAK Representantskapet godkjenner sakslista til møte 02/2015 slik den ligg føre Samrøystes vedteken styreleiar
side 4 av 12 Representantskapet 08 2015 550.1 Bjørn Olav Paulsen FOR MØTE 01/2015 Trykte vedlegg: Møtebok for møte 01/2015 Saka gjeld godkjenning av møtebok for møte 01/2015 i representantskapet for. Styreleiar rår representantskapet til å godkjenne møteboka slik den ligg føre. Styreleiar gjev følgjande Representantskapet godkjenner møteboka for 01/2015 slik den ligg føre. VEDTAK Representantskapet godkjenner møteboka for 01/2015 slik den ligg føre. Samrøystes vedteken styreleiar
side 5 av 12 Sotra Brannstyre 02.09.2015 26-2015 550.1 Bjørn Olav Paulsen Representantskapet 28.04.2015 09-2015 550.1 Som over DRIFTSBUDSJETT FOR 2016 Trykte vedlegg: Ingen Saka gjeld driftsbudsjett for 2016 for selskapet. Budsjettet legg opp til brutto auke i det samla tilskotet frå eigarane våre på 3,5 %. I tillegg kjem fondsmidlar. Det blir vist til tidlegare intensjonsvedtak om faste overføringar til investerings- og driftsfond på til saman kr 600 000. Budsjettframlegget har vore behandla første gong i juni og vedteke i september i Sotra Brannstyre. Styreleiar rår representantskapet til driftsbudsjettet for 2016 for Sotra Brannvern IKS slik det ligg føre. Styreleiar gir følgjande Representantskapet vedtek driftsbudsjett for 2016 slik kjem fram i tabellen under Driftsbudsjett 2016 Fjell kommune drift kr 17 945 000 feiing og tilsyn (inkludert i drift kr 2 867 000) fond Kr 470 000 Sund kommune drift kr 4 847 000 feiing og tilsyn (inkludert i drift kr 805 000) fond Kr 130 000 kr 18 415 000 kr 4 977 000
VEDTAK side 6 av 12 Representantskapet vedtek driftsbudsjett for 2016 slik kjem fram i tabellen under. Driftsbudsjett 2016 Fjell kommune drift kr 17 878 000 feiing og tilsyn (inkludert i drift kr 2 867 000) fond Kr 0 Sund kommune drift kr 4 829 000 feiing og tilsyn (inkludert i drift kr 805 000) fond Kr 130 000 kr 17 878 000 kr 4 959 000 Fjell har ikkje sett av midlar til fond, og ordføraren må ta slik avsetnad opp i revidert budsjett for 2016 Styreleiar
side 7 av 12 Sotra Brannstyre 18.112015 38-2015 550.1 Bjørn Olav Paulsen Representantskapet 28.04.2015 10-2015 550.1 Som over ØKONOMIPLAN FOR 2016-2019 Trykte vedlegg: Ingen Saka gjaldt opphavleg økonomiplan for (SBV) for perioden 2016 2017. Dette er et avvik av den normalt 4-års perioden. Årsaka er kommunestyra sine vedtak om etablering av Vesthordland brann & redning IKS (VHBR), som gjer planen usikkert. Endeleg avgjerd om etablering (selskapsavtale og økonomi) kjem på nyåret 2016. Når VHBR vert ein realitet vil ein måtte utarbeid ein ny økonomiplan for det nye selskapet. Styre og representantskapet må vere open for endringar. Sotra Brannstyre valde likevel å gjere planen tentativt gjeldande for 2016 2019, og har bede en legge inn tal for 2018 og 2019 med indeksjustering på 3,3 %. Styreleiar rår representantskapet til å vedta framlegget til økonomiplan for 2016 2019 slik den ligg føre. Styreleiar gir følgjande Sotra Brannstyre rår representantskapet til å vedta Økonomiplanen for 2016 2019 slik tabellen under viser (inkludert SBV sine tal vidareført i 2018 og 2019) Økonomiplan 2016 2017 (tal i heile kr 1 000) År 2016 2017 2018 2019 Tiltak Fjell Sund Fjell Sund Fjell Sund Fjell Sund Driftskostnadar 17 945 4 847 18 571 5 017 19 184 5 182 19 817 5 353 Andre refusjonar, inntekter etc. 1 769 1 827 1 887 1 949 Driftsbudsjett 24 561 25 451 26 253 27 119 Driftsfond 78 22 78 22 78 22 78 22 Investeringsfond 392 108 392 108 392 108 392 108 Sum fond 470 130 470 130 470 130 470 130 2016 2017 2018 2019 Fjell Sund Fjell Sund Fjell Sund Fjell Sund Sum overføring inkl. fond 18 451 4 977 19 041 5 147 19 654 5 312 20 287 5 483
side 8 av 12 VEDTAK Sotra Brannstyre rår representantskapet til å vedta Økonomiplanen for 2016 2019 slik tabellen under viser (inkludert SBV sine tal vidareført i 2018 og 2019) Økonomiplan 2016 2017 (tal i heile kr 1 000) År 2016 2017 2018 2019 Tiltak Fjell Sund Fjell Sund Fjell Sund Fjell Sund Driftskostnadar 17 878 4 829 18 504 4 998 19 115 5 163 19 746 5 333 Andre refusjonar, inntekter etc. 1 769 1 827 1 887 1 949 Driftsbudsjett 24 476 25 329 26 165 27 028 Driftsfond 78 22 78 22 78 22 78 22 Investeringsfond 392 108 392 108 392 108 392 108 Sum fond 470 130 470 130 470 130 470 130 2016 2017 2018 2019 Fjell Sund Fjell Sund Fjell Sund Fjell Sund Sum overføring inkl. fond 18 348 4 959 18 974 5 128 19 585 5 293 20 216 5 463 Justert i høve til vedtak i sak 10-2015. Merk at tal inkludert fondsmidlar for Fjell for 2016 føreset avsetnad i revidert budsjett i 2016. Samrøystes vedteken Styreleiar
side 9 av 12 Sotra Brannstyre 18.11.2015 39-2015 550.1 Bjørn Olav Paulsen Representantskapet 11-2015 550.1 Som over NUMERISK VARAORDNING TIL STYRET Trykte vedlegg: Ingen Saka gjeld oppfølging av tilrådingspunkt i rapporten frå Deloitte etter selskapskontroll med. Denne saka er ei at fleire konkrete oppgfølgingspunkt. Deloitte rår til å gå over til numerisk varaordning. Samansetting av Sotra Brannstyre er gjeve i 12 i selskapsavtalen for. Denne paragrafen seier ikkje noko konkret om kva for varaordning som skal nyttast. Det har heilt sidan selskapet vart oppretta (merk. 01.01.2006) vore nytta personleg vara. Slik en leser paragrafen er det ikkje noko i vegen for å nytta numerisk varaordning, og rår Sotra Brannstyre til å rå representantskapet til å gå over til slik ordning med verknad frå og med neste gong det vert vald styremedlem og vara. Styreleiar rår representantskapet til å vedta ny numerisk varaordning. Styreleiar gir følgjande Sotra Brannstyre viser til tilråding i rapporten frå Deloitte etter selskapskontroll med Sotra Brannvern IKS, der det vert tilrådd å innføre numerisk vara. Sotra Brannstyre rår representantskapet til å gå over til numerisk varaordning frå og med val til nytt styre med verknad fom 2016. VEDTAK Sotra Brannstyre viser til tilråding i rapporten frå Deloitte etter selskapskontroll med Sotra Brannvern IKS, der det vert tilrådd å innføre numerisk vara. Sotra Brannstyre rår representantskapet til å gå over til numerisk varaordning frå og med val til nytt styre med verknad fom 2016. Samrøystes vedteken styreleiar
side 10 av 12 Representantskapet 12-2015 550.1 Bjørn Olav Paulsen VAL AV NYTT STYRE FOR 2016-2017 Trykte vedlegg: Ingen Saka gjeld val av nytt styre for for perioden 2016 2017. Det er representantskapet som vel styret. Styret skal bestå av seks representantar, men ein er for dei tilsette og blir ikkje vald av representantskapet. Det skal vere tre folkevalde, medan de to andre skal veljast utifrå fagleg bakgrunn og ikkje utifrå geografisk tilhøyrsle. Dette betyr likevel ikkje at vedkomande ikkje kan vere folkevald i tilegg. Representantskapet skal rådføre seg med kommunestyra før val på medlem i styret. Saka blir lagt fram utan innstilling. Forklaring til tabell i innstillinga; f betyr fast medlem, v betyr varamedlem Styreleiar gjev følgjande 1. Representantskapet vedtek ny ordning med numerisk varamedlem for respektive kommune 2. Representantskapet for gjer følgjande val på nytt styret for Sotra Brannvern IKS: Faste medlemmer Fjell kommune 1f 2f 3f Sund kommune 1f 2f Numerisk varamedlem 1v 2v 3v 1v 2v 3. Som leiar blir vald: 4. Som nestleiar blir vald: 5. Styret blir vald for perioden 2016 2017, men vil bli erstatta av nytt styre for Vesthordland brann & redning IKS når dette er på plass. 6. I tillegg kjem representant og observatør for dei tilsette. Dei blir vald av og blant dei tilsette.
side 11 av 12 VEDTAK 1. Representantskapet vedtek ny ordning med numerisk varamedlem for respektive kommune 2. Representantskapet for gjer følgjande val på nytt styret for Sotra Brannvern IKS: Faste medlemmer Numerisk varamedlem Fjell kommune 1f Bjørn Rathem 1v Jan-Arne Karlsen 2f Svein P. Bergh 2v 3f Kari Sunnevåg 3v Sund kommune 1f Nils Kåre Skoge 1v Per Rune Eikeseth 2f Nina Glesnes 2v May-Elin Limevåg 3. Som leiar blir vald: Nils Kåre Skoge 4. Som nestleiar blir vald: Bjørn Rathem 5. Styret blir vald for perioden 2016 2017, men vil bli erstatta av nytt styre for Vesthordland brann & redning IKS når dette er på plass. 6. I tillegg kjem representant og observatør for dei tilsette. Dei blir vald av og blant dei tilsette. 7 Fjell kommune vil komme tilbake til endelig representasjon av faste medlemmer og numerisk varamedlem innan 1. februar 2016. Samrøystes vedteken styreleiar
Eventuelt side 12 av 12 Opplæringsmidlar for 2015 Marianne Sandahl Bjorøy orienterte om at Fjell kommune sin andel for 2015 vert overført denne veka (52) I grønt hefte frå regjeringa (gjeld statsbudsjettet for 2016) ligge det inne særskilde opplæringsmidlar for deltidspersonell på kr 152 000 til Fjell og Sund. Midlane skal delast likt, og overførast frå eigarkommunane til SBV når dei kjem. VHBR Nils Kåre Skoge orienterte om interimsstyret sitt arbeid med status og framdrift i VHBR-prosjektet. KPMG vil gjennomføre eit møte med representantane i Arbeidsgruppa og Faggruppene 5. januar 2016. Rapporten frå KPMG vert sendt ut på høyring med frist for uttale sett til 29. januar 2016.