Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse SørØst RHF 21. september 2012 SAK NR 0572012 INNFØRING AV NYTT PASIENTADMINISTRATIVT SYSTEM OG ELEKTRONISK PASIENTJOURNAL (PAS/EPJ) I OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF OG SYKEHUSET TELEMARK HF Forslag til vedtak: 1. Styret tar til etterretning at styrene i Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF har vedtatt å innføre DIPS som PAS/EPJ. 2. Styret ser positivt på arbeidet med å standardisere et felles pasientadministrativt system og den elektroniske pasientjournal (PAS/EPJ) regionalt. Styret konstaterer at det gjennom standardisering av de pasientadministrative systemene utvikles bedre rutiner og systembruk som understøtter tiltak identifisert i prosjektet Glemt av sykehuset. 3. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å beslutte gjennomføre en innføring av PAS/EPJ innenfor en ramme på inntil MNOK 800 fordelt over fire år, hensyntatt de årlige budsjettvedtak og økonomisk langtidsplan sist styrebehandlet juni 2012 (sak 0442012). Hamar, 13. september 2012 Bente Mikkelsen administrerende direktør Side 1 av 9
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF er de eneste foretakene i regionen som ikke benytter system løsning levert av DIPS ASA som pasientadministrativt system/elektronisk pasientjournal (PAS/EPJ). Samtidig er det disse foretakene som har de største utfordringer med dagens PAS/EPJsystemer. For Oslo universitetssykehus HF er de største utfordringene knyttet til å sikre et felles klinisk infomasjonsgrunnlag som understøtter pasientbehandlingen og en fornuftig intern organisering. For Sykehuset Telemark HF er utfordringene knyttet til utdaterte systemer med dårlig funksjonalitet som medfører mye manuelt arbeid og en usikker fremtid i forhold til drift av systemene. Begge disse foretakene har behov for PAS/EPJ som understøtter virksomheten bedre. Helse Øst og deretter Helse SørØst har siden den første rammeavtalen med DIPS ASA ble inngått i 2002 hatt en gradvis overgang fra ulike systemer og en større grad av ensarting i bruk av PAS/EPJ. Imidlertid har denne standardiseringen kun vært på systemvalg og ikke hvordan DIPS er brukt og forvaltet. I det videre arbeid vil fokuset på riktige mål i forhold til pasientbehandling og sluttbruker, standardisering av innhold i løsningene, rutiner og enhetlig forvaltning være viktig. Etableringen av regionalt program for klinisk dokumentasjon skal understøtte standardiseringsarbeidet. Som del av dette arbeidet vil standardisering av rutiner, uthenting av rapporter og opplæring være viktige aktiviteter, også for å ivareta forbedringsarbeidet identifisert i Glemt av sykehuset, orientert om i styremøte 21. juni 2012. Helse SørØst RHF ønsker å understøtte standardiseringen på DIPS løsning som PAS/EPJ og anser det som viktig å prioritere denne implementeringen de neste to årene. Investeringsramme estimeres til MNOK 796 fordelt over 4 år. I økonomisk langtidsplan, jf styresak 0442012 behandlet i junimøtet, er det satt av investeringsmidler til IKTprosjekter. Styret inviteres i denne saken til å gi administrerende direktør fullmakt til å prioritere midler til innføring av PAS/EPJ på Oslo universitetssykehus Hf og Sykehuset Telemark HF innenfor de rammer som beskrives i saken. Gjennomføringen av prosjektet vil gå over flere budsjettår og det samlede investeringsbeløpet går ut over det som er administrerende direktørs fullmakt. 2. Faktabeskrivelse Helse Sør Øst utredet i tidsrommet mai desember 2011 de strategiske føringene for klinisk dokumentasjon frem mot 2020. Dette arbeidet tydeliggjorde bl.a. behovet for standardisering på en rekke områder. Det ble konkludert med at en konsolidering på DIPS som PAS/EPJ med fokus på standardisering av bruk og innhold, var det valget som ville gi mest nytte for Helse Sør Øst i det korte og mellomlange perspektiv både innen pasienbehandling og drift av tjenesten. Det er kun Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF som ikke har innført DIPS som PAS/EPJ. Fra januar 2012juni 2012 har både Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF gjennomført foranalyser knyttet til eventuell innføring av DIPS. Parallelt med dette er det gjennomført forhandlinger med DIPS ASA med hensikt å fremforhandle forbedrede betingelser ved eventuelt avrop på rammeavtalen med DIPS ASA før utløp 20. august 2012. Side 2 av 9
Oslo universitetssykehus HF vedtok i styremøte 10. august 2012 følgende (sak 562012): 1. Med bakgrunn i Helse SørØsts IKTstrategier gir styret administrerende direktør fullmakt til å gjøre avrop på regional rammeavtale og inngå kjøpskontrakt med DIPS ASA for innføring av DIPS ved Oslo universitetssykehus HF. 2. Styret vedtar et budsjett for forprosjekt DIPS i 2012 på 63 millioner kroner. 3. Styret legger til grunn at godkjenning av forprosjekt for oppstart av hovedprosjekt skal vedtas av styret primo 2013. Styret ber administrerende direktør utarbeide en plan som omfatter fremdrift og budsjett for hovedprosjekt, samt plan for gevinstrealisering og ibruktagelse. Det må sikres bred involvering av brukere og tillitsvalgte. 4. Styret forutsetter at Oslo universitetssykehus får en sentral rolle i videreutvikling av systemene for PAS/EPJ i Helse SørØst. Det ble i tilsvarende avholdt styremøte i Sykehuset Telemark HF den 13. august 2012 (sak 74 2012) hvor følgende ble vedtatt: 1. Styret ved STHF gir administrerende direktør fullmakt til å avrope reforhandlet rammeavtale med DIPS ASA innen fristens utløp 20.08.2012. 2. Avtalen inngås med forbehold om tilfredsstillende finansiering. Dette blir avklart av Helse SørØst i løpet av september 2012. Dersom det ikke gis tilfredsstillende finansiering vil avtalen kanselleres i henhold til avtalens regler om avbestilling. Opprinnelig budsjett for hovedprosjekt er på 138 millioner kroner før reforhandlede rabatter er justert for. 3. Administrerende direktør gis fullmakt til videre forhandlinger, samt avklaringer med Betanien hospital på investeringer og drift. 4. Styret ber om at det rapporteres på hovedprosjektets resultatmål. Dette legges løpende fram for styret. Helse SørØst RHF har etablert en prosjektmetodikk basert på stegvise faser alle med beslutningspunkter i forhold til videre fremdrift og finansiering. Foranalysene i disse to helseforetakene er gjennomført i henhold til denne regionale metodikken. Styrebeslutningene er tatt etter gjennomført foranalyse (B3), planfase. Neste fase innebærer detaljplanlegging av prosjektet før det endelige beslutningspunktet (B4)for å starte innføringen av DIPS. For Oslo universitetssykehus HF planlegges denne beslutningen tatt primo 2013, og for Sykehuset Telemark HF i september 2012. Dette medfører at det kan komme mindre justeringer i rammene for gjennomføring basert på en mer detaljert planlegging, men det forventes at de rammer som følger denne styresaken blir i overensstemmelse med hva underlaget til B4endelig beslutning vil være. Foruten avropene for Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF er det gjennomført en rekke andre avrop på rammeavtalen med DIPS før utløp 20. august 2012. Dette inkluderer avrop av et mindre antall moduler for foretak som allerede har DIPS som PAS/EPJ. Dette inkluderer Akershus universitetssykehus HF, Sørlandet sykehus HF og Vestre Viken HF, samt for: Sykehuset Østfold HF i forbindelse med ny funksjonalitet og utvikling for nytt sykehus Sykehuset i Vestfold HF i forbindelse med migrering fra deres egenutviklede system for psykisk helsevern til DIPS slik at foretaket for en samlet elektronisk pasientjournal Helse SørØst RHF i forbindelse med felles avrop knyttet til regional standardisering og videreutvikling av funksjonalitet for PAS/EPJ. Side 3 av 9
Avrop på rammeavtalen med DIPS ASA Det ble 15. august 2012 inngått kontrakt mellom Oslo universitetssykehus HF og DIPS ASA for innføring av DIPS i Oslo universitetssykehus HF og samme dag ble tilsvarende avtale signert av Sykehuset Telemar HF. Den økonomiske risiko som påløper frem til styrebeslutning i Helse Sør Øst RHF er dermed begrenset, da det kun vil være konsulenttimer som vil være gjenstand for fakturering. Forbeholdet om finansiering slik det er formulert i avtalene: Avtalen inngås med forbehold om tilfredsstillende finansiering. Dette blir avklart av Helse SørØst i løpet av september 2012.. Dersom det ikke gis tilfredsstillende finansiering vil avtalen kanselleres i henhold til avtalens regler om avbestilling. Konsekvensen er at Helse SørØst kan avbestille. Finansiering Økonomisk langtidsplan ble presentert for styret 20. juni (sak 0442012). I underlaget til økonomisk langtidsplan er det lagt til grunn at investeringsnivået for den regionale IKTprosjektporteføljen øker fra dagens ca 700 millioner kroner, gradvis til 1,2 milliarder kroner i 2016. Videre beskrives klinisk dokumentasjon som et satsningsområde i økonomisk langtidsplan, og spesielt harmonisering av IKTsystemene beskrives som viktig. Innføring av DIPS som PAS/EPJ i Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF vil bidra til dette. Følgende prinsipper for hvilke type investeringskostnader som dekkes av Helse SørØst er lagt til grunn: Helse SørØst RHF finansierer: Etablering av regionale IKTsystemer Etablering av felles informasjonsgrunnlag Utarbeide standard arbeidsprosesser og prosedyrer Utarbeidelse av opplegg og materiell for felles informasjon og opplæring Helseforetakene finansierer: Kostnader knyttet til innføring i egen organisasjon Eventuelle foretaksspesifikke tilpasninger av de regionale løsningene Foretaksspesifikke tiltak godkjent av det regionale porteføljestyret Disse prinsippene har i Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemar HF sluttet seg til. Det legges til grunn at disse prinsippene for kostnadsfordelingen mellom det enkelte foretak og Helse SørØst RHF følges og vil reflekteres i de endelige budsjetter for Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF. Den endelige fordelingen f.o.m. 2012 mellom aktiverbare investeringer som finansieres av regional ramme og lokale kostnader finansiert av Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF blir klart innen 01.11.12. Dette baserer seg da på regnskapsmessige avklaringer som skal gjøres relatert til prinsipper beskrevet over. Side 4 av 9
Budsjettene for DIPS innføringsprosjekter Foranalysene ved Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF har dannet grunnlag for en vurdering av innføringskostnadene. Budsjettet for innføringskostnaden for Oslo universitetssykehus HF etter foranalysen beløper seg til: Oslo universitetssykehus HF Av de samlede investeringskostnadene på 573 millioner kroner er det anslått at 517 millioner kroner vil kunne aktiveres (investering) og 57 millioner kroner vil være driftskostnader i prosjekttiden. Kostnadselement Budsjett Budsjett Budsjett Budsjett Totalt høst 2012 2013 2014 2015 Kjøp av lisenser 22 22 22 66 Prosjektledelse 9 19 18 46 Løsning 7 66 40 113 Integrasjon 7 25 10 42 Opplæring 4 60 64 Konvertering 8 62 42 112 Teknisk infrastruktur 4 10 19 3 36 Test 2 16 37 55 Forvaltning 3 10 13 Administrative 5 9 9 3 26 kostnader Totalt 64 211 260 38 573 Side 5 av 9
Sykehuset Telemark HF Kostnadselement Budsjett høst 2012 Budsjett 2013 Totalt Kjøp av lisenser 4 7 11 Prosjektledelse 4 5 9 Løsning 16 16 32 Integrasjon 4 6 10 Opplæring 6 6 Konvertering 6 11 17 Teknisk infrastruktur 4 6 10 Test 2 7 9 Forvaltning 1 1 Administrative 5 5 10 kostnader Totalt 61 75 136 Avtalens avbestillingsmekanismer er beskrevet over. Ved eventuell avbestilling vil dette gjøres fra det enkelte foretak og prosjektet vil deretter avsluttes. Regionalt program for klinisk dokumentasjon Det ble i april 2012 etablert et eget Program for klinisk dokumentasjon. Dette programmet koordinerer innføringen av DIPS ved Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF. Programmet styrer også regionale prosjekter knyttet til klinisk dokumentasjon, herunder DIPSstandardisering. I arbeidet med DIPS standardisering vil Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF være de helseforetak som først tar del i regionalt standardisert DIPS. Styrings og samarbeidsmodel for innføringsprosjektene ved Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF er under utforming. Regional standardisering planlegges gjennomført i flere faser. Første fase (frem til september 2012) medfører et sett med prinsipper innen følgende områder: Organisasjonsstruktur Arbeidsgruppestruktur Journalstruktur Tilganger Dette vil være overordnede prinsipper og både Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF er sammen med resten av regionen deltakere i dette utviklingsarbeidet, som for øvrig også baseres på erfaringer Helse Vest RHF har hatt i deres standardiseringsarbeid. Neste fase av arbeid, som nå er under oppstart, vil inkludere utvikling av standarder for å ivareta forbedringsarbeidet gjennomført av glemt av sykehuset. I tillegg vil standardiseringsarbeidet inkludere blant annet maler, brev og flere deler av oppsettet i DIPS. Side 6 av 9
Program for klinisk dokumentasjon programorganiseringen og standardiseringsarbeidet vil medføre behov for investeringsmidler utover direkte innføring av DIPS. Totalt er dette beregnet til MNOK 87 for perioden 20122014. Disse kostnadene inkluderer i all hovedsak drift av program for klinisk dokumentasjon samt arbeidet med standardisering. Handlingsalternativer og hovedpunkter I Oslo universitetssykehus HF vil en eventuell beslutning om stopp/utsettelse av innføringen av DIPS medføre behov for ytterligere store investeringer i eksisterende systemportefølje slik at systemene vil etterleve myndighetskrav og behovene i klinikken. Oslo universitetssykehus HF gjør nå en vurdering av hvorvidt eksisterende løsninger uansett må oppgraderes noe, slik at det blir mulig å benytte disse med en akseptabel risiko frem til DIPS er innført ultimo 2014. Oslo universitetssykehus HF har gjennomført en risiko og sårbarhetsanalyse av deres eksisterende systemportefølje. Tiltak identifisert i denne analysen vil danne utgangspunkt for de forbedringer som ved stopp i DIPSinnføringsprosjektet må iverksettes. Sykehuset Telemark HF gjennomførte i 2011 en risiko og sårbarhetsanalyse knyttet til eksisterende PAS/EPJløsning. Denne analysen viste stor risiko forbundet med drift, forvaltning, leverandørkapasitet og etterlevelse av myndighetskrav. Dermed vil eventuelt beslutning om stopp/utsettelse av DIPSinnføring medføre betydelige investeringer i eksisterende systemportefølje og en fortsatt høy risiko knyttet til bruk av denne løsningen. Foruten konsekvensene for disse foretak vil stopp i prosjektene medføre mindre potensiale for effektivisering av drift og forvaltning for Sykehuspartner. Det er krevende med egne kompetansemiljøer på drift av PAS/EPJ, og en standardisering for regionen som helhet vil medføre enklere og bedre forvaltning. 3. Administrerende direktørs vurderinger Risikovurderinger Innføring av DIPS i Oslo universitetssykehus HF er et meget stort prosjekt med betydelig risiko. Disse risiki knyttes spesielt til gjennomføring av prosjektene og det tidsløpet som etableres for å kunne innføre DIPS som PAS/EPJ i Oslo universitetssykehus HF ultimo 2014. Det er en rekke beslutningspunkter spesielt knyttet til organisasjonsstrukturer underveis i prosjektet som er viktig for å opprettholde fremdrift. I tillegg vurderes risiki knyttet til intern forankring for valgt løsning og ytelse i løsningen som viktige. For alle disse risiki er det iverksatt risikoreduserende tiltak. Innføring av DIPS vil medføre store utfordringer når løsningen skal etableres og arbeidsflyt skal etableres på tvers av lokalisasjoner og kulturer. Samtidig innebærer denne utfordringen store muligheter for å sikre et felles klinisk informasjonsgrunnlag og systemstøtte for de viktigste funksjonene i sykehuset. Det er vesentlig at det settes av tilstrekkelige midler til at prosjektet kan gjennomføres med høy kvalitet og med nok ressurser til at prosjektet kan håndtere de organisasjonsmessige utfordringene som etablering av ny løsning medfører. Dette gjøres med bred involvering av alle store brukergrupper (sykepleiere, leger, hjelpepleiere, merkantilt personell med mer), samt omfattende forankringsaktiviteter og opplæring. Utover dette er det en omdømme risiko hvis Oslo universitetssykehus HF er involvert i et nytt prosjekt som ikke lykkes, gitt erfaringen knyttet til klinisk arbeidsflate. Side 7 av 9
Tidligere DIPS innføringsprosjekter i Helse SørØst er gjennomført innenfor de forutsatte tidsrammer og budsjetter. Innføringsprosjektet i Sykehuset Telemark HF oppfattes som å ha lavere risiko gitt både prosjektets størrelse og organisasjonens modenhet og kompleksitet. Innføringen i Sykehuset Telemark HF er, både metodisk og størrelsesmessig, tilnærmet like øvrige innføringsprosjekter som er gjennomført i regionen og det er god kompetanse på konverteringsarbeidet fra IMX til DIPS som prosjektet medfører. Med Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF som brukere av en regionalt standardisert DIPSløsning vil det legges et grunnlag for bedre og mer effektiv informasjonsutveksling fremover. Spesielt vil Oslo universitetssykehus HF få et godt grunnlag for å fremstå som en organisasjon som arbeider på tvers av lokalisasjoner og klinikker og har gode samhandlingsløsninger med regionen forøvrig. For regionen som helhet vil bruk av DIPS i alle foretak danne utgangspunkt for bedre utnyttelse av forvaltningsressurser i Sykehuspartner, større grad av kunnskapsdeling på tvers av foretaksgrenser samt forbedrede muligheter for informasjonsutveksling. DIPS er i ferd med å utvikle bedre prosesstøtte i systemet, noe som bør danne et godt utgangspunkt for å forbedre og effektivisere pasientbehandlingen. Som del av den videre gjennomføring av prosjektene vil det gjennomføres eksterne kvalitetssikringer. Forankring av saken Denne saken baseres på og er en oppfølging av styresakene i Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF. Tillitsvalgte har vært del av begge disse prosessene og styrets beslutning om å starte innføring av DIPS har vært enstemmig i begge styrene. Videre har beslutningsunderlaget og vurderingene knyttet til innføring av DIPS i Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF vært utarbeidet i prosjektgrupper med bred involvering av ansatte på alle nivåer i organisasjonen. Det har vært bred involvering av leger, sykepleiere og merkantilt ansatte i foretakene, og i Oslo universitetssykehus HF har ansatte fra tidligere Rikshospitalet, Radiumhospitalet, Aker og Ullevål vært involvert. Dette har medført bredt engasjement og forankring for de beslutninger som er tatt. Det har også vært representasjon fra tillitsvalgte i styringsgruppene. Drøfting pro et contra Administrerende direktør har vurdert bakgrunnen for anbefalingen. Med behovet for PAS/EPJ i Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF og som en naturlig oppfølging av prioriterte satsningsområder i økonomisk langtidsplan er det sentralt å muliggjøre innføring av DIPS som PAS/EPJ. Selv om satsningen er i henhold til økonomisk langtidsplan, overgår investeringene de fullmakter Administrerende direktør har, og derfor er styrebehandling nødvendig for videre fremdrift. Utvikling av felles regionale standarder er et viktig steg på veien mot bedre og enklere forvaltning, bedre pasientadministrative rutiner og på sikt enklere deling av pasientinformasjon gjennom pasientforløpet. Administrerende direktør vurderer det derfor som viktig at programmet får tilstrekkelige økonomiske og personellmessige ressurser for at arbeidet kan gjennomføres med bred forankring i foretaksgruppen. Side 8 av 9
Proaktiv prosjektstyring inkludert risikohåndtering er vesentlig for at både innføring av PAS/EPJ og regional standardisering skal lykkes. Administrerende direktør vil følge prosessen tett og sammen med programstyret sikre at nødvendige tiltak for at dette skal lykkes blir gjennomført. Konklusjon På bakgrunn av beslutningene i Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF er det administrerende direktørs anbefaling å støtte innføringen av DIPS i Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF med nødvendige investeringsmidler. Det totale finansieringsbehovet er beregnet til MNOK 796 fordelt over fire år. Denne finansieringen gjøres innefor de prinsipper som det er redegjort for i denne saken, og de økonomiske rammene som vedtas i økonomisk langtidsplan og de årlige budsjettene. Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Ingen Side 9 av 9