Overhalla kommune Sentraladministrasjonen Saksmappe: 2009/4044-3 Saksbehandler: Kjell Ivar Tranås Saksframlegg Skogmo Industriforening - miljøsertifisering - Søknader om prosjektstøtte Utvalg Utvalgssak Møtedato Overhalla formannskap som fondsstyre 2/09 02.06.2009 Rådmannens innstilling 1. Skogmo Industripark innvilges et tilskudd fra Eiendomsskattefondet I Overhalla Kommune på 40.000 kroner, til gjennomføring av prosjekt miljøsertifisering, jfr. prosjektplan i søknad dat. 20.05.09. 2. Det gjennomføres følgende budsjettregulering: Prosjekt miljøsertifisering 14709.6500.32553.1351 Eiendomskattefondet 19401.6000.32553.1351
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I 20.05.2009 VS: Søknader om prosjektstøtte Skogmo Industriforening - Utviklingsplan for Midtre Namdal 2006-2010, dat. 31.08.06 - Klima og Energiplan for Overhalla Kommune, høsten 2008 - Sak 01/64E bruk av eiendomsskattefondet i Overhalla til lignende prosjekt - Sak 02/22E - bruk av eiendomsskattefondet i Overhalla til lignende prosjekt Saksopplysninger Dette er en samarbeidsprosess mellom Skogmo Industripark (SI) og Overhalla Kommune, og det refereres bl.a. til Klima- og Energiplan for kommunen av høsten 2008. Startseminar for prosjektet ble avviklet 24. februar 2009 med tittelen Miljøledelse-omdømmelønnsomhet. SI har gjennom felles utviklingsprosesser i bedriftene satt fokus på bl.a. Miljø- og energi som hovedutfordringer framover. Mange bedrifter har uttrykt at dette er viktig for deres egen bedrift. Tilsvarende har flere bedrifter i Namsos/ Spillum identifisert dette som et viktig samarbeidsområde. Det vises også til at VRI Trøndelag er positive til et nettverksbasert samarbeidsprosjekt hvor det skjer en kobling mellom bedrifter og FOU-institusjoner. HINT har et eget studium i Miljøledelse, samt har erfaring fra tilsvarende prosesser. Det er i dag etablert et nettverk av sertifiserte bedrifter som jevnlig møtes. Målsettingen er at 10 bedrifter i et nettverksamarbeid gjennomfører en prosess som gjør at de kan bli Miljøsertifisert. Minimumskrav for å gjennomføre prosjektet som planlagt vil være at 3 bedrifter deltar. Prosjektet skal gjennomføres i løpet av perioden september 2009 til juli 2010. Prosjektet skal bidra til at bedriftene som deltar blir Miljøsertifisert i hht. ISO 14001-standard Vurdering Saken er vurdert ihht. regionalpolitiske retningslinjer, regelverk og tidligere praksis: - Regionalt Utviklingsprogram: Miljøperspektivet er framhevet i fylkesrådets politiske plattform. Det arbeides med klima- og energiplan for fylket og i de fleste kommunene. Ambisjonene er å bidra til 30 prosent nedgang i utslipp av klimagasser innen 2020, og med 50 prosent innen egne virksomheter. Fylkesrådet ønsker at prosjekter som gjennomføres i samsvar med RUP, skal sees i et slikt perspektiv. Omsøkte prosjekt vil være i samsvar med RUP. - Utviklingsplan for Midtre Namdal: Miljø er et overordnet mål som influerer på virksomheter uansett bransje. Gjennom en prosess som har pågått i flere av kommunene de senere åra gjennom Nordens Grønne Belte, har bedrifter og kommuner fått satt arbeidet med overordna miljø i system. Det er utpekt en del områder som det skal arbeides spesielt med gjennom handlingsplaner som skal rulleres. Satsinga som skjer med sertifisering som bla. Miljøfyrtårn vil bidra til at miljøet håndteres på en bedre måte enn tidligere både internt og eksternt. Miljøsertifisering skaper dessuten god utvikling
og konkurranseevne/lønnsomhet for virksomhetene og kan være drahjelp ut av økonomisk vanskelige tider, og kan gi godt omdømme både for virksomhetene, kommunen og regionen. Tilskudd til omsøkte prosjekt vil være i samsvar med planen. - Klima og energiplan for Overhalla Kommune: Miljøsertifisering av industribedrifter m.v. er et av tiltakene tiltak i kommunens klima- og energiplan. - Tidligere praksis: Det er tidligere bevilget midler fra Eiendomsskattefondet i lignende saker. Miljømessig vurdering Dette er et tiltak I samsvar med klima og energiplanen for Overhalla Kommune.
Skogmo, 7863 Overhalla Tlf: 90696083 E-mail: svein@skogmoindustripark.no 22. mai 2009 Overhalla Kommune 7863 Overhalla SØKNAD OM PROSJEKTSTØTTE MILJØSERTIFISERING AV BEDRIFTER Det vises til samtaler med Kjell Ivar Tranås samt vedlagt prosjektplan. Vi søker med dette om kr. 40.000,- i tilskudd fra Overhalla Kommune til gjennomføring av prosjektet. Med vennlig hilsen Skogmo Industripark AS Svein Egil Ristad Daglig leder Vedlegg: - Prosjektplan Miljøsertifisering av bedrifter 2009 2010
Prosjektplan Miljøsertifisering av bedrifter 2009-2010 FORSLAG Versjon nr:1.0
Innholdsfortegnelse 1 Mål og Rammer... 4 1.1 Bakgrunn... 4 1.2 Mål for prosjektet... 4 1.3 Rammer... 4 2 Omfang... 4 3 Prosjektorganisering... 4 3.1 Prosjektledelse... 4 3.2 Øvrige roller og bemanning... 5 4 Beslutningspunkter, oppfølging... 5 4.1 Krav til beslutningspunkt... 5 4.2 Oppfølging/statusmøter... 6 5 Risikoanalyse og kvalitetssikring... 6 5.1 Kritiske faktorer... 6 5.2 Risikoevaluering av Kritiske Suksessfaktorer... 6 6 Gjennomføring... 6 6.1 Aktivitet 1: Planlegge, avklare deltakelse fra bedriftene innsalg og forankring... 6 6.1.1 Hensikt... 6 6.1.2 Oppgaver... 6 6.1.3 Resultat... 7 6.2 Aktivitet 2: Gjennomføring... 7 6.2.1 Hensikt... 7 6.2.2 Oppgaver... 7 6.2.3 Resultat... 7 6.3 Aktivitet 3: Miljøsertifisering... 7 6.3.1 Hensikt... 7 6.3.2 Oppgaver... 7 6.3.3 Resultat... 7 6.4 Tidsplan... 7 6.5 Ressursplan... 8 7 Økonomi... 8 Prosjektplan: Miljøsertifisering Side 3 Prosjekteier: Jan R. Grannes
1 Mål og Rammer 1.1 Bakgrunn - Samarbeidsprosess mellom SI og Overhalla Kommune, ref. bl.a. Klima og Energiplan for kommunen høsten 2008 - Startseminar 24. februar 2009: Miljøledelse-omdømme-lønnsomhet - SI har gjennom felles utviklingsprsoesser i bedriftene satt fokus på bl.a. Miljø og energi som hovedutfordringer framover. Mange bedrifter har uttrykt at dette er viktig for deres egen bedrift - Tilsvarende har flere bedrifter i Namsos/ Spillum identifisert dette som et viktig samarbeidsområde - VRI Trøndelag er positive til et nettverksbasert samarbeidsprosjekt hvor det skjer en kobling mellom bedrifter og FOU-institusjoner - HINT har et eget studium i Miljøledelse, samt har erfaring fra tilsvarende prosesser. Det er i dag etablert et nettverk av sertifiserte bedrifter som jevnlig møtes. 1.2 Mål for prosjektet Målsettingen er at 10 bedrifter i et nettverksamarbeid gjennomfører en prosess som gjør at de kan bli Miljøsertifisert. Minimumskrav for å gjennomføre prosjektet som planlagt vil være at 3 bedrifter deltar. 1.3 Rammer Prosjektet skal gjennomføres i løpet av perioden september 2009 til juli 2010. 2 Omfang Prosjektet skal bidra til at bedriftene som deltar blir Miljøsertifisert i hht. ISO 14001-standard 3 Prosjektorganisering 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig er: Jan Roger Grannes, Grannes VVS Prosjektansvarlig har : - det økonomiske ansvar i prosjektet - ansvar for at prosjektplan og mål er i samsvar - ansvar for overordnet kvalitetssikring av aktiviteter i prosjektet - ansvar for å lede arbeidet i styringsgruppen og sikre at protokoll skrives Prosjektplan: Miljøsertifisering Side 4 Prosjekteier: Jan R. Grannes
- ansvar for å følge opp rammene for prosjektet og ekstern informasjon Prosjektleder er: Skogmo Industripark AS Prosjektleder skal utnevnes i oppstartsmøtet. Vedkommende har det operative ansvar for prosjektet, leder prosjektarbeidet og rapporterer direkte til prosjektansvarlig. 3.2 Øvrige roller og bemanning Rolle Eierskap Organisasjon/Person Hoved-ansvar Prosjekteier A Jan Roger Grannes Lede prosjektet Andre involverte B HINT A Deltakende bedrifter fra SI, Spillum og Namsos Delta i planprosessen Prosessveiledning B VRI Trøndelag Delta i planprosessen B Overhalla Kommune Delta i planprosessen Oppdragsgivere Prosjektleder Styringsgruppe C Skogmo Industripark Bidra i planprosessen C Fagmiljøet i Barlia representert ved MNA, Namdal Ressurs Deltakende bedrifter Skogmo Industripark 2 i fra deltakende bedrifter VRI Overhalla Kommune Bidra i gjennomføringsfasen Tabell 1: Rolle, eierskap, organisasjon og ansvarsområder 4 Beslutningspunkter, oppfølging 4.1 Krav til beslutningspunkt BP# Dato Tema Dokumentasjon 1 Juni 2009 Prosjektplan godkjennes Forslag til prosjektplan 2 August 2009 Avtale deltakelse 3 Avtaler med den enkelte bedrift Tabell 2: Oversikt over beslutningspunkt Prosjektplan: Miljøsertifisering Side 5 Prosjekteier: Jan R. Grannes
4.2 Oppfølging/statusmøter Etter oppstart gjennomføres det 2 3 oppfølgingsmøter med styringsgruppa. I tillegg skal det gjennomføres oppfølgingsmøter med den enkelte bedrift mellom samlingene. 5 Risikoanalyse og kvalitetssikring 5.1 Kritiske faktorer En kritisk faktor er en faktor som vil påvirke gjennomføringen av prosjektet eller forhindre at noen mål blir oppnådd. Enten delvis eller helt. # Kritiske faktorer S K RF Mulige tiltak/ansvarlig 1 Holde prosessen samlet og med nødvendig 3 3 10 Oppfølgingsmøter i trykk og framdrift 2 Bedriftene har ikke/ eller setter ikke av nok ressurser ( tid ) til gjennomføring 3 Manglende involvering i den enkelte deltakende bedrift sin organisasjon S Sannsynlighet. Hvor sannsynlig vil det være at dette inntreffer.m Skala 1-5 (5 er mest sannsynlig) K Kritisk. Hvor kritisk vil dette være hvis det inntreffer. Skala 1-5 (5 er mest kritisk) RF Risikofakter (S * K). 15 eller høyere vil måtte utløse en aksjon innen en gitt dato. styringsgruppa 3 5 15 Oppfølgingsmøter med enkeltbedrifter/ prosjekteiere i bedriftene. 3 4 12 Oppfølgingsmøter og prosess-støtte i de aktuelle bedriftene Tabell 3: Kritiske faktorer 5.2 Risikoevaluering av Kritiske Suksessfaktorer Manglende interne ressurser i bedriftene vurderes å være den viktigste kritiske faktoren som må følges opp. Samlet sett viser de kritiske faktorene at det i prosjektet er nødvendig relativt tett oppfølging av de deltakende bedriftene, og at det må settes av nødvendige ressurser til dette. 6 Gjennomføring 6.1 Aktivitet 1: Planlegge, avklare deltakelse fra bedriftene innsalg og forankring 6.1.1 Hensikt Oppnå en deltakelse på 10 bedrifter. 6.1.2 Oppgaver Presentere prosjektet i bedriftsnettverkene i Midtre Namdal Kartlegge interesse og avtale deltakelse med aktuelle bedrifter Utarbeide endelig prosjektplan Prosjektplan: Miljøsertifisering Side 6 Prosjekteier: Jan R. Grannes
6.1.3 Resultat Oppnår nødvendig deltakelse og eierskap til prosjektet og sikrer gjennom planlegging at prosjektet blir gjennomført på en god måte. 6.2 Aktivitet 2: Gjennomføring 6.2.1 Hensikt Gjennomføre en prosess som legger grunnlaget for at den enkelte bedrift er kvalifisert il å bli miljøsertifisert 6.2.2 Oppgaver 5 nettverkssamlinger Arbeid med miljøsertifisering i den enkelte bedrift i periodene mellom samlingene 6.2.3 Resultat Bedriftene som deltar har gjennomført nødvendige prosesser og arbeid som gjør at de kan bli miljøsertifisert. 6.3 Aktivitet 3: Miljøsertifisering 6.3.1 Hensikt Gjennomføre ekstern miljøsertifisering i den enkelte bedrift 6.3.2 Oppgaver Innhente tilbud fra eksterne leverandører Gjennomføring av sertifiseringsprosess 6.3.3 Resultat ISO 14001-sertifikat 6.4 Tidsplan Hovedaktiviteter 1. Planlegging, innsalg, forankring 2. Gjennomføring Tidsplan (mnd) 2010 Ressurser Apr/ Mai Juni Aug Sept Okt Nov Jan Feb Mar Apr Mai Juni 3. Miljøsertifisering Statusmøter Styringsgruppemøter X X X Beslutningspunkt X Sum timer: Prosjektplan: Miljøsertifisering Side 7 Prosjekteier: Jan R. Grannes
Tabell 4: Tids- og ressursplan 6.5 Ressursplan Følgende personellressurser vil bli engasjert i prosjektet Navn Tidsbruk Eventuelle usikre faktorer Prosjekteier 5 dv Styringsgruppe 15 dv Prosjektleder 30 dv Oppfølging HINT, bedriftene, styringsgruppe, adm Prosessveileder 50 dv Samlinger og oppfølging mellom Ekstern kompetanse 3 dv Prosjektdeltakere ( bedrifter ) 420 dv 120 dv samlinger, 300 dv internt Sum 525 dv Tabell 5: Personellressurser 7 Økonomi Budsjett er ikke helt klart enda, og det kan komme noen justeringer. Slik vi ser det i dag vil ev. endringer gjøre at kostandene blir noe større enn slik de nå er budsjettert Kostnader Beløp Finansiering Beløp Prosessveileder, HINT 220.000 Egenandeler bedriftene, tid 1.575.000 Samlingskostnader 50.000 Egenandeler prosess, kr 90.000 Ekstern revisjon 300.000 Egenandeler sertifisering, kr 300.000 Egenaktivitet bedriftene 1.575.000 VRI Trøndelag 250.000 Prosjektledelse-SI, forberedelse og 150.000 Utviklingskontoret MNR og Overhalla 80.000 gjennomføring, ekstern kompetanse Kommune ( kr. 40.000 på hver ) Sum: 2.295.000 Sum: 2.295.000 HINT har beskrevet prosess og omfang, noe som har lagt grunnlaget for de viktigste elementene i budsjettet, også omfanget av SI sin rolle. Tabell 6: Økonomi Prosjektplan: Miljøsertifisering Side 8 Prosjekteier: Jan R. Grannes
Vedlegg 1: GJENNOMFØRINGSPLAN GJENNOMFØRINGSPLAN Utgave: Prosjekt: Prosjektleder: Hovedaktivitet P. start V. start P. ferdig V. ferdig Status Merknad 1 2 3 Merknad: P.start: Planlagt start. V. start: Virkelig start. P. ferdig: Planlagt ferdig. V. ferdig: Virkelig ferdig. Status: I.P. Ikke påbegynt. U.A: Under arbeid OK: Ferdig godkjent leveranse. Bet: Oppgjør funnet sted i h.h. avtale