PROSJEKTHÅNDBOK 977 Brandbu Ungdomsskole Versjon 2.0 20.juni 2016
Hensikten med PA -boken er å etablere de prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer mm., som er nødvendige for en god gjennomføring og forretningsmessig orden i prosjektet. De viktigste elementene i PA Boka er: Organisering (struktur, kontrakter, fullmakter og mandater) Administrative rutiner (arkivering, korrespondanse, møter, fakturering mm.) Avvik og Endringer (endringsmeldinger, loggføring mm.) PA Boka eies av prosjektleder og er redigert spesielt for dette prosjektet. PA boka skal være åpen for endringer og utvikling. Versjonsnummer og dato på førstesiden angir gyldighet. Alle impliserte parter forplikters til å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser i PA Boka. Gran kommune Adresse : Rådhusvegen 39, 2770 JAREN Telefon : 61 33 84 00 Telefaks : 61 33 85 74 E-post : postmottak@gran.kommune.no Internett : www.gran.kommune.no side 2
INNHOLD 1. ORAGNISERING 1.1 Adresseliste 1.2 Ansvar og organisasjonskart 1.3 Forkortelser til ansvar og organisasjonskart 2. ADMINISTRATIVE RUTINER 2.1 Korrespondanse 2.2 Møter 2.3 Distribusjon 2.4 informasjon byggherre/totalentreprenør 2.5 Avtaler/kontrakt 2.6 Tegningsrutiner 2.7 Kontroll av prosjektering og utførelse 2.8 Tid 3. FAKTURERING OG ØKONOMIRUTINER 3.1 Fakturabehandling, forsendelse og forfall 3.2 Endrings- og revisjonsprosedyrer side 3
1. ORGANISERING 1.1 Adresseliste Funksjon Adresse Navn Telefon E- post Byggherre Offisielle adresser GK Prosjekteier/ Rådmann (konst.) Prosjektansvarlig/ prosjektsjef Grunnskolesjef (konstituert) Rådhusvegen 39 2770 Jaren postmottak@gran.kommune.no GK Henning Antonsen henning.antonsen@gran.kommune.no GK Gaute Øvrebotten 975 29 908 gaute.ovrebotten@gran.kommune.no GK Jon Rosseland jon.rosseland@gran.kommune.no Teknisk sjef GK Trygve Rognstad 613 38 527 trygve.rognstad@gran.kommune.no Prosjektleder Byggeleder SHA GK (innleid; HR Prosjekt AS) GK (innleid; HR Prosjekt AS) GK (innleid; HR Prosjekt AS) Odd Thomas Olafsen 907 52 036 odd.thomas.olafsen@gran.kommune.no (kommer) Torstein Gihle Prosjekteringsgruppe PG/ eksterne rådgivere. Arkitekt/ Prosjekteringsleder Interiørarkitekt RIB RIV RIE SG Arkitektur as SG Arkitektur as DBC AS Union Consult AS Ole A Heen Gunn Pedersen Linstad Aksel Bjørn Formodalen 997 96 698 922 84 120 Malnes og Endresen AS Knut Haugen 906 39 309 torstein.gihle@gran.kommune.no oah@sgark.no gpl@sgark.no @unionconsult.no knut.haugen@me.no ITB RIBr Malnes & Endresen AS Arcus Consult AS Interne rådgivere og brukere i GK Knut Magne Hvalsmarken 974 63 157 knut.magne@arcus-consult.no Rektor GK Ragnar Solheim ragnar.solheim@gran.kommune.no Eiendomssjef GK Gard Olsen 907 66 261 gard.olsen@gran.kommune.no Vaktmester GK Kjell Roger Henriksen 922 99 433 kjell.roger.henriksen@gran.kommune.no Ansvarlig drift GK Lars Skiaker 911 50 670 lars.skiaker@gran.kommune.no IKT-drift GK Øyvind Løbben 902 88 836 oyvind.lobben@gran.kommune.no Hovedverneombud GK Finn Hvalsbråten 482 47 260 fagforbundet.gran@hebb.no side 4
1.2 Ansvar og organisasjonskart Organisasjonskart for prosjektet, som viser linjeansvar og rapporteringsveier. Gran kommune Rådmann Gran kommune Prosjektsjef PA SHA - Koordinator (Rapporterer til PA) Byggherrens Prosjektleder PL Prosjekteringsgruppe PG Byggherrens Byggeleder Brukere Grunnskole/eiendom BG ARK/PGL BL Hovedentreprenør RIB HE Prosjektleder/anleggsleder BPA RIV Entreprenør bygg EB RIE Entreprenør røranlegg ER RIBr Entreprenør luftbeh. EV Entreprenør elektro EE Entreprenør byggautomatikk EBA side 5
1.3 Forkortelser til ansvar og organisasjonskart Rådmann - Høyeste administrative leder i kommunen PA - Prosjektansvarlig SHA Koord. - Koordinator for sikkerhet helse og arbeidsmiljø PL - Innleid Prosjektleder PG - Prosjektgruppe BG - Brukergruppe BL - Byggeleder TE - Totalentreprenør PLG - Prosjekteringsleder BPA - Byggeplassansvarlig ARK - Arkitekt (Kan å være samme som prosjekteringsleder) RIB - Rådgivende Ingeniør Bygg (evt. også RIBr, Rådgivende Ingeniør Brann) RIV - Rådgivende Ingeniør VVS RIE - Rådgivende Ingeniør Elektro ITB - IT og Bygg Automatisering (Koordinator) EB - Entreprenør Bygg ER - Entreprenør Røranlegg EV - Entreprenør Ventilasjon EE - Entreprenør Elektro EBA - Entreprenør Bygg Automatisering 2. ADMINSTRATIVE RUTINER 2.1 Korrespondanse All korrespondanse, også emnetittel i e-post, skal påføres heading: 977 Brandbu Ungdomsskole Hva saken gjelder. Korrespondanse som omhandler kontrakt, varsel eller endringer sendes: postmottak@gran.kommune.no, med kopi til Gaute Øvrebotten og Odd Thomas Olafsen. Øvrig korrespondanse sendes til odd.thomas.olafsen@gran.kommune.no. Det skal kun være en mottaker i tittelfelt, enten postmottak eller prosjektleder. Øvrige settes på kopi. All korrespondanse, også e-post skal påføres hvem som har fått kopi og eventuelle vedlegg. Brev: Gran kommune, Rådhusvegen 39, 2770 Jaren. v/navn på prosjektleder 2.2 Møter Her beskrives alle typer møter som vil bli avholdt i prosjektet. Oversikten inneholder (i) møtenavn (type), (ii) tid/møteintervall, (iii) hvem som har ansvaret for å innkalle til møtet og som leder møtet og (iv) hvem som skal delta på de respektive møtene. side 6
Møtetype Intervall Møteleder/innkaller Deltakere Byggherremøte (fastsettes av totalentreprenøren og byggherren) Totalentreprenøren (i)totalentreprenøren, (ii) representanter for totalentreprenørens underentreprenører, (iii) prosjekterende i den utstrekning byggherren ønsker det, (iv) byggherre og (v) byggeleder Prosjekteringsmøte (fastsettes av totalentreprenøren og byggherren) Totalentreprenøren (i) totalentreprenøren, (ii) totalentreprenørens prosjekterende, (iii) totalentreprenørens underentreprenører ved behov/innkalling, (iv) byggherre dersom han selv ønsker det, (v) byggeleder dersom han selv ønsker det eller byggherren har ønske om det og (vi) byggherrens rådgiver/uavhengig kontrollør dersom byggherren mener det er behov. Byggemøte (fastsettes av totalentreprenøren og byggherren) Totalentreprenøren (i) totalentreprenøren, (ii) underentreprenører, (iii) totalentreprenørens prosjekterende ved behov/innkalling, (iv) byggherren dersom han selv ønsker det, (v) byggeleder dersom han selv ønsker det eller byggherren har ønske om det og (vi) byggherrens rådgiver/uavhengig kontrollør dersom byggherren mener det er behov Befaringer eller særmøter Etter behov Etter behov Involverte parter Andre møter som særmøter, koordineringsmøter avholdes etter behov og skal ledes av side 7
den som innkaller til møtet. Alle referater og protokoller skal skrives på standard ark med en overskrift som inneholder: Prosjektets navn Møtested, dato og type møte Møtedeltakere Møteleder og referent Hvem referatet er sendt til Tekstdelen av referatet bør inneholde: Formålet med møtet, f.eks. prosjekteringsmøter, byggemøte etc. Eventuelle bemerkninger til referat fra foregående møte (gjelder faste rutinemøter). Kortfattet redegjørelse for emner som har vært oppe i møtet med konklusjoner, pålagte arbeidsoppgaver, ansvarlig og tidsfrister. Neste møte. Hver sak i referatet gis en betegnelse som gir en komplett identifikasjon av saken, for eksempel B 07.04 som betyr sak nr. 04 i Byggemøte nr. 07 og en overskrift som kort angir sakens innhold. Når samme sak gjenopptas i nytt møte, skal det i referat henvises til foregående saksnummer. Saker som utsettes skal inngå på en "huskeliste", som vurderes på hvert møte. Den som på møtet blir pålagt en oppgave, er forpliktet til også selv å notere seg oppgaven og utføre den uten å avvente referat, dersom saken haster. 2.3 Distribusjon Referat sendes til møtedeltakerne og byggherre uansett. Videre sendes kopi til dem som etter avsenderens vurdering for øvrig bør ha det. 2.4 informasjon byggherre/ totalentreprenør All informasjon mellom byggherre og totalentreprenør skal gå gjennom de offisielle kanalene. 2.5 Avtaler/ kontrakt Avtaler utferdiges i 2 eksemplarer hvorav tiltakshaver kontraktsinnehaver innehar et signert eksemplar hver. Alle avtaler som kan ha konsekvenser for noen av partene skal bekreftes skriftlig. side 8
Alle avtaler skal sendes i kopi til De saken gjelder og dessuten til: Deltaker Adresse Telefon E-Post Odd Thomas Olafsen Gran kommune Eiendom Rådhusvegen 39 2770 Jaren 90752036 Odd.thomas.olafsen@gran.kommune.no 2.6 Tegningsrutiner Alle tegninger som skal benyttes på byggeplassen skal merkes "ARBEIDSTEGNING" Alle tegninger skal ha nummer og indeksrevisjonsangivelse A, B, C osv. og dato for revisjonen. Supplerende eller reviderte tegninger under arbeidets gang sendes i avtalt antall til de respektive totalentreprenørers eller leverandørers hovedkontor. Revisjon av tegninger skal utføres i henhold til Norsk Standard for DAK og byggetegninger (standardsamling). Tegningslistene skal til enhver tid være ajourført og skal sendes sammen med reviderte tegninger. Ved kopiering av dokumenter og tegninger benyttes følgende farger: ARK -hvite kopier RIB -hvite kopier RIV - røde kopier RIE -blå kopier Utsparingstegninger Utsparinger og innstøpingsgods skal inntegnes på relevant tegning. Totalentreprenøren skal sørge for at alle tegninger er statisk godkjent før eventuelle utsparinger og hull tas. Digital distribusjon Totalentreprenør skal etablere «dropbox» løsning på nett med undermapper for hvert fagområde. Det enkelte fagområder/prosjekterende skal ha ansvar at sine «mapper» for sitt fag til en hver tid er oppdatert, og inneholder siste revisjon av alle arbeidstegninger. Tegninger skal distribueres som pdf filer i samme format og revisjon som papirutgaver. I tillegg skal det distribueres IFC grunnlag til prosjekteringsgruppen. Utsendelse av tegninger side 9
Tegninger sendes i henhold til rutiner som utarbeides av totalentreprenøren. Distribusjon av tegninger til byggherre og byggeleder skal være i henhold til hva som framgår av tabellen under. Det skal samtidig distribueres en digital versjon på e-post. Ved utsendelse av tegninger og tegningslister benyttes distribusjonsliste som er utarbeidet for prosjektet. Byggherre repr. ARK RIB RIV RIE RIBr ITB Gran kommune dropbox dropbox dropbox dropbox dropbox dropbox Prosjektsjef Gran kommune, dropbox dropbox dropbox dropbox dropbox dropbox Byggeleder Gran kommune, dropbox dropbox dropbox dropbox dropbox dropbox Prosjektleder Gran kommune, dropbox dropbox dropbox dropbox dropbox dropbox Eiendomsavdelingen Gran kommune dropbox dropbox dropbox dropbox dropbox dropbox Grunnskole Ansvarlig Søker dropbox dropbox dropbox dropbox dropbox dropbox SHA - Koordinator dropbox dropbox dropbox dropbox dropbox dropbox Uavhengig kontroll Etter avtale Etter avtale Etter avtale Etter avtale Etter avtale Etter avtale 2.7 Kontroll av prosjektering og utførelse Eksterne kontraktspartnere skal dokumentere eget og implementert KS-system som ivaretar relevante deler av NS-EN ISO 9001:2008 System for kvalitetsstyring. Tiltakshaver forbeholder seg retten til å rekvirere kontraktspartenes styringssystem som er relevant for denne kontrakten. Kontraktsparten skal iverksette tiltak der det eventuelt avdekkes avvik. Alle deltagere skal utarbeide kontrollplaner og holde disse à jour. Sjekklister skal fylles ut og signeres. Kvalitets- og sjekklistesystem skal til enhver tid være tilgjengelig for byggherren (BH PL og BL). Avviksbehandling skal dokumentere feil, utbedringsmåte og eventuell rutineendring for å hindre gjentagelse. Gjennomføringsplan, grensesnittmatrise og samsvarserklæring for prosjektering: Totalentreprenøren skal sørge for at all prosjektering utføres i samsvar med krav fra myndighetene, og i henhold til kravene gitt i den enkelte prosjekterende sin autorisasjon. Gjennomføringsplan grensesnittmatrise og samsvarserklæring for utførelse: Totalentreprenøren skal sørge for at all utførelse er i samsvar med krav fra myndighetene, og i henhold til krav gitt i den enkelte prosjekterende autorisasjon. side 10
2.8 Tid Nedenfor er vist et eksempel på hvordan dette kan beskrives: Totalentreprenøren skal uten unødige heftelser utarbeide en framdriftsplan. Fremdriftsplanen kan utarbeides i flere nivå. Planen skal godkjennes av byggherre/tiltakshaver. Planen skal vise avhengighet og inkludere aktiviteter for alle arbeider i prosjektet Planen må hensynta Sikkerhet helse og arbeidsmiljø. Når planen er godkjent av byggherre, vil den bli gjort offisielt gjeldende for styring av framdriften av prosjektet. Til hvert byggemøte skal totalentreprenøren oppdatere framdriftsplanen ved å bestemme den aktuelle framdrift på hver aktivitet. På grunnlag av denne oppdatering skal totalentreprenøren utarbeide en framdriftsstatusrapport som skal gi byggherren/prosjektlederen entydige opplysninger om aktivitetenes framdrift i forhold til planlagt, og hvor kritiske de er. 3. FAKTURERING- OG ØKONOMIRUTINER 3.1 Fakturabehandling, forsendelse forfall m.m Nedenfor er vist et eksempel på hvordan dette kan beskrives: Generelle krav NS8407 gjelder for relevante punkter, med mindre annet fremgår av dette dokumentet eller i skriftlig avtale mellom partene Faktura stiles til Gran kommune, fakturamottak, Rådhusvegen 39, 2770 Jaren. Fakturaen merkes 1005-977 GAOV og fakturatype, f.eks. avdragsnota, tilleggsnota, prisstigningsnota Betalingstid for fakturaer er 28 dager fra mottatt faktura. Antall kopier Kun originalen. Krav til fakturaen Fakturaen skal være lett kontrollerbar og vise side 11
Totalt kontrakts beløp. Totalt tidligere utført. Utført i forrige perioden Utført i denne perioden Innestående beløp. Gran kommune skal primært få tilsendt fakturaene elektronisk: Levert via aksesspunkt: https://peppol.maventa.com/accesspoint/accesspointservice 9908:961381541 EHF-format 3.2 Endrings og revisjonsprosedyrer Prosedyre ved endringer. Gjelder alle typer endringer og tilleggsarbeider: Felles krav: Ethvert arbeid som medfører krav om tilleggsbetaling utover kontraktssum, skal være rekvirert før arbeidet blir satt i gang. (Se punkt om rekvisisjon nedenfor). Alle endringer skal ledsages av en endringsliste der det er klargjort årsaken til endringen med t.h. kostnader I kostnadsestimat osv. Endringsliste gjelder ikke som en bestilling. Totalentreprenøren Skal uoppfordret straks og uten opphold framsette pristilbud på endringen. Er det tilsvarende arbeidet beskrevet i anbudet, skal enhetsprisene benyttes til prissetting. Dersom endringen eller deler av endringen ikke kan henføres til enhetspris i beskrivelsen eller kontrakten, skal det som hovedregel avtales fast pris på arbeidene, før arbeidet blir satt i gang. Tilleggsarbeider som ikke meldes i tide slik at det kan undergis en forsvarlig behandling vil bli avvist. Byggherren skal vurdere kravene/ endringene sammen med sine rådgivere, vurdere og framsette Eventuelle alternativer. Dersom et tilleggsarbeid blir avtalt utført som regnings arbeid (Regnings arbeider skal kun skje unntaksvis og etter forutgående avtale med prosjektleder), skal det føres egen arbeidsseddel for hver arbeidsoperasjon, med oppgave over medgått tid og materialer. Disse arbeidssedlene skal framlegges for byggeleder for attestasjon via e- mail. Listene skal legges ved når entreprenøren sender nota til byggherren. Kommunalsjef eller prosjektleder rekvirerer alle endrings og tilleggsarbeider. Prosjektleder/kommunalsjef vurderer kravet/ endringen i samarbeid med kommunens rådgivere, og meddeler sin vurdering til entreprenøren. Rekvisisjonsrett side 12
Kun kommunalsjef og prosjektleder har rekvisisjonsrett i prosjektet. Eventuelle bestilling er som er gjort av andre kan ikke påregnes honorert. side 13