Vedlegg 4c Teknisk beskrivelse - Prosjektgjennomføring 1 Generelt Anskaffelsen består av komplett MR- maskin, inklusive fjerning av gammelt utstyr, montasje, nytt eller oppgradert RF- bur og opplæring. Dette er utstyr som krever spesialister for å gjennomføre installasjonen, samt at det foreligger mange fysiske grensesnitt til eksisterende bygg. Ref. vedlegg 8a. Hovedfaser i gjennomføringsmodellen er vist i figur 1.1 Planlegging Montasje Forberedelse drift Ordinær drift Overtagelse Figur 1.1: Overordnet prinsipp for faseinndeling av prosjektgjennomføringen Etter gjennomført installasjon (Mechanical complete), skal Leverandøren gjennomføre en sluttest (SAT) av levert utstyr. Deltagelse i sluttesten utgjør en del av oppdragsgivers mottakskontroll for utstyret. Det er definert milepæler for gjennomføring av leveransen i vedlegg 3a, hvor det også er angitt frister for godkjente milepæler og eventuell tilhørende dagmulkt. Leverandøren skal generelt beregne 5 dagers behandlingstid hos oppdragsgiver for godkjenning av milepæler. Prosjektgjennomføringen er grovt sett delt inn i fire faser/perioder slik det framgår av figur 1.1. Nedenfor er de viktigste aktivitetene/milepælene innenfor hver fase listet opp. Gjennomføring av overtakelse og milepælene i henhold til vedlegg 3a punkt 1.2. Fase 1 Planlegging/produksjon : Detaljprosjektering samt utarbeidelse av fremdriftsplan. Fjerning av gammelt utstyr Grensesnittavklaringer. Factory Acceptance Test (FAT)/Produktkontroll Plan for sluttest (SAT) Fase 2 Montasje : Installasjon Testing Dokumentasjon 1
Sluttest / mottakskontroll Fase 3 Forberedelse drift Opplæring o Superbrukere og teknisk personal Prøvedrift (3 måneder) Fase 4 Ordinær drift : Overtagelse, start garantitid (etter 3 måneders feilfri drift) Arbeider i garantitiden og garantibefaring 2 Planlegging 2.1.1 Detaljprosjektering Etter signering av kontrakt skal leverandør sammen med oppdragsgiver gjennomføre detaljprosjektering av nødvendige ombygginger, planlegging av inntransport og installasjon. 2.2 Tegningsproduksjon Leverandøren skal fremskaffe målsatte tegninger for utstyret, inkludert alle tilkoblinger til teknisk infrastruktur levert av oppdragsgiver. I henhold til vedlegg 3a punkt 1.2. 2.3 Detaljert fremdriftsplan Tidspunkt for installasjon er avhengig av at bygningsmessige arbeider er utført i henhold til avtalt fremdriftsplan. Leverandøren skal sammen med oppdragsgiver utarbeide en detaljert fremdriftsplan for installasjonsarbeidet slik at fremdrift i henhold til milepælsplan vedlegg 3a. punkt 1.2 overholdes. 2.4 Grensesnittsavklaringer Leverandøren skal sørge for å fremskaffe detaljerte installasjonsbeskrivelser med særlig vekt på grensesnitt mot byggets ventilasjonsanlegg, el-installasjoner og IKT-løsninger. Leverandørens representant skal være tilgjengelig for oppdragsgivers organisasjon for å avklare eventuelle uklare punkt. I henhold til vedlegg 3a punkt 1.2. Leverandøren skal sørge for nødvendige avklaringer mot andres systemer. 2.5 Fabrikktest (FAT)/Produktkontroll Leverandøren skal for de produkter dette er relevant gjennomføre interne produktkontroller i form av FAT. For standard utprøvde produkter fremlegges dokumentasjon på gjennomført produktkontroll. Dokumentasjonen skal følge leveransen. 2.6 Plan for sluttest (SAT) Leverandøren skal planlegge og etablere et testprogram for SAT. Formålet med dette er å sikre at krav til utstyret og utførelse av arbeidet er i henhold til kontraktens krav. Leverandørens testprogram skal sammen med en tidsplan for Leverandørens testperioder sendes oppdragsgiver for aksept. Leveringstidspunkt i henhold til milepæler angitt i vedlegg 3a. punkt 1.2. 2
Som et minimum skal følgende punkter gjennomgås som en del av SAT: Funksjonskontroll Kontroll av spesifikasjonskrav Kontroll av installert mengde Kontraktens krav som ikke er verifisert i tidligere tester Testplanen skal som et minimum inneholde beskrivelse av: Omfang av testen Forberedelse til testen og nødvendig utstyr og fasiliteter Gjennomføring av testen Rapporteringsformat Akseptansekriterier Leverandøren skal dokumentere testplan i eget dokument sammen med utfylte skjema for hver enkelt test som skal gjennomføres. Eksempel på et slikt skjema er lagt ved bakerst i dette kapittel. 3 Montasje 3.1 Installasjon Før installasjonsarbeidet starter vil oppdragsgiver gi melding om at forutsetning for installasjon er oppfylt. Eventuelle praktiske tillempninger skal avklares mellom oppdragsgiver og Leverandøren. Leverandøren skal melde fra til prosjektleder og bekrefte leveransetidspunktet minst 10 dager før levering. Tidligst 10 virkedager før avtalt leveringsdato og etter avtale med oppdragsgiver kan Leverandøren gjennomføre egen kontroll av installasjonsforberedelsene. I den grad det er nødvendig skal Leverandøren kontrollere at det bygningsmessig og teknisk er klart for installasjon. Ved eventuelle mangler skal oppdragsgiver varsles omgående for utbedring av manglene. Leverandøren kan etter eget ønske gjennomføre ny kontroll når manglene er utbedret. Leveransens fremdrift iht. Leverandørens tidsplan skal dokumenteres og eventuelle avvik i forhold til avtalte planer rapporteres oppdragsgiver. Konfigurasjon av levert utstyr opp mot sykehusets IKT-løsninger er en del av installasjonsarbeidet. 3.2 Testing Etter fullført installasjon skal Leverandøren gjennomføre testing av levert utstyr i henhold til beskrivelse. Følgende tester skal gjennomføres i produksjonsfasen, i henhold til vedlegg 3a. punkt 1.2: TEST ANSVARLIG PRIMÆRE DELTAGERE Nødvendige tester for å sikre at utstyret er klart for SAT (Mechanical complete) Leverandør Leverandør 3
Sluttest (SAT) Leverandør Leverandør og oppdragsgiver Ved enhver test skal Leverandøren holde alt nødvendig personell, forbruksmateriell, materiell eller utstyr som Leverandøren mener er nødvendig for testen samt nødvendige instrumenter. Testene skal styres og overvåkes av sakkyndige representanter fra Leverandøren. Funksjonskontroll/Mechanical complete Leverandøren skal gjennomføre installasjon av utstyret og ved nødvendig funksjonskontroll forsikre seg om at utstyret er klart for SAT (Mechanical complete). På grunnlag av dette skal Leverandøren oversende en skriftlig erklæring til oppdragsgiver om at utstyret er klart for sluttest og mottakskontroll. Sluttest (SAT) SAT er tester som Leverandøren skal utføre etter at utstyret er montert og egne funksjonstester (Mechanical complete) er gjennomført. Hensikten med SAT er å dokumentere ovenfor oppdragsgiver at kontraktens krav er oppfylt. Leverandøren har ansvaret for å utføre SAT på alt utstyr han har levert. Deltagelse i SAT er en del av oppdragsgivers mottakskontroll. Sluttesten skal utføres iht. akseptert testplan/ i henhold til milepæler angitt i vedlegg 3a punkt 1.2. Oppdragsgiver skal gis varsel for deltagelse i SAT. Varsel skal gis i god tid, minimum 10 dager før SAT skal finne sted. Etter utført SAT skal Leverandøren utarbeide en testrapport og fremlegge denne til Oppdragsgiver for aksept. Viser testene at utstyret ikke er i overensstemmelse med spesifiserte krav, skal Leverandøren umiddelbart skriftlig meddele Oppdragsgiver: Identifisere avvikene Årsak til avvik fra kravene. Hvilke foranstaltninger som treffes til oppretting av de mangler og feil som ligger til grunn for ny test. Hvor og når ny test kan finne sted. Leverandøren skal samtidig oversende til oppdragsgiver dokumentasjon som lister opp alle mangler i en mangelliste. Dersom oppdragsgiver ikke kan akseptere Leverandørens forslag til frister kan Oppdragsgiver pålegge Leverandøren en frist som er forenelig med oppdragsgivers produksjonsplaner. For mangler som er vesentlig til hinder for bruk av relevante deler av leveransen, skal utbedring igangsettes uten ugrunnet opphold. Gjennomført sluttest / mottakskontroll er en forutsetning for at leveransen kan godkjennes. 4
4 Forberedelse drift 4.1 Opplæring Leverandøren skal gjennomføre opplæring av brukere og teknisk personell etter avtalt opplæringsplan. Opplæringen skal også inkludere konfigurasjon av protokoller for undersøkelser spesifisert i konkurransegrunnlaget. 4.2 Prøvedrift Etter gjennomført opplæring og konfigurasjon, gjennomføres en 3 måneders prøvedriftsperiode. Oppdragsgiver vil i denne perioden gjennomføre tilnærmet normal diagnostikk på pasienter, i kombinasjon med tester og optimalisering av protokoller. Hensikten med prøvedriftperioden er å avdekke at leveransen er stabil under normal belastning. 5 Ordinær drift 5.1 Overtagelse Overtagelse skjer etter at sluttest / mottakskontroll er gjennomført og etter at 3 måneders prøvedriftperiode er gjennomført. Dato for overtakelse er avtalt i vedlegg 3a punkt 1.2. Før overtagelse skal alle utestående feil/mangler sjekkes ut. Gjenstående feil/mangler vil av oppdragsgiver bli kategorisert i tre kategorier: kategori A: feil/mangler som må være utbedret før overtagelse kan finne sted kategori B: feil/mangler som ikke hindrer overtagelse, men som må være utbedret senest 30 dager etter at overtagelse er gjennomført. kategori C: feil/mangler som ikke kan utbedres før etter overtagelse (typisk - avventer ny programversjon) For hver av feilene/mangler som blir kategorisert som type C skal det etableres egne avtaler for utbedring av feil/mangel. Oppdragsgiver vil som del av disse avtalene holde tilbake beløp for eventuelt å utbedre feil/mangel i egen regi. I forbindelse med selve overtagelsesforretningen skal det etableres en overtagelsesprotokoll hvor mangellisten og referat fra forberedende møter til overtagelsesforretningen inngår. Denne protokollen skal signeres av begge parter. 5.2 Arbeider i garantitiden og garantibefaring Basert på en vedlikeholdsplan (tilsvarende vedlikeholdskontrakt alt. 2), skal Leverandøren gjennomføre nødvendig kontroll og forebyggende vedlikehold av utstyret i garantiperioden. Utstyret gjennomgås sammen med driftspersonalet og eventuelle feil og mangler skal rettes. Oppdragsgiver skal varsles før besøkene. Rapport fra besøkene skal oversendes oppdragsgiveren. Ved garantitidens utløp, skal utstyret prøves og måles på nytt, og eventuelle etterjusteringer skal foretas. Leverandøren skal delta med kvalifisert personell under garantibefaringen. Påpekte feil og mangler skal rettes umiddelbart og senest innen angitt frist i rapporten fra garantibefaringen. 5