Departementenes servicesenter Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 13/22 16.januar 2013 Ledelsesutvikling i Departementenes servicesenter Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA Del III) 13/22 Postadresse Kontoradresse Telefon Internet Saksbehandler Postboks 8129 Dep Torggata 26-28 22 24 90 90 www.dss.dep.no Trine Mølmen 0032 Oslo Telefaks E-post Telefon: 906 59 478 n/a anskaffelse@dss.dep.no
Innholdsfortegnelse Ledelsesutvikling i Departementenes servicesenter... 1 Konkurransegrunnlag... 3 1 Innledning... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Generelt om avtalen... 3 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon... 4 2.1 Leveransen... 4 2.2 Omfang... 5 2.3 Hvem skal avtalen gjelde for... 5 2.4 Annet... 5 3 Administrative vilkår og bestemmelser... 5 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon... 5 3.2 Språk... 6 3.3 Tidsfrister... 6 3.4 Tentativ fremdriftsplan... 6 3.5 Kostnader... 6 3.6 Retur av tilbud... 6 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag... 6 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget... 7 3.9 Aksept av vilkår... 7 3.10 Vedståelsesfrist... 7 3.11 Tilbudets utforming... 7 3.12 Innlevering av tilbud... 7 3.13 Åpning... 8 4 Kvalifikasjonskrav... 8 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav... 8 4.2 Juridisk stilling:... 8 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet... 8 4.4 Leverandørens faglige kvalifikasjoner... 8 5 Tildelingskriterier... 9 Nærmere om tildelingskriteriene:... 9 6 Vedleggsoversikt... 9 2 av 9
Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Departementenes servicesenter (DSS) er en forvaltningsetat underlagt Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD). Hovedoppgaven til DSS er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for departementene og Statsministerens kontor ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av tjenestene. 1.2 Generelt om avtalen DSS ønsker å inngå avtale om konsulenttjenester i forbindelse med planlegging og gjennomføring av et utviklingsprogram for alle ledergruppene i virksomheten. Dette innebærer DSS ledergruppe, de fem fagavdelingenes ledergrupper og seksjonsvise ledergrupper. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Anskaffelsen er kunngjort i Doffin og TED. 3 av 9
Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 20-13(1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag. Kontraktsgrunnlag er Oppdragsavtalen, Statens standardavtale om utrednings- og utviklingsoppdrag fra konsulent (SSA-O) o Bilag 1: Kundens beskrivelse av oppdraget o Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av oppdraget - løsningsforslag o Bilag 3: Fremdriftsplan o Bilag 4: Administrative bestemmelser o Bilag 5: Prismatrise Leverandør bes fylle ut bilagene 2, 3, 4 og 5. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Leveransen DSS ønsker å inngå avtale om leveranse av konsulenttjenester for å definere og starte opp et utviklingsprogram for utvikling av DSS lederskap. Formålet er at man får en kultur som støtter målstyring, motivasjon av medarbeidere, intern samhandling og kunnskapsdeling. DSS ønsker lederadferd preget av gode relasjoner og god kommunikasjon mellom ledere og medarbeidere. Utviklingsprogrammet skal bidra til at de ulike ledergruppene får styrket team- og gruppedynamikken, til å forsterke den felles forståelsen for krav og forventninger til lederskap forankret i DSS sine verdier, og til å styrke individuell lederkompetanse i virksomheten. For nærmere beskrivelse, se bilag 1 til kontrakt. 4 av 9
2.2 Omfang DSS ønsker å inngå avtale med en leverandør for et samarbeid for periodene 2013 2014. Avtalen vil kunne ha en varighet på 2 år, med mulighet for forlengelse i ytterligere 2 år med ett år av gangen (1 år + 1 år). Avtalen vil således kunne ha en total varighet på til sammen 4 år. Estimert kostnadsramme for kontrakten anslås å være i størrelsesorden inntil NOK 5.200.000 inkl. mva., hvor det antas at inntil ca NOK 1-1.300.000 vil bli benyttet første år. Dette er et uforpliktende anslag gjort etter oppdragsgivers beste skjønn, og er ikke bindende for oppdragsgiver. Kostnadsrammen kan tenkes høyere eller lavere, avhengig av det totale behovet gjennom kontraktsperioden. 2.3 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen gjelder for Departementenes servicesenter. 2.4 Annet Det vil bli avholdt informasjonsmøte med samtlige tilbydere før evaluering av tilbudene. Formålet med møtene er å la tilbyderne presentere sine team og sine løsningsforslag. Det vil på møtene ikke bli gitt noen tilbakemeldinger på tilbudene, og det vil heller ikke bli anledning til å oppdatere tilbudene etter tilbudsfristen. Det understrekes at evaluering vil bli foretatt kun på basis av de innsendte, skriftlige tilbudene. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Departementenes servicesenter, Postboks 8129 Dep., 0032 Oslo, Tlf: 22 24 90 90 Kontaktperson vedrørende leveransens faglige innhold: Kirsten Jahr Kordahl, seniorrådgiver Departementenes servicesenter Stabsavdeling for HR E-post: kirsten-jahr.kordahl@dss.dep.no Kontaktperson vedrørende innkjøpsprosessen (juridiske og merkantile spørsmål): Trine Mølmen, seniorrådgiver Departementenes servicesenter Kontortjenesteavdelingen Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) E-post: anskaffelser@dss.dep.no 5 av 9
All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk eller annet skandinavisk språk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 13.februar 2013 kl. 12.00 Tilbudsfrist er 25.februar 2013 kl 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse 16.januar 2013 Frist for å stille spørsmål 13.februar 2013 kl 12.00 Tilbudsfrist 25. februar 2013 kl 12.00 Evaluering Uke 9 og 10 2013 Innstilling 12.mars 2013 Karensfrist 10 dager fra tildeling Kontraktssignering Etter karenstidens utløp Kontraktsstart Etter kontraktsinngåelse Fremdriftsplanen etter dato for tilbudsfrist er ikke bindende for oppdragsgiver. 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, tillegg eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli formidlet via e-post til alle leverandører som er registrert på kunngjøringen i Doffin. Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig, via e-post, be om tilleggsopplysninger hos oppgitte kontaktpersoner. Svar på eventuell forespørsel om tilleggsinformasjon vil bli sendt samtlige leverandører som har bedt om konkurransegrunnlaget. 6 av 9
3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 3.10 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til og med 21.mai 2013. 3.11 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres. Tilbudet skal besvares i følgende rekkefølge: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med bilag 2, 3, 4 og 5 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Dokumentasjon på at foretaket er lovlig etablert. 7. Dokumentasjon på økonomisk og finansiell kapasitet. 8. Dokumentasjon på faglige kvalifikasjoner. 9. Dokumentasjon på konsulentens kompetanse (CV for tilbudt konsulent og 3 navngitte referanser med kontaktinformasjon). 3.12 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Departementenes servicesenter, Varemottak, Akersgata 59, innkjøring Munchs gt, 0180 Oslo. Varemottakets åpningstid er 08.00 til 15.45 Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr.13/22 v/kirsten Jahr Kordahl Åpnes kun av adressat 7 av 9
Tilbudet skal leveres i 1 eksemplar som må være i papirformat. Eksemplaret skal videre leveres i plastlomme (løsark) uten noen form for innbinding eller stifting. I tillegg leveres tilbudet på minnepenn eller cd-rom. Ved evt. motstrid går papirversjonen foran. Leverandør har ansvaret for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen utløpet av tilbudsfristen. 3.13 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene kan bli avvist. 4.2 Juridisk stilling: Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor blant annet kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilfredsstillende Dokumentasjonskrav: Kredittrating med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen type dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt 4.4 Leverandørens faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Kunnskap om og erfaring fra teamutvikling Erfaring fra gjennomføring av tilsvarende ledelsesutviklingsprogram 8 av 9
Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av tilbyders erfaring med gruppevis oppfølging og veiledning av ledere Liste som beskriver tilbyders leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Det må fremkomme hvilket omfang ledelsesutviklingsprogrammet har hatt og hvilke tema som er behandlet. 5 Tildelingskriterier Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Konsulentenes kompetanse 40 % (score 1-10) TK 2 Løsningsforslag og kapasitet 40 % (score 1-10) TK 3 Pris 20 % (score 1-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1 Konsulentens kompetanse (40%) Her sammenlignes de tilbudte konsulentenes erfaring med tilsvarende oppdrag og hvor omfattende deres faglige kompetanse og erfaringsbakgrunn er. Det skal tilbys fem navngitte konsulenter for gjennomføring av dette oppdraget. Det er kun konkret tilbudt personell det skal fremlegges dokumentasjon på og som vil bli vurdert under dette kriteriet. TK 2 Løsningsforslag og kapasitet (40 %) Her sammenlignes tilbudene med hensyn til hvordan de imøtekommer DSSs behov som beskrevet i bilag 1. Hvor godt tilbyders faglige tilnærming og foreslåtte arbeidsformer samsvarer med formål og mål med lederutviklingsprogrammet, vil vektlegges. Vurdering av tilbudt antall konsulenter TK3 Pris (20 %) På dette punkt vil tilbudene sammenlignes basert den tilbudte pris i bilag 5. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 2. Vedlegg 2 HMS egenerklæring 9 av 9