Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 04/09/08 SAK NR 082-2008 FULLMAKTSTRUKTUREN FOR INVESTERINGSPROSJEKTER TILPASNING TIL FASEOVERGANGER Forslag til vedtak: Styret i Helse Sør-RHF godkjenner den reviderte beslutningsmatrisen for håndtering av byggeprosjekter i Helse Sør-Øst RHF. Hamar, 27. august 2008 Bente Mikkelsen administrerende direktør Side 1 av 5
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Beslutningsfullmaktene som styret i Helse Sør-Øst RHF vedtok i sak 037-2007, sikret det regionale helseforetaket en god styring når det gjelder prioritering av bygginvesteringer. Det ble i de vedtatte fullmaktene ikke gjort noe skille mellom administrativ behandling og styrebehandling knyttet til beslutninger i prosjektets ulike faser. Dette mener administrerende direktør at det er hensiktmessig å gjøre, slik at ikke styret får alle investeringsprosjekter helt ned til 50 MNOK. til behandling i hvert beslutningspunkt, det vil si inntil fire ganger. Dette vil være unødig byråkratisk, og styret vil uansett ha det reelle beslutningsansvaret for alle prosjekter over 50 MNOK knyttet til realitetsvurderinger og prioriteringer (det såkalte beslutningspunkt B3 i fullmaktsmatrisen). For å ha god kontroll gjennom hele planprosessen for de største og strategisk viktigste investeringsprosjektene, foreslår imidlertid administrerende direktør at styret behandler videreføring fra idéfase ti konseptfase for prosjekter over 200 MNOK, og at prosjekter over 1000 MNOK får en fornyet behandling også etter at forprosjektfasen er gjennomført, det vil si før den fysiske byggestart.. 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder Ved utarbeidelse av fullmaktsmatrisen for investeringsbeslutninger i sak 037-2007 ble administrasjonen i Helse Sør RHF gitt fullmakt til å beslutte investeringssaker under 50 MNOK. Det ble i saken derimot ikke presisert noe skille mellom administrativ behandling og styrebehandling i de ulike faser for investeringer over 50 MNOK, hvor det regionale foretaket vil ha 3-4 beslutningspunkter. Dette vil dreie seg om ett til to beslutningspunkter (avhengig av investeringenes størrelse) knyttet videreføring inn i ny utredningsfase (B1 og B2), ett beslutningspunkt for realitetsbehandling etter avsluttet konseptfase (B3), og ett beslutningspunkt for gjennomføring etter avsluttet forprosjekt.(b4). Det er derfor behov for å klargjøre denne beslutningskompetansen, og etablere en hensiktsmessig arbeids- og fullmaktsdeling mellom administrasjonen og styret, slik at behandlingen av investeringsbeslutninger ikke oppleves som unødig byråkratisk eller forsinkende, samtidig som styrets reelle beslutningsansvar ikke svekkes. Den administrative fullmaktsstrukturen, jfr. styresak 069-2008, berøres ikke av denne saken, men forutsettes lagt til grunn innenfor foretakenes administrative fullmaktsområde. 2.2 Hovedpunkter Fullmaktsstrukturen, med tilhørende beslutningspunkter og dokumentasjonskrav, slik den er framstilt i sak 037-2007, bygger på flere dokumenter: Veileder for tidligfase i sykehusprosjekter, utgitt av Helsedirektoratet 15.04.2006 Brev fra Helse- og sosialdepartementet 31.12.2002 om beslutning og gjennomføring av investeringsprosjekter og 12.02.2004 om styring og kvalitetetssikring av investeringsprosjekter. Nasjonal Helseplan 2007-2010 Andre styringsdokumenter, som foretaksprotokoller og oppdragsdokumenter Side 2 av 5
I sak 37-2007 ble det framstilt følgende beslutningsmatrise for byggeprosjekter: Prosjektstørrelse, mill. kroner 10-50 50-200 200-1000 >1000 Juridisk eierskap HF HF HF HF(RHF) 1) Beslutningskompetanse B1- Idéfase HF HF HF 2) RHF oppstart/videreføring til B2 Konseptfase RHF(Se RHF RHF RHF neste fase merknad under) B3 Forprosjektfase RHF RHF RHF RHF B4 Gjennomføring RHF RHF RHF RHF 1) 2) Eierskap til prosjekter over 1 000 MNOK etter konseptfasen vurderes i hvert enkelt tilfelle. Før idéfase igangsettes kreves det innmelding til RHF Merknad til tabell: I henhold til saksframstillingen sak 033-2007skal beslutningskompetansen om videreføring fra ide- til konseptfase ligge hos helseforetaket for prosjekter mellom 10 og 50 MNOK, slik at det i tabellen er en trykkfeil. Faser og beslutningspunkter: Ved beslutningspunkt B1 besluttes det om det skal settes i gang utredningsarbeide for et investeringsprosjekt, gjennom oppstart av en idéfase. I veilederen for tidligfase i sykehusprosjekter står det: I Idéfasen omfatter alle aktiviteter fra prosjektstart til det foreligger et overordnet dokument som gir grunnlag for å klargjøre behov for helsetjenester, kapasitet og kostnader, og beslutte om det er grunnlag for å arbeide videre med planleggingen. Etter gjennomføring av idéfasen, ved beslutningspunktet B2, vurderes det om prosjektet er liv laga, og om det skal videreføres til en konseptfase som grunnlag for en realitetsvurdering og eventuell prioritering mellom prosjekter. I veilederen står det at: Konseptfasen omfatter alle aktiviteter som kreves for å velge det best egnede konseptet, og utvikle dette til et nivå hvor eieren med akseptabel sikkerhet kan treffe beslutninger om gjennomføring av forprosjekt. Det viktigste beslutningspunktet er B3, hvor den reelle investeringsbeslutningen tas, med bakgrunn i gjennomført konseptfase. Når prosjektet tillates ført videre til forprosjektfase, er dette med bakgrunn i at en ønsker å gjennomføre prosjektet. Denne fasen vil normalt medføre vesentlige høyere kostnader for prosjektering enn de tidligere fasene. I veilederen står det at Forprosjektfasen omfatter først og fremst å videreutvikle og detaljere den valgte løsningen som er utarbeidet i konseptfasen fram til et fullverdig grunnlag for endelig beslutning om bygging. Ved det siste beslutningspunktet B4, kan beslutningen fra B3 eventuelt reverseres, slik at de fysiske byggearbeidene ikke igangsettes. Dette vil normalt forutsette at forutsetningene for beslutningen ved B3 er endret. Behandling av investeringsprosjekter: Helseforetakene har oversendt flere prosjekter til Helse Sør-Øst RHF etter at fullmaktstrukturen ble vedtatt. Det er gitt klarsignal for videreføring fra konseptfase (B3) for noen mindre prosjekt under 50 MNOK i hht administrerende direktørs fullmakt. Prosjektene over 50 MNOK som er omsøkt videreført fra konseptfase er tidligere forelagt styret i Helse Sør-Øst RHF i forbindelse med: Orienteringen for styret 31.08.2007 om investeringsbehov og økonomisk handlingsrom (temasak) Sak 066-2007 om investeringsprosjekter i Helse Sør-Øst og videreføring av prosjektene ved SB HF og SØ HF. Side 3 av 5
Sak 033-2008 om håndtering av den samlede investeringsporteføljen i Helse Sør- Øst. Når det gjelder beslutninger om videreføring av prosjekter knyttet til opptrappingsplanen for psykisk helsevern (normalt B2), gjøres dette med basis i retningslinjene i sak 065-2008 om gjennomføring gjenværende investeringer innen opptrappingsplanen. 2.3 Handlingsalternativer På bakgrunn av at det fremsendes flere prosjekter i størrelse 50 til 200 MNOK for beslutning om videreføring fra idefase til konseptfase, hvor det også vurderes flere alternativer, (minimum to,) medfører dette en relativt stor saksmengde for fremleggelse som beslutningssak i styret. Dette kan synes unødig belastende, idet dette beslutningspunktet ikke gir klarsignal for gjennomføring, men kun beslutning om videre utredning før endelig beslutning tas. Skal alle slike mindre prosjekter under 200 MNOK behandles i styret i flere omganger, kan dette ta tid og være til hinder for en kostnadseffektiv utredningsfase. Det kan derfor synes fornuftig at prosjekter under 200 NOK behandles administrativt på RHF-nivå før styret får de til realitetsbehandling og prioritering etter gjennomført konseptfase. Forslag til skille mellom administrativ behandling og styrebehandling av investeringsbeslutninger i HSØ RHF kan illustreres i følgende matrise, hvor beslutningspunkter på RHF-nivå merket med 3) skal behandles i styret, de øvrige behandles administrativt. Prosjektstørrelse, mill. kroner 10-50 50-200 200-1000 >1000 Juridisk eierskap HF HF HF HF(RHF) 1) Beslutningskompetanse B1- Idéfase HF HF HF 2) RHF oppstart/videreføring til B2 Konseptfase HF RHF RHF 3) RHF 3) neste fase B3 Forprosjektfase RHF 3) RHF 3) RHF 3) RHF 3) B4 Gjennomføring RHF RHF RHF RHF 3) 1. Eierskap til prosjekter over 1 000 MNOK etter konseptfasen vurderes i hvert enkelt tilfelle. 2. Før idéfase igangsettes kreves det innmelding til RHF 3. Beslutningpunkter som krever styrebehandling I HSØ RHF. Beslutninger ved B4 skal forelegges styret også ved prosjekter under 1 000 MNOK dersom vesentlige forutsetninger for realitetsbehandlingen ved B3 er endret. Dette vil i første omgang ha størst betydning for de prosjektene som er innsendt Helse Sør-Øst RHF med forespørsel om å kunne gå videre fra idé- til konseptfase. Dette dreier seg pr. i dag om 5 prosjekter utenom opptrappingsplanen, hvorav 3 er mellom 50 og 200 MNOK. I de tilfeller administrerende direktør i hht fullmakten vurderer å si nei til å videreføre prosjekter mellom 50 og 200 MNOK fra idefase til konseptfase, vil sakene forelegges styret før endelig svar gis til helseforetakene. 3. Administrerende direktørs vurderinger: 3.1 Risikovurderinger: 3.1.1 Økonomisk risiko Grunnen til at til det regionale foretaket skal behandle større investeringer i flere omganger, er at det ikke skal settes i gang eller videreføres utredninger for investeringsprosjekter som ikke er liv laga. Dette er viktig for at urealistiske prosjekter ikke skal binde opp unødige ressurser, eller at de skal etablere en egentyngde som gjør Side 4 av 5
at de medfører feilprioriteringer. Det er spesielt viktig å ikke videreføre prosjekter for å usette vanskelige beslutninger. 3.1.2 Faglig og kapasitetsmessig risiko Det er også viktig at prosjekter skal understøtte vedtatte strategier på regionalt nivå, og tilpasses samlede kapasitetsbehov. Planarbeidet i tidlige faser må derfor tilpasses overordnede krav og kriterier. 3.1.4 Utviklingsrisiko En bærekraftig utnyttelse av bygningsmassen må forutsette at kan gjennomføres strukturelle tiltak som ikke medfører at det regionale helseforetaket blir sittende med en bygningsmasse som er uhensiktsmessig i forhold til oppgaver og rammebetingelser. 3.2 Drøfting Ved det vedtaket som styret i Helse Sør-Øst RHF gjorde i sak 037-2007, sikret det regionale nivået en god styring når det gjelder prioritering av bygginvesteringer. Det ble i den saken ikke gjort noe skille mellom administrativ behandling og styrebehandling knyttet til beslutninger i ulike faser. Dette mener administrerende direktør at det er hensiktmessig å gjøre, slik at ikke styret får alle investeringsprosjekter over 50 MNOK til gjentatte behandlinger i 3-4 omganger. Dette vil være unødig byråkratisk, og styret vil uansett ha det reelle beslutningsansvaret for alle prosjekter over 50 MNOK knyttet beslutningspunkt B3, hvor realitetsvurderingene og prioriteringene gjøres. For å ha god kontroll gjennom hele planprosessen for de største og strategisk viktigste investeringsprosjektene, foreslår imidlertid administrerende direktør at styret behandler videreføring fra idéfase for prosjekter over 200 MNOK og gjennomføring etter forprosjektfase (revurdering) for prosjekter over 1 000 MNOK. Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Sak 037-2007 i styret i Helse Sør-Øst RHF Veileder for tildligfaseplanlegging i sykehusprosjekter Idéfaseutredninger og tilhørende behandlinger i foretaksstyrene Side 5 av 5