Mandat for idéfase Arealtiltak på Oslo universitetssykehus, Rikshospitalet Somatikk Oslo universitetssykehus HF 17. juni, 2014 Versjon 1.0
Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn... 3 2. Mål, forutsetninger og rammer for prosjektet... 4 2.1. Mål og forutsetninger... 4 2.2. Avgrensing av oppgaven... 5 3. Idésøk, identifisering av alternative løsninger (konsepter)... 5 3.1. Prosjektalternativ og nullalternativ... 5 3.2. Virksomhetsmessige prioriteringer til innhold... 5 3.3. Fysiske løsningsmuligheter... 6 3.4. Harmonisering med Idéfaserapport OUS Campus Oslo... 6 4. Leveranse... 6 4.1. Alternative løsningsmuligheter for idéfaseutredningen... 6 4.2. Grunnleggende krav til løsningen... 7 4.3. Leveranse... 7 4.4. Suksesskriterier... 7 5. Organisering... 8 5.1. Prosjekt... 8 5.2. Styring... 8 5.3. Koordinering og samhandling... 8 2
1. Bakgrunn Norges største medisinske og helsefaglige miljø ble etablert ved fusjonen av universitetssykehusene i Oslo i 2009. Oslo universitetssykehus (OUS) er landets største og mest komplette sykehus med over 20 000 ansatte og et årlig driftsbudsjett på over 20 mrd. kroner. OUS fungerer som lokal- og områdesykehus for deler av Oslo. Samtidig er det regionssykehus for helseregion Sør-Øst (HSØ) og har nasjonale oppgaver innen spesialisert medisin. OUS er landets ledende universitetssykehus med omfattende utdanningsvirksomhet og internasjonalt anerkjente forskningsmiljøer. Det sammenslåtte sykehuset har et samlet areal på om lag 1 000 000 kvm fordelt på mer enn 40 adresser. Bygningsmassen har, dersom en ser bort fra Rikshospitalet (RH) på Gaustad, en snittalder på nærmere 60 år, mens landsgjennomsnittet for sykehus ligger på 40 år. En tilstandsanalyse utarbeidet for HSØ i 2011 konkluderte med at 55% av bygningsmassen er i utilfredsstillende eller svært dårlig teknisk stand. Dårlige bygg har medført en rekke pålegg knyttet til arbeidsmiljø, brannsikring og sikkerhet. Det pågår omfattende tiltak for å imøtekomme og forebygge pålegg. En sammenslåing av likartede aktiviteter i tilfredsstillende bygningsmasse er nødvendig for å oppnå bedre kvalitet og effektivitet i pasientbehandlingen, samt gi sunn økonomisk drift. I oktober innfører sykehuset EPJ-systemet DIPS som er i bruk ved de øvrige helseforetakene i regionen. Det planlegges også innføring av nye, felles IKT-systemer for laboratoriefagene og for radiologi. Dette vil legge forholdene ytterligere til rette for samordning og flytting av aktivitet. Dagens bygningsmasse er imidlertid ikke tilrettelagt for en vider samordning av aktivitet og virksomhet. Idéfase OUS Campus Oslo har utredet alternative, langsiktige løsninger for arealreduksjon og samlokalisering av virksomheten i sykehuset. Det diskuteres en etappevis fornyelse og utbygging. Idéfaserapporten skal på høring før styrene i OUS og HSØ tar stilling til hvilke alternativer som skal utredes videre. Sykehuset har betydelige driftsmessige utfordringer som må løses gjennom arealtiltak innenfor et mer kortsiktig tidsperspektiv. Alle de mest aktuelle utviklingsalternativene i Idéfase OUS Campus Oslo omfatter en videreføring av virksomhet i nyere bygg på RH. De neste årene bør derfor arealtiltak av vesentlig størrelse i størst mulig grad legges i tilknytning til Rikshospitalet for å sikre langsiktig utnyttelse av investeringene. I tilknytning til eksisterende bygningsmasse på RH er det rom for å bygge ca. 14 000 kvm innenfor gjeldende reguleringsramme. Man ønsker å se på muligheten for å igangsette arealtiltak for somatisk virksomhet på RH som kan bidra til; - å møte kapasitetsutfordringer innenfor kritiske, somatiske virksomhetsområder - å møte driftsutfordringer for somatiske virksomhetsområder hvor samling av fagområder og helhetlige pasientforløp skal vektlegges - å redusere behovet for kostbare investeringer i bygg som kommer til å bli fraflyttet Tiltakene må avstemmes med det langsiktige utrednings- og planleggingsarbeidet som er utført i Idéfase OUS Campus Oslo, samt med arbeidet vedrørende oppgavedeling i hovedstadsområdet som pågår i regi av HSØ. 3
2. Mål, forutsetninger og rammer for prosjektet 2.1. Mål og forutsetninger Med utgangspunkt i Strategi 2013-18 og visjonen Sammen med pasientene utvikler vi morgendagens behandling har OUS som mål å utvikle et samlet, fremtidsrettet sykehus med moderne løsninger for utredning og behandling, forskning, innovasjon og utdanning. Fornying av bygningsmassen må til for å understøtte avansert medisinsk behandling og fremtidig medisinsk og teknologisk utvikling, samt for å skape et godt og fysisk sikkert arbeidsmiljø. Det behøves langsiktige løsninger som sikrer virksomheten gode vilkår for å løse fremtidens utfordringer innenfor de funksjoner sykehuset har eller kommer til å få ansvar for. Målet for idéfase for arealtiltak på OUS, RH er å identifisere hensiktsmessige tiltak som bidrar til driftsforbedring og nødvendig kritisk kapasitet, og som bygger opp under de strategiske målene også i et langsiktig perspektiv. Hensiktsmessige tiltak vil i ulik grad være avhengig av de langsiktige utviklingsplanene for sykehuset. Helt fristilte tiltak vil ventelig kunne realiseres raskest. Grad av avhengighet til en langsiktig, etappevis utbygging skal derfor vurderes. Hensiktsmessige tiltak vil også kunne medvirke til å unngå eller redusere investeringer i deler av bygningsmassen som ikke kommer til å bli utnyttet på sikt. Vurdering av disse forhold skal derfor gjøres. Idéfase for arealtiltak på OUS, RH skal bygge videre på de virksomhetsmessige og arealmessige forutsetninger som er beskrevet i Arealutviklingsplan 2025 og Idéfase OUS Campus Oslo. Arealtiltakene skal bidra til å operasjonalisere målsettingene i Strategi 2013-18 (styrebehandlet 17.12.2012): Idéfase for arealtiltak på OUS, RH skal bidra til at eiendomsmassen i OUS utvikles slik at den støtter opp under sykehusets overordnede målsetting om å tilby god pasientbehandling, fagutvikling, samhandling, driftseffektivisering, arealeffektivisering og godt arbeidsmiljø. Arealtiltakene skal forbedre pasientforløp som i dag er oppstykket eller på andre måter er utilfredsstillende. Fagmiljøer som samarbeider om pasientbehandling på tvers av spesialiteter og fagområder skal samles for å gi bedret drift, samt skape faglige og forskningsmessige synergier. Arealtiltakene vil resultere i at en større del av den somatiske virksomheten kommer til å foregå på RH. Det forutsettes at de tilhørende medisinske og ikke-medisinske støttefunksjoner styrkes i tilstrekkelig grad. Tidsrammen for målrealisering for den samlede portefølje av arealtiltak skal utredes som en del av idéfaseprosjektet. Etter realisering av arealtiltakene er målsettingen at OUS skal skåre høyere på pasienttilfredshetsundersøkelser og nasjonale kvalitetsindikatorer. Det er grunn til å påpeke at det samtidig med byggeaktiviteter skal kunne drives god og sikker pasientbehandling. En god forståelse av disse utfordringene må utvikles gjennom den videre planlegging. Hensynet til pasientsikkerhet i byggeperioden vil bli tillagt vekt ved valg av løsning. 4
2.2. Avgrensing av oppgaven Prosjektalternativene skal begrenses til arealtiltak knyttet til eksisterende bygningsmasse med tilhørende tomt på RH. Virksomhetsbehovene som det skal planlegges og bygges for må kunne fungere sammen med den virksomheten som for øvrig drives på RH. Dette betyr at tiltakene primært skal være knyttet til somatisk virksomhet. Det må planlegges slik at restvirksomheten på lokaliteten man flytter fra vil fungere på tilfredsstillende vis. Omfanget av OUS virksomhet i en fremtidig Storbylegevakt vil bli avklart og planlagt gjennom andre prosesser og inngår derfor ikke i Idéfase for arealtiltak på OUS, RH. Idéfase for arealtiltak på RH er et selvstendig prosjekt som ikke er omfattet av mandatet for Idéfase OUS Campus Oslo. Prosjektet vil bli igangsatt og i stor grad gjennomført før beslutning om videreføring av Idéfase OUS Campus Oslo foreligger. Siste del av prosjektet kan komme til å foregå parallelt med etterfølgende fase av OUS Campus Oslo. Forslagene til arealtiltak på RH må avstemmes med de langsiktige forslagene som blir fremmet gjennom Idéfase OUS Campus Oslo. En må sikre at det ikke blir gjort arealmessige investeringer som blir overflødige eller uheldig for den langsiktige utviklingen av sykehuset. Avstemmingen mellom de to prosjektene kan gjøres enten før leveranse av Idéfase for arealtiltak på OUS, RH, eller ved inngangen til etterfølgende fase. Arealutviklingsprosjektene på RH skal ikke inkludere andre tiltak en de det er virksomhetsmessig grunnlag for å prioritere før helhetsperspektivet for utvikling av sykehuset er bestemt. 3. Idésøk, identifisering av alternative løsninger (konsepter) 3.1. Prosjektalternativ og nullalternativ Identifisering av ulike løsningsalternativer for Idéfase for arealtiltak på OUS, RH må ta utgangspunkt i det arbeid som allerede er utført i Idéfase OUS Campus Oslo. Idéfase for arealtiltak på OUS, RH skal utrede reguleringsmessige forhold ved RH og foreslå alternative arealutviklingsprosjekter innenfor reguleringsrammen. Virksomhetens prioriteringer til innhold vil sammen med de rammer som er beskrevet i kapittel 2 være førende. Rokademuligheter og behov som oppstår ved gjennomføring av de foreslåtte arealtiltakene skal også beskrives. Idéfase OUS Campus Oslo gir en fullstendig beskrivelse av 0-alternativet i 2030-perspektiv. I idéfase for arealtiltak på OUS, RH er tidsperspektivet kortere. 0-alternativet må beskrives for den bygningsmassen som det blir foreslått å flytte virksomhet ut av. Beskrivelsen skal også omfatte hvilke bygningsmessige tiltak som må gjennomføres/ nybygg som ville måtte føres opp for å møte økende kapasitetsbehov. 3.2. Virksomhetsmessige prioriteringer til innhold Idéfase for arealtiltak på OUS, RH er som nevnt et selvstendig prosjekt, men som må harmoniseres med den utviklingsretning som blir foreslått gjennom Idéfase OUS - Campus Oslo. Hensikten med å gjennomføre omfattende arealtiltak på RH forut for første etappe av den langsiktige utbyggingen av 5
sykehuset, er å bidra til å avhjelpe kritiske kapasitetsutfordringer, fremme driftsforbedringer og unngå større investeringer i bygg som kommer til å bli fraflyttet. Dette legger føringer for innhold og omfang av arealtiltakene på RH. Idéfase for arealtiltak på OUS, RH må identifisere virksomhetsmessige kritiske kapasitets- og driftsutfordringer som kan avhjelpes ved tiltak på RH. Driftsutfordringer knyttet til delte fagområder og uhensiktsmessige pasientforløp skal vektlegges. Behovene må beskrives med aktivitetstall og kritikalitet og prioritet begrunnes. Videre skal eventuelle konsekvenser for annen aktivitet ved RH og lokalitet (er) som forlates vurderes og beskrives. Gode virksomhetsløsninger ved alle hovedlokalisasjoner ved OUS skal vektlegges. Videre skal avhengigheter til både medisinske og ikke-medisinske støttetjenester vurderes særskilt. Behovene skal innbyrdes prioriteres, for evt. senere diskusjon mht hva som er mulig omfang innenfor prosjektets rammer. Behovene skal presenteres og godkjennes av prosjektets styringsgruppe før de legges til grunn for dimensjonering av arealmessig behov og deretter fysisk løsning. 3.3. Fysiske løsningsmuligheter Fysiske løsningsmuligheter for det beskrevne arealbehov skal identifiseres. Som et minimum skal det vurderes hvorvidt de virksomhetsmessige behovene kan løses ved utbygging av et samlet areal (bygg), alternativt ved flere mindre påbygg. Nødvendige ombygginger i eksisterende bygning skal inngå i alternativene. Det samme gjelder utbygging av nødvendig teknisk infrastruktur. De fysiske løsningene må ta utgangspunkt i underlaget som er utarbeidet i Idéfase OUS Campus Oslo, og ikke begrense muligheten for valg av alternativ her. Det vil si at det må finnes løsninger som kan fungere uavhengig av både langsiktig utbyggingsretning (Øst-/Sørover fra Gaustad) og hvor virksomhet senere kommer til å bli plassert i bygningsmassen. 3.4. Harmonisering med Idéfaserapport OUS Campus Oslo Alternativene som legges frem i rapporten fra Idéfase for arealtiltak på OUS, RH må avstemmes med anbefalingene fra Idéfase OUS Campus Oslo før ferdigstillelse. Dersom noen av alternativene påvirker mulighet for senere planlegging av utvikling og utbygging av sykehuset må dette tydelig beskrives. 4. Leveranse 4.1. Alternative løsningsmuligheter for idéfaseutredningen Prosjektets leveranse skal dokumenteres i en rapport som både presiserer virksomhetens behov, dimensjonerende faktorer og identifisere mulige løsningsalternativer. Rapporten skal danne underlag for beslutning om videre utredning og avklare hvilke alternativer som det bør arbeides videre med i neste fase. 6
Ulike alternativer skal identifiseres og utredes på et overordnet nivå, og vurderes ut fra omforente forutsetninger om behov, mål, ambisjonsnivå, kapasitet og økonomi. 4.2. Grunnleggende krav til løsningen Følgende overordnede krav stilles til utforming av løsningene: Overordnet robusthet med hensyn til å kunne utvikles til å ivareta fremtidig økt behov for kapasitet i investeringenes økonomiske levetid. Tilrettelegging for å kunne ivareta endrede virksomhetsrelaterte behov i fremtiden. Dette omfatter generalitet, fleksibilitet og elastisitet. Med generalitet menes bygningers og strukturers evne til å benyttes til ulike funksjoner uten endring eller ombygging. Med fleksibilitet menes bygningers endringsdyktighet og tilpasning til andre funksjoner uten å endre basisinstallasjonene eller konstruksjonen. Med elastisitet menes mulighet for å utvide bygninger; bygge til med nye fløyer eller etasjer når det oppstår nye arealbehov eller nye funksjoner som må plasseres i nybygg. Gjennomførbart uten alvorlige forstyrrelser på sykehus i drift eller fare for pasientsikkerhet. Minimale transportavstander for pasienter, ansatte og varer. 4.3. Leveranse Idéfasen avsluttes med fremleggelse av en idéfaserapport. Rapporten skal omfatte oppsummering og presisering av utredninger og analyser, samt plan for videre arbeid. Tidsfrist for leveransen avklares ved oppstart av arbeidet, men det indikeres en forventning om gjennomføring av arbeidet i løpet av 6 måneder fra oppstartstidspunkt. 4.4. Suksesskriterier Når idéfasen er ferdig skal situasjonen være som følger: Idéfasen er gjennomført i henhold til veileder for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter Idéfasen er godt forankret i sykehusledelse, berørte fagmiljøer, driftsorganisasjonen, blant brukere, tillitsvalgte, vernetjeneste og øvrige interessenter. Resultatet av idéfasen gir grunnlag for beslutning om igangsetting av konseptfase. Idéfasen er i overensstemmelse med føringer fra Helse Sør-Øst RHF om forestående investeringer. Idéfasen skal ikke virke hindrende for den videre planlegging av sykehusutbyggingen, men støtte opp om denne. 7
5. Organisering 5.1. Prosjekt Idéfasen vil kreve involvering av sykehusets fagmiljø og ledelse i spørsmål knyttet til virksomhetsavklaringer, og det forutsettes et tett samvirke med drifts- og eiendomssiden ved Oslo universitetssykehus. Det skal etableres en dedikert prosjektgruppe bestående av personer fra Oslo universitetssykehus og konsulenter med bred erfaring fra denne type arbeid. Det samlede omfanget av prosjektet vil kreve en prosjektleder på fulltid med totalansvaret for planlegging og gjennomføring. Prosjektet vil bli samordnet med OUS øvrige planlegging av bygnings- og utstyrrelaterte tiltak. 5.2. Styring Prosjektleder rapporterer til en styringsgruppe. Styringsgruppen ledes av administrerende direktør ved Oslo universitetssykehus. Styringsgruppen skal ha en sammensetning som både sikrer ivaretakelse av strategiske virksomhetsaspekter, god funksjonalitet i løsningsvalg og effektiv gjennomføring av planprosessen. Viseadm. direktør for Stab Medisin, helsefag og utvikling, representant for økonomistaben og direktør for Oslo sykehusservice skal inngå i styringsgruppen sammen med representanter for tillitsvalgte, vernetjeneste, brukerutvalg og Universitetet i Oslo. Det kan også vurderes å inkludere ekstern kompetanse på planlegging og gjennomføring av større prosjekter. 5.3. Koordinering og samhandling Idéfase for arealtiltak på OUS, RH vil kreve omfattende koordinering og samhandling mellom flere organisasjonsenheter og på flere nivåer. Sentralt i denne sammenheng er samhandlingen mellom virksomhetsplanleggingen og den bygningsmessige planleggingen. Her vil det måtte etableres egnede kommunikasjonskanaler og samhandlingsfora. Det vil påhvile sykehusets øverste ledelse en betydelig oppgave å avklare alle vesentlige virksomhetsspørsmål med klinikkledelsen og disse avklaringer må fremskaffes som en del av prosjektets arbeid. Brukergrupper med representanter fra alle berørte fagmiljøer, brukere, tillitsvalgte og vernetjenesten skal etableres og involveres etter behov. 8