fakultetsadministrasjonen ved HF

Forslag Omorganisering til oppfølging av av den fakultetsadministrasjonen ved HF administrativ bemanningsplan ved HF Presentasjon av rapport fra prosjektgruppe. Allmøte 30.04.14

Agenda 1) Bakgrunn 2) Prosjektgruppens mandat 3) Prosjektgruppens rapport 4) Veien videre 5) Spørsmål, kommentarer, diskusjon

Det humanistiske fakultet Bakgrunn: Økning og desentralisering av administrative oppgaver på fakultets- og instituttnivå Behov for justeringer etter administrativ omstilling i 2007 Faglig langsiktig bemanningsplan (fra 2010) Ny strategi for HF 2012 2015, der det også ble bestemt at det skulle lages en bemanningsplan for administrasjonen Intern evaluering av instituttsammenslåingen våren 2012 - ingen endring i instituttstrukturen Administrativ bemanningsplan 2013-2016 vedtatt i fakultetsstyret november 2012 uib.no

Det humanistiske fakultet Kartlegging: Funn - ressursbehov Institutter, sentre og fakultet Flere oppgaver krever spisskompetanse Flere oppgaver krever samarbeid på tvers av nivåer og seksjoner uib.no

Det humanistiske fakultet Kartlegging: Konklusjoner i planen Få muligheter for refordeling av ressurser mellom administrative arbeidsfelt eller mellom nivåene innenfor dagens bemanning Men behov for gjennomgang og oppfølging på flere punkter Prosjektgruppe og styringsgruppe nedsatt i september 2013 for å følge opp anbefalinger uib.no

Det humanistiske fakultet Prosjektgruppen Prosjektgruppens mandat er å utrede og foreslå: en tydeliggjøring og/eller justering av ansvar og myndighet på fakultets- og grunnivå innenfor dagens organisatoriske struktur eventuelle endringer i administrativ bemanning som følge av dette justeringer i organisering av de administrative nettverkene en organisasjonsmodell for fakultetsadministrasjonen som fører til best mulig administrative tjenester til våre overordnede, samarbeidspartnere og brukere. Prosjektgruppen skal konkretisere hvilke administrative arbeidsfelt som bør følges opp med tanke på effektivisering og forenkling og foreslå hvordan dette kan gjøres. uib.no

Det humanistiske fakultet Prosjektgruppen Kim Ove Hommen (leder) - ass. fakultetsdirektør Ronald Worley - Studiesjef Susanne Ostendorf - Gruppeleder Personal Annhild Fetveit - Gruppeleder Økonomi Kirsten Moen - Forskningsrådgiver Siri Fredrikson - Administrasjonssjef Britt Kristin Holsen - Administrasjonssjef Stig Morten Frøiland - Seniorrådgiver POA Unni Karin Utvik - Rådgiver (sekretær) uib.no

Prosess Allmøte november 2013 Møter med instituttene, seksjonene, nettverk og andre fakulteter Statusmøter med dekanat, instituttledere og administrasjonssjefer Statusmøter med Informasjons- og drøftingsutvalget og Det sentrale forhandlingsutvalget Statusmøte med fakultetsstyret Nettside Møter med Styringsgruppen Ukentlige møter i prosjektgruppen

Rapportstruktur - eksempel 3.0 Studieadministrasjon 3.1 Dagens organisering 3.2 Administrative suksesskriterier 3.3 Identifiserte forbedringsområder (hva og hvorfor) Anbefalte løsninger (konkrete tiltak og/eller forslag til videre prosess)

Noen kommentarer fra fakultetsseksjonene og instituttene Hva menes med at fakultetsnivået skal være kvalitetssikrende, og når i prosessen skal de være det? Hva er fakultetets rolle som koordinator, og når tar fakultetet initiativ til fellesskapsløsninger? I en del arbeidsprosesser er det uklart hva instituttene kan forvente av støtte fra fakultetsadministrasjonen, og hva fakultetsadministrasjonen kan forvente av leveranser fra instituttadministrasjonene. Hvordan skal/bør arbeidsflyten være mellom fakultet og institutt/senter, og hva er det mulig å få til?

Administrative suksessfaktorer hva må ligge i bunn dersom vi skal lykkes med det vi vil En etablert Vi-følelse mellom nivåer og på tvers av seksjoner Realistiske og tydelige forventninger mellom nivåer og seksjoner En etablert tillits- og samarbeidskultur Et kontinuerlig og systematisk forbedringsarbeid Kvalitetssikrede prosesser på alle nivåer

Ny organisasjonsmodell for fakultetsadministrasjonen

Forslag til ny organisering Fakultetsdirektør ass. fakultetsdir. Utredning, m.m. Studie- og forskerutdannings -seksjon Forskning og formidling HR- og serviceseksjon Økonomiseksjon Gruppe for BOAforskningsstøtte

Fakultetsadministrasjonen - Administrative suksesskriterier At fakultetsadministrasjonen bidrar til best mulig forberedelse og iverksetting av fakultetsstyrets og fakultetsledelsens beslutninger og prioriteringer At fakultetsadministrasjonen bidrar til mest mulig effektiv og kvalitetssikret arbeidsflyt mellom nivåene, seksjonene og arbeidsområdene At fakultetsnivået har en tydelig koordinerende og samordnende rolle At fakultetsnivået har hensiktsmessig spisskompetanse på relevante områder At fakultetsnivået bidrar til at den samlede administrasjon ved HF driver sin virksomhet innenfor de rutiner, lover og regler som til enhver tid er gjeldende At fakultetsadministrasjonen bidrar til god dialog med sentraladministrasjonen og andre samarbeidspartnere, både internt og eksternt

Studieadministrasjon - Administrative suksesskriterier Godt samarbeid med faglig ledelse og fagmiljøer Målrettet studentrekruttering Profesjonelt mottak og god administrativ oppfølging av studentene Godt læringsmiljø og god dialog med studenter og studenttillitsvalgte Fokus på kvalitetssikring på alle nivåer Effektive og harmoniserte arbeidsrutiner, felles bruk av systemer og likebehandling i forhold til regelverk på tvers av arbeidsområder, seksjoner og nivåer Målrettede nettverk og god informasjonsflyt

Studieadministrasjon - forbedringsområder Stor turnover i studieadministrative stillinger Rolleforståelse og forventninger mellom nivåene Arbeidsflyt i studieplanarbeidet Internasjonalisering/studentmobilitet Etter- og videreutdanning Relasjon mellom studie- og forskningsadministrasjon Organisering av informasjonssenteret (bemanning, åpningstider)

Forskerutdanningsadministrasjon - Administrative suksesskriterier Godt samarbeid med faglig ledelse og fagmiljøer Effektive og kvalitetssikrede rekrutterings- og opptaksprosesser Profesjonelt mottak og god administrativ oppfølging av doktorgradskandidatene Effektive og kvalitetssikrede arbeidsrutiner, felles bruk av systemer og likebehandling i forhold til regelverk på tvers av arbeidsområder, seksjoner og nivåer Målrettede nettverk og god informasjonsflyt

Forskerutdanningsadministrasjon - forbedringsområder Forskerutdanningsadministrasjon og studieadministrasjon Forventninger og kompetanse på tvers av saksfelt, seksjoner og nivåer Rekrutteringsarbeid Kunstnerisk utviklingsarbeid Nettverk/arbeidsdeling

Forskningsadministrasjon - Administrative suksessfaktorer God forankring i og godt samarbeid med faglig ledelse og fagmiljøer God saksflyt og avklarte forventninger på tvers av arbeidsområder, seksjoner og nivåer Profesjonell forskningsrådgivning, søknads- og prosjektstøtte Målrettede nettverk og god informasjonsflyt

Forskningsadministrasjon - forbedringsområder BOA-virksomhet

Organisering Fakultetsdirektør ass. fakultetsdir. Utredning, m.m. Studie- og forskerutdannings -seksjon Forskning og formidling HR- og serviceseksjon Økonomiseksjon Gruppe for BOAforskningsstøtte Gruppen skal hjelpe søker i søknadsprosessen Gruppen skal opparbeide seg kompetanse til å veilede institutt og fagmiljø i forhold til å analysere økonomiske, juridiske og personalmessige konsekvenser ved eksternfinansierte prosjekter Gruppen skal være en ressursgruppe for faglig ledelse på begge nivåer og bidra inn i relevante nettverk og fora

Formidlingsadministrasjon - Administrative suksessfaktorer God forankring og godt samarbeid med faglig ledelse og fagmiljøer God kompetanse på formidling og informasjonsarbeid Godt samarbeid mellom nivåene for en helhetlig fakultetsprofil og en god utnyttelse av formidlingsressurser Målrettede nettverk og god informasjonsflyt

Formidlingsadministrasjon - forbedringsområder Krav til formidlingsarbeidet ved HF Styrke formidlingskompetansen ved HF Synliggjøring i UiBs kanaler Web-arbeid ved HF

Personaladministrasjon - Administrative suksessfaktorer God på service, rådgivning og lederstøtte God saksflyt på tvers av arbeidsområder, seksjoner og nivåer Kvalitetssikrede og effektive rekrutteringsprosesser Rask og god kvalitet på personaloppfølging Målrettede nettverk og informasjonsflyt

Personaladministrasjon - forbedringsområder Lederstøtte BOA-virksomhet og personaladministrasjon Saksflyt på tvers av nivåer og seksjoner Rekrutteringsprosesser Personaloppfølging Internasjonalisering

Økonomiadministrasjon - Administrative suksessfaktorer God på service, rådgivning og lederstøtte God saksflyt på tvers av arbeidsområder, seksjoner og nivåer Kvalitetssikrede og effektive økonomiprosesser Målrettede nettverk og god informasjonsflyt

Økonomiadministrasjon - forbedringsområder Lederstøtte Bidrags- og oppdragsaktiviteter (BOA) Kvalitetssikrede og effektive prosesser EVU-økonomi

Nettverksorganisering - Rammer Nettverksorganiseringen bør styrkes gjennom: Tydelige mandater og forventninger Definere en hensiktsmessig sammensetning Definere koordinatorrolle Lage semesterplaner En sentral rolle for informasjonsflyt, erfaringsutveksling og innovasjon Få et tydelig ansvar for rutineutvikling og utvikling av felles praksis Tydeliggjøre rapporteringslinje til administrasjonssjefgruppen»

Foreslåtte nettverk Nettverk for studieledere Nettverk for informasjonssenteret Nettverk for studentrekruttering (Ny) Nettverk for time- og eksamensplanlegging Nettverk for forskerutdanning (Ny) Nettverk for forskningsstøtte (Ny) Nettverk for studentmobilitet (Ny) Nettverk for administrasjonskonsulenter Redaksjonsråd/nettverk for formidling (Ny) Møtearena/nettverk for administrasjonssjefer og økonomiseksjonen (Ny) Gruppe for BOA-forskningsstøtte (Ny)

Justeringer i bemanningsplan Forslaget til organisering av fakultetsadministrasjon medfører at seksjonsinndelingen endres og flere ansatte vil få ny linjeleder og justering i sine oppgaver. Prosjektgruppen har ikke anbefalinger som medfører behov for å flytte ansatte mellom nivåene Det er særlig forskningsstøtte, økonomisk prosjektstøtte og lederstøtte på økonomistyring som utmerker seg som særlig utfordrende områder og som prosjektgruppen mener bør styrkes i både i forhold til organisering, kompetanse og kapasitet. Det fleste ansatte ved HF vil påvirkes av tiltakene i rapporten og vi trenger at alle bidrar aktivt i forbedringsarbeidet som ligger foran oss.

Veien videre Presentasjon av rapporten i Allmøte Presentasjon av rapporten i IDU og FU Rapporten legges frem for fakultetsstyret 20. mai Plan for gjennomføring presenteres for fakultetsstyret 17. juni Gjennomføring av tiltak Høsten 2014 og fremover

Kommentarer og spørsmål