MØTEINNKALLING Dato: Onsdag 3. juni 2015 Tid: Kl. 09:00 Sted: Verdal rådhus - møterom 2. etg. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 015/15 Referatsaker 016/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens perspektiver og arbeid for mennesker med ulike behov for arbeidstilpassing og arbeidspraksis - utsatt sak 017/15 Orientering fra rådmannen vedrørende PPT 018/15 Orientering fra rådmannen vedrørende sykefravær og arbeidsmiljø 019/15 Prioritering vedrørende forvaltningsrevisjonsressursen Steinkjer, 29.05.15 Kristine Karlgård Leder kontrollsekretær Dir.tlf. 74 11 14 78 / 90 95 04 40 E-post: paul.stenstuen@komsek.no KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no,
SAK 015/15 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv 03.06.15 015/15 418-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatet tas til orientering. Referat 1 Kommunestyret Sak 20/15 Forvaltningsrevisjon økonomisk intern kontroll Ikke vedlagt Steinkjer 29.05.15 Kontrollsekretær
SAK 016/15 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNENS PERSPEKTIVER OG ARBEID FOR MENNESKER MED ULIKE BEHOV FOR ARBEIDSTILPASSING OG ARBEIDSPRAKSIS UTSATT SAK Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv 03.06.15 016/15 418-1721-5.3 s vedtak tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. s sak 14/15 2. s årsplan 2015 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Tilleggsopplysninger Saken ble fremmet for kontrollutvalget i møte den 21.04.15, sak 14/15. gjorde da slikt vedtak: Saken utsettes til neste møte. Saken fremmes derfor pånytt. Ellers ingen nye opplysninger i saken. Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte den 24.02.15, sak 2/15, traff kontrollutvalget slikt vedtak: 1. «finner den den gitte informasjon svært interessant og tar den til orientering. 2. ber rådmannen om en orientering om kommunens arbeid og perspektiver mht. de aktuelle brukergrupper.» Orienteringen vil bli gitt i møte.
Vurdering Saken er en oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i forbindelse med besøket ved Veksttorget AS. Steinkjer 29.05.15 Kontrollsekretær 2
SAK 017/15 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE PPT Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv 03.06.15 017/15 418-1721-5.3 s vedtak tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. s årsplan 2015 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2015 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende PPT. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer 29.05.15 Kontrollsekretær
SAK 018/15 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE SYKEFRAVÆR OG ARBEIDSMILJØ Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv 03.06.15 018/15 418-1721-5.3 s vedtak tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. s årsplan 2015 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2015 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende sykefravær og arbeidsmiljø. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer 29.05.15 Kontrollsekretær
SAK 019/15 PRIORITERING VEDRØRENDE FORVALTNINGSREVISJONSRESSURSEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv 03.06.15 019/15 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. ber revisor igangsette forvaltningsrevisjon med miljø som tema iht. signaler gitt i møte. Prosjektplan legges frem for kontrollutvalget i neste møte. 2. ber rådmannen om en orientering vedrørende fylkesmannens nylige tilsyn mht. samhandlingsreformen i neste møte. ber samtidig om en orientering om kommunens eget arbeid. Vedlegg Notat - Tema/vinkling på neste forvaltningsrevisjon i Verdal, KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 20/15 2. s sak 18/14 3. s sak 18/14 4. s sak 10/14 5. Kommunestyrets sak 70/12 6. s sak 19/12 7. s sak 6/12 8. s sak 25/11 9. Forskrift om revisjon 10. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 11. Kommuneloven Saksopplysninger Plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kommunestyret i møte den 25.06.12, sak 70/12. Kommunestyret ga kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. har mottatt et notat fra revisor der revisor ser behovet for å få innspill fra kontrollutvalget vedrørende det neste forvaltningsrevisjonsprosjektet/prioritering av forvaltningsrevisjonsressursen, se vedlegg. De neste prosjektene på prioriteringslisten er: 1. Personal og organisasjonstjenesten 2. Miljø 3. Samhandlingsreformen
Det vises for øvrig til revisors notat i sin helhet. Vurdering Når det gjelder de 3 gjenstående prosjektene på prioriteringslisten vurderes disse slik. Enheten Organisasjon - organisering er lagt til samkommunen. Slik en har oppfattet det er ny leder for enheten i ferd med å tiltre. En forvaltningsrevisjon på dette området nå kan derfor synes noe mindre aktuelt. Personalpolitikken/arbeidsgiverpolitikken og personalforvaltningen har imidlertid stor betydning for i hvilken grad kommunen når sine målsetninger. De ulike temaer knyttet til personalpolitikk og personalforvaltningen bør derfor tas med i vurderingene ved utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon En slutter seg til revisors vurderinger mht. forvaltningsrevisjon knyttet til samhandlingsreformen. Dersom kontrollutvalget ønsker å bestille et prosjekt fra nåværende prioriteringsliste nå, vil en anbefale et prosjekt med miljø som tema. kan imidlertid velge gjennomføre et prosjekt med tema som ikke står på prioriteringslisten. kan også velge å overføre gjenstående ressurs til neste planperiode. Steinkjer 29.05.15 Kontrollsekretær 2
Notat Til: i Verdal kommune v/ KomSek Trøndelag IKS Fra: KomRev Trøndelag IKS Dato: 03.06.15 Tema/vinkling på neste forvaltningsrevisjon i Verdal Bakgrunnen for dette notatet er at revisjonen ser behov for å få innspill fra kontrollutvalget om ønsker for hva som bør være emne for neste forvaltningsrevisjonsprosjekt og innholdet i dette. Innledning Plan for forvaltningsrevisjon for 2012-2015 ble vedtatt i k.sak 70 /12, den 25.06.12, er det klart for å gå i gang med prosjekt innenfor området personal og organisasjonstjenesten i Verdal kommune Dette etter kontrollutvalgets prioritering. Det har gått noe tid siden planen ble vedtatt. Vi har derfor behov for å forsikre oss om at dette temaet fortsatt er aktuelt, og hvis ikke, få diskutert tema for neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Eventuelle innspill vil bli lagt til grunn for utarbeidelse av prosjektplan til neste møte i kontrollutvalget. Bakgrunn I inneværende periode har det blitt gjennomført tre forvaltningsrevisjoner i Verdal 1. Oppfølging i byggeperioden Verdalsøra skole flerbrukshall og svømmehall 2. Sosialtjenesten 3. Intern kontroll De neste prioriterte prosjektene er: 4. Personal og organisasjonstjenesten 5. Miljø 6. Samhandlingsreformen Personal og organisasjonstjenesten Verdal kommune er en stor arbeidsgiver. Hvordan personaladministrasjonen utøves og fungerer er dermed av stor betydning for så vel kommunen, som organisasjonen, og hver enkelt ansatt. KU har vært opptatt av sykefravær og det er planlagt temamøte om dette. Eksempel på problemstillinger med dette som utgangspunkt: 1
Har kommunen etablert tilfredsstillende rutiner for å forebygge og redusere sykefraværet i henhold til lov og avtaleverk? I hvilken grad har kommunen tilrettelagt for å oppfylle arbeidsgivers forpliktelser iht. IA-avtalen? Utøver kommunen er arbeidsgiverpolitikk som legger til rette for forebygging av sykefravær og oppfølging av sykmeldte i henhold til IA-avtalen? Andre aktuelle problemstillinger innenfor personalområdet kan være: Hva har kommunen av dokumenter relatert til arbeidsgiverpolitikk/personalpolitikk? I hvor stor grad brukes vedtatte retningslinjer for å nå personalpolitikkens hovedmål? Fra kontrollutvalgets prioritering i 2012 er det flere prosjekter som ikke er gjennomført. Vi presenterer disse i prioritert rekkefølge. Miljø Det kan være mange mulige innfallsvinkler til en forvaltningsrevisjon med miljø som tema. Oppfølging av kommunens klima- og energiplan.(plan gjeldende for perioden 2010-2020). Kommunen sier i planen at Verdal kommune skal ha en effektiv ressursutnyttelse av energi, både i forhold til miljø og økonomi. Kommunens generelle visjon er presisert til å være Livskvalitet og bærekraftig vekst for Klima- og energiplanen. Verdal kommune skal oppfylle sin del av nasjonale og internasjonale klima- og energimål med oppstart i 2010. Målsettinger: Innen 2015 skal Verdal bli Energibyen Verdal med 4 delmål oppfylt, -hvorav et av disse vedrører kommunen direkte. Det er et mål om at alle kommunale virksomheter skal være sertifisert som miljøfyrtårn innen 2015. Et annet prosjekt kan være om miljøaspektet vurderes i kommunens saksbehandling, utredninger, innkjøp og lignende. Samhandlingsreformen I likhet med flere andre kommuner har Verdal også samhandlingsreformen som et prosjekt. KomRev Trøndelag IKS gjennomførte i 2014 forvaltningsrevisjon av bl.a. kommunenes håndtering av samarbeidet mellom kommune og helseforetak i 5 kommuner i Indre Namdal, 1. halvår 2015 gjennomføres slike prosjekt i 5 kommuner på Sør- Helgeland. I de gjennomførte prosjektene har vi hatt fokus på hvordan kommunen har implementert avtalen, om kommunene har kunnet ta i mot pasienter fra sykehusene, men også hvordan folkehelseperspektivet er tatt opp i kommunens arbeid. Vi er kjent med at Fylkesmannen har gjennomført tilsyn på området i noen kommuner våren 2015, deriblant Levanger og Verdal. Resultatene fra tilsynet et ennå ikke offentlig. Dette innebærer at det allerede er mye oppmerksomhet internt i kommunen rundt emner og temaer som en eventuell forvaltningsrevisjon om Samhandlingsreformen vil kunne bidra til å kaste lys over. Etter en samlet vurdering finner vi det derfor lite hensiktsmessig å gjennomføre en forvaltningsrevisjon på nåværende tidspunkt. Vi tror imidlertid en 2
orientering fra kommunens administrasjon om både resultatene av Fylkesmannens tilsyn og kommunens egen undersøkelse vil være interessant for kontrollutvalget. 3