UTVALG SuperOffice Sales & Marketing
Innhold Utvalg... 1 Statiske utvalg, dynamiske utvalg og kombinasjonsutvalg... 2 Registrere statiske utvalg... 2 Legge til medlemmer i statiske utvalg... 3 Legge til medlemmer i utvalg av kontakter... 4 Dynamiske utvalg... 5 Registrere dynamiske utvalg... 6 Legge til medlemmer i dynamiske utvalg... 7 Kombinasjonsutvalg... 8 Registrere kombinasjonsutvalg... 10 Vise utvalg i minikortet... 11
Utvalg I SuperOffice Sales & Marketing kan du velge kontakter, prosjekter, salg, dokumenter og oppfølginger du arbeider mye med, og legge dem i egne utvalg. Hvis du i tillegg har lisens for tilbudsmodulen, kan du også lage utvalg av produkter. Eksempler på utvalg: Jeg er salgssjef og ønsker en dynamisk oversikt over alle salg over 50 000,- og som skal besluttes i neste måned. Jeg er selger og ønsker en oversikt over alle mine salg som er utsatt. Jeg er prosjektleder og ønsker et utvalg som til enhver tid viser mine aktive prosjekter. Jeg er konsulent og ønsker en liste på alle prosjekter jeg er involvert i. Jeg jobber med salg og ønsker en liste som gir meg alle tilbudsdokumenter som er i arbeid. Jeg jobber med salg og ønsker en liste over kunder som har kjøpt et produkt vi skal oppgradere. På denne måten kan du bruke utvalg til å holde oversikten over bestemte grupper av oppføringer og gruppere informasjon etter alle mulige kriterier. Alle utvalgene inneholder i tillegg en oversikt over kontakter og kontaktpersoner som er tilknyttet oppføringene i det aktuelle utvalget, for eksempel kunder som er tilknyttet salgene i et salgsutvalg. I Utvalg-bildet ser du hvert utvalg som et utvalgskort. Et slikt kort består av to faner, Utvalg og Oppgave. Du kan bla mellom utvalgene ved å klikke på eselørene eller bruke piltastene på tastaturet. Fra fanen Oppgaver kan du utføre bestemte oppgaver på medlemmene i et utvalg, for eksempel sende e-post til kontaktpersoner som er tilknyttet et salgsutvalg. 1
Statiske utvalg, dynamiske utvalg og kombinasjonsutvalg Det finnes tre typer utvalg i SuperOffice Sales & Marketing: Statiske utvalg, som inneholder kun de medlemmene som du legger inn manuelt. Dynamiske utvalg, som alltid vil oppdateres automatisk med medlemmer som passer til utvalgskriteriene. Kombinasjonsutvalg, som er en kombinasjon av to eksisterende utvalg. Registrere statiske utvalg Slik registrerer du et nytt utvalg: 1. Gå til Utvalg-bildet. 2. Klikk på Ny-knappen på knapperaden, eller velg Nytt utvalg på Utvalgmenyen. Det vises et tomt utvalgskort. 3. Skriv inn navnet på utvalget i det grå feltet der det står Utvalgsnavn med rødt. 4. I feltet Utvalg av velger du hva utvalget skal inneholde: Kontakter/personer, Salg, Prosjekter, Dokumenter, Oppfølginger eller Produkter. Dette kan ikke endres etter at utvalget er lagret i databasen. 5. I feltet Utvalget er velger du Statisk for å opprette et statisk utvalg. 6. I feltet Eier vises automatisk pålogget bruker. Du kan bytte eier etter at utvalget er lagret, ved å redigere utvalget. Det vil i praksis si at du overfører det fra deg selv og til en annen person. For å kunne 2
redigere et utvalg må du enten eie det eller ha administratortilgang, eller noen må ha gitt deg redigeringstilgang via preferansen Funksjoner i SuperOffice Administration. 7. I feltet Kategori velger du hvilken type utvalg du oppretter. Klikk på pilen bak feltet for å få frem en forhåndsdefinert liste over aktuelle alternativer. Disse alternativene defineres i SuperOffice Administration. 8. Hvis du oppretter et utvalg av kontakter, vises avmerkingsboksen Kontakt er unik. Merk av for dette hvis du vil at kontakten bare skal vises én gang på medlemslisten. Det vil i praksis si at kontakten bare kan forekomme én gang i samme utvalg. 9. Hvis du klikker på pilen bak feltet Synlig for, vises det en liste der du kan velge om utvalget skal være synlig for alle, privat (det vil si bare synlig for den som er definert som eier) eller synlig for alle i brukergruppen som eieren tilhører. 10. Merk av for Utført hvis du vil angi at utvalget er inaktivt. Hvis du vil at utvalget skal være aktivt, lar du avmerkingsboksen stå tom. 11. I det store tekstfeltet midt på utvalgskortet legger du inn en tekst som beskriver utvalget. 12. Når du har angitt ønskede alternativer på utvalgskortet, klikker du på OK. Opplysningene lagres, og du får opp dialogboksen Legg til medlemmer, slik at du kan få lagt til medlemmer i det nye utvalget. Legge til medlemmer i statiske utvalg Når du har registrert et utvalg, må du velge hvem eller hva som skal inkluderes i utvalget. Prosessen for å legge til medlemmer er litt forskjellig avhengig av hva slags utvalg du har laget. Vi vil først se på hvordan du legger til medlemmer i et utvalg av kontakter/personer. Deretter forklarer vi hvordan du legger til medlemmer i utvalg av salg, prosjekter, dokumenter eller oppfølginger. 3
Legge til medlemmer i utvalg av kontakter I detaljkortet for utvalget gjør du følgende: 1. Klikk på knappen Legg til medlemmer, eller velg Legg til medlemmer på Utvalg-menyen. Dialogboksen Legg til medlemmer vises. Merk: Dialogboksen Legg til medlemmer kommer også opp automatisk når du lagrer et nytt statisk utvalg, jf. Registrere statiske utvalg. 2. Klikk på knappen Legg til. Det legges til en ny linje i kriterielisten, og det vises en liste med felt å velge mellom. 3. Velg søkekriterier i de ulike feltene ved å klikke på pilen ( ) og velge fra listeboksen som vises. Søkekriteriene for utvalg fungerer på samme måte som for Finn. 4. Gjenta punkt 2 og 3 til du har angitt alle de ønskede søkekriteriene. 5. Hvis det ikke er angitt noe personkriterium (kriterier som kun gjelder for kontaktpersoner, f.eks. fødselsår eller posisjon) i den øverste delen av dialogboksen, kan du velge mellom følgende kriterier under Dersom ingen kontaktpersonkriterier er satt: Ta med første kontaktperson: For eventuelle kontakter som samsvarer med kriteriene du har angitt, vises den første personen på detaljkortet Kontaktpersoner som utvalgsmedlem. Ta med alle kontaktpersoner for hver kontakt: For eventuelle kontakter som samsvarer med kriteriene du har angitt, vises alle kontaktpersoner. Ikke ta med noen kontaktpersoner: For eventuelle kontakter som samsvarer med kriteriene du har angitt, vises ingen kontaktpersoner. 4
6. Merk av for Ta med kontakter med Stopp hvis du vil inkludere kontakter som er stoppmerket, det vil si som har et stoppskilt i kontaktkortet, og som du derfor bør sjekke om det er lagt inn spesielle notater om. Standardinnstillingen er at slike kontakter ikke inkluderes i noen former for søk, men med dette valget kan du overstyre denne innstillingen. 7. Merk av for Ta med kontakter merket med Ingen utsendelser hvis du vil inkludere kontakter som ikke mottar direktepost. Standardinnstillingen er at slike kontakter ikke inkluderes i noen former for søk, men med dette valget kan du overstyre denne innstillingen. 8. Merk av for Ta med kontaktpersoner merket med Ingen utsendelser hvis du vil inkludere kontaktpersoner som ikke mottar direktepost. Standardinnstillingen er at slike kontaktpersoner ikke inkluderes i noen former for søk, men med dette valget kan du overstyre denne innstillingen. 9. Klikk på OK. Kontakter/personer som samsvarer med søkekriteriene, legges til i utvalget. Dynamiske utvalg Et dynamisk utvalg kan sammenlignes med et lagret søk som utføres hver gang du ser på utvalget. Hver gang du legger til oppføringer i SuperOffice Sales & Marketing med data som oppfyller søkekriteriene i et dynamisk utvalg, vil utvalget oppdateres med det nye medlemmet, i motsetning til et statisk utvalg. Bruk et dynamisk utvalg hvis du ønsker en oppdatert oversikt over kontakter, salg, prosjekter, dokumenter, oppfølginger eller produkter som oppfyller et bestemt sett med søkekriterier. Eksempler på hva du kan bruke dynamiske utvalg til I SuperOffice Sales & Marketing kan du lage utvalg over nærmest hva som helst. Hensikten med eksemplene nedenfor er å gi deg ideer til hvordan du kan bruke funksjonaliteten i programmet. Kontakter Du kan lage et utvalg som inneholder alle kontakter i kategorien "Leverandør" med tilholdssted i Tyskland. Dette kan være nyttig hvis dere planlegger ytterligere satsing i Tyskland. Salg Du kan lage et utvalg som inneholder alle salg du har gjennomført i første kvartal, eventuelt alle salg med statusen Utsatt. Slik kan du bedre se trender og vurdere hva som er viktig i det videre salgsarbeidet. Prosjekter Du kan lage et utvalg som inneholder alle prosjekter av typen "Internt", og som er under arbeid. Deretter kan du vurdere hvilke av dem som kan avsluttes, og hvilke det er verdt å jobbe videre med. 5
Dokumenter Du kan lage et utvalg som inneholder alle dokumenter du har opprettet den siste måneden. Slik kan du få en oversikt over de dokumentene som er gjort, og se de du kanskje har glemt. Oppfølginger Du kan lage et utvalg som inneholder alle oppfølginger for en bestemt kunde, slik at du kan danne deg et inntrykk av hvilket forhold dere har til kunden. Dette kan f.eks. være nyttig før du skal i salgsmøte med dem. Og du kan lage et utvalg som inneholder alle oppfølginger du har denne måneden, slik at du kan få en oversikt over avtalene dine denne måneden og vurdere om du behøver å opprette noen flere. Produkter Du kan lage et utvalg som inneholder alle produkter som er solgt i år, basert på salg som inneholder tilbud og har status Solgt. Utvalget kan begrenses til bestemte produktkategorier, produktfamilier osv. basert på hva slags statistikk du har behov for. Hvis dere skal oppgradere et produkt dere selger fra versjon 2 til 3, kan du lage et utvalg av alle kunder som har kjøpt versjon 2, og bruke utvalget som grunnlag for en kampanje. Registrere dynamiske utvalg Slik registrerer du et nytt dynamisk utvalg: 1. Gå til Utvalg-bildet. 2. Klikk på Ny-knappen på knapperaden, eller velg Nytt utvalg på Utvalgmenyen. Det vises et tomt utvalgskort. 3. Skriv inn navnet på det nye utvalget der det står Utvalgsnavn med rødt. 6
4. I feltet Utvalg av velger du hva utvalget skal inneholde: Kontakter/personer, Salg, Prosjekter, Dokumenter, Oppfølginger eller Produkter. Dette kan ikke endres etter at utvalget er lagret i databasen. 5. I feltet Utvalget er velger du Dynamisk for å opprette et dynamisk utvalg. 6. I feltet Eier vises automatisk pålogget bruker. Etter at du har lagret et nytt utvalg, kan du bytte eier hvis du redigerer utvalget. Det vil i praksis si at du overfører det fra deg selv og til en annen person. For å kunne redigere et utvalg må du enten eie det eller ha administratortilgang, eller noen må ha gitt deg redigeringstilgang via SuperOffice Administration. 7. I feltet Kategori velger du hvilken type utvalg du ønsker. Klikk på pilen for å få frem en forhåndsdefinert liste over aktuelle alternativer. 8. Hvis du klikker på pilen bak feltet Synlig for, vises det en liste der du kan velge om utvalget skal være synlig for alle, privat (det vil si bare synlig for den som er definert som eier) eller synlig for alle i brukergruppen som eieren tilhører. 9. Hvis du oppretter et utvalg som inneholder kontakter, vises avmerkingsboksen Ta med første kontaktperson. Merk av her hvis du vil at første kontaktperson for hver kontakt skal tas med i utvalget. Hver kontakt kan bare forekomme én gang i et dynamisk utvalg. Legge til medlemmer i dynamiske utvalg I et dynamisk utvalg må du legge til søkekriterier før det vises noen medlemmer i utvalget. Slik gjør du det: 1. Klikk på Legg til-knappen under kriterielisten for å legge til søkekriterier. Da vises dialogboksen Legg til/rediger kriterier, der du kan legge til ønsket søkekriterium. Du kan legge til så mange søkekriterier du vil. Bruk av søkekriterier ble beskrevet i kapittel 2. Merk: I et dynamisk utvalg er beskrivelsesfeltet som brukes i statiske utvalg, erstattet av en kriterieliste. 2. Når du har angitt ønskede søkekriterier for utvalget, klikker du på OK. Hver gang du åpner dette utvalget, må du oppdatere det ved å klikke på Oppdaterkoblingen som vises på medlemslisten. Dette sikrer at medlemslisten alltid er oppdatert med de nyeste oppføringene. 7
Tips: Hvis du vil slette et søkekriterium, merker du det i kriterielisten og klikker på Slett. Kombinasjonsutvalg Et kombinasjonsutvalg er en kombinasjon av to eksisterende utvalg. Kombinasjonsutvalget kan inneholde oppføringer som er felles for de to eksisterende utvalgene, oppføringer som er forskjellige, oppføringer som bare er i ett av utvalgene og alle oppføringer i de to utvalgene. Det er imidlertid visse begrensninger for hva som kan kombineres: Hvis du velger å opprette et kombinasjonsutvalg bestående av kontakter, gjøres alle typer utvalg tilgjengelig. Hvis du derimot velger å opprette et kombinasjonsutvalg bestående av salg, prosjekter, dokumenter, oppfølginger eller produkter, gjøres bare utvalg av den valgte typen tilgjengelig. De to utvalgene som kombineres, kan være statiske eller dynamiske. Og når du har opprettet et kombinasjonsutvalg, kan du velge å gjøre det om til et statisk utvalg. 8
Hvordan kombineres de to utvalgene? Du kan velge hvilke oppføringer du vil inkludere i kombinasjonsutvalget. Disse alternativene er tilgjengelige: Kun i utvalg 1 Kun i utvalg 2 Felles Viser oppføringer som finnes i utvalg 1, og ekskluderer oppføringer som finnes i både utvalg 1 og 2. Viser oppføringer som finnes i utvalg 2, og ekskluderer oppføringer som finnes i både utvalg 1 og 2. Viser bare oppføringer som finnes i både utvalg 1 og 2. Forskjellig Viser bare oppføringer som finnes enten i utvalg 1 eller i utvalg 2. Alle Viser alle oppføringer i både utvalg 1 og 2. Eksempler på hva du kan bruke kombinasjonsutvalg til I SuperOffice Sales & Marketing kan du lage utvalg over nærmest hva som helst. Hensikten med eksemplene nedenfor er å gi deg ideer til hvordan du kan bruke funksjonaliteten i programmet. Kontakter og salg 1. Opprett et kombinasjonsutvalg for kontakter/personer basert på to eksisterende utvalg: "Kunder i Sverige" (utvalg 1) og "Gjennomførte salg i fjor" (utvalg 2). 9
2. Velg kombinasjonstypen Kun i utvalg 1. Resultatet vil inneholde kunder i Sverige som dere ikke solgte noe til i fjor. 3. Lagre resultatet som et statisk utvalg med navnet "Kunder i Sverige uten salg", og gi en av selgerne ansvaret for å følge opp disse kundene. Oppfølginger 1. Opprett et kombinasjonsutvalg for oppfølginger basert på to eksisterende utvalg: "Oppfølginger knyttet til mine kunder" (utvalg 1) og "Planlagte oppfølginger i neste måned" (utvalg 2). 2. Velg kombinasjonstypen Felles. Resultatet vil inneholde en oversikt over oppfølginger du må gjennomføre neste måned. Disse kan du f.eks. eksportere til en fil ved hjelp av oppgaven Eksporter til fil. Merk: Dersom det er ønskelig å kun sammenligne kontaktene som er knyttet mot disse to utvalgene, merker du av for Sammenligne bare kontakter. Registrere kombinasjonsutvalg Slik registrerer du et nytt kombinasjonsutvalg: 1. Gå til Utvalg-bildet. 2. Klikk på Ny-knappen på knapperaden, eller velg Nytt utvalg på Utvalgmenyen. Det vises et tomt utvalgskort. 3. Skriv inn navnet på det nye utvalget i feltet der det står Utvalgsnavn med rødt. 4. I feltet Utvalg av velger du hva utvalget skal inneholde: Kontakter/personer, Salg, Prosjekter, Dokumenter, Oppfølginger eller Produkter. Dette kan ikke endres etter at utvalget er lagret i databasen. 5. I feltet Utvalget er velger du Kombinasjon for å opprette et kombinasjonsutvalg. 10
Merk: Du kan gjøre dynamiske utvalg og kombinasjonsutvalg om til statiske utvalg, men du kan ikke gjøre statiske utvalg om til dynamiske utvalg eller kombinasjonsutvalg. 6. I feltet Eier vises automatisk pålogget bruker. Etter at du har lagret et nytt utvalg, kan du bytte eier hvis du redigerer utvalget. Det vil i praksis si at du overfører det fra deg selv og til en annen person. For å kunne redigere et utvalg må du enten eie det eller ha administratortilgang, eller noen må ha gitt deg redigeringstilgang via preferansen Funksjoner i SuperOffice Administration. 7. I feltet Kategori velger du hvilken type utvalg du ønsker. Klikk på pilen for å få frem en forhåndsdefinert liste over aktuelle alternativer. Disse alternativene defineres i SuperOffice Administration. 8. Under Utvalg 1 og Utvalg 2 velger du de to utvalgene du vil kombinere. Merk: Hvis du har valgt Kontakter/personer under Utvalg av, kan du velge blant alle typer utvalg her. Hvis kombinasjonsutvalget derimot er av Salg, Prosjekter, Dokumenter, Oppfølginger eller Produkter, kan du bare velge blant samme type utvalg for Utvalg 1 og Utvalg 2. 9. Under Kombinasjonstype velger du hvilke oppføringer fra de to utvalgene som skal inkluderes i kombinasjonsutvalget. 10. Hvis du oppretter et utvalg som inneholder kontakter, vises avmerkingsboksen Sammenligne bare kontakter. Merk av her hvis du bare vil sammenligne kontakter og ikke kontaktpersoner i utvalget. 11. Hvis du klikker på pilen bak feltet Synlig for, vises det en liste der du kan velge om utvalget skal være synlig for alle, privat (det vil si bare synlig for den som er definert som eier) eller synlig for alle i brukergruppen som eieren tilhører. 12. Merk av for Utført hvis du vil angi at utvalget er inaktivt. Hvis du vil at utvalget skal være aktivt, lar du avmerkingsboksen stå tom. 13. Klikk på OK for å lagre utvalget i databasen. Etter at utvalget er lagret, kan du endre både kombinasjonstypen og hvilke utvalg som skal kombineres, hvis du redigerer utvalget. Det er imidlertid ikke mulig å endre Utvalg av-feltet. Vise utvalg i minikortet Hvis du har laget et utvalg som du bruker ofte, kan du legge til utvalget i minikortet slik at det alltid er synlig i SuperOffice Sales & Marketing. 11
Slik gjør du: 1. Klikk på listeboksen øverst i minikortet, og velg Utvalgsmedlemmer. 2. I listeboksen nedenfor velger du det utvalget du vil vise i minikortet. 3. Klikk eventuelt på Oppdater hvis utvalget ikke er oppdatert. 4. Klikk på låsikonet øverst til venstre i minikortet hvis du vil at minikortet skal vises med dette utvalget uansett hvor du navigerer i SuperOffice Sales & Marketing. Ikonet endres da fra til. 5. Klikk på ikonene øverst til høyre for å veksle mellom medlemmer i utvalget og tilhørende kontakter/kontaktpersoner. Hvis du for eksempel viser et salgsutvalg i minikortet, kan du klikke på for å vise kontakter/kontaktpersoner som er tilknyttet salgene i utvalget. 12