Vedlegg 24 Beredskapsplan
Forord Alle virksomheter er pålagt å ha en plan for kriser og katastrofer i fredstid. En beredskapsplan i seg selv er ingen garanti for en god håndtering av en krise, men den kan være et hjelpemiddel for å kunne koordinere håndteringen av krisen best mulig, og således sette inn rett tiltak til rett tid. Kriser kommer alltid ubeleilig og skaper ofte en situasjon preget av usikkerhet og handlingslammelse. Det er derfor viktig å kunne beholde roen og handlekraften i slike situasjoner. Kriseplanen skal derfor være en veiledning i hvordan Vea- Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører, håndterer ulike typer kriser. Planen må gjennomgås med alle berørte parter, så vel ansatte som studenter. Planen må inngå som en naturlig del av årshjulet og må følgelig oppdateres hvert år. De ansvarlige må påse å ajourholde sin del av planen. Assisterende rektor og rektor er ansvarlige for at det initieres oppdatering av planen Oppmøtested for kriseteamet: Møterommet i adm. bygget 1. etg.
Beredskapsplan for kriser og ulykker er styrebehandlet 21. februar 2006. Revisjonsliste: Revidert etter beredskapsøvelse 15. november 2006 vers. 2 Revidert i VLG møte 1. September 2009- vers. 3 Revidert 17. desember. 2009- vers. 4 Revidert etter beredskapsøvelse 31. januar 2011 - vers. 5
Innholdsfortegnelse: Del 1 BEREDSKAPSPLAN... 5 1 Generelt... 5 2 BEREDSKAPSPLANENS VIRKEOMRÅDER... 5 2.1 Kriseteamets oppgaver under en krisesituasjon... 5 2.2 Informasjon... 6 3 ORGANISERING... 6 3.1 Kriseteam... 6 3.2 Varsling... 7 DEL 2 BEREDSKAPSPLAN: Kriser i utlandet... 8 3.3 Definisjon av krise i utlandet... 8 3.4 Prosedyrer for studenter og ansatte i utlandet... 8 3.4.1 Melding om kriser eller andre situasjoner som kan kreve bistand... 8 3.4.2 Potensiell krisesituasjon i utlandet... 8 3.4.3 Kriseteamets prosedyrer ved kriser i utlandet... 9 DEL 3: HANDLINGSKORT... 10 3.5 Alvorlig ulykke/ krise- handlingsplan... 10 3.6 Plutselig dødsfall - handlingsplan... 11 3.7 Alvorlig sjukdom hos student eller ansatt... 12 3.8 Problemer knyttet til bygg og anlegg... 13 4 Tiltak ved dødsfall... 14 4.1 Markeringer ved dødsfall... 14 4.2 Bruk av flagget... 14 4.3 Bruk av kondolanseprotokoll... 14 4.4 Minnestund... 14 5 Kortfattet huskeliste for en krisesituasjon... 15 6 Medieberedskapsplan ved større ulykker og / eller kriser... 15 7 Logg ved kriser... 17
Del 1 BEREDSKAPSPLAN 1 Generelt Hensikten med beredskapsplanen er å forberede oss på å takle situasjoner som vi ønsker ikke skal skje, men som vi vet av erfaring kan komme til å skje, slik at våre elever/ studenter og ansatte skal være best mulig forberedt til å møte kriser og ulykker og at de skal få den hjelp de trenger. Planen er forsøkt gjort oversiktelig og lett tilgjengelig for alle parter, slik at den kan fungere på en hensiktsmessig og effektiv måte når tiltak skal iverksettes. Planen er videre forsøkt tilpasset virksomhetens størrelse og behov og skal ikke overta andre offentlige instansers ansvar, men skal i samarbeid med disse sørge for best mulig beredskap og oppfølging på lokalt plan. Denne planen skal være operativ for krisehåndtering v/ Vea og trekker opp hovedlinjer for hvordan dette skal utføres. Planen skal sikre at alle ansatte og elever /studenter har tilstrekkelig med informasjon, slik at de i en krisesituasjon vet hvem som har ansvar og hvem en skal kontakte. Planen må oppfattes som en praktisk anvisning for: Hva gjør vi når noe skjer Hvem gjør hva I hvilken rekkefølge 2 BEREDSKAPSPLANENS VIRKEOMRÅDER Større ulykke: Dødsfall eller personskade hvor elever/ studenter eller ansatte i virksomhet ved eller med tilknytning til Vea er involvert. Leteaksjoner Brann eller eksplosjon: Større materiell skade Uforutsette begivenheter som: Vil ha konsekvenser for et stort antall ansatte og/ eller studenter Medfører stor pågang fra presse og publikum Angår alvorlige strafferettslige forhold og hvor politiet er koblet inn 2.1 Kriseteamets oppgaver under en krisesituasjon Håndtere situasjonen Gi omsorg og dekke de berørtes behov Tilfredsstille tredje parts behov for informasjon Bevare tillit og omdømme Bringe forholdene raskest mulig tilbake til normalsituasjonen
2.2 Informasjon All erfaring viser at informasjon er et svært viktig element i krisehåndtering. Ledelsen har ansvaret for å lede informasjonsarbeidet i forbindelse med kriser og skal gi støtte til avdelingene dersom det er behov. Ved dødsfall/ sykdom er det politi/ helsevesen som informerer. Ledelsen, eventuelt i samråd med politi/ helsevesen, avgjør hvordan andre pårørende varsles. Rektor, eller dennes stedfortreder, koordinerer all informasjon til media, se vedlagte mediaberedskapsplan 3 ORGANISERING 3.1 Kriseteam All kommunikasjon med media er kriseteamets ansvar! Kriseteamet skal alltid varsles! Kriseteamet skal fungere som redningssentral med følgende oppgaver: Kontakt og samordning i forhold til brannvesen, politi og helsevesen/ ambulanse/ legevakt Samordning internt Informasjonsoppgaver internt og eksternt Vurdering av behov for å innkalle psykisk og fysisk støtteapparat i forhold til krisens nivå
3.2 Varsling Dersom det oppstår en krise skal varslingsrutinene følges. En i krisetemaet varsles. Dersom denne ikke er tilgjengelig varsles en av de andre på lista. Noter i loggen hvem som ble varslet når (se vedlegg 3). Vedlagt beredskapsplanen følger overordnet varslingsliste, denne er ment å være retningsgivende for hvem som skal varsles. Elever/ studenter og ansatte som oppdager en mulig krisesituasjon skal varsle: Politi: 112 Brann: 110 Ambulanse: 113 Brannvernpersonell dagtid/ etter dagtid: Teknisk drift: 47 37 64 30 Nødtelefon hele døgnet 62 36 26 49 Securitas varsler kriseteamet. Kriseteamet har følgende sammensetning: Avd. leder Teknisk drift mobil: 41 28 28 77 Markeds- og infoansvarlig Rektor mobil: 95 75 95 98 mobil : 41 28 28 73 Assisterende rektor mobil: 47 66 29 93 Avd. leder blomsterdek. mobil: 97 01 33 53 Avd. leder gartnerfag. mobil: 90 13 23 30 Merknad: Ved en krise vurderes det om det sentrale sentralberedskapsgruppe skal settes inn eller ei, og om det skal forsterkes med personer som har kompetanse innenfor spesielle områder.
DEL 2 BEREDSKAPSPLAN: Kriser i utlandet Dersom en krisesituasjon skulle oppstå ved utlandsopphold, vil dette kreve rask håndtering av skolen. Planen definerer prosedyrer for ansatte og studenter under utenlandsoppholdet.det er derfor viktig at både ansatte og elever/ studenter er kjent med prosedyrene. Planen synliggjør hvilket ansvar Vea har for elever/ studenter i utlandet, og hvor ansvaret ligger internt i virksomheten. 3.3 Definisjon av krise i utlandet Hendelser som er definert som en krise: a) død b) alvorlige ulykker eller alvorlig sykdom c) andre alvorlige hendelser som vold, kidnapping, savnede studenter, politisk uro med opptøyer, terrorhandlinger,unntakstilstander/krigslignende tilstander, epidemier og naturkatastrofer 3.4 Prosedyrer for studenter og ansatte i utlandet Alle studenter og ansatte som reiser utenlands må fylle ut et egenerklæringsskjema før utenlandsoppholdet, hvor det fremgår at de har satt seg inn i bestemmelsene og retningslinjene ved opphold i utlandet. Egenerklæringsskjemaene oppbevares hos avd. ledere med kopi til arkiv i studieadministrasjonen. 3.4.1 Melding om kriser eller andre situasjoner som kan kreve bistand - Deltakernes kontaktperson, eller en annen deltaker dersom kontaktpersonen ikke er tilgjengelig, tar kontakt med nærmeste norske/ nordiske utenriksstasjon og/eller eventuell kontaktperson ved utplasseringsstedet. - Deltakernes kontaktperson tar umiddelbar kontakt med den den respektive avdelingsleder eller dennes stedfortreder. - Hvis man ved krisesituasjoner ikke får kontakt med de forannevnte skal man ringe nødnummeret. - Situasjonen vil bli fulgt opp ved Vea. Om nødvendig sammenkalles kriseteamet - Gruppens kontaktperson fungerer som bindeledd mellom deltakerne i gruppen, Vea og eventuelt andre institusjoner - Kontakt med pårørende og media koordineres av kriseteamet. 3.4.2 Potensiell krisesituasjon i utlandet Dersom en gruppe studenter i utlandet er i fare, for eksempel på grunn av naturkatastrofer eller en unntakstilstand i landet, skal følgende prosedyrer følges: - Råd og pålegg fra lokale styresmakter skal følges.
Dersom en ved Vea får kjennskap til en situasjon i utlandet som potensielt kan innebære en krise med involverte Vea- studenter, skal vedkommende varsle den første personen som står oppført i kriseteamet. Personen i kriseteamet varler resten av kriseteamet. Kriseteamet skal sammen: - Identifisere situasjonen - Avgjøre om vi har studenter i det aktuelle området. - Avgjøre, evt. i samråd med avdelingsleder, om det bør tas kontakt med studenten(e) via e-post eller telefon. En melding til studenten(e) bør inneholde en påminnelse om å registrere seg ved den norske/ nordiske utenriksstasjonen og å ta kontakt med familien hjemme. Meldingen skal også gi instruksjoner om hva studenten(e) bør gjøre dersom situasjonen skulle forverre seg, og eventuelt be om en tilbakemelding på hvordan studenten har det nå. Dersom det blir avgjort at studenten(e) skal kontaktes, sendes meldingen til alle studentene eller kontaktpersonene for grupper som oppholder seg i det aktuelle området. - Vurdere situasjonen og om nødvendig kontakte stedlige norske utenriksstasjon og/eller eventuell kontaktperson ved vertsstedet - Ved alle krisesituasjoner skal prosedyrene for Melding om kriser eller andre situasjoner som kan kreve bistand fra Vea følges. 3.4.3 Kriseteamets prosedyrer ved kriser i utlandet Kriseteamet vil: - Innhente all registrert informasjon om studenter i det aktuelle området fra Internasjonalt kontor - Kontakte stedlige norske/ nordiske utenriksstasjon for informasjon og bistand - Forsikre seg om at all informasjon er korrekt før nærmeste pårørende kontaktes - Avgjøre hvem som skal kontakte og støtte de pårørende - Avklare konsekvensene for eventuelle øvrige studenter i området og fastsette om tiltak må iverksettes for disse - Avgjøre om situasjonen er såpass alvorlig at studentene bør evakueres. Utenriksdepartementet bør kontaktes i denne prosessen - Avdekke hva studentene ønsker å gjøre - Kontakte forsikringsselskapene til studentene for en koordinert innsats dersom en evakuering må gjennomføres - Avgjøre Veas offisielle respons på hendelsen
DEL 3: HANDLINGSKORT 3.5 Alvorlig ulykke/ krise- handlingsplan Fase Ansvarlig Tiltak 1. Akutt fase Den som først kommer Varsel: til ulykkesstedet Politi 112 Lege ambulanse 113 Brannvesen 110 Setter i gang førstehjelp/oppliving Alt. ring i henhold til varslingsliste: 1. person på listen i Kriseteamet 2. Oppfølgingsfasen Politi Avd. leder Kriseteamet v/ Avd. leder Teknisk drift Rektor Avd. ledere Markeds- og informasjonsrådgiver Rektor/ avd. ledere Kriseteam, rådgiver, prest Arbeidsmiljøutvalg AMU Varsle/informere pårørende. Gjøre politi arbeid. Evt. ta del i info. arbeidet Vurdere behovet for involvering av kriseteam. Vurdere andre instanser som bør involveres. Kontakter pårørende. Informerer ansatte og studenter. Ansvar for evt. info ut til media. Info. til eksterne parter om hva som blir gjort ved Vea. Legger opp strategier for videre arbeid ift krisens omfang. Innhenter kompetanse gjennom involvering av prest og sosialrådgiver. Informasjon til studenter og ansatte Gjør klar for evt. samlingssted for samtaler/bearbeiding. Få oversikt over hendelsen hvem hva, hvor, konsekvenser og tiltak framover. Informere om hjelpeapparat i og utenfor Vea. Kontakte andre aktuelle utvalg/avd. med kompetanse som kan være til nytte i ulykkesoppfølging. Vurderer om undervisning skal avlyses eller ei, evt. annen aktivitet (eksamen osv) Observerer elever/studenter /tilsatte som får problemer. Debrifing for elever/studenter og ansatte kort tid etter hendelsen. Vurdere om en kan forebygge/hindre liknende ulykker i fremtiden
3.6 Plutselig dødsfall - handlingsplan Krise Ansvarlig Tiltak Plutselig dødsfall blant elever/ studenter eller ansatte Den som finner den forulykkede/ først blir kjent med forholdet Varsle: Politi 112 Lege / ambulanse 113 2. Oppfølgingsfasen Lege Politi Politi/ prest Avd. ledere Rektor Avd. ledere Kriseteamet v/ Avd. leder Teknisk drift Rektor Avd. ledere Markeds- og informasjonsrådgiver Rektor VLG VLG teknisk drift VLG Kriseteam, rådgiver, prest Alt. ring i henhold til varslingsliste: 1. person på listen i Kriseteamet Stadfeste dødsfall Stadfester evt. død/ etterforsker forhold Varsler pårørende Vurdere involvering av kriseteam. Vurdere andre instanser som bør involveres. Varsler andre (medboere/ medstudenter) Varsler elevråd. Kontakter pårørende. Informerer ansatte og elever/ studenter Innhenter tillatelse fra pårørende til å gå ut med info. Info. til eksterne parter. Legger opp strategier for videre arbeid ift. krisens omfang. Kriseteamet innhenter kompetanse gjennom involvering av prest og rådgiver. Informasjon til studenter og ansatte. Organiserer minnestund og opplegg for å ta imot pårørende. Se side 8, pkt 4. Forsikringsordninger/ vurdere erstatningsansvar Vurderer om undervisning skal avlyses eller ei, evt. annen aktivitet (eksamen osv). Vurdere hvem som skal representere Vea ved evt. minnehøytidelighet / begravelse. Det skal flagges ved begravelse, uavhengig av hvor vedkommende var når dødsfallet inntraff. Utarbeider info som kan settes opp på begravelsesdagen. Observerer studenter /tilsatte som får problemer. Debrifing for studenter og ansatte. Debriefing av direkte involverte gjennomføres innen 48 timer etter hendelsen. Kort oversikt over tiltakene: Ved død hos enten studenter eller ansatte skal både lege, ambulanse og politi varsles. Kriseteamet skal også alltid varsles. Vea skal flagge på begravelsesdagen. Info.knyttet til markeringen kommer fra kriseteamet. Vea må sette inn ressurser til å følge opp andre ansatte/ medstudenter og pårørende i en sorgperiode. Arbeidet er viktig siden erfaringer viser at slike hendelser kan vekke følelser hos andre i organisasjonen.
3.7 Alvorlig sjukdom hos student eller ansatt Krise Ansvarlig Tiltak Alvorlig sjukdom hos student eller ansatt Avd. ledere Rektor Tar ansvar for drøfting og evt. delegering. Viser oppmerksomhet. Sender hilsen/blomster. Kontakter rådgiver for kompetanse og videre oppfølging. Vurder involvering av prest. Innhenter samtykke til å informere andre studenter/ ansatte. (Jfr. personvern og privatlivets fred). Info.gis i møter, ikke elektronisk. Avklarer også om det er spesielle grupper som skal ha info.før andre. Vurdere om Studentrådsleder skal informeres evt. tiltak som kan settes inn fra denne parten Rådgiver Opplegg for videre arbeid med 2. Oppfølgingsfase Avd. ledere Stabsleder Bedriftshelsetjenesten Råd og utvalg på Vea studenten Informerer den ansatte ift. vedkommendes rettigheter. Hjelper med evt. utfylling av skjema etc. Følger opp den tilsatte (jfr. Veas som IA- bedrift) Setter inn tiltak for å gjøre det mulig for vedkommende å fortsette i sitt arbeid. Vurdere hjelp fra andre avd. eller instanser utenfra. Vurderer om det er spesielle tiltak som kan settes inn. Behjelpelig med kompetanse. Være med å vurdere involvering fra andre avklare behov. Vurdere om det er ulike råd og utvalg som kan hjelpe vedkommende inn i arbeid/ut av arbeid.
3.8 Problemer knyttet til bygg og anlegg Krise Ansvarlig Tiltak Problemer knyttet til bygg og anlegg Første mann på åstedet Varsler: Politi 112 Brann 110 Lege / ambulanse 113 Vakttelefon Tekn. drift - 47 37 64 30 2.Oppfølgingsfase Teknisk driftsleder Avd. ledere Rektor Kriseteamet Kriseteam Kriseteam Rektor Avd. ledere Arbeidsmiljøutvalg AMU Vurderer situasjonen og om kriseteam bør settes inn Vurderer om andre instanser bør tilkalles for kompetanse Kontakter pårørende Ansvar for evt. info ut til media Informerer ansatte og studenter. Info. til eksterne parter. Orienterer om hva som blir gjort ved Vea. Legger opp strategier for videre arbeid ift. krisens omfang. Kriseteamet kan innhente kompetanse på området. Informasjon til studenter og ansatte. Få oversikt over hendelsen hvem hva, hvor, konsekvenser og tiltak framover Ved problemer med lokaler jfr. Evakuering se egen evakueringsplan ( avtale med Ringen) Vurderer om undervisning skal avlyses eller ei, evt. annen aktivitet (eksamen osv). Vurdere om en kan forebygge/hindre liknende ulykker i fremtiden. Vedlegg 1:
4 Tiltak ved dødsfall 4.1 Markeringer ved dødsfall Ledelsen skal i samråd med kriseteam for det enkelte tilfelle skjønnsmessig vurdere om og på hvilken måte markeringer skal finne sted. Herunder nevnes spesielt markeringer ved bruk av flagg, kondolanseprotokoll og minnestund ved dødsfall blant ansatte eller studenter. Det er viktig å ha den enkelte situasjon for øye og med bakgrunn i den finne fram til en omsorgsfull måte å markere dødsfallet på. 4.2 Bruk av flagget Ved dødsfall blant studenter / ansatte skal det flagges på halv stang. Ved gravferd følger Vea skikken med å flagge på halv stang inntil jordfestelsen eller bisettelsen har funnet sted, for så å heise flagget på hel stang. Når flagget skal være på halv stang, skal det heises helt opp før det senkes ned til halv stang. 4.3 Bruk av kondolanseprotokoll Ved dødsfall blant elever / studenter og ansatte kan det på et egnet, tilgjengelig sted legges frem en kondolanseprotokoll. Protokollen legges gjerne frem på et enkelt bord med hvit duk, en bukett blomster og levende lys og eventuelt et fotografi av den avdøde. Normalt legges kondolanseprotokollen fram umiddelbart etter dødsfallet. Kondolanseprotokollen bør overrekkes til den avdødes nærmeste pårørende. 4.4 Minnestund Så snart som mulig etter dødsfallet blant elever / studenter og de ansatte har blitt kjent, bør det arrangeres en enkel minnestund. Minnestunden må gjøres kjent blant elever / studenter og de ansatte. Minnestunden bør være enkel og verdig og inneholde følgende momenter: Musikk av passende karakter mens deltakerne samles Åpningsord ved den som leder minnestunden Enkle minneord om den som er død Salme /sang Et passende kunstnerisk innslag Eventuelle beskjeder (om gravferd, undervisning og lignende) Avslutningsord Rommet der minnehøytiden finner sted skal pyntes på en enkel og verdig måte, ved bruk av levende lys, blomster og eventuelt fotografi av den avdøde. De nærmeste pårørende bør informeres og inviteres til å være tilstede dersom de ønsker det. Vedlegg 2:
5 Kortfattet huskeliste for en krisesituasjon Den som først blir oppmerksom på en krisesituasjon/ulykke har ansvar for å melde fra! Når du varsler bør du huske på å si: Hvem du er Hva som har skjedd Hvor har det skjedd Hvilke omfang/konsekvenser får hendelsen Husk å skriv logg over hvem som varsles når. Loggen skal forefinnes i papirformat og skal arkiveres i studieadministrasjonen. Se vedlegg. Vedlegg 3 6 Medieberedskapsplan ved større ulykker og / eller kriser 1. Rektor, eller dennes stedfortreder, har det overordnede formelle ansvaret i en krisesituasjon. 2. Rektor, eller dennes stedfortreder, koordinerer all informasjon til media. 3. Rektor, eller dennes stedfortreder, innkaller de i ledelsen (VLG) som er tilgjengelige samt markeds- og informasjonsrådgiver for å informere og konferer med utgangspunkt i følgende spørsmål: Hva informerer vi om? Hva informerer vi ikke om? Når informerer vi? Hvor informeres det fra? Hvordan informeres det? Hvem gjør hva? 4. Det er ikke fagskolens oppgave å informere utad om at en ulykke har skjedd. Men rektor eller andre i hennes sted må holde seg orientert om at politiet gjør det. I samråd med politiet vurderer rektor når og hvordan informasjon skal gis internt. Bortsett fra umiddelbare kommentarer om bekymring eller sorg over det som har skjedd, bør rektor i første omgang overlate til politiet å informere media. 5. Fagskolens ansatte og studenter skal ikke snakke med pressen, eller benytte sosiale medier til å informere i krisesituasjoner. Om ikke annet er uttrykkelig avtalt, skal media henvises til rektor. 6. Ingen ansatte eller studenter skal oppgi navn på kolleger eller medstudenter til dem som er forulykket - heller ikke formidle opplysninger om eller fotografier av de forulykkede. Kolleger og medstudenter som uttaler seg til pressen må regne med sterkt påtrykk, og vil som regel være for dårlig orientert om de faktiske forhold. Politiet uttaler seg om: Eventuelle omkomne
Tilstanden til eventuelle skadde - eller henviser til vedkommende Sykehus Navn på omkomne eller skadde Omstendighetene rundt selve ulykken Årsaken til ulykken Redningsarbeidet Rektor kan på fagskolens vegne etter hvert uttale seg om: I hvilken sammenheng ulykken skjedde Hvilke konsekvenser ulykken eventuelt kan tenkes å få for fagskolen Hvilke tiltak som eventuelt er satt i gang, eller kan bli satt i gang Det er taushetsplikt når det gjelder personlige forhold en får kjennskap til, både når det gjelder studenter og ansatte. Vedtatt av fagskolestyret: Vedlegg 4:
7 Logg ved kriser Dato Type hendelse/krise Kontaktet Bekreftet Merknader