Møteinnkalling Åmli kontrollutvalg Dato: 14.06.2016 kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, møterom Trongedalsnuten Arkivsak: 15/09715 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf. 91 82 75 45. Vara møter bare etter egen innkalling. I tillegg møter: Rådmann Christina Ødegård sak 15-16/16 kl. 09:00 Styreleder Åmli frivillighetssentral sak 15/16 kl. 09:00 Etter behandlingen av de ordinære sakene vil det bli gjennomført et bedriftsbesøk hos Indre Agder og Telemark Avfallsselskap IKS. Bedriftsbesøket finner sted fra ca. kl. 12:00 hos IATA avdeling Nissedal (Langmoen avfallsanlegg 3855 TREUNGEN). Sakskart Side Møteinnkalling 3/16 15/09715-19 Godkjenning av møteinnkalling 14.06.16 3 Møteprotokoll 3/16 15/09715-20 Godkjenning av protokoll fra møte 18.04.16 4 Saker til behandling 15/16 16/05164-15 Forhold knyttet til Åmli Frivillighetssentral 5 16/16 16/06496-1 Forhold knyttet til kjøp av areal på Hegna industriområde 9 17/16 16/06493-1 Orientering fra revisjonen i møte 14.06.16 11 18/16 16/06494-1 Eventuelt i møte 14.06.16 12 1
Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 08.06.2016 For Leder Tobias Wessel-Hansen Tangen Alexander Etsy Jensen (sign.) Sekretær for kontrollutvalget 2
Møteinnkalling 3/16 Godkjenning av møteinnkalling 14.06.16 Arkivsak-dok. 15/09715-19 Arkivkode. 033 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Åmli kontrollutvalg 14.06.2016 3/16 Forslag fra sekretariatet: Møteinnkalling 14.06.16 godkjennes. Vedlegg: Møteinnkalling 14.06.16 3
Møteprotokoll 3/16 Godkjenning av protokoll fra møte 18.04.16 Arkivsak-dok. 15/09715-20 Arkivkode. 033 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Åmli kontrollutvalg 14.06.2016 3/16 Forslag fra sekretariatet: Protokoll fra møte 18.04.16 godkjennes. Vedlegg 1: Protokoll fra møte 18.04.16 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 15/16 Forhold knyttet til Åmli Frivillighetssentral Arkivsak-dok. 16/05164-15 Arkivkode. 033 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Åmli kontrollutvalg 18.04.2016 11/16 2 Åmli kontrollutvalg 14.06.2016 15/16 Forslag fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har tidligere behandlet saken i møte 18.04.16 sak 11/16. I etterkant av denne behandlingen har det fremkommet nye opplysninger i saken, i tillegg til et ønske fra styreleder i Åmli frivillighetssentral om å få legge frem deres syn på saken for kontrollutvalget i møte. Med dette som bakgrunn og for å ivareta prinsippet om kontradiksjon har leder av kontrollutvalget bedt om å få saken opp på ny. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har tidligere behandlet saken i møte 18.04.16 sak 11/16. følgende vedtak ble da enstemmig fattet: Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmann til orientering. Kontrollutvalget fremmer følgende oversendelsesforslag til kommunestyret: Med bakgrunn i artikkel i Åmli avisa 25.02.16 og sak 11/16 i kontrollutvalget 18.04.16 anmoder kontrollutvalget om at kommunestyret setter opp en egen orienteringssak for å få dementert påstandene som har fremkommet. Formålet med at kontrollutvalget behandlet sak 11/16 i møte 18.04.16 var for å bringe klarhet i hva retningslinjene for frivillighetssentraler (kap. tre) sier om finansiering. Dette sett i lys av at det gjennom en artikkel i Åmli avisa 25.02.16 ble fremsatt følgende påstander: 1. Styreleder og daglig leder: «De er skuffet og lei av kommunen som de mener har underbetalt sentralen i flere år i forhold til løfter gitt for å få statlig tilskudd» 2. Styreleder: «De har bedrevet under budsjettering i årevis, svarer ikke på brev og spørsmål, skriver ikke referater, og skylder på menneskelig svikt. Slik jeg ser det bryter kommunen vanlig forvaltningslov» 5
Sekretariatet legger følgende definisjon til grunn av begrepet påstand: «En påstand er en uttalelse noen kommer med der de mener at noe er rett eller galt. Så er det opp til hver enkelt å forsøke å bevise eller motbevise at denne "påstanden" er rett eller galt». I denne saken vises det til deres uttalelser (påstander) i Åmli Avisa 25.02.16. Påstand nr. 1. For å finne ut om påstand nr. 1 er rett eller galt har kontrollutvalget støttet seg til retningslinjenes kapittel tre som sier noe om finansiering av frivillighetssentraler. Det går frem av retningslinjene at for å motta statstilskudd forutsettes det 40 prosent lokal finansiering (ikke ensbetydende med kommunal finansiering) i tillegg til det statlige tilskuddet. Det vil si at for å få et tilskudd på 155 000 kroner må sentralen ha et driftsbudsjett på minimum kr 155 000/0,6 = 258 333 med en lokal finansiering på 258 333 * 0,4 = 103 333. Det er et krav til søknaden at lokal finansiering er skaffet til veie på søknadstidspunktet. Rådmannen bekreftet i sin redegjørelse i møte 18.04.16 at kommunen følger disse retningslinjene. Det ble på dette tidspunktet heller ikke opplyst fra rådmannens side at det kunne foreligge et vedtak der kommunen har forpliktet seg til å gi et tilskudd som går ut over det retningslinjene tilsier. På bakgrunn av dette konkluderte kontrollutvalget med at det ikke var hold i denne påstanden og at det var viktig for kommunen å få kommunisert at de gjeldende retningslinjer for tildeling av støtte følges. Av hensyn til kommunens omdømme fremmet kontrollutvalget oversendelsesforslag til kommunestyret med anmodning om at kommunestyret setter opp en egen orienteringssak for å få dementert påstandene som har fremkommet. I mellom kontrollutvalgets og kommunestyrets behandling ble kontrollutvalget ved leder gjort oppmerksom på at det kan foreligge ett gyldig vedtak der kommunen har forpliktet seg til å gi et tilskudd som går ut over det retningslinjene tilsier. Sekretariatet har blitt gjort kjent med ett vedtak fra 2004 når sentralen ble åpnet. Det går frem av saksframlegget at kommunen forplikter seg til å dekke 40 % lokal finansiering første året. Videre er det et vedtak fra 2011 vedr. økt bevilgning. Det kan stilles spørsmål ved gyldigheten av disse vedtakene. Det kan tenkes at når kommunen årlig fatter budsjettvedtak (også stadfester støtte til frivillighetssentralen) opphever tidligere fattede vedtak (automatisk). Et politisk fattet vedtak er gyldig til ett nytt politisk vedtak blir fattet. Etter gjentatte forsøk har ikke sekretariatet lyktes med å få rådmann til å svare på hva kommunen har forpliktet seg til vedr. bevilgninger til frivillighetssentralen og derfor står denne problemstillingen fortsatt ubesvart. Påstand nr. 2. For å finne ut om påstand nr. 2 er rett eller galt ba kontrollutvalget rådmann i møte 18.04.16 om å redegjør for kommunens rolle knyttet til Åmli Frivillighetssentral, samt rådmannens kommentarer til de påstandene som fremkom i pressen. Det ble ikke lagt vekt på å finne svar på påstanden om kommunens praksis bryter med Forvaltningsloven, da hovedfokus i den omgang var å få avklart problemstillingen knyttet til økonomisk støtte til frivillighetssentralen. Det kom ikke frem noe av rådmannens redegjørelse sist som skulle tilsi at Åmli kommune har brutt Forvaltningsloven ved å ikke svare på brev og spørsmål sendt fra frivillighetssentralen. 6
For å få klarhet i denne påstanden har sekretariatet i e-post 13.05.16 bedt styreleder i frivillighetssentralen om å gi en skriftlig tilbakemelding på følgende: 1. Hvilken/hvilke henvendelse siktes det til (som frivillighetssentralen ikke har fått svar på)? 2. Når skal henvendelsen/henvendelsene være sendt? 3. Hvem skal henvendelsen være sendt til? Styreleder i Åmli frivillighetssentral har i e-post 31.05.16 gitt en skriftlig tilbakemelding på spørsmålene ovenfor. Se sakens vedlegg for detaljert oversikt. Denne oversikten er videreformidlet til rådmann, slik at hun skal kunne svare på påstanden om at Åmli kommune har brutt Forvaltningsloven ved å ikke svare på brev og spørsmål sendt fra frivillighetssentralen. Etter gjentatte forsøk har ikke sekretariatet lyktes med å få rådmann til å svare på denne påstanden og derfor står også denne problemstillingen fortsatt ubesvart. Sekretariatet har forsøkt å få klarhet i hva som er fakta knyttet til saken. Kontrollutvalget har av den grunn i e-post 11.05.16 bedt rådmann gi en skriftlig tilbakemelding på følgende spørsmål: Hva har kommunen forpliktet seg til vedr. bevilgninger til frivillighetssentralen (Det vises til vedtak fra 2004 når sentralen ble åpnet. Det går frem av saksframlegget at kommunen forplikter seg til å dekke 40 % lokal finansiering første året. Videre er det et vedtak fra 2011 vedr. økt bevilgning)? Hvordan stiller Åmli kommune seg til påstandene om at kommunen skal ha brutt forvaltningsloven ved å ikke svare på brev/eposter fra Frivillighetssentralen? Har kontrollutvalget fått alle relevante opplysninger knyttet til saken? I tillegg til e-posten det henvises til ovenfor har sekretariatet sendt en påminnelse om å svare på henvendelsen 06.06.16. Sekretariatet har ikke lykkes med å få svar på spørsmålene før fristen for utsendelse av sakspapirene. Rådmann Christina Ødegård er invitert til kontrollutvalgets møte for å svare på spørsmålene ovenfor. I tillegg er styreleder i Åmli frivillighetssentral Tore Kateraas invitert til kontrollutvalgets møte for å legge frem deres syn på saken og han har bekreftet at han vil benytte sin tildelte taletid på inntil 10 min. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet vil beklage at alt det gode arbeidet Åmli frivillighetssentral har gjort og gjør har kommet i skyggen av denne saken. Sekretariatet er av den oppfatning at det er viktig å finne svar på de to hovedproblemstillingene som fremkommer av saken, slik at kontrollutvalget kan bidra til at eventuelle mangler og feil kan rettes opp, og at kontrollutvalget på den måten kan bidra til en forbedring til det beste for kommunen og frivillighetssentralen. Saken legges frem uten innstilling i påvente av redegjørelsen fra styreleder i frivillighetssentralen og rådmann. Vedlegg 2: - Svar fra styreleder i frivillighetssentralen Tore Kateraas 7
- Vedlegg til Svar fra styreleder i frivillighetsentralen Tore Kateraas - Vedtak i kommunestyret 21.12.04 - Oppstart og etablering av Åmli frivillighetssentral - Vedtak 25.08.2011 - Søknad om økt overføring til Åmli Frivillighetssentral - Behandling i kommunestyret - 21.12.2004 - Svar på spørsmål om klageadgang til kontrollutvalget - Saksutskrift sak 11-16 Vedlegg til sak 8
16/16 Forhold knyttet til kjøp av areal på Hegna industriområde Arkivsak-dok. 16/06496-1 Arkivkode. 210 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Åmli kontrollutvalg 14.06.2016 16/16 Forslag fra sekretariatet: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget diskuterte med ordfører i møte 18.04.16 sak 14/16 (Eventuelt) kommunens forvaltning av næringstomter på Hegna industriområde. Kontrollutvalget bestemte seg for å be rådmannen orientere om kommunens praksis på området i neste møte. Saksopplysninger: Hegna industriområde er et av fire større næringsområder i kommuneplanen og er en del av Kommunedelplan for Åmli sentrum. I gjeldende reguleringsplan for Åmli sentrum vest Hegna er området avsatt til «bygg for normal industriverksemd og/eller handverksbedrifter med tilhøyrande anlegg». Det er Åmli kommune som er grunneier, men kommunen har stykkevis solgt tomter til private. Siden kontrollutvalgets møte i april ble det i kommunestyrets møte 26.05.16 behandlet sak PS 16/55 «Søknad om kjøp av tilleggsareal frå Multicom på Hegna Industriområde». I sakspapirene kommer det frem at Multicom Norge AS søker om et tilleggsareal til sitt eksisterende bygg og de har vært i en tett dialog med kommunen i forkant av søknaden. Det fremkommer også av sakspapirene at kommunen har gjennomført en befaring på eiendommen. Kommunestyret fattet følgende vedtak: «Åmli kommune sel det omsøkte arealet på ca 490 m2 til Mulitcom Norge AS. Prisen blir sett til kr 19,25 /m2. Endelig arealstorleik og totalpris blir fastsett ved oppmåling. Føremålet er utviding av eksisterande lagerbygg. Kjøpar dekker dei offentlige utgiftene og kostnaden med opparbeiding av tomta til sitt føremål». Det har kommet frem påstander om at administrasjonen skal ha gitt Multicom tillatelse til byggestart før kommunestyret fattet vedtak om å selge eiendommen. Kontrollutvalget har mottatt et bilde som er tatt 19.05.16 som skal vise den aktuelle eiendommen. Det fremkommer av bildet at det er påbegynt arbeid på tomten og det har blitt støpt en ringmur en uke før kommunestyret skulle ta stilling til hvorvidt eiendommen skulle selges. Rådmannen er blitt invitert til møtet for å svare på påstandene som er blitt fremsatt og redegjøre for kommunens praksis i området. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet har ikke lagt frem forslag til vedtak i påvente av rådmannens redegjørelse i møtet. 9
Vedlegg 3: - Bilde pr 19.05.2016 - Saksfremlegg kommunestyret PS 16/55 Vedlegg til sak 10
17/16 Orientering fra revisjonen i møte 14.06.16 Arkivsak-dok. 16/06493-1 Arkivkode. 210 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Åmli kontrollutvalg 14.06.2016 17/16 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. Saksopplysninger: Aust-Agder revisjon IKS vil orientere om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 11
18/16 Eventuelt i møte 14.06.16 Arkivsak-dok. 16/06494-1 Arkivkode. 033 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Åmli kontrollutvalg 14.06.2016 18/16 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Innkommen post 2. Neste møte 26.09.16 kl. 09:00 3. Eventuelt Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 12