Formannskapet Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: 27.02.2008 Tidspunkt: 18:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 37 50 00. Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 8/08 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 9/08 Interpellasjoner og spørsmål PS 10/08 Rutiner for varsling i Hvaler kommune PS 11/08 Fornyelsesarbeidet - rapport for 2007 og søknad for 2008 PS 12/08 Meldinger og informasjon Eivind Norman Borge Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 10
PS 8/08 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 2 av 10
PS 9/08 Interpellasjoner og spørsmål Møteinnkalling side 3 av 10
Saksnr 2008/361 - Rutiner for varsling i Hvaler kommune Arkivkode 400 Saksbehandler Liv Schi Eriksen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Eldrerådet Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget 27.02.2008 13/08 Formannskapet 27.02.2008 10/08 Utvalget for miljø og teknikk Utvalget for kultur og personrettede tjenester Kommunestyret Rutiner for varsling i Hvaler kommune Sammendrag Arbeidsmiljøloven har nye lovbestemmelser om varsling trådte i kraft 1. januar 2007. Formålet med loven er å styrke åpenhet om forhold som er kritikkverdig. Loven pålegger kommunene å legge til rette for intern varsling. Bestemmelsen lovfester retten til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Loven har også bestemmelser som skal gi medarbeideren vern mot gjengjeldelse. Det vil si at gjengjeldelse er forbudt dersom varslingen er forsvarlig. Saksopplysninger Etablering av rutiner for intern varsling anbefales å være en del av kommunens systematiske HMS arbeid. Dette da arbeidsmiljøutvalget har en overordnet rolle når det gjelder etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse, miljø og sikkerhetsarbeid. Hvaler kommune ønsker å legge forholdene til rette for at medarbeiderne føler den trygghet som er nødvendig for at han/hun velger å varsle om kritikkverdige forhold. Rutine for intern varsling i Hvaler kommune og Rutine intern varsling oppfølging av forholdet, følger som vedlegg i saken. Varsling bør følge i linjen, til nærmeste overordnede eller tillitsvalgt/verneombud. Varselet kan også leveres til kommunens sentrale varslingsordning (personalsjefen, økonomisjefen og hovedvernombudet). Saksbehandlingsregler avklares nærmere. Saksbehandlingsreglene må regulere hvilke forundersøkelser som kan eller skal gjøres, hvor saken oversendes, hvem som avslutter saken der det ikke er grunnlag for videre oppfølging, arkivering av opplysninger med mer. Rådmannen vil utarbeide saksbehandlingsregler innen utgangen av april måned. Vedlegg Rutine for intern varsling i Hvaler kommune. Rutine intern varsling oppfølging av forholdet. Møteinnkalling side 4 av 10
Innkomne merknader Saken sendes til arbeidstakerorganisasjonene til vurdering, med frist for tilbakemelding 26.02.08. Hjemmelsgrunnlag Arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og 3.6. Vurdering Hvaler kommune er en åpen kommune der medarbeidere oppfordres til offentlig å bidra med sin kunnskap innenfor sine arbeidsfelt. Hvaler kommune ønsker å videreutvikle kulturen for å stille spørsmål, også om forhold som er kritikkverdig. Rutinene sikrer at en varsler har krav på tilbakemelding om hvilken behandling varslingen vil bli undergitt. Samtidig bør varsleren forvente å få korrigerende opplysninger fra arbeidsgiver der det er nødvendig, blant annet hvis undersøkelsen viser at forholdet ikke var kritikkverdig. Anonym varsling vil by på utfordringer. Det kan åpnes for sladder og ubegrunnede påstander, ettersom ingen må stå ansvarlig for påstandene. Dessuten kan det være vanskelig å undersøke saken ytterligere, når det ikke er mulig å kontakte varsleren for nærmere opplysninger. En anonym varsler vil kunne ha mindre verdi for virksomhetens ansvarlige. Anonyme varslingerkrever likevel behandling og oppfølging. Alternativet til anonym varsling internt vil kunne være varsling til media, hvor kilder normalt beskyttes. Det er viktig at medarbeiderne gjøres kjent med dilemmaene knyttet til anonym varsling. Konklusjoner Rådmannen anbefaler Eldrerådet, Arbeidsmiljøutvalget, Administrasjonsutvalget, Utvalget for Miljø og teknikk og Utvalget for kultur og personrettede tjenester å ta saken til orientering. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen anbefaler Formannskapet å innstille til Kommunestyret: Hvaler kommunestyre vedtar rutiner for intern varsling med oppfølging av forholdet slik det framkommer i saken. Møteinnkalling side 5 av 10
Rutine - Intern varsling i Hvaler kommune Arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og 3.6. 1. Det er ønskelig at alle medarbeidere varsler om kritikkverdige forhold 2. Varslingen skal være forsvarlig, og det skal ikke gjengjeldes som følge av varslingen. 3. Varsling via dette skjemaet er forsvarlig 4. Varsling i samsvar med varslingsplikt, eller varsling til tilsynsmyndighet eller annen offentlig myndighet, er også alltid forsvarlig. 5. Dette varselet bør leveres nærmeste overordnede leder eller tillitsvalgt/verneombud. 6. Du kan også levere varselet til kommunens sentrale varslingsordning (personalsjefen, økonomisjefen og hovedvernombudet). 7. Hvaler kommune ønsker at varselet skal underskrives med navn. Da kan kommunen innhente ytteriligere opplysninger fra varsler og gi tilbakemelding til varsleren om hva som gjøres med forholdet. Du kan likevel velge å varsle anonymt. 8. Du vil få tilbakemelding innen 14 dager om hva som skjer med saken du har varslet om. Jeg ønsker å varsle om følgende kritikkverdige forhold: Jeg mener følgende bør gjøres (dersom varsleren ønsker å komme med forslag): Dato: Navn Jeg ønsker å være anonym: Møteinnkalling side 6 av 10
Rutine for intern varsling og oppfølging Arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og 3.6. Oppfølging av forholdet Trinn Oppfølging av forholdet Dato 1. Varsel mottatt av: 2. Undersøkelser gjennomført 3. Konklusjon 4. Tilbakemelding gitt til varsler 5. Nødvendig informasjon gitt til den eller de det er varslet om 6. Tiltak 7. Videre oppfølging planlagt 8. Videre oppfølging gjennomført Hvaler kommune, 18.02.2008 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 7 av 10
Saksnr 2007/2131 - Støtte til kommunalt og interkommunalt fornyelsesarbeid 2008 Arkivkode 233 Saksbehandler Helene Øvrelid Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget 27.02.2008 11/08 Formannskapet 27.02.2008 11/08 Fornyelsesarbeidet rapport for 2007 og søknad for 2008 Saksopplysninger Hvaler kommune har siden 2004 gjennomført et betydelig arbeid for å fornye, modernisere og effektivisere kommunens drift og organisering. Arbeidet har vært forankret i programmet VIFOSS, VI Forandrer OSS. Det vesentligste av arbeidet har foregått internt i kommunen, men i noen grad også i samarbeid og nettverk med andre kommuner. Fylkesmannen har gitt økonomisk og annen støtte til flere deler av arbeidet. Regjeringenes forskjellige programmer for modernisering og fornyelse av offentlig sektor har vært en viktig bakgrunn for det arbeidet som er og vil bli utført. Denne saken dreier seg om å orientere arbeidsmiljøutvalget, administrasjonsutvalget og formannskapet om kommunens rapportering i forhold til det økonomiske tilskuddet fra fylkesmannen for 2007, samt om kommunens søknad om tilskudd for 2008. Kommunen søkte i 2007 om tilskudd stort kr 800.000, og fikk tildelt kr 300.000. Rådmannen viser til vedlagte rapport datert 31.01.08. For 2008 søker vi om kr 700.000, fordelt på tre hovedaktiviteter. Rådmannen viser til vedlagte søknad. Søknaden for 2008 er blant annet basert på kommunestyrets vedtak om budsjett 2008 og økonomiplan 2008-2011, spesielt med tanke på den aktiviteten som er kalt utarbeidelse av program for konkurransestimulering Vedlegg Brev til fylkesmannen i Østfold, datert 31.01.08, rapportering tilskudd til omstillings- og utviklingsprosjekter 2007 Brev til fylkesmannen i Østfold, datert 31.01.08, søknad om støtte til fornyelsesarbeid 2008 Innkomne merknader Rapporten for 2007 og søknaden for 2008 er diskutert i rådmannens ledergruppe (RÅLE), hvor hovedtillitsvalgte også deltar. Vurdering Rådmannen vil understreke at vi i 2008 og kommende år vil fortsette flere deler av det arbeidet med fornyelse, omstilling og effektivisering som har pågått i flere år. I tillegg vil vi arbeide med helt eller delvis nye tiltak slik det fremgår av vedlagte søknad for 2008. Samtidig har vi i betydelig grad redusert våre ressurser til administrasjon og ledelse, hvilket i praksis blant annet betyr redusert kapasitet (og kompetanse) til endringsarbeidet. I enda større grad en tidligere er vi derfor avhengige av ekstern finansiering av dette arbeidet, herunder også i form av tilskudd fra fylkesmannen. Møteinnkalling side 8 av 10
Rådmannens forslag til vedtak Arbeidsmiljøutvalget, administrasjonsutvalget og formannskapet anbefales følgende vedtak: Administrasjonens brev til fylkesmannen, datert 31.01.08, om rapport for tilskudd til omstillings- og utviklingsprosjekter for 2007, og søknad om støtte til fornyelsesarbeid i 2008, tas til orientering. Hvaler kommune, 20.02.2008 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 9 av 10
PS 12/08 Meldinger og informasjon Møteinnkalling side 10 av 10