Dato: 09.02.15 MØTEREFERAT Dekanmøte Møtedato: Mandag 09.02.15 Tid: 0900-1100 Sted: Tilstede: Andre: Forfall: Referat: Sak: nr/år D-10/15 Styrerommet, Schnitlergården Rektor Helge Klungland Prorektor Arnulf Omdal Dekan AITeL Per Borgesen Dekan AFT Einar Hjorthol Dekan AHS Solrun Valen Dekan HHiT Espen Gressetvold Fungerende Dekan ASP Ingeborg O. Kamsvåg Kommunikasjonssjef Morten Thoresen (til 0945) Leder studentparlamentet Synne Grønvold Studiedirektør Gunnar Bendheim Campusdirektør Christian Brødreskift Økonomidirektør Ingrid Volden Organisasjonsdirektør Martha Torvik (til 0945) Seniorkonsulent Kirsti Klokkerhaug, referent Seniorrådgiver Kirsten B. Prestøy (sak D-12/15) Seniorrådgiver Gunn Nancy Haugrønnin Dekan ALT Camilla Nereid Kommunikasjon SAKS Kommunikasjonssjefen informerte Dekanmøtet om kommunikasjonsplan (herunder aktiveitesplan) knyttet til SAKS, med fokus på hovedutfordringer, hovedmål for kommunikasjon, målgruppe, hovedbudskap og kommunikasjonskanaler. Ansvar: Oppfølging Dekanene vil få en bestilling der det skal svarer ut i fra egne vurderinger innenfor eget fagoråde: Ambisjoner/suksesskriterier Utfordringer Dekaner
Side 2 av 3 Vår dato: Vår ref.: Hva gjør jeg/vi akkurat nå Sak: nr/år D-11/15 Hensikten er å kartelgge hva som skjer og hvor vi står, slik at ledergruppen har et felles bilde av situasjonen/status. Informasjonen sammenfattes og blir behandlet i et senere dekanmøte. Sak: ARK v/martha Det er besluttet at HiST skal gjennomføre Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse (ARK) våren 2015. Organisasjonsdirektøren informerte Dekanmøtet om bakgrunn for undersøkelsen, hva den består av, samt tidsplan for gjennomføring og oppfølging. (Se vedlagte ppt for mer informasjon.) SPO Oppfølging FaktaArk som skal fylles ut av den enkelte leder blir sendt ut i egen epost fra kontaktperson v/ntnu. Informasjonsmøte blir avholdt for alle ledere 23.02.14 Sak: nr/år Sak: D-12/15 Oppsummering kartlegging av internkontroll HiST 2014 Alle avdelinger og seksjoner har rapprotert om interkontroll i forma av egenevaluering. Økonomidirktør gikk gjennom og oppsummerte funn på bakgrunn av denne kartleggingen Kartlegging av funn er foretatt på følgende fire områder Området utdanning Området FoU Området samfunnet Området organisasjon og ressurser Oppfølging Må drøfte og få en god diskusjon på hva vi legger i «vesentlige områder» Arbeidet med internkontroll vidreføres i 2015 Klargjøring av krav og kriterier fo vurdering av intenrkontroll Ulike områder må ha ulike kriterier Inngår i budsjettsaken for 2016 Viktig å gå sammen med fusjonspartnerne om det vidre arbeidet innen internkontroll Saken tas opp igjen i ett senere dekanmøte. Sak: nr/år D-13/15 Se vedlagte ppt-presenatasjon for mer info. Sak: Studiebarometeret Nasjonale trender og resultat HiST 3. februar ble resultatene fra studiebarometeret lansert og disse viser at HiST studentene gir samme tilbakemeldinger som i 2013. De er alt i alt fornøyde med eget studieprogram og er minst fornøyde med oppfølging og veiledning. https://hist.no/content/85299/hist-studentene-stort-sett-fornoyde
Side 3 av 3 Vår dato: Vår ref.: Studiedirektøren gikk gjennom helhetlig tilfredshet nasjonalt, samt resultater for HiST. Dekanene oppsummerte kort om resultatene fra «sin» avdeling. Oppfølging: SKB vil ta initiativ til oppfølgingsmøter på avdelingene. Sak: nr/år Sak: Evaluering av møtet v/einar T(illit)-R(aushet)-Å(penhet)L(ojalitet)-L(atter) Felles m/info på tvers og diskusjoner (rektorat, dekaner, direktører og SP-leder) lunsj 16.02.15 Kirsti Klokkerhaug, LED
Arbeidsmiljøundersøkelse på HiST - vår 2015 ledermøtet 9. februar
ARBEIDSMILJØ PÅ DAGSORDEN Bytte fra MTM til ARK ARK er et forskningsbasert helhetlig opplegg for gjennomføring av arbeidsmiljø- og klimaundersøkelser i kunnskapsintensive organisasjoner. ARK er utviklet av og for UH-sektoren, hvor HiST var med i referansegruppen. ARK har også fokus på helsefremmende faktorer i arbeidsmiljøet. ARK er et lederverktøy og en medvirkningsarena som gir muligheter for utvikling av arbeidsmiljø og klima. ARK driftes og eies av NTNU
HVA ER ARK - ARBEIDSMILJØ- OG KLIMAUNDERSØKELSE? ARBEIDSMILJØUNDERSØKELSE En kartlegging av hvordan du opplever at du har det på jobben hvordan er ditt arbeidsmiljø? KLIMAUNDERSØKELSE En kartlegging av hvordan du tror de generelle andre har det på jobben hvordan er ditt arbeidsklima?
Hva består ARK av? FaktaARK I Et elektronisk skjema som sendes per epost til alle enhetsledere som skal få egne resultatrapporter for kartlegging av de organisatoriske forhold ved enheten. Sendes ut en tid før spørreundersøkelsen til alle ansatte går ut. Fylles ut sammen av enhetsleder og lokalt verneombud. KIWEST Knowledge Intensive Work Environment Survey Target. Selve spørreundersøkelsen. KIWEST er satt sammen av fritt tilgjengelige standardiserte og validerte skalaer fra anerkjente nordiske og europeiske forskningsmiljø. Sendes ut til alle ansatte elektronisk, med 3 ukers svarfrist. FaktaARK II Et elektronisk skjema for prosessevaluering som sendes til enhetsleder etter at tiltaksprosessene er igangsatt. Fylles ut sammen av enhetsleder og lokalt verneombud.
Kritiske datoer 09.02. 23.02: Besvare FaktaARK I sammen med lokalt verneombud. Ta kontakt med verneombudet for å avtale tidspunkt. 23.02.: Stormøte for informasjon om ARK-prosessen, ved Kirsti Godal Undebakke ved NTNU, som drifter ARK. Møtet er for ledere, verneombud, tillitsvalgte, hms-medarbeidere og personalmedarbeidere. 02.03. 23.03.: Besvare KIWEST 13.04.: Rapportene er klare, sammen med FaktaARK I, og resultatpresentasjoner kan planlegges. April-mai-juni: Gjennomføre tilbakemeldingsmøter og utarbeide tiltak, og implementere disse 01.06. 15.06.: Besvare FaktaARK II 22.06.: Overlevering resultater fra FaktaARK II
Alles svar er viktig Oppfordre alle til å delta så vi får et godt grunnlag for diskusjon og oppfølging Undersøkelsen tar 15-30 minutter, og den må besvares i én økt. Anonymitet er sikret (godkjent av Norsk Samfunnsvitenskapelig Datatjeneste NSD). Anonymiserte data forvaltes av NTNU HUNT.
Hva skjer etter undersøkelsen?
Resultatpresentasjon Det blir oppfølgingsmøter på alle enheter som får egen rapport Møtet skal planlegges i forkant, av enhetsleder, lokalt verneombud og intern prosessveileder (blir tildelt). Møtet vil ledes av enhetsleder, med bistand fra den tildelte interne prosessveileder. På møtet skal en Gjennomgå resultatene fra undersøkelsen Diskutere resultater og arbeidsmiljø Identifisere utviklingsområder Veien videre blir å følge opp tiltakene og utviklingsområdene, og implementere dette i enhetens planer og aktiviteter.
En refleksjon for bakhodet før oppstart - Hva lærte vi av prosessen med MTM sist? Hva har vi fått til siden sist? Hva er ambisjonene våre denne gangen? (Bernstein & Bates med Symfoniorkesteret)
For mer informasjon Ta kontakt med koordinator for ARK, Randi Utstrand-Åsentorp i SPO, eller HMS-koordinator Marianne Schjølberg i SPO Se også på ansattportalen Tjenester Helse Miljø Sikkerhet Helsefremmende arbeidsplass Arbeidsmiljøundersøkelse
Oppsummering Kartlegging av internkontroll HiST 2014 Ledermøtet 9. februar 2015
Oppsummering av kartleggingen Alle avdelinger og seksjoner har rapportert om internkontroll i form av egenevaluering. Funn: Policyen for risikostyring og internkontroll er delvis til godt kjent i organisasjonen Det er gjennomført risikovurderinger innenfor FoU-området for i hele organisasjonen Det er ikke gjennomført systematisk og dokumentert risikovurdering for høgskolens samfunnsområder Høgskolen har ikke mottatt merknader fra Riksrevisjonen i 2014 Kjennskap til policy Avdelingene gjennomfører kontinuerlige vurderinger av utdanningskvalitet 67 % 33 % Ja Delvis
Oppsummering av kartleggingen Funn: Det er gjennomført flere ROSanalyser i 2014 Det er til en viss grad gjennomført risikovurderinger med tiltak for støttefunksjonene 50% av enhetene oppgir at de har innført tilfredsstillende internkontroll på ett eller flere virksomhetsområder 42% oppgir at de delvis har utformet god internkontroll 8% rapporterer at det ikke finnes systematisk internkontroll på noen av enhetens virksomhetsområder Internkontroll på ett eller flere områder 42 % 8 % 50 % Ja Delvis Nei
Området utdanning Funn: Avdelingene jobber kontinuerlig med å vurdere utdanningskvaliteten i undervisningen Det er ikke etablert en felles metodikk og systematikk knyttet til risikovurdering av utdanningsområdet Område Utdanning Risikovurderinger Spørsmål AFT AHS ALT HHiT AiTeL ASP Er det gjennomført risikovurderinger for utdanningsområdet siste år? Er det etablert tiltak som følge av risikovurderinger? Oppfølging Oppsummering Er tiltak som følge av risikovurderinger fulgt opp? Er det utformet internkontroll på utdanningsområdet som gir målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse lover og regler?
Området FoU Funn: Det er gjennomført risikovurderinger innenfor området for hele HiST, både avdelingsvise og samlet for HiST Flere har utformet tiltak, men det varierer om disse er fulgt opp Flere har utformet internkontrolltiltak, samtidig som det hos flere gjenstår å implementere dem Område FoU Spørsmål AFT AHS ALT HHiT AiTeL ASP PRS Risikovurderinger Er det gjennomført risikovurderinger for FoU-området siste år? Er det etablert tiltak som følge av risikovurderinger? Oppfølging Oppsummering Er tiltak som følge av risikovurderinger fulgt opp? Hvis Ja: gi en vurdering av i hvilken grad tiltakene har gitt ønskede resultater Er det utformet internkontroll på FoU-området som gir målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse lover og regler?
Området Samfunnet Funn: Enkelte avdelinger har gjennomført vurderinger knyttet til kontakt med regionen/praksisområdet Det har ikke vært gjennomført systematiske og dokumenterte risikovurderinger for høgskolens samfunnsområde i 2014 Samfunnsområdet er umodent både når det gjelder systematisk risikovurdering og tilstrekkelig internkontroll Område Samfunnet Spørsmål AFT AHS ALT HHiT AiTeL ASP PRS Risikovurderinger Er det gjennomført risikovurderinger for samfunnsområdet siste år? Er det etablert tiltak som følge av risikovurderinger? Oppfølging Oppsummering Er tiltak som følge av risikovurderinger fulgt opp? Er det utformet internkontroll på samfunnsområdet som gir målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse lover og regler?
Området organisasjon og ressurser Funn: Avdelingene jobber mye med vurdering av risiko knyttet til organisasjon og ressurser, men dette er i liten grad dokumentert og systematisert Det har vært gjennomført flere ROS-analyser i 2014 I samarbeid mellom avdelinger og seksjoner I samarbeid med eksterne aktører som Safetec I samarbeid med Uninett Flere avdelinger jobber med langsiktige bemannings- og kompetansehevingsplaner Område Organisasjon og ressurser Spørsmål AFT AHS ALT HHiT AiTeL ASP Risikovurderinger Er det gjennomført risikovurderinger innenfor Organisasjon og ressurser siste år? Er det etablert tiltak som følge av risikovurderinger? Oppfølging Oppsummering Er tiltak som følge av risikovurderinger fulgt opp? Er det utformet internkontroll innenfor Organisasjon og ressurser som gir målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse lover og regler?
Støttefunksjoner Halvparten av støttefunksjonene har gjennomført risikovurderinger på sine ansvarsområder Støttefunksjonene har vært ansvarlige for gjennomføringen av ROS-analyser, blant annet: Samlet utfordring for støttefunksjonene i 2015: systematisere og dokumentere risikovurderinger Risikovurderinger i Støttefunksjoner ROS-analyse sammen med ekstern part (Safetec) på beredskap og krisekommunikasjon Helse, miljø og sikkerhet (HMS) høgskolens HMS-system har også et eget internkontrollsystem SAP (lønn) Arkiv (i samarbeid med UNINETT) 50 % 50 % Ja Delvis Agresso (regnskap) Informasjonssikkerhet (i samarbeid med UNINETT) Felles studentdatasystem (FS)
Støttefunksjoner Halvparten av seksjonene rapporterer at de driver systematisk internkontroll innenfor ett eller flere systemområder/støttefunksjoner Støttefunksjoner Noen av støttesystemene har innebygde systemkontroller, og manuell internkontroll er derfor ikke like nødvendig 33 % 17 % 50 % Ja Delvis Nei Felles utfordring for støttefunksjonene i 2015: Utforme tilstrekkelig internkontroll der dette ikke eksisterer i dag
Oppsummering Internkontroll viser om ressursbruken er målrettet Viktig for HiST foran fusjonen Arbeidet videreføres i 2015 Klargjøre krav og kriterier for vurdering av internkontroll Ulike områder må ha ulike kriterier Inngår i budsjettsaken for 2016 Gir informasjonsunderlag til fusjonsprosessen