Helgeland Regionråd Representantskap Deres ref: Vår ref: She Dato: 15.mai 2013 Det innkalles til ordinært møte i Helgeland Regionråd IKS` Representantskap Sted: Træna. Tid: 13.juni 2013 kl. 10.00 SAKLISTE 1. Åpning v/representantskapets leder, Olav Terje Hoff 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Årsberetning for 2012 4. Regnskap 2012 m/revisjonsmelding og rapport fra kontrollutvalget 5. Budsjett 2014 6. Valg av representantskapets leder og nestleder 7. Valg av styre med varamedlemmer a) Styrets leder med personlig varamedlem b) Styrets nestleder med personlig varamedlem c) Styremedlem med personlig varamedlem 8. Valg av valgkomite 9. Valg av kontrollutvalg på 3 medlemmer 10. Valg av revisor 11 Avslutning Vel møtt Men vennlig hilsen Helgeland Regionråd IKS Olav Terje Hoff Representantskapets leder /s/ Sissel Hesjedal Daglig Leder 1
Helgeland Regionråd Representantskap - Møtebok Side 1 Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Representantskapet Træna 13. juni 2013 Sak nr. 03/13 Årsberetning for 2012 Vedlagt følger Årsberetningen for 2012 Helgeland Regionråd IKS styrevedtak: Styret anbefaler representantskapet å godkjenne den foreliggende årsberetningen som Helgeland Regionråds årsberetning for 2012 12/13 Godkjenning av årsberetningen 2012 Vedtak: Styret anbefaler Representantskapet å godkjenne årsberetningen slik den ligg føre som Helgeland Regionråds IKS årsberetning for 2012 Innstilling: Representantskapet godkjenner den foreliggende årsberetningen som Helgeland Regionråds årsberetning for 2012 Representantskapets vedtak: 2
3
4
Helgeland Regionråd IKS - Møtebok Side 1 5
Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Styret Træna 13.juni 2013 Sak nr. 04/13 Regnskap for 2012 Vedlagt følger regnskapet for 2012 Helgeland Regionråd IKS styrevedtak: 10/13 Godkjenning av regnskapet 2012 Vedtak: Forutsatt ren revisjonsberetning anbefaler styrets i Helgeland Regionråd IKS overfor Representantskapet at fremlagt resultatregnskap for 2012 og balanse pr. 31.12. 2012 fastsettes som Helgeland Regionråd IKS s regnskap for 2012 Innstilling: Representantskapet i Helgelands Regionråd Iks godkjenner fremlagt resultatregnskap for 2012 og balanse pr. 31.12. 2012 fastsettes som Helgeland Regionråd IKS s regnskap for 2012 Representantskapets vedtak: 6
7
8
9
10
11
12
Vedlegg: Revisjonsberetning 13
14
15
Helgeland Regionråd Representantskap - Møtebok Side 1 Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Representantskapet Træna 13.juni 2013 Sak nr. 05/11 Sekretariatets budsjett for 2014 Vedlagt følger budsjett for 2014 med fordeling på medlemskommunene i henhold til vedtektene ( folketall pr. 1.januar 2013) Det er gjort en justering på 3 % i budsjett. Prosjektinntektene er redusert, da en ikke i fremtid vil få samme administrasjonstilskudd fra Nfk i iht regionalt næringsfond. En har lagt inn kr. 100 000,- fra fondet. Styret anbefaler Representantskapet om å godkjenne det foreliggende budsjettforslag med en total kostnadsramme på kr. 2 476 060.- og med den inn dekningen som er foreslått. Styrevedtak sak 11/13 Drøfting - Budsjett for 2014 Vedtak: Styret godkjenner sekretariatets utkast til budsjett for 2014. Innstilling: HR Iks representantskapet vedtar budsjettet 2014 med en total kostnadsramme på kr. 2 476 060.- og med den inn dekningen som er foreslått. Representantskapets vedtak: Forslag til budsjett 2014 16
Regnskap 2012 Budsjett 2012 Budsjett 2013 Budsjett 2014 UTGIFTER Faste lønninger/eksterne honorarer 1 354 130 1 260 000 1 297 800 1 388 000 Husleie, renhold, porto, kontorrekv. 195 320 200 000 185 400 250 000 Reiseutgift. * 125 238 200 000 260 000 270 000 Konferanser, møter, gaver o.lign. 184 084 290 000 304 500 360 000 Styremøte 36 096 40 000 42 000 0 Utstyr/vedlikehold ** 57 699 40 000 42 000 50 000 Regnskapsførsel, 82 989 80 000 82 400 84 800 Div. kostnader 39 500 40 000 42 000 43 260 Til disp/representasjon 10 000 10 000 10 300 30 000 SUM 2 085 056 2 160 000 2 266 400 2 476 060 INNTEKTER Andel fra kommunene 1 228 500 1 228 500 1 269 400 1 307 480 Renter/Husleie 195 601 150 000 160 000 164 800 VF. Kostnader 221 437 185 000 Prosjekt adm. 410 000 400 000 345 000 250 000 Konferanse inntekter 350 000 190 000 250 000 262 780 Styremøter og lignende 36 096 40 000 42 000 0 Ref. 103 469 150 000 200 000 206 000 Overført fra fondsavsetning 100 000 Underskudd- Overskudd (-) -460 047 1 500 Sum 2 545 103 2 160 000 2 266 400 2 476 060 * I dette beløpet er inkludert reiseutgifter til foredragsholdere på møter/konferanser ** Noe av dette er blitt viderefakturert til bedriftene/fellesutgifter Fordeling kommunene 2014 2013 Folketall 01.01.2013 Alstahaug 348040 336 800 7372 Dønna 67640 66300 1433 Herøy 80800 78000 1711 Leirfjord 99450 96 850 2107 Rødøy 62300 60450 1320 Træna 23470 22600 497 Vefsn (200 000)* 625780 608400 13 258 Sum 1307480 1269400 27698 *Samarbeidsavtale mellom HR Iks og MoN KF utgjør på tjenester kr.200.000,- 17
Helgeland Regionråd Representantskap - Møtebok Side 1 Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Representantskapet Træna 13.juni 2013 Sak nr. 6 Valg av representantskapets leder og nestleder. Det skal velges representantskapets leder og nestleder På valg; Leder Olav Terje Hoff, Rødøy. Nestleder Bård Anders Langø, Alstahaug Valgkomiteens forslag: Andre forslag: Vedtak: Helgeland Regionråd Iks Representantskap leder og nesteleder 2013/2014 ble:, som leder, som nestleder Helgeland Regionråd IKS - Møtebok Side 1 Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Representantskapet Træna 13.juni 2013 Sak nr. 7 Valg av styre med varamedlemmer På valg er: Valg av styre med varamedlemmer a) Styrets leder med personlig varamedlem b) Styrets nestleder med personlig varamedlem c) Styremedlem med personlig varamedlem Runar Kristiansen, leder Gerd Lind, nestleder Børge Toft, styremedlem Magne Pettersen, varamedlem Grete Nygård, varamedlem Tore Westin, varamedlem Valgkomiteen gir slik innstilling: Andre forslag: Vedtak: 18
Helgeland Regionråd - Møtebok Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Representantskapet Træna 13.juni 2013 Sak nr. 8 Valg av valgkomite Helgeland Regionråd gjennomførte representantskapsmøte på Myken 21.juni 2012. Vedtak Valg av valgkomite for 1 år Forslag til valgkomite: Vedtak: Bjørn larsen, Vefsn, som leder Jon-Egil Johansen, Rødøy Oddrunn Dalheim, Herøy. Helgeland Regionråd IKS - Møtebok Side 1 Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Representantskapet Træna 13.juni 2013 Sak nr. 9 Valg av kontrollutvalg Det skal velges et kontrollutvalg på 3 medlemmer. På valg er: Johnny Dahlmo, leder Helene Dalen Andersen Anita Tustervatn Valgkomiteens innstilling: Andre forslag: Vedtak: 19
Helgeland Regionråd IKS - Møtebok Side 1 Styre, råd utvalg m v Møtested Møtedato Representantskapet Træna 13.juni 2013 Sak nr. 10 Valg av revisor Valg av revisor. På valg er Ytre Helgeland kommunerevisjon Valgkomiteens innstilling: Revisjon Ytre Helgeland Kommunerevisjon Andre forslag: Vedtak: 20