Representantskapet Iris Salten IKS.

Transkript

1 Representantskapet Iris Salten IKS.. Protokoll fra møte 5. mai Møtet startet kl i Salten Brann sine lokaler i Bodø. Representantskapets leder Lars Evjenth hilste velkommen. Følgende møtte: Representanter Kommentar. BEIARN KOMMUNE Monika Sande Håkon Sæther BODØ KOMMUNE Synnøve Bjørbæk Vara for Ida Marie Pinnerud. Grethe Monica Fjærvoll FAUSKE KOMMUNE Jørn Steene GILDESKÅL KOMMUNE Petter Jørgen Pedersen Britt Larsen HAMARØY KOMMUNE Jan Folke Sandnes Rigmor Lien MELØY KOMMUNE Sigurd Stormo Per Frøskeland SALTDAL KOMMUNE Rune Berg Anne Britt Sletteng STEIGEN KOMMUNE Asle Schrøder Vibeke Aasjord Juul møtte ikke, vara kunne ikke møte SØRFOLD KOMMUNE Lars Kr. Evjenth Anne Lise Nordvik Arntsen STYRET Ragnar Pettersen, styreleder ADMINISTRASJON Leif Magne Hjelseng Bjørn Ove Moum Arnt E. Pedersen Karianne Jakobsen, Labora. Robert Tarasz, Mivanor. Sak 17/01 Fortegnelse over representantskapets medlemmer. For Ida Marie Pinnerud Bodø møtte Synnøve Bjørbæk. 1

2 Vibeke Aasjord Juul, melde forfall samme dag, vara kunne ikke møte. Representantskapet er vedtaksberettiget. Sak 17/02 Godkjenning av innkalling til generalforsamling. Innkalling ble godkjent. Sak 17/03 Valg av deltagere til å underskrive protokollen fra møte. Følgende representanter ble foreslått til å underskrive protokollen: Disse ble enstemmig valgt. Før møtet ble det gitt informasjon ved styreleder Ragnar Pettersen, daglig leder i Labora Karianne Jakobsen og Teknisk leder i Mivanor Robert Tarasz. Sak 17/04 Godkjenning av regnskap for Utsendt årsmelding for Iris Salten Iks ble gjennomgått, herunder: Resultatregnskap Balanse m/ noter Selvkostanalyse Styrets årsberetning Revisors beretning Disposisjon av overskudd Etter tilrådning fra styret gjorde representantskapet følgende enstemmige Styrets årsmelding for 2016 godkjennes. Resultatregnskap for 2016 med balanse og noter per godkjennes. 2

3 Selskapets resultat i 2016 viser et overskudd på kr etter mottatt utbytte og korrigering av selvkost. Morselskapets resultat kr Disponeres slik: Til egenkapital kr Til Fond for Interkommunalt samarbeid kr Sak 17/05 Fastsetting av godtgjørelse til styre og representantskap. Utsendt saksfremlegg ble behandlet. Vedtak: Representantskapet vedtar følgende godtgjørelse fra 1. mail Styret Satser fra 1 mai 2017 Årlig godtgjørelse styreleder Årlig godtgjørelse nestleder Årlig godtgjørelse styremedlemmer Årlig godtgjørelse varamedlemmer 6000 Godtgjørelse pr. møte alle medlemmer Representantskap Årlig godtgjørelse leder Representantskapets nestleder årlig godtgjørelse 3400 Erstatning tapt arbeidsfortjeneste Selvstendig næringsdrivende 2050 Øvrige medlemmer/varamedlemmer får utbetalt uten legitimering av beløpets størrelse pr. møte 1750 Sak 15/06 Valg av revisor og fastsettelse av revisors godtgjørelse. Utsendt saksfremlegg ble behandlet. BDO er selskapets revisor. Revisor er ikke på valg. Representantskapet fastsetter revisors honorar for 2016 til kr ,- eksklusiv merverdiavgift. 3

4 Sak 17/07 Retningslinjer for IRIS-fondet. Vedtak: Følgende retningslinjer gjelder for Iris- fondet. Overføring til IRIS fondet. I henhold til Iris Salten iks sin eierskapsstrategien skal de kommersielle selskapene betale 40 % i utbytte dersom ikke en spesiell situasjon tilsier noe annet. Hvordan dette utbyttet disponeres bestemmes av representantskapet gjennom eget vedtak. Representantskapet kan velge å overføre penger til Irisfondet, eller bestemme at midlene skal fordeles mellom eierne til selskapet. Retningslinjer for bruk av Iris fondet. Midler fra Iris-fondet skal gå til tiltak av svært viktig karakter for våre eiere og regionen Salten. Utbytte utover det skal tilfalle kommunene. Søknad om støtte fra Iris-fondet. Frist for søknad til Iris- fondet settes til 1 september. Søknader som kommer inn etter 1. september vil bli behandlet det påfølgende år. Behandling av søknadene. Administrasjonen gjennomgått alle søknader, innhenter supplerende opplysninger og lager saksfremlegg. Saksfremlegg og søknadene presenteres for rådmannsgruppa som kommer med sin tilrådning før saken går til styret. Rådmannsgruppas tilrådning skal følge saken. Styret gjennomgår søknadene og fremmet forslag til vedtak overfor representantskapet. Representantskapet gjør endelig vedtak om tildeling i sitt høstmøte i månedsskiftet oktober/ november. Oppfølging av innvilget tilskudd. Alle som får innvilget tilskudd skal innen rimelig tid etter at prosjektet er avsluttet rapportere resultatet av prosjektet og hvordan tilskuddet er benyttet. Rapporten skal signeres av ansvarlig søker. Sak 17/08 Valg av styremedlemmer med varamedlemmer. Fra valgkomiteen som har bestått av Ingrid Lien (leder), Jørn Stene og Jan Folke Sandnes forelå følgende innstilling; 4

5 Styremedlem Ragnar Pettersen, Fauske velges for 2 år Styremedlem Hilde F. Johansen velges for 2 år Styremedlem Jan Arve Jakobsen velges for 2 år 1. Varamedlem Ole Petter Nybakk 2. Varamedlem Greta Solfall velges for 2 år. velges for 2 år Representantskapet gjorde følgende enstemmige Styremedlem Ragnar Pettersen, Fauske velges for 2 år Styremedlem Hilde F. Johansen velges for 2 år Styremedlem Jan Arve Jakobsen velges for 2 år 1. Varamedlem Ole Petter Nybakk 2. Varamedlem Greta Solfall velges for 2 år. velges for 2 år Sak 17/09 Valg av styrets leder. Valgkomitéen tilrådde representantskapet å velge Ragnar Pettersen som styrets leder for 2 år. Representantskapet gjorde så følgende enstemmige Representantskapet velger Ragnar Pettersen som styrets leder for 2 år. Sak 17/10 Valg av styrets nestleder. Valgkomitéen tilrådde representantskapet å velge Hilde Furuseth Johansen som styrets nestleder for 2 år. Representantskapet gjorde så følgende enstemmige Representantskapet velger Hilde Furuseth Johansen som styrets nestleder for 2 år. 5

6 Sak 17/11. Valg av representantskapet leder. Saken er forberedt av valgkomiteen Vedtak. Representantskapet velger Lars Kr. Evjenth som representantskapets leder for 2 år Sak 17/12. Valg av representantskapet nestleder. Saken er forberedt av valgkomiteen Vedtak. Representantskapet velger Ida Marie Pinnerud som representantskapets nestleder for 2 år Bodø Referent Leif Magne Hjelseng Lars Kr. Evjenth