23.2.2016 Rammeavtale for kjøp av kontorrekvisita til DSS og Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA del III) Sak 16/27
Innholdsfortegnelse Konkurransegrunnlag... 3 1 Innledning... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Generelt om avtalen... 3 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 3 2 Beskrivelse av leveransen... 3 2.1 Leveransen... 3 2.2 Varighet og omfang... 4 2.3 Hvem skal avtalen gjelde for... 4 2.4 Bruk av underleverandører... 5 2.5 Annet... 5 Avtalen vil også inkludere sporadiske behov for profilartikler og enklere kontormaskiner.... 5 3 Administrative vilkår og bestemmelser... 5 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon... 5 3.2 Språk... 5 3.3 Tidsfrister... 5 3.4 Fremdriftsplan... 6 3.5 Kostnader... 6 3.6 Retur av tilbud... 6 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag... 6 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget... 6 3.9 Aksept av vilkår... 6 3.10 Forbehold og avvik... 6 3.11 Vedståelsesfrist... 7 3.12 Tilbudets utforming... 7 3.13 Innlevering av tilbud... 7 4 Kvalifikasjonskrav... 9 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav... 9 4.2 Juridisk stilling... 9 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet... 9 4.4 Krav til miljø og samfunnsansvar... 9 4.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner...10 4.6 Felles krav ved ev. bruk av underleverandør...10 5 Tildelingskriterier...11 6 Vedleggoversikt...11 2 av 12
Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (DSS) er en etat underlagt Kommunalog moderniseringsdepartementet. Hovedoppgaven til DSS er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av tjenestene. 1.2 Generelt om avtalen Formålet med anskaffelsen er å sikre s behov for kontorrekvisita på en kostnadseffektiv, miljø- og samfunnsansvarlig måte. Konkurransen gjennomføres i samarbeid med s brukere. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1). Tildeling av rammeavtale vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Anskaffelsen er kunngjort på Doffin og TED. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil rammeavtale bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Utkast til rammeavtale m/ bilag (Difi-mal). Grunnlag i denne saken er "Rammeavtale for kjøp av kontorrekvisita" med følgende bilag: o Bilag 1 Krav til ytelser (kravspesifikasjon) o Bilag 2 Pris og prisbestemmelser o Bilag 3 Avtale om elektronisk samhandling ved bruk av Ehandelsplattformen Ehandel.no (samhandlingsavtalen) o Bilag 4 - Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Tilbyder bes fylle ut bilag nr. 1 og 2. Se også punkt 3.12. 2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Leveransen Avtalen skal dekke et bredt spekter av produkter innenfor kontorrekvisita og sikre DSS og s samlede behov for kontorrekvisita. 3 av 12
Videre skal avtalen bidra til å forenkle innkjøpsprosessen og redusere transaksjonskostnadene for. Den skal også sikre kvaliteten på produktene og leveringsbetingelser i samsvar med brukernes behov og forventninger. Departementene skal gjennom rammeavtalen forbedre kostnads- og kvalitetskontrollen på sine innkjøp av kontorrekvisita og samtidig være sikre på at leverandør oppfyller kravene i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser. Produktene som inngår i avtalen skal samlet sett være de minst miljøbelastende markedet kan tilby. Rammeavtalen er ment å være av dynamisk karakter og skal oppdateres etter hvert som nye og mer miljøvennlige produkter kommer til. For en nærmere beskrivelse av krav til ytelsene, se kravspesifikasjon (bilag 1 til rammeavtalen). 2.2 Varighet og omfang Rammeavtalen gjelder fra tidspunkt for signering og deretter i ett år. Oppdragsgiver har opsjon på ytterligere tre års forlengelse, med ett år av gangen, slik at avtalen kan løpe til sammen maksimalt fire år fra signeringstidspunkt. På bakgrunn av erfaring og statistikk er det, uten forbindtlighet for kjøper, estimert et årlig kjøpsvolum i størrelsesorden 5 7 millioner kroner for kjøp av kontorrekvisita. Dette er et uforpliktende estimat. Uttaket kan tenkes høyere eller lavere, avhengig av det totale behovet gjennom rammeavtalens løp. Omfanget er utelukkende et estimat og ikke bindende for Oppdragsgiver. Oppdragsgivers behov vil kunne variere fra år til år. Faktisk volum vil også kunne variere på bakgrunn av endringer i bevilgninger, aktiviteter og andre rammevilkår. Se for øvrig kravspesifikasjonen, bilag 1. 2.3 Hvem skal avtalen gjelde for DSS inngår rammeavtalen er kontraktspart og i tillegg til DSS skal rammeavtalen gjelde for følgende virksomheter i ved avtaleoppstart: Statsministerens kontor Arbeids- og sosialdepartementet Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet Helse- og omsorgsdepartementet Kommunal- og moderniseringsdepartementet Kulturdepartementet Kunnskapsdepartementet Landbruks- og matdepartementet Olje- og energidepartementet Samferdselsdepartementet 4 av 12
De øvrige virksomhetene i skal ha opsjon på å slutte seg til avtalene når som helst i avtale- og i eventuelle forlengelsesperioder på samme vilkår som for DSS. Finansdepartementet Justis- og beredskapsdepartementet Forsvarsdepartementet Klima- og miljødepartementet Utenriksdepartementet Nærings- og fiskeridepartementet Regjeringsadvokaten 2.4 Bruk av underleverandører Det er tillatt å benytte underleverandører. Bruk av underleverandører skal klart fremgå av tilbudet. Se for øvrig punkt 4.5 under. 2.5 Annet Avtalen vil også inkludere sporadiske behov for profilartikler og enklere kontormaskiner. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er Navn: Fellesadministrativ avdeling v/ DepKjøp Adresse: Torggata 26-28 Postboks 8129 Dep. 0032 Oslo Telefonnr.: +47 22 24 90 90 Kontaktperson: E-postadresse: Remi Ludvigsen anskaffelser@dss.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig per e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 16.3.2016 kl 15.00. Tilbudsfrist er 6.4.2016 kl 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. 5 av 12
Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Fremdriftsplan For anskaffelsen er det lagt opp til følgende tentative fremdriftsplan (alle tidspunkt etter tilbudsfristen er tentative): Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse 23.2.2016 Frist for spørsmål 16.3.2016 Tilbudsfrist 6.4.2016 kl. 12:00 Meddelelse om tildeling* 20.5.2016 Utløp av karensperiode 10 dager etter utsendelse av meddelelse om tildeling Signering av rammeavtale* Etter utløp av karensperiode Tilbudets vedståelsesfrist* 6.7.2016 Rader merket med * ovenfor angir tentative datoer og tider. Tidspunkter etter tilbudsfrist er tentative. 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 3.10 Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. 6 av 12
Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 3.11 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til og med 6.7.2016. 3.12 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Datert og undertegnet tilbudsbrev med aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til rammeavtale. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. 2. Skatteattest for skatt og mva. 3. Firmaattest 4. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap 5. Referanseliste over 3 av leverandørens leveranser de siste 3 årene med relevans for dette oppdraget 6. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet, og den faglige kompetansen og kapasitet til eventuelle underleverandører. 7. Utfylte bilag til rammeavtale som angitt under punkt 1.3 over Følgende dokumenter skal ikke leveres som en del av tilbudet: Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) Rammeavtalen (vilkårene aksepteres i tilbudsbrevet og felter fylles ut av DSS før signering) 3.13 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Varemottak Akersgata 59, innkj. Munchs gt. 0180 Oslo Åpningstid: 08.00 15.45 Tilbudet kan eventuelt sendes pr post til: Depkjøp v/ Remi Ludvigsen Postboks 8129 Dep 0032 OSLO 7 av 12
Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, og merkes med: "Tilbud 16/27 v/ Remi Ludvigsen Åpnes kun av adressat Tilbudet kan leveres på ett av følgende formater: Alternativ 1 - Kun tilbudsbrev på papir, øvrige dokumenter på minnepinne: Den signerte aksepten i pkt. 1 ovenfor leveres på papir, signert og datert (dette er eneste papiret i tilbudet). Alle andre dokumenter i tilbudet leveres i PDF-format på minnepinne i en mappe som gis navn "Tilbud". Dokumenter som evt. må fylles ut for hånd, kan skannes til PDFformat og legges i samme mappe (Tilbud) (NB! Dette gjelder ikke tilbudsbrevet, som skal ligge ved på papir). Originalene av dokumenter som er konvertert til PDF-format, som har et annet originalformat (word, excel e.l.) skal også leveres i originalformatet, men i en annen mappe med navn "Konverterte". PDF-versjonene i mappen "Tilbud" går foran ved motstrid. Leverandørene må selv verifisere at filene og minnepinnen er i en slik stand at tilbudet lar seg åpne og lese på en vanlig PC. Mangler eller feil med eller i elektroniske versjoner, er leverandørenes risiko. Alternativ 2 Alle dokumenter på papir Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller annen sammenhefting/liming. Tilbudet kan derimot settes i en perm, leveres som løsark, legges i en plastlomme eller lignende. I tillegg leveres en kopi av tilbudet på minnepinne. Ved motstrid mellom papir og elektronisk versjon, går papirversjonen foran. Tilbud som ikke tilfredsstiller konkurransegrunnlaget eller som ikke inneholder komplett dokumentasjon som det er bedt om i dette konkurransegrunnlaget, vil kunne bli avvist. Leverandøren har risikoen for at oppdragsgiver har tilbudet i hende innen tilbudsfristen. 8 av 12
4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Betalt skatter og avgifter Skatteattest (skjema RF 1244), ikke eldre enn 6 måneder, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og mva. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn ved å bruke egen lenke på skatteetaten.no. Alternativt kan den bestilles hos skatteoppkrever eller skatteetaten. Attesten er elektronisk godkjent og derfor ikke signert. For ytterligere opplysninger, se skatteetaten.no. Attesten vedlegges tilbudet iht. disposisjonen i konkurransegrunnlaget. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Kredittvurdering som baserer seg på siste kjente tilstrekkelig finansiell styrke til regnskapstall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, eller å kunne oppfylle rammeavtalen. annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. Kredittverdighet uten krav til Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet sikkerhetsstillelse vil være som har konsesjon til å behandle personopplysninger. tilstrekkelig til å oppfylle kravet 4.4 Krav til miljø og samfunnsansvar Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha rutiner Tredjepartssertifisering som Svanemerket, miljøsystemer som sikrer minimering av som Miljøfyrtårn eller ISO-14001, kan vedlegges som 9 av 12
Kvalifikasjonskrav miljøbelastningen ved oppfyllelse av rammeavtalen Dokumentasjonskrav dokumentasjon under forutsetning av at kravet er dekket av sertifiseringen. Annen egnet dokumentasjon som viser oppfyllelse av kravet vil også aksepteres. 4.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Minst tre leveranser siste Referanseliste over leverandørens leveranser de siste tre år tre år med relevans for med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers dette oppdraget. Med navn og referanse, samt verdi på oppdraget om mulig. Det relevans i denne må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle sammenheng menes leverandøren har hatt i leveransen. leveranser av Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse, erfaring kontorrekvisita slik som og kapasitet knyttet til leveranser av kontorrekvisita. beskrevet i konkurransedokumentene til virksomheter av omtrent tilsvarende omfang og størrelse. Leverandøren må ha faglig kompetanse, erfaring og kapasitet til å utføre oppdraget. 4.6 Felles krav ved ev. bruk av underleverandør Ved bruk av underleverandør(er) skal følgende dokumentasjon legges ved: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget som skal ivaretas av underleverandør Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører for å oppfylle et eller flere av kvalifikasjonskravene skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon for underleverandøren til å kunne godtgjøre at kravet er oppfylt Dokumentasjon som viser at underleverandører oppfyller krav til lønns- og arbeidsvilkår, herunder krav om bedriftshelsetjeneste (underskrevet egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår jf. bilag 4 og bekreftelse på bedriftshelsetjeneste) Det skal legges ved en forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte underleverandører. 10 av 12
5 Tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder rammeavtaleforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK1 Pris 70 (Score 0-10) TK2 Kvalitet 30 (Score 0-10) TOTALSUM 100 (Sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbud på hvert tildelingskriterium får score 10. Score på pris beregnes forholdsmessig ut fra totalkostnad (fra Bilag 2) slik: Laveste totalkostnad gir score 10. Andre tilbud scores ut fra formelen: (Laveste totalkostnad)*10/ (Aktuell totalkostnad) Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1 Pris Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene på basis av tilbudte priser i prismatrisens ark Produktliste. Produktprisene multipliseres med volum og summeres. Det er tilbudt totalsum nederst på arket som legges til grunn i evalueringen. TK 2 Kvalitet Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene med hensyn på Andelen miljøvennlige produkt angitt i prismatrisen, bilag 3. Også beskrivelsene i MS10 og MB18 vil vurderes under dette. Graden av oppfyllelse under GB20, GB21 og GB22 Utforming og brukervennlighet av nettbutikk: Dersom nettbutikk vurderes som enten uorganisert, vanskelig å navigere, har svake søk, det kreves omfattende navigering for å kunne gjøre bestillinger, er generelt lite intuitiv i bruk eller liknende uheldige forhold, vil dette kunne trekke ned. Det vil verken gi positiv eller negativ uttelling at det er variasjoner i utforming eller bruksmønster i tilbudte løsninger, dersom ovennevnte momentene vurderes som akseptable (dvs. bruken av nettbutikken har hensiktsmessig utforming og er enkel i bruk). 6 Vedleggoversikt 11 av 12
Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg: Utkast til rammeavtale med bilag 12 av 12