Innkalling til årsmøte i Prinsdal tennisklubb Tirsdag 21. februar 2017 - kl 19.00 Årsmøtet avholdes i klubbhuset, Øvre Prinsdalsvei 60 Saksliste: 1. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Valg av møteleder, sekretær og to representanter til å underskrive protokollen. 3. Valg av revisor. 4. Årsberetning for 2016 5. Årsregnskap for 2016 med balanse, noter og revisors beretning. 6. Fastsettelse av kontingenten. Samt styrets godtgjørelse. 7. Budsjett for 2017 8. Innkomne forslag 9. Valg Forslag og saker som medlemmene ønsker tatt opp på årsmøtet må være styret i hende senest 10. februar og sendes til leder Nils Ally. Mail: nils@ptk.no Side 1 av 10
Sak nr. 4 Årsberetning for 2016 Klubben Prinsdal Tennisklubb ble stiftet 28. februar 1989 og er beliggende i Øvre Prinsdalsvei 60. Klubbhus inneholder dame og herregarderober, sal, to kjøkken, hc-wc. Anlegget har fire utendørs grusbaner, en ballvegg samt redskapsbod. Klubben har ingen innendørsbaner. Virksomhet Klubben har totalt 164 medlemmer. Medlemskap gir rett til bruk av grusbanene samt klubbhusets garderober og dusj i sommerhalvåret Klubben har drevet organisert treningsvirksomhet som har fungert godt for rekruttering av nye medlemmer, spesielt takket være innsats fra Jan Palm og Paul Misic. Klubbmesterskapet ble avholdt tidlig i sesongen i juni. Det ble spilt mange spennende kamper. Prinsdal tk har egen webside som følges opp av Nils Ally. Hjemmeside er den viktigste informasjonskanal til våre medlemmer og fremstår nå som et profesjonelt oppsett. Vi oppfordrer våre medlemmer til jevnlig å besøke oss på www.ptk.no Første weekend i mai, arrangerte Prinsdal Tennisklubb nasjonal veteranturnering (klasse 35 år + damer og herrer). Det har vært mellom 50-70 deltakere de siste år. Turneringen fikk god omtale av deltakerne. Turneringen ble ryddig arrangert av Paul Misic med god bistand fra Jan Palm og Torulv Tjomsland. Klubben hadde i 2016 en stabil medlemsmasse sammenlignet med året før og takket være god rekruttering fra særlig Jan Palm som balanserte en del frafall. Prinsdal tk har nå også fått ordnet VIPPS betalingssystem, hvor innbetaling av medlemskap og andre påmeldingsavgifter kan gjøres «der og da», når det er ønskelig. Klubben har leid ut klubbhuset til ulike selskapsaktiviteter som jubileer, konfirmasjoner o.l. Grunnet uforholdsmessige store utgifter til oppvarming i vinterhalvåret, har styret valgt å takke nei til utleie mellom oktober 2016 og ut april 2017. Utgifter til oppvarming i oktober 2015 til april 2016 ble vesentlig høyere enn inntektene. Klubben er likevel åpne for forespørsler om jevnlig utleie til foreningsvirksomhet o.l. som gjør at det også vil være lønnsomt med utleie i vinterhalvåret. Baneanlegg Banene ble klargjort slutten av april og var klare til 1. mai. Det er alltid en del jobb som må gjøres på anlegget før den kan åpnes for spilling. Stemningen på dugnader har vært bra. Noen iherdige gjengangere påtok seg oppgaver utover de oppsatte dugnadsdatoer. Takket være "snikdugnad" ble det utført og tilrettelagt for gjøremål, slik at oppgavene som gjensto til dugnaden ble lettere å gjennomføre. Primus motor for dette var Paul Misic, Øystein Lund og Jan Palm. De siste årene har dugnadsoppmøte dessverre vært nedadgående, spesielt når vi skal stenge banene før vinteren. Dette medfører at kun det mest nødvendige blir gjort på høsten. Disse oppgavene har da falt på et fåtall oppmøtte og ansvarlige i styret. Skal medlemmene oppnå et grunnlag for godt banedekke til våren, må grus tilføres om høsten (ofte flere tonn), slik at grusen får satt seg til våren. Tilførsel av grus er tungt arbeid. Det er fortere gjennomførbart og mindre slitsomt, dersom flere hadde stilt opp. Styret synes det bør være opplagt at de som drar glede av banene i spillesesongen, også bidrar på høstdugnaden. Det går an å yte innsats utenom de fastsatte datoer for høstdugnaden, derom disse tidspunkt ikke passer. Da er bare å ringe å høre når det kan gjøres, det står gjerne info om når dette kan gjøres på våre nettsider. Anlegget har ikke vært utsatt for nevneverdig hærverk i året som gikk. Styret håper at medlemmene føler ansvar for å bidra til å holde klubbhus og baner i så bra tilstand som mulig til enhver tid. Det gir øket trivsel og tilhørighet til klubben. Husansvarlig, Kjell Ove Ekenes har sluttet i styret høsten 2016 grunnet flytting utenbys. Styret har bestemt Side 2 av 10
at rollen hans fordeles mellom resterende styremedlemmer frem til en annen løsning er påkrevd. Paul Misic har påtatt seg overoppsyn og oppgaver for å holde banene i brukbar stand hele sesongen. Sommeren 2016 ble en fuktig affære. Det medførte at mose og annet ugress dessverre fikk etablert seg mer enn ønskelig, spesielt på bane 3 og 4 mot idrettshallen. Det ble iverksatt ekstra innsats for å fjerne dette. Angrep av ugress og mose på bane 1 og 2 var mindre, men må trolig håndteres med ugressmiddel og manuell fjerning til våren igjen. Øystein Lund har organisert innhenting av brostein, som skal legges primært foran klubbhusets terrasse og banene. Det trengs en del subbus som må kjøpes inn til steinleggingen, noe Øystein skal administrere. Høstdugnad ble avholdt lørdag 15. oktober. Fremmøtet var så dårlig at ikke alt som burde vært gjort ble ferdig, men må utsettes til våren 2017. Sportslige og sosiale aktiviteter og resultater Sesongen 2016 ble en sesong med gode resultater for våre klubblag. Veteranlaget (Herrer 45+) startet sesongen med å bli nummer to i 1.divisjon i innendørs serien for menn. I utendørsserien må vi fremheve at vårt veteranlag vant sin avdeling i divisjon 3. og rykker dermed opp til neste øverste divisjon i Norge neste sesong 2017. Sterkt gjort av veteranlaget. Resultatstatus 2016: Herrer 1. lag ble nummer to i 3, divisjon og fortsetter i samme divisjon 2017. Herrer 2. lag ble nr. 6 i 3. divisjon og fortsetter i samme divisjon 2017. Veteran 1. lag ble nummer 1 og rykker opp Veteran 2. lag ble nummer to i 7. divisjon. Lagledere: Herrer 1 Herrer 2 Veteranlag 1 Veteranlag 2 Petter Auk Torulv Tjomsland Petter Naustdal Jarle Bråthen Prinsdal arrangerte nasjonal veteranturnering i mai, med deltagere fra ulike klubber i Norge. Veteranturneringen på Prinsdal har blitt en tradisjon og den skal i 2017 arrangeres 4. 7. mai. Vi håper på stor deltagelse både fra Prinsdal spillere og andre deltagere. Prinsdal har endel spillere som er ivrige til å spille turneringer. Knut Alfheim, Torulv Tjomsland og Trond Westby representerte Norge i Nordisk mesterskap i Stockholm. Torulv Tjomsland har deltatt både i VM og EM, og vunnet NM både ute og inne sesongen 2016. Andre som spiller turneringer er Petter Naustdal, Pål Mathisen, Ken Ditlefsen, Petter Auk, Jan Palm, Nils Ally og Warren George. Pål Mathisen ble klubbmester 2016. Han vant en spennende og jevn finale mot Jarle Bråthen. Det ble avholdt en sosial doubleturneringen mellom Kolbotn tk og Prinsdal tk. Kolbotn stakk av med seieren ved Einar Granlien med partner. Klubben har tilbud om organisert trening for juniorer og voksne hele vårsesongen. Påmelding skjer via nettsidene våre. Side 3 av 10
Sak nr. 5 - Årsregnskap for 2016 med balanse og noter PRINSDAL TENNISKLUBB RESULTATREGNSKAP Reelt Reelt Note 2016 2015 1 Medlemsinntekter 2 57 290 70 550 Kursinntekter 5 400 0 Turneringsinntekter 16 390 19 500 Offentlige tilskudd 66 754 72 007 Leieinntekter 28 788 20 500 Sum inntekter 174 621 182 557 Startkontingenter 9 600 10 493 Turneringskostnader 0 2 452 Tenniskurs 0 0 Sum stevne- og aktivitetskostnader 9 600 12 945 Renovasjon, vann 36 287 25 589 Strøm 53 682 16 750 Renhold og annen kostnad lokaler 1 051 11 877 Sum kostnad lokaler 91 020 54 216 Driftsutstyr klubbhus, bane 21 087 41 494 Reparasjon og vedlikehold 0 0 Idrettsutstyr 10 404 10 125 Andre driftskostnader 9 679 11 465 Sum driftskostnader 41 170 63 084 Medlemskontingenter 30 180 36 555 Markedsføring/IT 8 750 9 312 Møter og kurs 3 536 9 303 Forsikring 15 574 14 734 Andre kostnader 0 1 803 Sum andre kostnader 58 040 71 707 Sum kostnader 199 829 201 952 Driftsresultat -25 208-19 395 Finansinntekt 0 105 Finanskostnad 2 568 1 280 Sum finansposter -2 568-1 175 Årsresultat (underskudd) -27 776-20 570 Side 4 av 10
PRINSDAL TENNISKLUBB BALANSE Note 31.12.2016 31.12.2015 EIENDELER Anleggsmidler Idrettsanlegg 3 0 0 SUM ANLEGGSMIDLER 0 0 Omløpsmidler Bankinnskudd og lignende 94 734 119 393 Fordinger 4 1 500 20 181 SUM OMLØPSMIDLER 96 234 139 574 SUM EIENDELER 96 234 139 574 EGENKAPITAL OG GJELD Gjeld 5 0 15563 Egenkapital 6 96 235 124 011 SUM GJELD OG EGENKAPITAL 96 235 139 574 Oslo, 07. februar 2017 Nils Ally Styreleder/ Leder Jan Palm Styremedlem/ Sportslig leder Petter Naustdal Styremedlem/ Sekretær Lars Eriksson Styremedlem/ Kasserer Paul Misic Styremedlem/ Baneansvarlig Side 5 av 10
PRINSDAL TENNISKLUBB NOTER 1. REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsbestemmelser for små organisasjonsledd tilsluttet Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité. Inntekts- og kostnadsføring Inntekter registreres i den periode de er inntjent og utgifter registreres i den periode de er påløpt. 2. ANTALL MEDLEMMER 2016 2015 Antall medlemmer ved årsslutt: 34 single pluss 42 via familiemedlemskap 76 107 3. IDRETTSANLEGG Klubbens idrettsanlegg er fullt ut avskrevet og bokført til kr 0 i balansen. 4. FORDRINGER Fordringer er overføringer Nils Ally har foretatt til seg, men ikke anvendt. 1 500 5. GJELD PTK har ingen utestående gjeld per 31.12.16 0 6. EGENKAPITAL Egenkapital Sum Egenkapital 01.01 124 011 144 580 Årets resultat -27 776-20 569 Egenkapital 31.12 96 235 124 011 Vedlegg: Revisors beretning for 2016 vedlegges årsberetningen. Side 6 av 10
Sak nr. 6 Fastsettelse av kontingenten. Samt styrets godtgjørelse Kontingent 2017 Styret foreslår at medlemskontingenten settes til følgende satser for 2017 Senior kr 1.900 (økning kr 150 fra 2016) Junior/Student kr 1.000 (økning kr 100 fra 2016) Pensjonister kr 1.000 (uforandret) Familie kr 2.750 (økning kr 250 fra 2016) Støttemedlem kr 100 (uforandret) Passivt familie kr 300 (uforandret) Styrets godtgjørelse 2017 Det fremlegges forslag om at styrets godtgjørelse settes tilsvarende familiemedlemskap kr 2 750,- med fradrag av kr 100,- som skal innbetales og merkes «Medlemskontingent styremedlem Ptk 2017» Side 7 av 10
Sak nr. 7 Budsjett for 2017 PRINSDAL TENNISKLUBB BUDSJETT Budsjett Reelt Reelt Note 2017 2016 2015 1 Medlemsinntekter 70 000 57 290 70 550 Kursinntekter 0 5 400 0 Turneringsinntekter 17 000 16 390 19 500 Offentlige tilskudd 70 000 66 754 72 007 Leieinntekter 20 000 28 788 20 500 Sum inntekter 177 000 174 621 182 557 2 Startkontingenter 11 000 9 600 10 493 Turneringskostnader 4 000 2 452 Tenniskurs 0 0 Sum stevne- og aktivitetskostnader 15 000 9 600 12 945 Renovasjon, vann 26 000 36 287 25 589 Strøm 20 000 53 682 16 750 Renhold og annen kostnad lokaler 4 000 1 051 11 877 Sum kostnad lokaler 50 000 91 020 54 216 Driftsutstyr klubbhus, bane 20 000 21 087 41 494 Reparasjon og vedlikehold 3 000 0 Idrettsutstyr 10 000 10 404 10 125 Andre driftskostnader 3 000 9 679 11 465 Sum driftskostnader 36 000 41 170 63 084 Medlemskontingenter 37 000 30 180 36 555 Markedsføring/IT 10 000 8 750 9 312 Møter og kurs 5 000 3 536 9 303 Forsikring 16 000 15 574 14 734 Andre kostnader 5 000 0 1 803 Sum andre kostnader 73 000 58 040 71 707 Sum kostnader 174 000 199 829 201 952 Driftsresultat 3 000-25 208-19 395 Finansinntekt 100 0 105 Finanskostnad 1 500 2 568 1 280 Sum finansposter -1 400-2 568-1 175 Årsresultat 3 1 600-27 776-20 570 Side 8 av 10
PRINSDAL TENNISKLUBB NOTER BUDSJETT 1. INNTEKTER Inntekter for 2017 er basert på en økning av medlemskontingent, samt tiltak for å øke medlemsmassen. Offentlige tilskudd baseres på medlemsantall og stipuleres omtrent på linje med tidligere år. Utleie av lokaler er litt redusert, fordi vi ikke har fast person til å håndtere dette. Vi trenger disse inntekter og vi bør forsøke å opprettholde utlei til voksne leietakere. 2. Kostnader Kostnader er generelt holdt lavt, klubben har behov for et "spareår". Renovasjon, strøm og vann er store poster, som vi aktivt jobber med å holde lavt. Kommunen er kontaktet for å avklare forholde med vannmåler til baner. Alle andre kostnader er budsjettert lavt, fordi økonomien nå tilsier en stram kostnadskontroll. 3. Resultat Formålet med budsjettet, er å få kontroll på klubbens økonomi. Det primære er å få resultat til null eller positivt. En realistisk vurdering, vil være at vi i 2017 fortsatt vil ha et mindre underskudd. Notat PTK Regnskap 2016 og Budsjett 2017 PTK har gått med underskudd både i 20105 og 2016, men vi har fortsatt positiv egenkapital på kr 96 235,-. Vi har i 2016 hatt betydelig lavere inntekter i fra medlemskontingenter enn forventet, samt et etterslep på strømregning som i betydelig grad trekker ned. Likeledes har renovasjon og vann blitt en stor post. Det er nå satt i verk tiltak for å sjekke ut om det er felles vannmåler for PTK baner og Hauketo IL. Etter tiltak som regulering av luftanlegget i klubbhuset, forventer vi at det nå er kontroll på strømforbruket. Det ble i 2016 anskaffet en del baneutstyr og innkjøpt sand, slik at det for 2017 burde være lavere driftskostnader for klubben vedrørende baner. 2017 må på alle måter bli et år hvor økning av inntekter prioriteres, delvis ved økning av kontingenter og ved verving av nye medlemmer. Utleie av klubbhus gir fortsatt gode inntekter og bør opprettholdes. I den grad vi finner faste leietakere vil dette ha stor verdi for klubben. Likeledes må kostnader holdes under kontroll på et nivå som kun dekker det som er absolutt nødvendig. Målet er å få regnskapet i balanse og stoppe den negative resultatutviklingen. Oslo, 07.02.2017 Lars Eriksson Kasserer 8 Innkomne forslag Styret har ikke mottatt noen forslag til behandling i årsmøtet. Side 9 av 10
9 Valg Følgende kandidater har stilt seg til rådighet for styreverv i 2017. Medlemmer som deltar på årsmøtet, kan fremsette forslag til andre kandidater til votering på årsmøtet. Funksjon: Kandidat: Varighet: Kommentar: Leder Nils Ally 2 år Gjenvalg Sekretær Petter Are Naustdal 1 år Gjenvalg Sportslig leder Jan Birger Palm 1 år Gjenvalg Kasserer Lars Eriksson 2 år Gjenvalg Hus og baneansvarlig Ingen kandidat funnet 1 år Paul Misic ønsker å tre ut av styret. Konstituert styre må finne ny kandidat. Revisor Julius Lund 1 år Komitéer Ingen kandidater funnet 1 år Behov kandidater til Hus- og banekomite og en sosialkomite. Side 10 av 10