1 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen, 11.2.2013 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet 19.2.2013 kl. 09.00 i kommunestyresalen i Bømlo rådhus NB! Merk tid og stad Møteplan: Kl. 09.00 10.00 Rådmannen orienterer Kl. 10.00 11.00 Kurs i ipad bruk Kl. 11.00 12.30 Lunsj Kl. 12.30 15.00 (ca) Sakshandsaming, andre saker Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Elin Molven, tlf. 55 37 80 81/404 88 662 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982. Det er planlagt at Elin Molven møter frå sekretariatet på dette møtet. Til vararepresentantane er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at vararepresentantar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Sonja Hellen Sele (s) Kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Bømlo kommune Deloitte AS Rådmannen i Bømlo kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
2 Sakliste: Saknr. Sak 01/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 02/13 Godkjenning av protokoll frå møte 27.11.12 Vedlegg 03/13 Rådmannen orienterer 04/13 Meldingar Vedlegg 05/13 Orientering 06/13 Årsmelding 2012 for kontrollutvalet Eige vedlegg 07/13 Bestilling av forvaltningsrevisjon innan PP tenesta og Barne og familietenesta i Bømlo kommune Forslag til prosjektplan 08/13 Møteplan for kontrollutvalet 2013 Eige vedlegg 09/13 Gjennomgang av møteprotokollar Alle møteprotokollane kan lastas ned og lesast på Bømlo kommune si heimeside Eventuelt 2
3 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19.2.2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 03/13 03/13 RÅDMANNEN ORIENTERER 1. Selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte 19.9.2012 i sak 34/12 punkt 1: Kontrollutvalet ynskjer ny orientering om status vedrørande Sentralidrettsanlegget AS i januar møtet 2013. 2. Kommunen sin praksis ved førespurnad frå innbyggjarane og handsaming av klager på vedtak: Utval for areal og samferdsel gjorde slik samrøystes vedtak i politisk sak 95/12 og D sak 171/12 den 13.6.12: 1. Klagen vert ikkje teken til fylgje, vedtak i D sak 171/12 står ved lag: I medhald av Plan- og bygningslova 21-6 og forvaltningslova 17, vert søknad om rammeløyve for veg kai og 14 stk naust avvist, inntil privatrettslege forhold ang retten til å føra fram veg til naustområdet føreligg. 2. Utval for areal og samferdsel ber om at saka vert sendt til jordskifte. Sollia Naustlag skal dekke kostnadane. Kontrollutvalet ynskjer ei orientering i høve kommunen sin praksis generelt når det gjelder handtering av førespurnader frå innbyggjarane i ulike saker og praksis når nokon klager på vedtak som er fatta. Som eksempel ynskjer utvalet spesielt å få belyst handsaminga av D sak 171/12 i Utval for areal og samferdsel den 13.6.2012. På bakgrunn av dette har vi gjort avtale med rådmannen at administrasjonen kjem i dette møte i kontrollutvalet, for å orientera og svare på spørsmål frå utvalet. FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
4 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19.2.2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 04/13 04/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Rådmannen Handlingsplan Oppfølging av rapport etter selskapskontroll (SIM). Sak PS 102/12 i kommunestyret 12.11.2012. 2 Kommunestyret Årsbudsjett 2013, Økonomiplan 2013-2016 3 Kommunestyret Utbygging av sjukeheimsplassar 4 Rådmannen Sjukefråværet 5 Administrasjonen Årsbudsjett 2013 for kontroll og tilsynsarbeidet i Bømlo kommune. 6 Rådmannen Oppfølging av rapport etter selskapskontroll. 7 Fylkesmannen i Verjemålsreforma status og gjennomføring 2012. Hordaland 8 Kommunal- og Opne møter i kontrollutval og kommunale føretak regionaldepartementet 9 Bømlo kommune Rekneskap for kontrollutvalet 2012 Eventuelt FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Vedlegg: 9 meldingar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19.2.2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 05/13 05/13 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Status ipad bruk 2 Sekretariatet Revisor sin plass i kommunestyremøta. Eventuelt FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
30 Notat: Revisor sin plass i kommunestyremøta. Til kontrollutvalsmøtet i Bømlo kommune 19.2.2013 Orienteringssak nr. 2 Revisor har gjennom kontrakt med kommunen plikt til å møte i kommunestyret når det er saker frå revisjonen på saklista. Dette er til dømes forvaltningsrevisjonsrapportar, rekneskap, planar, selskapskontrollar, andre saker revisjonen har arbeida med. Dette notatet tar sikte på å gjere ordførar, kommune administrasjon og kontrollutvalet merksam på dette. Revisor er i mange høve tilstades i kommunestyremøta utan at dei folkevalde er merksame på dette. Revisor har kompetanse og inngåande kjennskap til sine saker. Revisors moglegheit til å kunne svare på spørsmål og opp/avklare misforståingar bør nyttast i større grad enn i dag. Sekretariatet vil føreslå for kontrollutvalet følgjande: 1) Når kontrollutvalet sender innstilling til kommunestyret på saker frå revisjonen vert det og vanlegvis tilrådd at revisor er tilstades i kommunestyremøtet og at ordførar vert gjort merksam på dette slik at ordførar kan gjere seg nytte av den kompetansen som er tilstades frå eigen revisor. 2) Dette notatet vert sendt ordførar med ei oppmoding om å ha kontakt med revisor når saker frå revisjonen er på saklista. Ordførar kan då, avhengig av sak, til dømes avtala at revisor og gjerne saman med utvalsleiar i kontrollutvalet, kan legge fram for kommunestyret viktige forvaltningsrevisjonsrapportar, selskapskontrollar, revisjonsmelding og planar. 3) Vidare er det greitt at revisor kan be om ordet om revisor finn at det er trong for oppklaring/avklaring ut frå drøfting av aktuelle saker. Kontrollutvalet sin leiar og nestleiar har lovfesta rett til å ta ordet i saker frå kontrollutvalet, jfr. Kommunelov og forskrift, men revisor har ikkje tilsvarande rett. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar
31 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19.2.2013 Sakshandsamar: Elin Molven Kopi til: Sak: 06/13 06/13 ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Sekretariatet har laga forslag til kontrollutvalet si årsmelding for 2012. Revisjonen er ikkje vorte utfordra på å laga eigen årsmelding om oppdraget i Bømlo kommune. Resultatet av revisjonsarbeidet går fram av revisjonsmeldinga som følgjer rekneskapen, brev og gjennom andre revisjonsrapportar som vert lagt fram for kontrollutvalet. Årsmeldinga frå kontrollutvalet må reknast som ein del av den lovpålagte rapporteringa frå utvalet til kommunestyret. Sekretariatet meiner difor at det vil vera rett at kommunestyret godkjenner årsmeldinga i eiga sak. FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner årsmelding 2012 for kontrollutvalet i Bømlo kommune. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar Vedlegg: Forslag til årsmelding frå kontrollutvalet for 2012 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
32 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19.2.2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 07/13 07/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON INNAN PP TENESTA OG BARNE OG FAMILIETENESTA I BØMLO KOMMUNE FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN Bakgrunn for saka: I kontrollutvalet sitt møte den 27.11.2012, sak 46/12 vart det samrøystes vedteke: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan PP tenesta og Barne og familietenesta. 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkludert føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, samt ressursbruk for prosjektet. 3. Forslag til prosjektplan skal leverast til sekretariatet innan 29.1.2013. 4. Prosjektplanen skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet. Drøfting: Sekretariatet vil tilrå ein forvaltningsrevisjon som set fokus på organisering, system og rutinar, sakshandsaming, kapasitet og kompetanse, samordning av ternester til barn og unge, samt samarbeid med skule (eventuelt andre aktørar). Konklusjon: Det vert invitert til drøfting knytt til formulering av føremål, problemstillingar og avgrensing av forvaltningsprosjekt. Utvalet bør be Deloitte levere endeleg forslag til prosjektplan, som inneheld m.a. føremål med den valde forvaltningsrevisjonen og dei problemstillingar utvalet vil ha svar på. Vidare bør utvalet be Deloitte skissere kor mange timar dei reknar med det vil gå med til forvaltningsrevisjonen og når utvalet kan forvente at rapport ligg føre. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføra forvaltningsrevisjon innan PP-tenesta og Barne og familietenesta i Bømlo kommune. Deloitte vert innan.. beden om å levere forslag til endeleg prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk, med atterhald om økonomisk fullfinansiering. 2. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne endeleg prosjektplan. 3. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
33 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19. feb. 2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 08/13 08/13 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET FOR 2013 Det er praktisk at møtetider i kontrollutvalet er tilpassa saker som ev. skal vidare til formannskapet og kommunestyret. Delar av møteplanen for Bømlo kommune 2013 er lagt inn i tabellen nedanfor. Utkast til møteplan Merknad: Aktuelle møter, dersom saker skal vidare til: for kontrollutvalet: Formannskapet (Tysdag) Kommunestyret (Måndag) 19.02.2013 Under avvikling 16.4.2013 18.3.2013 Årsmelding 2012 for KUV 23.04.2013 Uttale til kommunerekneskapen 28.5.2013 6.5.2013 og Bømlo kulturhus KF 14.05.2013 17.6.2013 17.09.2013 Budsjett 2013 for KUV 15.10.2013 23.9.2013 26.11.2013 19.11.2013 4.11.2013 9.12.2013 16.12.2012 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2013: Dato: Merknad: 19.02.2013 Under avvikling 23.04.2013 14.05.2013 17.09.2013 26.11.2013 Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
34 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19.2.2013 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 09/13 09/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Bakgrunn for saka: I denne saka er tanken at kontrollutvalet skal gjera ei vurdering av saker i møteprotokollar frå andre politiske utval i Bømlo kommune. Møteprotokollane kan lastas ned frå heimesida til kommunen. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse i protokollane. I møte i kontrollutvalet 28.11.11 blei det gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Utval for oppvekst, kultur og idrett Utval for helse og omsorg Utval for areal og samferdsel Kontrollutvalsmedlem: Georg Lønning Terje Olav Nesse Kåre Habbestad Svanhild Vespestad John Kåre Torkelsen Følgjande møteprotokollar er aktuelle å gjennomgå i dette møtet: Kommunestyret 10.12.12, 17.12.12 og 04.2.13 Formannskapet 15.01.13 Utval for oppvekst, kultur og idrett 15.01.13 Utval for helse og omsorg 10.12.12 og 17.01.12 Utval for areal og samferdsel 16.01.13 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 37 80 81 Mobil: 404 88 662 E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.