4. Varemottak DFØ Versjon: 1.0 4.1 Utføre varemottak 28.02.12 Innhold 1 Utføre varemottak/annullere bestilling 2 Endre data/legge til interne kommentarer før mottak av varen 3 Registrere klage/søk på klage i ettertid 4 Faktura drilldown fra ordre (PM klient) Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken: Brukere skal være i stand til å behandle ordre i varemottaksbildet, samt kunne se hvilken faktura som er matchet mot en spesifikk ordre i ettertid. Ansvar Tidspunkt Handling 1 Utføre varemottak/annullere bestilling Virksomhet Ved behov Varemottak gjøres i PM Klient. Bestillinger som er klare til varemottak finner du under Mine oppgaver og Varemottak. Her kan man søke opp de bestillinger man har vært involvert i enten som eier eller som varemottaker. Det er også mulig å klikke direkte på boksen Varemottak. Steg 1a: Klikk på [Åpne] for å gjøre varemottak på ønsket innkjøp.
I behandlingen av varemottak er det flere elementer du som bruker må ta stilling til, og følgende er mulig å utføre i skjermbildet: 1. Gjøre fullt eller delvis varemottak (steg 1b) 2. Annullere bestillingen (Kan kun gjøres når man ikke har gjort mottak) (steg 1b) 3. Annullere/Avbryte et delvis mottak (steg 1c) 4. Lukke bestilling. Dette benyttes når man ikke får levert alle varer på bestillingen. (steg 1c) Steg 1b: For å starte behandlingen av selve varemottaket forholder brukeren seg til 3 menypunkter, hhv. Motta (Som krever at du skriver inn mengden som skal mottas) Motta alle (Som sørger for et direkte komplett varemottak av bestillingen) Annuller bestillingen (Som da lukker bestillingen uten varemottak, og gjør den utilgjengelig for OrderMatch). Selve annulleringen krever at bruker skriver inn kommentar som vist nedenfor. Dersom ordre har gått via markedsplassen vil valget for varsling til leverandør være inaktivt. Steg 1c: For å jobbe med allerede delvis mottatt varemottak, klikk på. Du kan da redigere varemottaket i etterkant. Ved å åpne mottaksbildet vil man som skjermbildet nedenfor viser, kunne lukke bestillingen, legge inn nye mottak eller evt. annullere det som allerede er mottatt.
2 Endre data/legge til interne kommentarer før mottak av varen Virksomhet Ved behov Endre data på ordren etter at den er oversendt leverandør, evt. legge til interne kommentarer. NB! Endringen går ikke til leverandør. Endrer kun på informasjon som har intern verdi. Steg 2a: For å gjøre endringer på selve ordren etter at den er sendt må man gå til varemottaksbildet i løsningen. Dette finner du under Mine oppgaver og Varemottak. Her kan man søke opp de order man har vært involvert i enten som eier eller som varemottaker. Det er også mulig å klikke direkte på boksen Varemottak. Klikk deretter på [Åpne] for å gjøre endringer på ønsket innkjøp. Rollen innkjøper har rettigheter til å kunne gjøre varemottak for alle de ordrer som er generert i virksomheten. Steg 2b: For å få opp skjermbildet for endringer klikker man først på [Åpne) og deretter på ikonet. Skjermbildet nedenfor vil da bli synlig under linjen for selve varemottaket. Varemottaksskjermbildet åpner for redigering i følgende felter: Produktgruppe Produktnavn Mengdeenhet Påkrevd leveringsdato Rabatt % Konteringsdimensjoner (Dim 1-8 avhengig av hvilke som benyttes) Kommentar til bestillingslinje Steg 2c: For å legge inn en intern kommentar går man på arkfanen for kommentarer under varemottaksbildet i PM. Her har man som skjermbildet nedenfor illustrerer mulighet for å skrive inn en kommentar og klikke knappen [LEGG TIL]. Følgende data vil da bli lagret under kommentarer: Tidspunkt Kommentar Bruker som har registrert kommentaren
3 Registrere klage/søk på klage i ettertid Virksomhet Ved behov Klagefunksjonen benyttes av innkjøpere for å se på statistikk i forhold til hvor gode leveranser de ulike leverandørene har over tid. Dette fordrer at brukerne i organisasjonen registrerer de feil og mangler som evt. avdekkes. Dette gjør brukeren i varemottaksbildet ved å klikke på ikonet for registrering av klage på en varelinje. NB: Registrering av klage lagres kun som en intern kommentar, og det er ikke noe som sendes leverandør i tilknytning til dette. Steg 3a: Når man klikker på dette ikonet [ ] vil dialogboksen som vist nedenfor komme til syne. Her vil man kunne skrive utfyllende hva som var mangelfullt ift. leveransen. Når man har lagt inn en klage vil dette komme som et ikon på den bestillingslinjen det er registrert for. Steg 3b: Etter at klage er registrert vil denne være tilgjengelig for innkjøpere gjennom Innkjøpsverktøy i menyen til venstre i PM Klient. Som skjermbildet nedenfor illustrerer vil søkekriteriet Klager muliggjøre et søk som gir alle ordre med en registrert klage knyttet til seg. Fra søkeresultatet kan man drille seg ned på ordredetaljene på linjenivå og se hva klagen som er registrert innebar. For å få et effektivt søk her, bør man for eksempel kombinere klagesøket med leverandør.
4 Faktura drilldown fra ordre (PM klient) Virksomhet Ved behov Fra PM Klient har brukere, etter at bestilling har fått status fakturert, muligheter til å se selve fakturadetaljene knyttet til den/de fakturaer som er matchet mot den gitte bestillingen. Skjermbildet nedenfor illustrerer et søk etter ordre med status fakturert. I eksempelet har vi gått inn på en av ordrene i søket. Steg 4a: For å drille seg ned til selve fakturaen må man først åpne en liste over tilgjengelige fakturaer som har en knytning mot den gitte ordren. Dette gjøres ved å klikke på ikonet (De tre prikkene ved siden av statusen). Man får da tilgjengelig alle fakturaer for den gitte ordren i en liste som vist nedenfor. Steg 4b: Ved å klikke på dato for knytning/match vil bruker bli rutet til Basware Imageviewer, som er den samme tjenesten som brukerne også vil ha tilgang til via link i Agresso. Imagevieweren strukturerer opp bilde og data, slik at man kan lese alle detaljer knyttet til fakturaen.