STYRINGSGRUPPA REFERAT Styre/organ: Styringsgruppa for «prosjekt Midtre-Agder» Sted: Audnedal kommune, Kommunestyresalen Konsmo Dato: 27.03.2015 Tidsrom: 08.00 12.00 (Det serveres enkel lunsj) Medlemmer: Åseral Hægebostad Audnedal Marnardal Oddmund Ljosland (ordfører) Elling Eikerapen Olav Åsland Tove Hagen Wencke Austrud (HTV) Ånen Werdal (ordfører) Lars Terje Grostøl Tor Aril Bakke Jorunn Eikeland (HTV) Tønnes Seland (ordfører) Odd Arne Ougland Reidun Bakken Tom Kenneth Naglestad, HTV Helge Sandåker (ordfører) Doris Tjelland Håland Hans Svindland Unni Grindland, HTV I tillegg: Fylkesmannen i Vest-Agder, Dag Petter Sødal (prosessveileder) KS Agder, Lars Dahlen Rådmann i Åseral, Kjell Gunnar Olsen Rådmann i Hægebostad, Ivan Sagebakken Rådmann i Marnardal, Hans Stusvik Rådmann i Audnedal, Kjell Olav Hæåk Even Schau (sekretær for prosjektgruppa og styringsgruppa) SAKSLISTE: SAK 13/15 Godkjenning av referat fra møte 16.02.15 SAK 14/15 SAK 15/15 SAK 16/15 Oppsummering fra behandling i kommunestyremøtene i mars Oppgavemeldingen fra regjeringen Orientering om innbyggerhøring på folkemøte i Åseral SAK 17/15 Orientering om utviklingen i de andre prosjektene kommunene er med i. Utvikling, endring, føringer og evt nye prosjekter SAK 18/15 SAK 19/15 SAK 20/15 Målsetting og prinsipper for administrativ organisering og lokalisering Framdriftsplan/tidsplan for den videre prosess Eventuelt
SAK 13/15 Godkjenning av referat fra møte 16.02.15 Ingen innspill til referatet. Referat møte 16.02.15 godkjennes. Referat møte 16.02.15 godkjennes SAK 14/15 Oppsummering fra behandling i kommunestyremøtene i mars Ordførerne orienterer om de vedtak som er gjort. Prosjektleder sendte i forkant av møte ut noen spørsmål til hver kommune til avklaring, slik: Som prosjektleder har jeg noen avklarende spørsmål til de vedtak som kommunestyrene har vedtatt eller har innstilling på. Det er viktig at vi alle sammen har en felles forståelse av hva vedtakene innebærer. Jeg sender ut disse spørsmålene på forhånd, slik at ordførerne kan forberede seg til det innlegget dere skal ha ved gjennomgang av vedtakene. Marnardal kommune: Nullalternativet utredes ikke videre. Innbyggerundersøkelse gjennomføres i mai 2015. Kommunen går videre i Nye Lindesnes. Krever avklaringer på 3 punkter ift Midtre Agder innen april 2015 før de går videre i utredning 3. (Sentraladministrasjonens plassering, løse oppgaver ved interkommunalt samarbeid eller utvide antall kommuner i Midtre Agder). Retningsvalg tas tidligst i juni 2015. Marnardal har søkt om observatørstatus i Knutepunktet, Songdalen og Søgne. Dette vil ikke bli avklart før juni 2015. Avklaringer i forhold til Marnardal kommunestyre sitt vedtak: Utvidelse av prosjektet: Er det å forstå som en forutsetning for å gå videre, at det blir med flere kommuner i Midtre Agder prosjektet? Har Marnardal kommunestyre tenkt på konkrete kommuner? Svar: Nei. Siden Marnardal ikke har vedtatt å gå videre i Utredning 3, har ordfører i Marnardal da fullmakt til å utrede de andre spørsmålene som vi skal ta stilling til i Utredning 3? Svar: Uklart svar fra ordfører og rådmann. Svarene på spøsmålenen kommunestyret har bedt om avklaring på innen april vil bli behandlet av kommunereformutvalget i Marnardal. Skal Marnardal når de har fått svar på sine spørsmål i vedtakets punkt 5, behandle om de skal gå inn i Utredning 3? Når skal det eventuelt behandles? Hvilke følger får det for den framdriftsplan som foreligger? Svar: Marnardal kommune ønsker å gå videre i utredning 3. Er vedtaket til Marnardal kommunestyre om frist innen april å forstå som et ultimatum for om de vil gå videre i prosjektet? Svar: Nei. Tidsfristen er ikke absolutt.
Åseral kommune Fortsetter med Indre Agder og Midtre Agder (utredning 3) Nullalternativet utredes ytterligere med saksframlegg i utgangen av mai 2015 Utreder rådgivende folkeavstemning i forbindelse med valget, september 2015. Avklaringer til innstilling fra kommunalutvalget i Åseral: Når skal Åseral foreta endelig retningsvalg? Svar: Uklart når dette skal gjøres. Indre Agder og Nullalternativet skal behandles i juni 2015. Rådgivende folkeavstemming: Om hva? (retningsvalg eller en konkret overordnet avtale, annet?) Svar: Noe uklart, men retningsvalg (alle 3 alternativene) ble antydet som et sannsynlig tema. Hægebostad kommune: Går videre med alle 3 prosjekter. Junimøte tas et retningsvalg. Nullalternativet er fortsatt med. Kommunen vil ha ta sikte på å evt slå sammen kommunen i 010120. Vedtak i kommunestyre var enstemmig. Tar et retningsvalg i juni 2015 Avklaringer til innstilling fra formannskapet i Hægebostad: Skal Hægebostad ta endelig retningsvalg i juni 2015, slik at de da står igjen med et prosjekt Svar: Ordfører mener at det er slik å forstå. I prosjektrapporten for Utredning 2 står følgene: Målsettingen for prosessen er at utredning 3 skal danne grunnlag for en eventuell framsending av en søknad om kommunesammenslåing innen 31.12.15; løp 1. Innstillingen fra formannskapet i Hægebostad legger opp til sammenslåing fra 01.01.2020, altså løp 2. Dette må avklares? Svar: Kommunen kan gjerne fatte vedtak om sammenslåing i løp 1 eller 2, men tidspunkt for sammenslåing er satt til 01.01.2020. Audnedal kommune: Går videre med Lyngdal 4 og Midtre Agder (utredning 3). Fatter retningsvalg i junimøtet, innen 30 juni 2015. Mål om å stå igjen med et prosjekt. Utreder plan for innbyggerhøring Ingen avklaringsspørsmål til Audnedal kommune. Tar orienteringen til etterretning Tar orienteringen til etterretning
SAK 15/15 Oppgavemeldingen fra regjeringen Regjeringen legger fredag 20.03.15 fram nye oppgavemelding med forslag til overføring av nye oppgaver til kommunene. Fylkesmannen v/dag Petter Sødal orienterer om forslaget. Dette er en delegerings-/demokratireform. Ingen store endringer i oppgavene til kommunene. Mange små endringer. Generalistkommunen videreføres som prinsipp! Oppgavene som kommunen skal løses i framtiden må ta utgangspunkt i dagens oppgaver. Det er viktig å se på de nye oppgavene inn i ny kommune og avklare hvordan den nye kommunen vil håndtere oppgavene. Gjennomgangen tas til orientering. Gjennomgangen tas til orientering. SAK 16/15 Orientering om innbyggerhøring på folkemøte i Åseral Ordfører i Åseral orienterer. Åseral gjennomført folkemøte. Det var 125 deltaker. Det ble gjennomført en meningsmåling på møtet. Det er laget en samleoversikt over svarene. Nytt folkemøte i april og et nytt i mai 2015 vil bli gjennomført. Sak 17/15 - Orientering om utviklingen i de andre prosjektene kommunene er med i. Ordførerne orienterer. Åseral har skubbet på i Indre Agder-prosjektet for å få en rask utvikling og sammenlignbare faktorer. Hægebostad orienterte om at det var liten framdrift i Lister 5. Lyngdal 5 er redusert til Lyngdal 4 etter at Farsund trakk seg fra samarbeidet. Marnardal har søkt om observatørstatus i Knutepunktet, Songdalen og Søgne. Dette vil ikke bli avklart før juni 2015.
SAK 18/15 Målsetting og prinsipper for administrativ organisering og lokalisering Prosjektgruppa diskuterte saken 13.03.15. Prosjektgruppa har laget forslag til prinsipper for lokalisering og organisering, samt forslag til hovedinnhold i sentraladministrasjonen. Forslaget fra prosjektgruppa blir lagt fram i møtet. Prosjektgruppa har ikke noe forslag til lokalisering. To av rådmennene (Ivan og Kjell Olav) vil legge fram forslag til lokaliseringer som et utgangspunkt for denne diskusjonen. Etter presentasjonen legger vi opp til kommunevis gruppearbeid rundt temaet (ble ikke gjennomført). Kjell Olav, prosjektleder, delte ut og presenterte forslag fra prosjektgruppa til målsettinger, prinsipper og modell for den nye kommunen. Kjell Olav, rådmann i Audnedal, delte ut i møtet forslag til en mulig lokalisering og organisering/plassering av tjenester for Midtre Agder. Ivan, rådmann i Hægebostad, presenterte, muntlig, et forslag til en mulig lokalisering og organisering/plassering av tjenester for Midtre Agder. Modellene og forslag til plassering har til hensikt å starte en diskusjon i kommunene. Kommunene ble utfordret på å presentere sin modell for den nye kommunen i løpet av uke 16. Dette vil i tillegg til de 2 framlagte modellene danne grunnlag for diskusjonen i neste møte. Kommunene sender modellene ut til alle i styringsgruppa innen utgangen av uke 16. Prosjektgruppa sammenfatter innspillene fra de 4 kommunene og legger fram diskusjonsforslag til møtet 28. april. Lars Dalen/KS vil sende ut en skrivelse angående betraktninger om interkommunale samarbeid og juridiske betraktninger ifm dette. Han vil også komme med innspill til valg av modell og hvordan dette kan gjøres før neste møte i styringsgruppa. Kommunene må oversende et forslag til prioritet av de 11 områdene som utredning 2 sier skal utredes i utredning 3, i løpet av uke 16. Tidsfrist for oversendelse av forslag til modeller settes til i løpet av uke 16. Forslagene sendes til alle i styringsgruppa. Prosjektgruppa utarbeider et diskusjonsgrunnlag og sender dette ut før møtet 28.april. Kommunene må oversende ønsker til prioritering av de 11 områdene som utredning 2 sier skal utredes i utredning 3, i løpet av uke 16. SAK 19/15 Framdriftsplan/tidsplan for den videre prosess Styringsgruppa har tidligere satt som målsetting å være ferdig slik at det kan sendes eventuell søknad om kommunesammenslåing innen 31.12.15 (løp1). Fortsatt vil de fleste av kommunene være med å utrede flere alternativ. Flere kommuner ser også ut til å legge opp til nye retningsvalg innen sommeren.
For å sikre framdriften vil en foreslå at det settes opp en møteplan for styringsgruppa utover våren for å komme så langt som mulig i utredningen før juni. Det forutsettes at styringsgruppa er ferdig med temaet administrativ organisering og lokalisering (sentraladm. og plassering av andre funksjoner) innen møtet 28. april. Det legges også opp til at vi har oversikt over interkommunale samarbeid det vil være aktuelt å videreføre innen samme tidspunkt (Jfr. også innstilling fra rådmannen i Marnardal). Styringsgruppa utfordres videre å ta stilling til hvilke andre temaer de anser som viktige å få utredet før nytt retningsvalg i juni, jfr. kap 4 i Utredning 2. Vedtak : Styringsgruppa legger opp til følgende møteplan for april og mai: Tirsdag 28. april: Heldagsmøte 0830 1500. Sted: Marnardal rådhus Tema: Adm. organisering og lokalisering, interkommunalt samarbeid Tirsdag 12. mai: Tema: 0800 1200. Sted: Tema: kommer senere. Fredag 29. mai: Tema: Tidspunkt bestemmes i møtet 12. mai. Prosjektgruppa tilpasser sine møter etter denne møteplanen. SAK 20/15 Eventuelt Intet ble tatt opp.