Protokoll styremøte 18/12-14 torsdag 23. januar 2014 kl 1800 Idrettens Hus, Sandefjord. Til stede: Trude Halvorsen, Tommy Svendsrud, Jan Olav Hay, Inger Ness, Torbjørn Lia. Forfall: Rolf Gunnar Haagensen, Torbjørn Nilsen. Fra administrasjonen: Bjørn Lauritzen. Saker Sak114/12-14: Godkjenning av protokollene fra styremøte 11.12.13 og 05.01.14. Sak115/12-14: Planlegging av kretstinget Sak116/12-14: Tingsak - lovendring: justering av tingrepresentasjon Sak117/12-14: Tingsak - lovendring: Reduksjon av antall vararepresentasjon Sak118/12-14: Kommunenes fordeling av nærmiljøanlegg/ordinære anlegg Sak119/12-14: Høring: NIFS folkehelsestrategi. Sak120/12-14: Høring: Antidopingstrategi Sak121/12-14: Idrettstingsak 2015: Forslag om ansvarlig for klubbens etikkarbeid Sak122/12-14: Referatsaker Sak123/12-14: Orienteringssaker Sak124/12-14: Eventuelt Sak114/12-14: Godkjenning av protokoll fra styremøtene 11.12.13 og 05.01.14 Protokollene fra styremøtene er sendt styret tidligere. Protokollene godkjennes. Sak115/12-14: Planlegging av kretstinget 26. april 2014 Innkalling med frister for innmelding av saker er sendt alle org.ledd via Sportsadmin 08.01.2014. Innkallingene har dermed skjedd min. 3 mnd. før kretstinget. I innkallingen er det opplyst om at forslag må sendes kretsen 2 måneder før tinget, dvs. 26. februar.
Fullstendig saksliste må sendes alle org.ledd senest 26. mars. Styret må dermed behandle eventuelle egne og innkomne forslag i god til før 26. mars og etter fristen den 26. februar. Det legges derfor opp til at styremøte 6. mars vies behandling av tingsakene inkludert godkjenning av årsberetninger m.v. for 2013. Tas til etterretning. Sak116/12-14: Tingsak lovendring: Endring av tingrepresentasjon Dagens representasjonsregler fremgår av VIKs lov 12 (vedlegg 1). (1)På idrettskretstinget møter med stemmerett: a) Idrettskretsens styre. b) Særkretsenes ledere, unntatt bedriftsidrettskretsen. c) Idrettsrådenes ledere. d) 3 representanter fra bedriftsidretten samt 1 representant fra hvert opprettet bedriftsidrettsråd/utvalg, høyst 18 representanter. e) Representanter etter følgende skala: a. For medlemstall til og med 200 1 representant. b. For medlemstall til og med 400 2 representanter. c. For medlemstall over 400 3 representanter, som er det høyeste antall representanter noen klubb kan møte med. (2) Idrettskretstinget fastsetter hvor mange som til sammen skal kunne møte på tinget og vedtar regler for hvordan fordelingen skal skje. Fordelingen av representanter kunngjøres fra idrettskretsen ved innkalling til idrettskretstinget. (3) Representanter må være valgt på årsmøte/ting eller oppnevnt av styret etter fullmakt og meldt idrettskretsen senest en uke før tinget. (4) Videre møter uten stemmerett, men med tale- og forslagsrett i de saker som ligger innenfor utvalgets/komiteens arbeidsområde: a) lederne i de faglige utvalg/komiteer, eventuelt nestleder eller styremedlem dersom leder er forhindret fra å møte. b) kontrollkomiteens medlemmer. c) valgkomiteens medlemmer. d) revisor. Vurdering Det kan synes inkonsekvent at leder av bedriftsidrettskretsen ikke kan representere på kretstinget siden øvrige særkretsledere har møterett. 546601v1 Side 2 av 6
Det fremmes en tingsak hvor VIKs lov 12 (1) b) endres ved at «unntatt bedriftsidretten» strykes. Sak117/12-14: Tingsak lovendring: Endring av antallet vararepresentanter. Gjeldende vararepresentasjon fremkommer av VIKs lov 14 i) (jf. vedlegg 1) hvor det skal velges minimum tre styremedlemmer i tillegg til leder og nestleder. I tillegg skal det velges tre varaer som benevnes 1, 2 og 3 varamedlem. Vurdering: Siden kretsen praktiserer møteplikt for varaene er man ofte 8 tillitsvalgte på styremøtene. Selve styret er på fem og det vurderes som noe uhensiktsmessig at så mange må delta på hvert styremøte. Av den grunn synes det å ha tre varaer som unødvendig. Styret fremmer sak for kretstinget om å redusere antall varaer fra 3 til 2 gjeldende fra kretstinget i 2016. Sak118/12-14: Kommunenes fordeling av nærmiljøanlegg/ordinære anlegg VFK har invitert kommunene til å mene noe om fordelingen av ordinære spillemidler og midler til nærmiljøanlegg, jf. vedlegg 3. Kommunene har fått fris til 14. februar med då komme med innspill. Tønsberg IR er kontaktet av Tønsberg kommune for å kommentere kommunens innspill (hvilket var 12,5% til nærmiljøanlegg), og det antas at også flere IR kan bli rådført av sine kommuneadministrasjoner. Kretsen har vært i kontakt med VFK og har varslet at vi kommer med et innspill. Vurdering: Vestfold har tradisjonelt prioritert nærmiljøanlegg høyt og søknadsmassen har i snitt ligget på 7-8% til nærmiljøanlegg. På landsbasis er dette annerledes og nærmiljøanleggene har utgjort kun noe over 4% av total søknadsmasse. Det er adm. vurdering at Tønsberg kommunes prioriteringer av nærmiljøanlegg på 12%5 av spillemiddeltildelingen i kommunen, er nær det maksimale idretten kan godta. En økt andel til nærmiljøanlegg vil innebære en tilsvarende reduksjon for de ordinære anleggene som idrettslagene vil nyte godt av. 546601v1 Side 3 av 6
Samtidig er det viktig å være klar over at prioriteringen kun påvirker tidspunktet for tildeling av midler og eventuelt lengde på utbetalingene. Vedtak VIK gir et innspill til VFK på at kommunene maksimalt kan prioritere nærmiljøanlegg 10% av søknadsmassen et enkelt år. Sak119/12-14: Høring: NIFS folkehelsestrategi. Et utvalg nedsatt av idrettsstyret har utarbeidet et utkast (vedlegg 4 og link: http://www.idrett.no/tema/innspill/documents/idrett%20-%20664668%20- %20Aktiv%20inspirasjon%20- %20strategi%20for%20idrettens%20rolle%20for%20et%20mer%20aktivt%20samfun n.pdf ) til idrettens strategi for økt fysisk aktivitet i samfunnet. Dette utkastet er sendt på høring i organisasjonen med høringsfrist 14. mars. Strategien trekker opp tre innsatsområder for å skape et fysisk aktivt samfunn: 1. Påvirke til et mer fysisk aktivt samfunn 2. Flere i aktivitet innenfor norsk idrett 3. Tilrettelegge for lokale idrettslag som ønsker å jobbe med folkehelse Hvert innsatsområde har et tilhørende sett med mål. Formuleres på møtet. Sak120/12-14: Høring: Antidoping strategi Et utvalg nedsatt av NIFs generalsekretær har utarbeidet en overordnet beskrivelse av idrettens antidoping strategi (jf. vedlegg 5). Idrettsstyret har vedtatt at rapporten skal sendes på høring til idrettens org.ledd. Høringsfristen er 1. mars 2014. Forslag til vedtak: Formuleres på møtet. Sak121/12-14: Idrettstingsak 2015: Forslag om ansvarlig for klubbens etikkarbeid Saken ble behandlet under eventuelt forrige styremøte jf. «Org.sjef la frem et forslag om å melde inn en sak til Idrettstinget 2015 hvor det lovfestes at alle klubber må oppnevne en styrerepresentant som skal ha et særlig ansvar for verdier inkludert antidoping arbeid. Denne ordningen kan innrettes på samme måte som kravet til en politiattestansvarlig og vil praksis innebære et tillegg til 18 2 f. Saken kan tas opp som ordinær sak på et senere styremøte.» Saken tas opp igjen som en ordinær styresak. 546601v1 Side 4 av 6
VIK melder inn til NIF forslag om lovendring/tillegg i lovnorm for idrettslag 18 (2) og ny f) Oppnevne ansvarlig for politiattestordningen, og ber om at dette blir et lovendringsforslag som skal behandles på Idrettstinget i 2015. Sak122/12-14: Referatsaker (I=inngående, U=utgående) R.sak258/12-14: I Brev fra Larvik kommune vedr. VIKs høringsuttalelse gjeldende forbud mot motorisert ferdsel på Korvikavannat. R.sak259/12-14: I Kopi av brev til Sandefjord kommune fra Sandefjord IR gjeldende prioriteringen av anlegg. R.sak260/12-14: I Mottatt lov for Holmestrand IF til godkjenning. R.sak261/12-14: I Mottatt søknad om medlemskap i NIF fra Brunstad Idrettsforening. R.sak262/12-14: I Pressemelding fra Oslo kommune og NIF om positiv kvalitetssikring av OL-søknaden. R.sak263/12-14: I Invitasjon fra NIF til dirigentseminar 12. februar 2014... R.sak264/12-14: I Høring tiltaksplan mot doping.. R.sak265/12-14: I Mottatt lov fra Tønsberg IR til godkjenning. R.sak266/12-14: U Godkjenning av Tønsberg IR sin lov. R.sak267/12-14: I Mottatt oversikt fra NIF om tildelte midler til utstyrsmidler 2013. R.sak268/12-14: I mottatt søknad til idrettsskole fra Larvik Squash. R.sak269/12-14: I Mottatt søknad om opptak i NIF fra Svelvik Kjøre og Rideklubb. R.sak270/12-14: I Mottatt invitasjon fra NIF til et seminar om idrett og miljø 27. januar 2014. R.sak271/12-14: U Godkjenning av Borre Golfklubb sin lov. R.sak272/12-14: U Innkalling til VIKs kretsting 26. april 2014. R.sak273/12-14: U Brev til Larvik kommune vedr. utbygging av Børresenskogen på Nanset. R.sak274/12-14: U Godkjenning av Horten Biljardklubb sin lov. Tas til etterretning. Sak123/12-14: O.sak386/12-14: O.sak387/12-14: O.sak388/12-14: O.sak389/12-14: O.sak290/12-14: Orienteringssaker 9. des. Styringsgruppemøte Vestfold Toppidrett. 11. des. Deltakelse på NIFs seminar for folkehelse, idrett og skole, Ullevål. 11. des. Styremøte VIK i Sande. 13. des. Møte med Vestfold fylkesmannen og VIK. Org.sjef deltok. 13. des. Org.sjef deltok på telefonmøte med alle org.sjefer vedr. Idrettsregistreringen 2014. 546601v1 Side 5 av 6
O.sak391/12-14: O.sak392/12-14: O.sak393/12-14: O.sak394/12-14: O.sak395/12-14: O.sak396/12-14: O.sak397/12-14: O.sak398/12-14: O.sak399/12-14: O.sak400/12-14: O.sak401/12-14: O.sak402/12-14: O.sak403/12-14: 18. des. Org.sjef deltok på et BTV møte i Drammen. Tema var OLTs etablering av et Regionalt kompetansesenter på Østlandet. 19. des. Org.sjef og fagleder deltok på VFK folkehelsenettverk sin julelunsj på Magasinet i Sandefjord. 4. jan. Styret og ansatte med inviterte gjester deltok på Idrettsgallaen i Oslo. 5. jan. Styreseminar VIK, Oslo. 10. jan. Rapportering VFK AS365 for ungdomsskolene og AS365 Nøtterøy vgs. samt rapport til NIF. 10. jan. Rapport Bevegelsesglade Barn til VFK. 14. jan. Styringsgruppemøte Vestfold Toppidrett. 14. jan. VIK deltok på møte i Holmestrand med initiativtakere om bruk av Holmestrandtunnelen som skitunnel. 15. jan. Org.sjef og fagleder hadde møte med Rune Kippersund, som er ny folkehelsesjef hos VFK, for en gjennomgang av VIKs folkehelseprosjekter inkludert den nye satsningen Aktiv Kommune. 16. jan. Planleggingsmøte regional veiledersamling sammen med Telemark og Buskerud, Idrettens hus Sandefjord. 18. jan. Org.sjef deltok på 125 års jubileumsfest i Tjølling IF. 22. jan. Møte i anleggsutvalget inkl. befaring på OCC. Kurs/kompetanse 6. jan. KURS Idrettsregistreringen 10 deltakere. 13. jan. KURS Dirigentrollen 3 deltakere. Vedtak Tas til etterretning. 125/12-14: Eventuelt - Opprop enerettsmodellen for spill det vises til materiell fra NIF som er oversendt styret. - OL saken statsgaranti blir avgjort i februar. Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Rolf Gunnar Haagensen Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef 546601v1 Side 6 av 6