Skoleeiers forsvarlige system for å vurdere og følge opp kravene i regelverket Denne delen av tilsynet omhandler skoleeier (kommunen, fylkeskommunen eller styret for friskolene) sitt ansvar for å vurdere og følge opp at praksis er i samsvar med regelverket på de områdene som inngår i felles nasjonalt tilsyn. VEILEDNING SIST ENDRET: 03.05.2016 Innhold Innledning og definisjoner Spørsmål - 1. Skaffer skoleeier seg informasjon om skolenes praksis på de områdene av regelverket som inngår i FNT? - 2. Bruker skoleeier denne informasjonen til å vurdere om skolenes praksis er i samsvar med regelverket? - 3. Bruker skoleeier vurderingen til å sørge for at skolene får en ny praksis i samsvar med regelverket? - 4. Følger skoleeier opp om skolene har endret sin praksis slik at den er i samsvar med regelverket? - 5. Innhenter skoleeier tilstrekkelig informasjon ofte nok til å vurdere og følge opp praksis som ikke er i samsvar med regelverket? Innledning og definisjoner Når vi i dette dokumentet benytter «skoleeier», er det for de offentlige skolene å forstå som kommuner/fylkeskommuner og for friskolene som «styret for friskolen». Side 1 av 5
Skoleeier skal ha et forsvarlig system for å vurdere om kravene i opplæringsloven/friskoleloven med forskrifter blir oppfylt (regelverket). Videre skal skoleeier ha et forsvarlig system for å følge opp resultatene av disse vurderingene. For offentlige skoler Opplæringsloven 13-10, andre ledd For friskolene Friskoleloven 5-2 tredje ledd Systemets utforming og omfang kan skoleeier bestemme på bakgrunn av lokale forhold, egne risikovurderinger, egen og skolenes organisering. Hovedpunktene i tilsynet er å kontrollere om skoleeiers system er forsvarlig. For at et system skal være forsvarlig, må det være egnet til å avdekke forhold som er i strid med lov og/eller forskrift. Systemet må også sikre at det blir satt i gang nødvendige og egnede tiltak til å rette opp i slike forhold. Skoleeier må sørge for at skolene har tilstrekkelig kunnskap til å ivareta de oppgaver som de er gitt etter regelverket, eller som de har fått delegert fra skoleeier. Tilsynet ser også på om skoleeier kjenner regelverket godt nok til å avdekke brudd på lov og/eller forskrift. For å ha nok informasjon til å vurdere om skolene følger regelverket, må skoleeier også ha rutiner som sikrer informasjonsflyt om skolenes praksis opp til skoleeiernivå. Å ha et system betyr at skoleeier må arbeide systematisk. Dokumenter som inngår i det forsvarlige systemet, må være i samsvar med regelverket som gjelder til enhver tid. Skoleeier må kunne dokumentere og begrunne de valg og prioriteringer som er gjort i utformingen og bruken av systemet når det gjelder: områder som er vurdert metoder og planer for vurdering oppfølging av resultat av vurdering iverksatte tiltak risikovurderinger Se også veileder om Kravet til skoleeiers «forsvarlige system» (merk at sjekklistene ikke lenger ligger på utdanningsdirektoratets hjemmeside). Regelverket Når vi i denne veiledningen viser til regelverket, mener vi opplæringsloven eller friskoleloven med forskrifter. For friskolene gjelder det også vilkårene i godkjenningen. Gjennomføring av denne delen av tilsynet Tilsyn med om skoleeiers system er forsvarlig vil kunne gjennomføres på flere måter. Skoleeier vil i Side 2 av 5
varselet om tilsynet få informasjon om hvordan tilsynet blir innrettet i det enkelte tilfelle. I noen tilfeller vil tilsynet være en del av undersøkelser på skolenivå innenfor samme tema. I andre tilfeller kan undersøkelser på skolenivå gi grunnlag for å utvide tilsynet til også å omfatte om skoleeier har et forsvarlig system. I begge disse tilfellene vil både skoleledelsen og ledelsen på skoleeiernivå måtte svare på spørsmål knyttet til om skoleeier har et forsvarlig system. Det er også mulig å bare ha undersøkelser på skoleeiernivå som eventuelt suppleres med å hente inn informasjon på skolenivå. Spørsmål 1. Skaffer skoleeier seg informasjon om skolenes praksis på de områdene av regelverket som inngår i FNT? Skoleeier må sørge for å ha oppdatert kunnskap om skolenes praksis, slik at de kan vurdere om skolene oppfyller kravene i opplæringsloven med forskrifter. Skoleeier må innhente informasjon som er relevant og dekkende for kravene i regelverket på det området som skal vurderes. 2. Bruker skoleeier denne informasjonen til å vurdere om skolenes praksis er i samsvar med regelverket? Skoleeier må bruke informasjonen de innhenter om skolenes praksis, til å vurdere om praksisen er i samsvar med opplæringsloven med forskrifter. Skoleeier må vite hvilke krav regelverket stiller til skolene og skoleeier på ulike områder, og ha en riktig forståelse av kravene. Dette betyr at skoleeier må skaffe seg tilstrekkelig kunnskap om regelverket. 3. Bruker skoleeier vurderingen til å sørge for at skolene får en ny praksis i samsvar med regelverket? 4. Følger skoleeier opp om skolene har endret sin praksis slik at den er i samsvar med regelverket? Skoleeier må sette i verk egnede tiltak for å rette opp skolenes praksis når praksis ikke er i samsvar med regelverket. For at tiltak skal være egnet og gi varig endring, må de være innrettet slik at de bidrar til at brudd ikke skjer på nytt. En årsak til brudd på regelverket kan være at skolene ikke har tilstrekkelig kunnskap om regelverket. En annen årsak kan være at de mangler kompetanse i å anvende regelverket i skolehverdagen. Skoleeier må i slike tilfeller vurdere og eventuelt iverksette tiltak for å øke kunnskapen om regelverket og/eller øke kompetansen i å anvende regelverket. Videre må skoleeier følge opp at tiltakene faktisk fører til at skolene endrer sin praksis i samsvar med kravene i regelverket, og at endringene blir varige. Dette betyr at skoleeier både må innhente informasjon om at tiltak blir iverksatt, og at de virker i samsvar med intensjonen. Skoleeier må følge opp helt til Side 3 av 5
skolenes praksis på det gjeldende området er blitt i samsvar med regelverket. 5. Innhenter skoleeier tilstrekkelig informasjon ofte nok til å vurdere og følge opp praksis som ikke er i samsvar med regelverket? Mengden og innholdet i informasjonen som skoleeier innhenter, må gi skoleeier et tilstrekkelig grunnlag for å vurdere praksis opp mot regelverket på det aktuelle området. Hva som er tilstrekkelig informasjon, vil også avhenge av hvilke funn skoleeier gjør i de ulike faser av informasjonsinnhentingen. Dersom informasjonen som er innhentet, indikerer at praksis ikke er i samsvar med regelverket, må skoleeier skaffe seg mer informasjon for å få avklart dette. Skoleeier må innhente og vurdere informasjon om praksis jevnlig. For å ha et effektiv system som raskt avdekker områder der skolene ikke følger regelverket, må skoleeier foreta gode vurderinger av risiko. Områder der skoleeier tidligere har sett at det har vært brudd på regelverket, kan indikere høy risiko. Det samme gjelder områder der skoleeier har utarbeidet få retningslinjer for skolenes praksis. Skoleeier må også i sine vurderinger legge stor vekt på kontroll av områder der manglende etterlevelse av regelverket kan få store konsekvenser for elevene. Basert på slike avveininger av sannsynlighet og konsekvens må skoleeier ta stilling til hvor ofte og hvor omfattende skolenes praksis på ulike områder skal kontrolleres. Dersom brudd på regelverket foregår over lang tid uten å bli avdekket og fulgt opp av skoleeier, vil ikke skoleeiers risikovurderinger og system være forsvarlig. Fant du det du lette etter? JA NEI Side 4 av 5
http://www.udir.no/regelverk-og-tilsyn/tilsyn/felles-nasjonalt-tilsyn/forsvarlig-system/ Side 5 av 5