HAMU /16 Hovedarbeidsmiljøutvalget Revidert personalreglement og arbeidsreglement for Bergen kommune TANB ESARK-0700-201509190-21 Hva saken gjelder: Det er gjennomført et arbeid med arbeid med revisjon av personal- og arbeidsreglementet for Bergen kommune. HR-seksjonen har ledet arbeidet. Gjeldende reglement ble vedtatt i 2004 (byrådsak 1279/04) og har etter dette kun blitt oppdatert i tråd med lov- og avtaleverk. Dokumentet er i dag organisert slik at det om fatter både personalreglement og arbeidsreglement ( 20-33). De to reglementene har imidlertid ulik rolle og skal godkjennes gjennom to ulike løp. Personalreglementet skal gi rammer for utøvelse av arbeidsgivers styringsrett og viser gjeldende personalpolitikk i Bergen kommune. Revisjonen har vært gjennomført av en partssammensatt prosjektgruppe. Personalreglementet skal behandles av byrådet etter gjennomført høringsrunde og etter at arbeidsgiver har drøftet forslaget med de tillitsvalgte. HAMU avgir uttale som et ledd i saksgangen. Arbeidsreglementet er hjemlet i arbeidsmiljølovens 14-16 til 14-20 som beskriver hva reglementet skal omfatte, samt hvordan det fastsettes og endres. Arbeidsreglementet skal «inneholde de ordensregler som trengs og regler for arbeidstidsordningen.» (aml 14-16 (1)). Arbeidsreglement kan enten fastsettes av arbeidsgiver og arbeidstaker ved skriftlig avtale, eller det kan fastsettes av arbeidsgiver alene og godkjennes av Arbeidstilsynet, jf aml 14-17 første og andre ledd. Revisjonsarbeidet har foregått i en partssammensatt arbeidsgruppe hvor også vernetjenesten har vært representert og vil bli godkjent ved signering av en enighetsprotokoll. Arbeidsreglementet legges derfor frem for HAMU til orientering. Forslag til vedtak: 1) Hovedarbeidsmiljøutvalget støtter forslaget til nytt personalreglement for Bergen kommune. 2) Hovedarbeidsmiljøutvalget tar forslaget til nytt arbeidsreglement til orientering. Dato: 25. oktober 2016 Tale Nesmann Berntsen - saksbehandler Bjørg Lædre - leder Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: Utkast til personalreglement etter høring. Arbeidsgruppens utkast til arbeidsreglement. 1
Saksutredning: HR-seksjonen startet i 2015 et planlagt arbeid med å revidere og utvikle dagens personal- og arbeidsreglement. Reglementet ble sist revidert i Byrådsak 1279/04. Etter 2004 er personal- og arbeidsreglementet oppdatert fortløpende ved endringer i lov og avtaleverk. Det er tett forbindelse mellom personal- og arbeidsreglementet og andre styrende dokumenter på HRfeltet, som f.eks. HR-strategien, etisk standard og varslingsordningen. Personalreglementet er et styrende dokument og gir uttrykk for gjeldende personalpolitikk i Bergen kommune. Arbeidsreglementet er hjemlet i arbeidsmiljølovens 14-16 til 14-20 og skal gi en oversikt over rammene for arbeidsforholdet og klargjøre hva som forventes av ansatte i Bergen kommune. Personalreglementet skal vedtas politisk, mens arbeidsreglementet skal forhandles mellom arbeidstaker og arbeidsgiver og godkjennes ved skriftlig avtale. Revisjon av personalreglementet Arbeidet har vært organisert som et prosjekt hvor mandatet er gitt fra kommunaldirektør. HR-direktør Bjørg Lædre har vært prosjekteier. En partssammensatt prosjektgruppe med to representanter fra HRseksjonen, to representanter fra byrådsavdelingene (BBSI og BHO) og én representant fra hver av de fire hovedsammenslutningene har gjennomført revisjonsarbeidet. Referansegruppe har vært Administrasjonssjefene + en representant fra økonomi (spesielt knyttet til delegasjon) og en fra IKT (vedr informasjonssikkerhet). Prosjektgruppen gjennomførte mesteparten av arbeidet i løpet av høsten 2015. Prosjektgruppens utkast ble sendt på høring i april 2016. Følgende avga høringsuttalelse: - Byrådsavdeling for helse og omsorg - Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett - Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap - Byrådsavdeling for klima, kultur og næring - Byrådsavdeling for sosial, bolig og inkludering - Byrådsavdeling for byutvikling - Byrådsleders avdeling - Bystyrets kontor - Bergen vann KF - Unio - Delta - LO kommune ingen merknader - Akademikerne- ingen merknader - Vernetjenesten Skal reglementet være generelt eller spesielt? Bergen kommune er en organisasjon med stor variasjon, både med tanke på type tjenester, størrelsen på enheter, organisasjonsform, bruk av titler, rammeverk for yrkesutøvelse og ansettelser, for å nevne noe. Reglementet foreslår formuleringer som skal være en generell rettesnor for ledere og ansatte i kommunen som helhet. Høringsuttalelsene trekker frem flere problemstillinger som er særskilt aktuelle innen visse sektorer eller for visse yrkesgrupper, men utkastet viser at det i noen tilfeller vil det være umulig å regulere særtilfellene gjennom et slikt generelt reglement. 2
Detaljert reglement eller leders skjønn? Personalreglementet bygger på lov- og avtaleverk som i noen tilfeller har klare rammer for lederes og ansattes handlingsrom, mens det i andre tilfeller er stort rom for skjønn. I tillegg har tjenestene og enhetene i kommunen ulik grad av fleksibilitet i håndtering av forskjellige problemstillinger. Reglementet vil aldri kunne regulere alle situasjoner i detalj. Konkrete endringer i personalreglementet Utgangspunktet for revisjonen var et ønske om å gjøre reglementet lettest mulig tilgjengelig med hensyn til redigering, anvendelighet og språk. Reglementet skal være et policydokument som skal gjøre rede for personalpolitikken til Bergen kommune og vise til andre styrende dokumenter. Dette innebærer at de fleste rutinebeskrivelsene er tatt ut av dette dokumentet og vil bli ivaretatt i oppgaveløsere på Allmenningen eller i andre styrende dokumenter som retningslinjer eller veiledere. Det er gjort få materielle endringer i personalreglementet. Endringene kan oppsummeres slik: - Tydeliggjøring av kommunens hovedregler for ansettelser: o Stillinger skal som hovedregel lyses ut offentlig. o Det skal så langt som mulig tilsettes i full stilling. o Ansettelse skal skje etter konkurranse. Den best kvalifiserte søkeren skal velges. Søkerne skal vurderes med vekt på utdanning, erfaring og skikkethet for stillingen. - Retten til permisjon ved fortsatt arbeidsuførhet etter at sykepengeretten har opphørt er redusert fra tre år til to år (etter maksdato) - Tjenesteansiennitet for ulønnet permisjon ved sykdom og arbeidsavklaringspenger medregnes med inntil 2 år (redusert fra inntil 3 år) - Ansatte får permisjon i én dag til å følge barn til første skoledag i grunnskolen (i realiteten en utviding av retten, siden det ikke er bare den ene av foreldrene som får rett til dette) - Ansatte som fyller 50, 60 eller 70 år får permisjon på selve åremålsdagen. (I dette ligger det en viss forskuttering av en forventet tilpasning til endringene i arbeidsmiljøloven om aldersgrense på 72 år) - Arbeidstaker som har fått permisjon med hel eller delvis lønn og/eller dekning av utgifter som tilsvarer minst en brutto månedslønn, kan ilegges bindingstid til kommunen, ikke til det enkelte tjenestested. - Permisjon i forbindelse med eksamen er omformulert og tydeliggjort - Under punktet «tolkning av reglementet» er det lagt til at arbeidstakerorganisasjonene har rett til å uttale seg. Uttalelser fra høringen I høringsrunden kom det innspill til utdypinger av enkelte punkt, samt avklaringer og korrigeringer. Det meste av dette er innarbeidet i endelig utkast. Videre i denne saksutredningen kommenteres det innspill som var gjenstand for diskusjon og som ikke er tatt med videre. Dette gjelder for det meste problemstillinger som er spesielt kompliserte i en enkelt sektor og som er vanskelig å løse med detaljerte formuleringer for alle ansatte i kommunen. I tillegg kommenteres innspill som har ført til nye tilføyelser eller presiseringer etter høringsutkastet. Fullstendig oversikt over endringer som er gjort i forhold til høringsutkastet er å finne i reglementsspeilet. Reglementets struktur og oppbygning Høringsuttalelsene var overveiende positive til de strukturelle endringene som er gjort i reglementet. Det pekes imidlertid på at selv om personalreglement og arbeidsreglement bør skilles på grunn av ulik 3
godkjenningsprosess, er det viktig å se dem i lys av hverandre. Reglementene behandler ulike sider av ansettelsesforholdet, og for å drive god personaloppfølging er det viktig å være kjent med begge. Denne sammenhengen må synliggjøres gjennom felles presentasjon av reglementene. Sitering fra lov- og avtaleverk Utkast til personalreglement forsøker å redusere mengden direkte sitater fra lov- og avtaleverk, både for å korte ned total lengde og for å lette arbeidet med oppdatering. Noen høringsuttalelser poengterer at det er en hjelp for både ledere og ansatte å finne ordlyd og/ eller henvisning til relevante punkter i lover og avtaler i selve reglementet. Enkelte viktige områder beholder derfor lovsitater. Uttalelser knyttet til enkelte punkter Punkt 2: Delegasjon og definisjoner Fullmaktstrukturen i Bergen kommune er ryggraden i forståelsen av personalreglementet. Det er avgjørende at lederne forstår hvilken myndighet de har innen ulike områder. Høringsrunden ga innspill om tydeligere presisering av fullmaktstrukturen, både at fullmakten i utgangspunktet delegeres fra bystyret til byrådet som øverste ledelse for den kommunale administrasjonen, at fullmakter delegeres skriftlig i linjen og at ansvaret forblir på det øverste nivået selv om fullmakten er delegert. Dette er tydeliggjort i endelig utkast. Punkt 3. Ansettelse Det er nødvendig å understreke grunnprinsippene og rutinene for rekruttering og ansettelse i Bergen kommune. Dette punktet er derfor omstrukturert for å få fram de viktigste punktene i rekrutteringsprosessen, nemlig ansettelse av den best kvalifiserte søkeren etter offentlig utlysning og konkurranse. I tillegg er ønsket om å primært ansette i full stilling i tråd med hovedtariffavtalens 2.3.1 fremhevet, jf. også byrådets politiske plattform. Punkt 3.3 Utlysning og ansettelse Bergen kommune skal som hovedregel lyse ut stillinger offentlig. Opprinnelig reglement formulerte unntakene fra hovedregelen på følgende måte: «Midlertidige ansettelser kan foretas uten utlysning i de tilfeller arbeidet ikke varer utover 6 måneder». Det er viktig å vise at ansettelser uten utlysning er et unntak, også for midlertidige stillinger og utkastet har dermed følgende formulering: «Ledige stillinger skal som hovedregel lyses ut, først internt i én uke og så eksternt i to uker. Søknadsfristen er to uker fra stillingen lyses ut eksternt. Bare hvis det er særskilt begrunnet, kan resultatenhetsledere ansette uten utlysing og konkurranse.» Punkt 3.4 Saksbehandling i rekrutteringsprosesser I høringsrunden kom det innspill som ønsket mer detaljert regulering av hvor mange organisasjoner og tillitsvalgte som skal delta på intervju, basert på tilbakevendende diskusjoner på enkelte enheter. I endelig utkast er dette forsøkt spesifisert noe, men det er uansett nødvendig at slike spørsmål blir avklart i drøftingsmøter på de aktuelle enhetene før eventuelle rekrutteringsprosesser tar til. Det er tatt inn et ekstra punkt som presiserer at arbeidstakere som er avskjediget eller oppsagt på grunn av egne forhold normalt ikke skal ansettes på nytt i Bergen kommune. Punkt 3. 5 Ansettelsesvilkår I høringsrunden etterlyses det en spesifisering av hva som menes med at «arbeidstaker må akseptere at det foretas endringer i ansvars- og arbeidsområde». Det er vanskelig å konkretisere denne formuleringen i et reglement siden dette blir en vurdering av hva som er innenfor og utenfor arbeidsgivers styringsrett og må vurderes i hvert enkelt tilfelle. 4
Det er også spilt inn et ønske om mer konkrete beskrivelser av oppfølgingstiltak i prøvetiden. Dette ivaretas gjennom oppgaveløsere på Allmenningen. Punkt 6. Fravær og permisjoner Avsnittet som omtaler fravær og permisjoner var det lengste avsnittet i opprinnelig personalreglement. Dette er også et tema som får mye oppmerksomhet, både fra ansatte og ledere. Enhetene i kommunen har svært ulike premisser for drift, noe som påvirker fleksibilitet for eksempel ved permisjoner. Med dette utgangspunktet er det vanskelig å lage en praksisbeskrivelse som vil dekke alle behov hos både ledere og ansatte. Utkastet til reglement legger vekt på hvilke rammer som ligger i lov og avtaleverk knyttet til fravær og permisjoner. Noen typer fravær er lovfestet, andre er hjemlet enten i tariffavtale eller f.eks i IA- avtalen. I tillegg er det gitt noen avtalefestede rammer (velferdspermisjon) hvor forvaltningen av rammene i stor grav hviler på leders skjønn og konkrete vurdering. Det er i disse tilfellene diskusjonene er størst. Høringsuttalelser etterlyser en presisering av avsnittet som omtaler at «( ) undersøkelse og behandling hos lege, tannlege, fysioterapeut, samt andre private gjøremål skal så vidt mulig legges til fritiden». Bakgrunnen for dette er ulik praksis ulike steder med tanke på hvilken form for fravær som blir brukt (permisjon, «nødvendig ærend») og hvorvidt det blir gitt lønn eller ikke. Reglementet legger opp til at disse bestemmelsene skal være rammepreget. Samtidig er det viktig at lederne tar opp disse spørsmålene i personalmøter eller andre egnede fora, slik at det blir en forutsigbarhet og tydelige premisser for praktiseringen av reglementet på enheten. Fravær BHO ønsket i høringsrunden en presisering av tidspunkt for melding ved at den ansatte skal melde fravær før arbeidstiden begynnelse. Utkastet foreslår formuleringen: «Fravær skal meldes til nærmeste leder. Så langt det er mulig, skal fraværet meldes i god tid før arbeidstidens begynnelse». I høringsrunden er det kommet innspill som ønsker at reglementet beskriver konkrete prosedyrer når ansatte blir varetektsfengslet. Dette kan ivaretas gjennom informasjon på Allmenningen/ intranett. Permisjoner Unio ønsket i høringsrunden en endring i reglementet slik at det blir eksplisitt formulert at ansatte får permisjon med lønn for å gå på intervju til interne stillinger i kommunen. Dette er ikke tatt til følge. BHO ønsket at rett til permisjon ved eksamen skal gis når eksamen sammenfaller helt eller delvis med den ansattes arbeidstid den aktuelle dagen. Dette innebærer at en ansatt som har eksamen om formiddagen likevel kan møte på jobb på en kvelds- eller nattevakt. Tilsvarende kan en ansatt som arbeider dag kan gjennomføre arbeidsdagen før vedkommende tar eksamen på kveldstid. Innspillet bunner i at det er relativt mange deltidsansatte i BHO som studerer ved siden av jobb, og hvor studiene ikke har noen relevans for arbeidet i Bergen kommune. BHO ønsker også å knytte rettigheter til permisjon ved eksamen til en viss stillingsprosent og foreslår at lesedager bortfaller eller knyttes opp til stillingsprosent, eksempelvis minimum 50 prosent stilling. Hovedtariffavtalen slår fast at deltidsansatte har de samme rettigheter som heltidsansatte, og dette gjelder også permisjon knyttet til eksamen. Hovedtariffavtalen presiserer at forutsetningen for slik permisjon er at faget har relevans for kommunen. I Bergen kommune har alle ansatte etter gjeldende reglement en utvidet rettighet til lesedager knyttet til opp til to eksamener per år dersom faget ikke har relevans for kommunen. Spørsmålet som blir reist av BHO er imidlertid betimelig, og dette bør tas med i vurderingen av en større sak som handler om heltidkultur og deltidsansatte. Enn så lenge blir formuleringen i utkastet stående. Bindingstid 5
I gjeldende reglement omtales bindingstid etter endt utdanning, og det understrekes at «Slik bindingstid er å forså som bindingstid til det enkelte tjenestested». Høringsutkastet foreslår å endre dette til at «( ) arbeidstaker kan ilegges bindingstid til kommunen.» BHO forslår at det åpnes for begge mulighetene ved formuleringen: «(.) kan ilegges bindingstid til kommunen som helhet dersom ikke annet er avtalt. Arbeidsgiver kan knytte den ansattes bindingstid til en bestemt resultatenhet». BHO foreslår også en presisering om at «( ) Bindingstiden forlenges dersom den ansatte er fraværende fra jobb ut over to uker sammenhengende. Forlengelsen tilsvarer det aktuelle fraværet. Alt fravær fra jobb, med unntak av fravær relatert til adopsjon, svangerskap og fødsel, medregnes.» Denne presiseringen tas til følge i sin helhet. Permisjoner med kurs. Høringsutkastet foreslår formuleringen «Arbeidstaker som pålegges å delta på kurs i fritiden, får fritiden erstattet». Unio ønsker en formulering om at slik deltakelse kompenseres med overtid. Bergen vann KF ønsker at det ikke gis kompensasjon for tid. Ingen av disse innspillene tas til følge. Punkt 8: Rusmidler og avhengighet (AKAN) I tidligere reglement har kommunens detaljerte AKAN- reglement vært gjengitt i personalreglementet. Utkastet presenterer en rammepreget og overordnet formulering innen dette området, og henviser til egen veileder for mer konkret håndtering av slike saker. Punkt 11: Mistanke om straffbare handlinger I gjeldende reglement er det et kapittel som heter «tiltale og straff». Det er fastsatt «instruks for saksbehandling ved mistanke om misligheter og overgrep begått av ansatte i Bergen kommune» gjeldende fra 1.april 2016. Reglementet er tilpasset den nye instruksen og erstatter det tidligere kapittelet. 6
Revisjon av arbeidsreglementet Arbeidsreglementsdelen av personal- og arbeidsreglementet skal etter arbeidsmiljøloven være gjenstand for en egen godkjenningsordning (aml 14-17 (1)). Revisjonen av arbeidsreglementet er gjennomført av en partssammensatt gruppe bestående av ledende hovedverneombud, én representant fra hver hovedsammenslutning, to representanter fra byrådsavdelingene (BBSI og BHO), samt to representanter fra HR- seksjonen. HR-seksjonen har ledet arbeidet. Gruppens utkast legges frem for HAMU til orientering før gruppen signerer en enighetsprotokoll. Endringer i arbeidsreglementet Arbeidsreglementet «skal inneholde de ordensregler som trengs og regler for arbeidstidsordningen.» (aml 14-16 (1)). Arbeidsreglementet skal dermed danne en oversikt over rammene for arbeidsforholdet og klargjøre hva som forventes av ansatte i Bergen kommune. Reglementet skal inneholde regler og bestemmelser som er varige, og det legges ikke opp til hyppig revisjon av dette dokumentet ut over justeringer for å holde tritt med gjeldende lov- og avtaleverk. Utkastet til arbeidsreglement er ryddet og oppdatert slik at det henger sammen med personalreglementet. Det er tatt inn et nytt punkt om varsling (punkt 8) og om informasjonssikkerhet (punkt 9). Etisk standard var tidligere en del av arbeidsreglementet. Dette er nå et eget dokument, men man foreslår å forankre etisk standard i arbeidsreglementet ved å ta inn et nytt punkt 3 om etikk. Gjennom høringen av personalreglementet kom det også innspill til punkter i arbeidsreglementet. Felles for disse var et ønske om at arbeidsreglementet skal være mindre detaljert i beskrivelsen av prosesser som er formulert i lov (f.eks oppsigelse) og mer detaljert når det gjelder ulovfestet praksis (f.eks advarsler). Utkastet forsøker å tydeliggjøre prosesser hvor det er ønskelig med lik praksis i hele kommunen. Ut over dette reflekterer arbeidsreglementet i stor grad rettigheter og plikter definert rammer i lov- og avtaleverk. Punkt 9: Melde avvik og varsle I tillegg til at kommunens varslingsordning blir synliggjort også i arbeidsreglementet, har utkastet understreket den ansattes medvirkningsplikt og plikt til å melde fra om avvik etter arbeidsmiljølovens 2-3. Punkt 10-15: Ordensregler og reaksjonsformer Høringsuttalelsene til arbeidsreglementet kommenterte i hovedsak punktene som beskriver kommunens ordensregler samt reaksjoner på disse. Det er ikke mulig å gi en uttømmende liste over ulike situasjoner som kan medføre en reaksjon fra arbeidsgivers side. Utkastet tar derfor utgangspunkt i en rekke ordensbestemmelser i punkt 10 og presenterer deretter sanksjoner som reaksjonsformer ved brudd på blant annet disse. Punkt 12 om advarsel er presisert etter innspill i høringen. I høringen ble det også etterlyst en beskrivelse av tilrettevisninger, som ofte er en tilbakemeldingsform ved justering av uønsket adferd. Tilrettevisning må imidlertid anses som en del av leders oppfølging og veiledning av sine medarbeidere, og tas dermed ikke inn i reglementet. Det er naturlig å beskrive dette i en oppgaveløser. Punkt 13 om oppsigelse strukturert slik at den behandler både oppsigelser fra den ansatte og fra arbeidsgiver. 7