Møteinnkalling Kontrollutvalget Eidsberg Møtested: Eidsberg kommune, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: 25.11.2013 kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til, telefon 69 22 41 60/ 908 55 384, e-post anita.rovedal@iokus.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Eidsberg, 18.11.2013 Jostein Flåøien Leder (sign.) Side1
Kontrollutvalget Eidsbergs møte 25.11.2013 Sakliste U.off. PS 13/26 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 24.09.2013 PS 13/27 Informasjon fra revisjonen PS 13/28 Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 PS 13/29 PS 13/30 PS 13/31 Møteplan for kontrollutvalget i Eidsberg kommune Referat Eventuelt Side2
Saksnr.: 2013/24857 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 159372/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 25.11.2013 13/26 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 24.09.2013 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 24.09.2013, godkjennes Rakkestad, 24.10.2013 Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte 24.09.2013 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Den vedlagte protokoll fra kontrollutvalgets møte 24.09.2013, legges frem for godkjenning Side3
Møteprotokoll Kontrollutvalget Eidsberg Møtedato: 24.09.2013, Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. Møtested: Eidsberg kommune, møterom Åsgaard 1 Fra til saksnr.: 13/21 13/25 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Jostein Flåøien, Leder X Svein Østevik X Jan Eivind Trømborg X Kari Mette Fjell, meldt forfall X Harald Berg innkalt og møtt Anne Koht-Norbye X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra administrasjonen: Rådmann og Virksomhetsleder Næring og utvikling Knut Baastad under sak 13/22. Ordfører var til stede under sak 13/22. Møtende fra revisjonen: Svend Harald Klavestad og Anita Rønningen... Jostein Flåøien, Leder Svein Østevik Jan Eivind Trømborg. Kari Mette Fjell. Anne Koht-Norbye Merknader Kontrollutvalget Eidsbergs møte 24.09.2013 Sakliste U.off. PS 13/21 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 02.09.2013 PS 13/22 PS 13/23 PS 13/24 PS 13/25 Kommunedelplan Slitu - Momarken Eidsberg kommunes representasjon i de interkommunale selskapene Informasjon fra revisjonen Eventuelt Side4
PS 13/21 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 02.09.2013 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 02.09.2013, godkjennes Rakkestad, 12.09.2013 Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 24.09.2013: Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling 24.09.2013: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 02.09.2013, godkjennes PS 13/22 Kommunedelplan Slitu - Momarken Informasjonen i saken tas til orientering Rakkestad, 12.09.2013 Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 24.09.2013: Jan Kirkeby fikk 10-15 min for å legge frem oppsitternes side av saken, og svarte på spørsmål fra utvalget. Rådmann redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Anne Koth-Norbye kom med følgende forslag til vedtak: «Kontrollutvalget ber administrasjonen i Eidsberg Kommune om å besvare spørsmål fra oppsitterne som vil bli berørt av forslaget til båndlegging i forslag til kommunedelplan Slitu Momarken, om grunnlaget for båndleggingen og hvilke konsekvenser dette har for de berørte grunneierne. Kontrollutvalget vil påpeke at alle henvendelser kommunen mottar har, etter forvaltningsloven 11 a, klare regler for tidsfrister, og disse må følges». Kontrollutvalget Eidsbergs enstemmige vedtak 24.09.2013: Kontrollutvalget ber administrasjonen i Eidsberg Kommune om å besvare spørsmål fra oppsitterne som vil bli berørt av forslaget til båndlegging i forslag til kommunedelplan Slitu Momarken, om grunnlaget for båndleggingen og hvilke konsekvenser dette har for de berørte grunneierne. Side5
Kontrollutvalget vil påpeke at alle henvendelser kommunen mottar har, etter forvaltningsloven 11 a, klare regler for tidsfrister, og disse må følges. Kontrollutvalget ber om kopi av et eventuelt svar. PS 13/23 Eidsberg kommunes representasjon i de interkommunale selskapene Revisjonens kartlegging og redegjørelse i saken tas til orientering. Rakkestad, 16.09.2013 Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 24.09.2013: Revisjonen redegjorde for saken. Utvalget drøftet saken. Anne Koth-Norbye fremmet følgende forslag til vedtak: «Revisjonens kartlegging og redegjørelse i saken tas til orientering. Kontrollutvalget påpeker at når det meldes forfall fra valgt representant til representantskapsmøte i et IKS, skal valgte vararepresentant innkalles og ingen andre. De aktuelle IKS ene varsles om at Eidsberg kommune har møtt med feil representant. For framtida forutsettes det at IKS ene ved oppropene sjekker at de rette representantene er til stede i møtet.» Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak 24.09.2013: Revisjonens kartlegging og redegjørelse i saken tas til orientering. Kontrollutvalget påpeker at når det meldes forfall fra valgt representant til representantskapsmøte i et IKS, skal valgt vararepresentant innkalles og ingen andre. De aktuelle IKS ene varsles om at Eidsberg kommune har møtt med feil representant, ved at kartleggingen blir sendt IKS ene. For framtida forutsettes det at IKS ene ved oppropene sjekker at de rette representantene er til stede i møtet. PS 13/24 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, 16.09.2013 Side6
Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 24.09.2013: Revisjonen ga informasjon om følgende: - Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. - Oppfølgingsrevisjonsrapport på barnevern. - Regnskapsrevisjon. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling 24.09.2013: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering PS 13/25 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, 12.09.2013 Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 24.09.2013: Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak 24.09.2013: - Kontrollutvalgsleder sender et brev til ordfører og rådmann ang. ipad og møtereglement. Side7
Saksnr.: 2013/24857 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 159381/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 25.11.2013 13/27 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. Rakkestad, 24.10.2013 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlige orienteringssaker, og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling. Side8
Saksnr.: 2013/24857 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 159386/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 25.11.2013 13/28 Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 Kontrollutvalget vedtar det vedlagte budsjettforslaget med forbehold om at utgifter til KLP, samt normal lønns- og prisvekst innarbeides, slik at aktivitetsnivået kan opprettholdes. Rakkestad, 24.10.2013 Vedlegg Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn i Eidsberg kommune 2014 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, gjeldende fra 01.07.04, omhandler 18 budsjettbehandlingen. I nevnte paragraf sies det at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Videre sies det at kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat tolker forskrift om kontrollutvalg slik at utgifter til kontrollutvalgets egen virksomhet og utgifter til kjøp av revisjons- og sekretærtjenester skal innarbeides i forslaget. Budsjettets enkelte elementer: Løpende utgifter til kontrollutvalgets ordinære drift. Disse tallene er innhentet fra kommunen og innarbeidet i forslaget. Utgifter til kjøp av revisjonstjenester. Utgifter til kjøp av sekretærtjenester. Side9
Ansvar Art/ Tekst budsjett 2013 funksjon Regnskap 2012 forslag til budsjett 2014 (6 møter) 14040 0800/110 Ledergodtgjørelse 17 000 42 000 14040 0811/110 Møtegodtgjørelse 35 000 14040 99x/110 Tapt arbeidsfortjeneste 14040 990/110 Arbeidsgiveravgift 6 000 7 000 14040 1160/110 Bevertning 1 000 1 000 14040 1502/110 Kurs 16 000 7 000 14040 1600/110 Skyss og kjøregodtgj. 2 000 2 000 14040 3750/110 Kjøp av sekretariatstj. fra IØKUS 14040 3751/110 Kjøp av revisjonstj. fra IØKR 972 100 1 012 072,00 113 960 1 040 147 123 965 SUM 1 039 100 1 012 072,00 1 233 112 Side10
Saksnr.: 2013/24857 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 159388/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 25.11.2013 13/29 Møteplan for kontrollutvalget i Eidsberg kommune Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2014: Mandag 3. februar 2014 kl. 09:00 Mandag 5. mai 2014 kl. 09:00 Mandag 16. juni 2014 kl. 09:00 Rakkestad, 24.10.2013 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til kommuneloven 32 er det utvalget selv, kommunestyret eller utvalgets leder som fastsetter når det skal avholdes utvalgsmøter. Av praktiske grunner er det formålstjenlig at utvalget fastsetter møteplan for hvert halvår Vurdering Det er i innstillingen antydet 3 møter for kontrollutvalget i Eidsberg for 1. halvår 2014. Når det er foreslått konkrete dager så har dette sammenheng med sekretariatets praktiske muligheter til saksbehandling osv., samt forholdet til frister, ferieavvikling m.m. Utover de foreslåtte møtene, er det opp til utvalget å endre tidspunkter, bestemme andre møter, eller å avlyse allerede berammede møter. Side11
Saksnr.: 2013/24857 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 171786/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 25.11.2013 13/30 Referat Det vedlagte referatet tas til orientering Rakkestad, 18.11.2013 Vedlegg Kopi av brev til grunneiere. Kommunedelplan Slitu Momarken vedr. vedtak i kontrollutvalget i Eidsberg, sak 13/22. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Det vedlagte referatet tas til orientering. Side12
Side13
Side14
Saksnr.: 2013/24857 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 159367/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 25.11.2013 13/31 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling. Rakkestad, 24.10.2013 Side15