Møteprotokoll Notodden kontrollutvalg Dato: 09.05.2016 kl. 10:00 13:00. Sted: Formannskapssalen Arkivsak: 15/09398 Til stede: Andre: Protokollfører: Leder Karin Follerås (H) Nestleder Odd-Arne Thorbjørnsen (H) Medlem Bjarne Bakken (Ap) Medlem Anne Solberg (Ap) Medlem Sveinung Hesjedal (H) Oppdragsrevisor Ottar Kleppe, Telemark kommunerevisjon IKS Utvalgssekretær Beate Marie Dahl Eide, Temark Beate Marie Dahl Eide Sakskart Side Møteinnkalling 2/16 15/09398-19 Godkjenning av innkalling til møte 09.05.2016 3 Møteprotokoll 2/16 15/09398-18 Godkjenning av møteprotokoll fra møte 14.03.2016 4 Saker til behandling 10/16 16/04020-4 Referatsaker 09.05.2016 - Notodden kontrollutvalg 5 11/16 16/02840-3 Eventuelt 09.05.2016 - Notodden kontrollutvalg 6 12/16 16/05859-1 Notodden kommuneskoger KFs årsregnskap 2015 - kontrollutvalgets uttalelse 7 1
13/16 16/05860-1 Notodden kommunes årsregnskap og årsberetning 2015 - kontrollutvalgets uttalelse 8 14/16 16/05907-2 Rapport om manglende svar til revisjon - Notodden kommune 10 15/16 16/05972-2 Prosjektplan for forvaltningsprosjekt "Barnevern" - Notodden kommune 12 Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 10/16, 12-15/16, 11/16. Notodden/Bø, 09.05.2016 Karin Follerås Kontrollutvalgsleder Beate Marie Dahl Eide Utvalgssekretær 2
Møteinnkalling 2/16 Godkjenning av innkalling til møte 09.05.2016 1 Notodden kontrollutvalg 09.05.2016 2/16 Forslag fra sekretariatet: Møteinnkallingen til møte 09.05.2016 godkjennes. Enstemmig. Møteinnkallingen til møte 09.05.2016 godkjennes. 3
Møteprotokoll 2/16 Godkjenning av møteprotokoll fra møte 14.03.2016 1 Notodden kontrollutvalg 09.05.2016 2/16 Forslag fra sekretariatet: Møteprotokollen fra møte 14.03.2016 godkjennes. Enstemmig. Møteprotokollen fra møte 14.03.2016 godkjennes. 4
Saker til behandling 10/16 Referatsaker 09.05.2016 - Notodden kontrollutvalg 1 Notodden kontrollutvalg 09.05.2016 10/16 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Leder Karin Follerås orienterte fra kommunestyrets behandling av kontrollutvalgets saker fra forrige møte. Sekretariatet legger frem et nytt forslag til møteplan for 2. halvår til neste møte, i tråd med diskusjonen i kontrollutvalget. Enstemmig. Kontrollutvalget tar sakene til orientering. 5
11/16 Eventuelt 09.05.2016 - Notodden kontrollutvalg 1 Notodden kontrollutvalg 09.05.2016 11/16 6
12/16 Notodden kommuneskoger KFs årsregnskap 2015 - kontrollutvalgets uttalelse 1 Notodden kontrollutvalg 09.05.2016 12/16 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Notodden Kommuneskoger KF 2015, med årsberetning. Utvalget baserer sin behandling på Telemark kommunerevisjon IKSs arbeid og revisors beretning. Kontrollutvalget har ingen merknader og anbefaler at årsregnskapet for Notodden Kommuneskoger KF 2015 med årsberetning, godkjennes. Kontrollutvalget diskuterte saken. Enstemmig. Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Notodden Kommuneskoger KF 2015, med årsberetning. Utvalget baserer sin behandling på Telemark kommunerevisjon IKSs arbeid og revisors beretning. Kontrollutvalget har ingen merknader og anbefaler at årsregnskapet for Notodden Kommuneskoger KF 2015 med årsberetning, godkjennes. 7
13/16 Notodden kommunes årsregnskap og årsberetning 2015 - kontrollutvalgets uttalelse 1 Notodden kontrollutvalg 09.05.2016 13/16 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalgets uttalelse til Notodden kommunes årsregnskap 2015: Kontrollutvalget har behandlet Notoddens kommunes årsregnskap for 2015. Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Driftsregnskapet viser kr 708 288 380 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 34 491 394. Kontrollutvalget vil påpeke at det er avgitt en revisjonsberetning med forbehold, grunnet svært stort avvik mellom investeringsbudsjettet og investeringsregnskapet (43,8%). Revisor har over flere år påpekt store avvik mellom investeringsbudsjettet og investeringsregnskapet. Kontrollutvalget vil minne om at det er de samme kravene til realisme i investeringsbudsjettet som for driftsbudsjettet. Utvalget vil videre påpeke at årsbudsjettet (både investeringsdelen og driftsdelen) har bindende virkning, og minner om de krav som stilles til budsjettrevisjon i løpet av året. Utvalget baserer sin behandling på revisjonens arbeid, revisors beretning og rapport til kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Notoddens kommunes årsregnskap og årsmelding for 2015 godkjennes. Revisors rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2015, datert 12.04.2016 er vedlagt. Uttalelsen sendes til kommunestyret. Kopi av uttalelsen sendes formannskapet. Økonomisjef Håkon Sørby presenterte Notodden kommunes årsregnskap for 2015. Oppdragsrevisor Ottar Kleppe presenterte revisors beretning og rapporten om revisjonen av Notodden kommunes årsregnskap for 2015. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar. Enstemmig. Kontrollutvalgets uttalelse til Notodden kommunes årsregnskap 2015: 8
Kontrollutvalget har behandlet Notoddens kommunes årsregnskap for 2015. Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Driftsregnskapet viser kr 708 288 380 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 34 491 394. Kontrollutvalget vil påpeke at det er avgitt en revisjonsberetning med forbehold, grunnet svært stort avvik mellom investeringsbudsjettet og investeringsregnskapet (43,8%). Revisor har over flere år påpekt store avvik mellom investeringsbudsjettet og investeringsregnskapet. Kontrollutvalget vil minne om at det er de samme kravene til realisme i investeringsbudsjettet som for driftsbudsjettet. Utvalget vil videre påpeke at årsbudsjettet (både investeringsdelen og driftsdelen) har bindende virkning, og minner om de krav som stilles til budsjettrevisjon i løpet av året. Utvalget baserer sin behandling på revisjonens arbeid, revisors beretning og rapport til kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Notoddens kommunes årsregnskap og årsmelding for 2015 godkjennes. Revisors rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2015, datert 12.04.2016 er vedlagt. Uttalelsen sendes til kommunestyret. Kopi av uttalelsen sendes formannskapet. 9
14/16 Rapport om manglende svar til revisjon - Notodden kommune 1 Notodden kontrollutvalg 09.05.2016 14/16 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget minner om at det å ha en god kommunal egenkontroll, herunder at man har tydelige rutiner og retningslinjer som er godt kjent i hele organisasjonen er viktig. Kontrollutvalget mener det er uakseptabelt at kommunerevisjonen ikke får svar på sine henvendelser til administrasjonen i Notodden kommune, eller at de først får svar etter lang tid og gjentatte purringer. Kontrollutvalget og revisjonen utfører et oppdrag på vegne av kommunestyret, og administrasjonen hindrer på denne måten den demokratiske kontrollen av den kommunale virksomheten. Kontrollutvalget oversender rapporten om manglende svar på revisjonens henvendelser til Notodden kommune til kommunestyret, og ber om at rapporten gjennomgåes i formannskapet i forkant av endelig behandling i kommunestyret. Rapporten omhandler viktige områder relatert til regelverk og rutiner for Notodden kommunes drift og virksomhet, som de folkevalgte bør vere oppdatert på og orientert om. Kontrollutvalget ber om at revisor får gjennomgå rapporten i formannskapet og kommunestyret. Kontrollutvalget vil, sammen med revisjonen, følge opp de ulike temaene rapporten berører fremover. Oppdragsrevisor Ottar Kleppe orienterte om rapporten fra revisjonen. Kontrollutvalget stilte spørsmål, fekk svar og diskuterte saka. Enstemmig. Kontrollutvalget minner om at det å ha en god kommunal egenkontroll, herunder at man har tydelige rutiner og retningslinjer som er godt kjent i hele organisasjonen er viktig. Kontrollutvalget mener det er uakseptabelt at kommunerevisjonen ikke får svar på sine henvendelser til administrasjonen i Notodden kommune, eller at de først får svar etter lang tid og gjentatte purringer. 10
Kontrollutvalget og revisjonen utfører et oppdrag på vegne av kommunestyret, og administrasjonen hindrer på denne måten den demokratiske kontrollen av den kommunale virksomheten. Kontrollutvalget oversender rapporten om manglende svar på revisjonens henvendelser til Notodden kommune til kommunestyret, og ber om at rapporten gjennomgåes i formannskapet i forkant av endelig behandling i kommunestyret. Rapporten omhandler viktige områder relatert til regelverk og rutiner for Notodden kommunes drift og virksomhet, som de folkevalgte bør vere oppdatert på og orientert om. Kontrollutvalget ber om at revisor får gjennomgå rapporten i formannskapet og kommunestyret. Kontrollutvalget vil, sammen med revisjonen, følge opp de ulike temaene rapporten berører fremover. 11
15/16 Prosjektplan for forvaltningsprosjekt "Barnevern" - Notodden kommune 1 Notodden kontrollutvalg 09.05.2016 15/16 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan for forvaltningsprosjekt «Barnevern». Kontrollutvalget velger alternativ 2 forebyggende arbeid i kommunen, og ber om at følgende problemstillinger undersøkes: - I hvilken grad er kommunens ansvar for forebyggende arbeid forankret blant ledere med ansvar for barn og unge? - I hvilken grad har kommunen arbeidet systematisk med forebyggende innsats rettet mot barn og unge? - I hvilken grad har kommunen tiltak som sikrer at mistanke om omsorgssvikt blir meldt til barneverntjenesten? Revisor Ottar Kleppe presenterte prosjektplanen for utvalget. Kontrollutvalget diskuterte saken. I tillegg til saken: Kontrollutvalget ønsker en orientering om barnevernstjenesten i Notodden kommune på neste møte. Endelig avklaring av problemstillinger i forvaltningsrevisjonsprosjektet gjøres i dette møtet. Enstemmig. Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan for forvaltningsprosjekt «Barnevern». Kontrollutvalget velger alternativ 2 forebyggende arbeid i kommunen, og ber om at følgende problemstillinger undersøkes: - I hvilken grad er kommunens ansvar for forebyggende arbeid forankret blant ledere med ansvar for barn og unge? - I hvilken grad har kommunen arbeidet systematisk med forebyggende innsats rettet mot barn og unge? - I hvilken grad har kommunen tiltak som sikrer at mistanke om omsorgssvikt blir meldt til barneverntjenesten? I tillegg til saken: 12
Kontrollutvalget ønsker en orientering om barnevernstjenesten i Notodden kommune på neste møte. Endelig avklaring av problemstillinger i forvaltningsrevisjonsprosjektet gjøres i dette møtet. 13
14