Til Kopi til Fra Landsstyret Sentralstyret, Generalsekretæren, Desisjonskomiteen, Valgkomiteen og Styret i Operasjon Dagsverk Thomas H. Svendsen, Organisatorisk nestleder og Christian Fredrik Leknes- Killmork, sentralstyremedlem Dato 10. August 2009 Saksnr. LS021-09/10 Retningslinjer for fylkeslagsoppfølging Fylkesstyrene i Elevorganisasjonen er de som har best forutsetning for å nå ut til, og engasjere medlemsmassen. For at de skal være i stand til dette er det essensielt at sentralstyret prioriterer fylkeslagene i sitt arbeid. - 1.0 Arbeidsprogrammet 2009-2010 Bakgrunn Undertegnede ønsker at fylkeslagsoppfølgere skal ha noe håndfast som definerer deres arbeid og som utfyller det som står skrevet i arbeidsprogrammet. Det går på hvilke rutiner som gjelder for prosjektoppfølging, skolering av tillitsvalgte, kontakt og informasjons flyt mellom de aktuelle som står beskrevet i forslag til retningslinjer. Ønsket om å vedta dette i sentralstyret er to delt. Den ene grunnen er å dra med hele sentralstyret på en av de viktigste oppgavene sentralstyret har, nemmelig oppfølging av fylkestillitsvalgte. De aller fleste i sentralstyret har vært medlem av ett fylkeslag og vet hva man ønsker og hva en kan forvente av en fylkeslagsoppfølger. Dette er uvurderlig kompetanse organisasjonen må ta vare på. Den andre grunnen er ett ønske om å ha en formell behandling av saken som gjør dokumentets tyngde større en det den ville fått uten ett offisielt vedtak. Det er ikke ett ønske fra saksbehandlere at denne saken ikke skal ha ett landsstyrevedtak, da man allerede har kvalitetssystemet som man har ett offisielt vedtak på, men at dette skal være en intern enighet i sentralstyret og noe eget som definerer arbeidet med fylkeslagsoppfølgningen. Under utarbeidelsen har saksbehandling tatt utgangspunkt i retningslinjer vedtatt på LS 01 2006/2007, kvalitetssystemet og arbeidsprogrammet 2009-2010. Kvalitetssystemet Fylkeslagsoppfølgere skal: - kunne lytte og forstå - være løsningsorienter - ha kompetanse om konfliktløsning - kjenne til hvordan man arrangerer møter og seminarer - ha grunnleggende og god forståelse for økonomi, i tillegg til å kunne bruke fyret - kjenne til politisk arbeid og mediearbeid - være til å stole på og holde informasjon tett for de det er relevant for Fylkesstyrene skal: - holde fylkeslagsoppfølger oppdatert på viktige områder - i begynnelsen av periode diskutere fylkeslagsoppfølgers rolle i fylkesstyret - kunne evaluere fylkeslagsoppfølgingen med organisatorisk nestleder eller generalsekretær
Tiltak - Månedsrapport - Årsrapport Månedsrapport Fylkesstyrene skal fylle ut en rapport på slutten hver måned som skal gå til fylkeslagsoppfølger. I rapporten skal det være en oversikt over arbeidet den siste måneden. Rapportene skal arkiveres. Årsrapport Fylkeslagsoppfølger skal skrive en fyldig rapport om relevant informasjon knyttet til sitt fylke. Rapporten skal leveres til neste fylkeslagsoppfølger. Utdypping av retningslinjene Å sørge for god informasjonsflyt mellom fylkeslaget og sentralstyret: er avgjørende for ett godt samarbeid mellom sentralstyret og fylkeslaget. Ett godt samarbeid betyr ett bedre tilbud til medlemsmassen vår i form av kontaktperiode, skolebesøk, uravstemninger, arrangement, politisk virksomhet. Det meste av Elevorganisasjonens kompetanse ligger i sentralleddet og det er viktig å formidle den kunnskapen og erfaringen sentrale tillitsvalgte har i sin besittelse, men det er ikke dermed sagt at det er greit at sentralleddet overstyrer fylkeslagene. Selv om sentralleddet i de fleste tilfeller er de med lengst fartstid i organisasjonen har fylkestillitsvalgte en større kjennskap til lokale problemstillinger, en kunnskapen man skal ta godt vare på og benytte seg av så mye som mulig. Undertegnede foreslår en jevnlig kontakt og at fylkeslagsoppfølger minst en gang i uken har en samtale med kontaktperson i fylket. Oppfordring til samarbeid på tvers av fylkesgrensene: er ett tiltakt som både sentralstyret og fylkeslagene vil være tjent med. Selv om en del av kompetansen til organisasjonen sitter i sentralleddet fins det utrolig mange dyktige fylkestillitsvalgte i organisasjonen. Når tillitsvalgte skolerer seg selv trenger ikke det være en dårligere skolering enn det ett sentralstyremedlem klarer å varte opp med. Saksbehandlerne ser verdien i de store ressursene av kompetanse som sitter rundt omkring i fylkesstyret og mener dette er kompetanse som tidligere har vært satt pris på i all for liten grad. Et godt samarbeid mellom fylkeslagene er tidsbesparende for sentralstyret, noe som frigjør en del resurser til andre viktige oppgaver i sentralleddet. Et godt samarbeid på tvers av fylkesgrensene er også essensielt i forbindelse med regionale seminar og ikke minst i landsstyret. Å hjelpe til med planlegging og gjennomføring av arrangement fylkeslaget arrangerer: er et punkt som skal følges opp etter de premisser som fylkeslagene selv setter. Det er ønskelig fra saksbehandleres side at fylkeslagsoppfølger skal ha innsyn fremdriftsplaner slik at det er mulig å følge opp arbeidet fylkeslagets arbeid med ett arrangement. Dersom fylkeslaget ønsker det eller føler det nødvendig skal fylkeslagsoppfølger så langt det lar seg gjøre delta aktivt i planlegging av arrangementet også. Det er også et ønske fra undertegnede om at det skal være noen fra sentralleddet på alle arrangementer som fylkeslagene arrangerer. Dette for å få kontakt og skape dialog med medlemsmassen og tillitsvalgte. Å følge opp det politiske arbeidet til fylkesstyret: er med for å stadfeste at også det politiske arbeidet må prioriteres hos fylkene så vel som det organisatoriske. For at organisasjonen skal få 2
gjennomslag for de saker som man kjemper sammen om, er det viktig med godt koordinert planer på hvordan man skal få gjennomslag for de politiske prioriteringen og resten av politisk måldokument. De med oppfølgingsansvar for det politiske arbeidet i fylkeslagene skal sammen med fylkeslagsoppfølger legge til rette for fylkesledere og politiske nestledere, fore de med argumentasjonsrekker og informasjon så langt det lar seg gjøre. Sentralleddet klarer ikke å få gjennomslag for organisasjonens politikk uten oppfølging fra fylkeslagene i lokalsendinger og lokale aviser, og ikke minst med informasjon nedover til grasrota. Kommunikasjon er en viktig faktor. Fylkeslagene må også innrette seg etter de prioriteringen elevtinget har lagt for det politiske arbeidet og akseptere at mye av det politiske arbeidet på nasjonal politikk vil være styrt fra sentralt hold. Å sørge for at fylkeslaget har den faglige kompetansen som trengs for å drive ett fylkeslag, og at denne kontinuerlig oppdateres: går på å avholde skoleringsseminar for tillitsvalgte, skoleringer i landsstyret, oppfordre til internskolering, oppfordre fylkeslag til å benytte seg av andre (også uten for elevorganisasjonen) og reise ut for å skolere fylkestillitsvalgte. Å sørge for at fylkeslaget har en langtidsplan, og at denne blir fulgt opp: Det er fylkeslagsoppfølger som har et ansvar for å hjelpe til med at arbeidet til fylkesstyrene blir satt i system og at det er en helhetlig plan på hvordan fylkeslaget skal nå ut til medlemsmassen, når arrangement skal avholdes i deres periode og i hvilke perioder fylkesstyret kan forvente stort arbeidspress. Kjenne til fylkeslagets økonomiske situasjon: er tatt med for å bevisstgjøre fylkeslagsoppfølger på hvilke forutsetninger fylkeslaget har for sin virksomhet. Fylkeslagsoppfølger har ansvar for at det blir lagt en plan for å bedre den økonomiske situasjonen til de fylkeslagene som sliter økonomisk sammen med de som besitter økonomiskkompetanse i organisasjonen. Da henholdsvis generalsekretær og organisasjonssekretær. Å motivere fylkesslaget til videre arbeid: er et punkt som i og for seg ikke trenger noen videre utdyping, men vi ønsker å skyte inn at det er viktig at tillitsvalgte føler mestring. Ett klapp på skulderen for godt arbeid er noe som er viktig begge veier. Å sørge for god informasjonsflyt internt i fylkesslaget: Det er selvsagt ønskelig fra undertegnedes side at dette skal være en selvfølge, men vi ser på det som fylkeslagsoppfølgers oppgave å gripe inn hvis man ser at ting ikke fungere som de skal. Når man griper inn slik er det viktig at man ikke er dømmende og viser forståelse ovenfor de parter som er berørt, opptrer modent og behandler konfidensiell informasjon på den måten slik informasjon skal behandles (se nedenfor). Gi hyppig tilbakemelding til oppfølger av fylkeslagsoppfølgingen: handler rett og slett om at minst en person skal sitte med en overordnett oversikt over hva som skjer i fylkeslagene slik at man kan gripe inn og spre gode løsninger videre. En person som ser hele bildet har bedre forutsetninger for å ta en avgjørelse enn en person med ett mindre helhetlig bilde. Oppfølger av fylkeslagsoppfølgingen skal følge opp og evaluere fylkeslagsoppfølgernes arbeid. 3
Å behandle konfidensiell informasjon diskret: vil si at fylkeslagsoppfølgere skal behandle sensitiv informasjon på den måte kilden for informasjonen ønsker at den skal behandles. Å bryte ett taushetsløfte er med på å svekke tillit og respekt, noe ingen i denne organisasjonen er tjent med. Å utforme utfyllende og supplerende retningslinjer i samarbeid med fylkeslaget: er med for og stadfest ett ønske saksbehandlere har for at dette skal være overordnede linjer for hvordan fylkeslagsoppfølger skal arbeide og opptre i gitte situasjoner. I tillegg til disse retningslinjene ønsker vi en diskusjon der fylkeslagsoppfølger og fylkeslaget skal komme til enighet mo hva man legger i hvert punkt på bakgrunn av dette saksfremlegget. På denne måten legger man til rette for lokaletilpassninger. Videre behandling av saken Undertegnede ønsker ikke ett LS-vedtak på saken fordi man har kvalitetssystemet som allerede legger en del premisser for fylkeslagsoppfølgingen, men vi ønsker allikevel å ha den opp som en diskusjonssak i landsstyret hvor man høster erfaringer og innspill før man etter landsstyret har ett sentralstyrevedtak på saken, slik at man har ett internt styringsdokument for dette sentralstyret i tillegg til kvalitetssystemet som sammen legger primissen for fylkeslagsoppfølgingen. Med vennlig hilsen Thomás Hórvath Svendsen Organisatorisk nestleder Christian Fredrik Leknes-killmork Styremedlem Vedlegg: - Eksempel på retningslinjer for fylkeslagsoppfølging, basert på vedtak fra landsstyret 06/07 4
Oslo 15. Juli 2009 Retningslinjer for fylkeslagsoppfølging Fylkesstyrene i Elevorganisasjonen er de som har best forutsetning for å nå ut til, og engasjere medlemsmassen. For at de skal være i stand til dette er det essensielt at sentralstyret prioriterer fylkeslagene i sitt arbeid. - 1.0 Arbeidsprogrammet 2009-2010 Fylkeslagsoppfølgere forplikter seg til: Å sørge for god informasjonsflyt mellom fylkeslaget og sentralstyret. Oppfordre til samarbeid på tvers av fylkesgrensene Å hjelpe til med planlegging og gjennomføring av arrangement fylkeslaget arrangerer Å følge opp det politiske arbeidet til fylkesstyret Å sørge for at fylkeslaget har den faglige kompetansen som trengs for å drive ett fylkeslag, og at denne kontinuerlig oppdateres Å sørge for at fylkeslaget har en langtidsplan, og at denne blir fulgt opp Å kjenne til fylkeslagets økonomiske situasjon Å motivere fylkesslaget til videre arbeid Å sørge for god informasjonsflyt internt i fylkesslaget Gi hyppig tilbakemelding til oppfølger av fylkeslagsoppfølgingen Å behandle konfidensiell informasjon diskret Å utforme utfyllende og supplerende retningslinjer i samarbeid med fylkeslaget 5