Mandat for sekretariat

Transkript

1 Til Landsstyret Kopi til Sentralstyret, Generalsekretæren, Desisjonskomiteen, Styret i Operasjon Dagsverk Fra Aase Mette Aanesen Arctander, Sentralstyret Dato 16. mai 2008 Saksnr. LS223-07/08 Mandat for sekretariat Bakgrunn Det ble på Elevtinget 2006 satt ned et utvalg som skulle se på organisasjonen som en helhet, og komme med forslag til hvordan organisasjonen kunne forbedre seg. Det var disse som kom med ideen om et sekretariat bestående av en eller to personer. Dette var på bakgrunn av det anerkjente det store arbeidspresset som er på kontoret. Det ble på Elevtinget 2007 vedtatt at Sentralstyret skulle utarbeide en plan på hvordan en eventuell ansettelse skulle skje. Organisasjonsutvalget anbefalte dette: - Det bør etableres et fast ansatt sekretariat på minimum to personer som kan ivareta administrative og økonomiske oppgaver. - Et fast ansatt sekretariat som tidligere foreslått, må ha oppfølging av fylkeslagenes økonomi som en prioritert oppgave. Det har vært mange diskusjoner rundt temaet sekretariat, der det har vært sprikende meninger om hva man vil med det. I Arbeidsprogrammet som ble vedtatt på Elevtinget 2008 står det at: Sentralstyret skal, ansette et sekretariat som skal ha ansvar for oppfølging av det økonomiske og administrative arbeidet i fylkesstyrene. I Vedtektene står det at: Sentralstyret tilsetter personer i sekretariatet etter Landsstyrets vedtak om stillingshjemmel. Kortere vikariater og engasjementer kan tilsettes direkte av Sentralstyret. I Budsjettet som er vedtatt på Elevtinget 2008 er det satt av kroner til sekretariat. Vi har hittil i år brukt på prøveprosjektet med sekretariat i løpet av vårhalvåret. I denne saken skal vi behandle når vi skal ansette et sekretariat, skal det være en tidsperiode på 6 mnd som en prøveordning eller et år der det er permanent gjennom et år. Hvor mange det skal ansettes i sekretariatet og hvilket lønnstrinn skal gjelde. Vi skal også behandle hvilke arbeidsoppgaver sekretariatet skal ha, der noen av dem allerede er definert i Arbeidsprogrammet. Drøfting Postadresse: Postboks 8964 Youngstorget 0028 Oslo Besøksadresse: Møllergata etasje Telefon: Telefaks: E-post: Internett: [email protected] Org.nr.: Bankgiro:

2 Arbeidsoppgaver Som nevnt har elevtinget vedtatt at Elevorganisasjonen skal ha et sekretariat. Dette sekretariatet må ha noen arbeidsoppgaver, et mandat som sier hva det skal gjøre. Det står allerede at det skal ha ansvar for oppfølging av det økonomiske og administrative arbeidet i fylkesstyrene. Dette er en ganske stor oppgave siden vi per dags dato har 18 fylkesstyrer som da skal ha oppfølging. Etter samtale med påtroppende leder og generalsekretær kom det frem at de ønsker et så åpent mandat som mulig. Men det er også viktig å se på de erfaringene som Sentralstyret og generalsekretæren har gjort seg de 6 månedene vi har hatt sekretariat på kontoret. Sekretariatet har hjulpet generalsekretæren i det administrative arbeidet på kontoret. Han har sendt ut fakturaer, ringt skoler, oppdatert deo en (medlemsadministrasjonssystemet), og også hatt andre oppgaver som å hjelpe andre Sentralstyremedlemmer. Andre oppgaver et sekretariat kan ha er for eksempel: - Oppfølging av fylkeslagsøkonomi - Administrativ støtte til generalsekretær - Administrativ støtte til Sentralstyret (som for eksempel postarkivering, ringing, rapportering til Populus osv.), - Redaksjonsarbeid med nettside med skriving av nyhetssaker og lignende. - Produksjon av profilerings- og informasjonsmateriell med tekstskriving og layout - Prosjektkoordineringsarbeid Antall i sekretariatet og stillingsstørrelser Vi har de 3 siste månedene hatt et prøveprosjekt gående der vi har hatt en ansatt på en 20 % stilling. Her finnes det flere forskjellige løsninger. Det kan være 2 personer i hver sin 50 % stilling, 1 person i 100 % stilling, eller kanskje man vil ha 2 personer i 80 % stilling. Det å ha en person i en 100 % stilling gir god kontinuitet, Sentralstyret og fylkeslagene vil ha god tilgang på sekretariatet. Men det vil da være begrensende oppgaver man kan sette denne personen til. Med to personer i hver sin 50 % stilling vil man kunne ha to personer med ulike kvalifikasjoner. Dette gir flere arbeidsmuligheter for Sentralstyret og Landsstyret å sette sekretariatet til, de vil også kunne skape et godt team. Dette er viktig for å skape et godt kontormiljø for disse menneskene og vil skape kontinuitet. Sentralstyremedlemmene lever tett opp på hverandre men kontormiljø og privatliv og det kan være vanskelig for en person å passe inn i dette miljøet. Dette avhenger veldig av hvilke(n) person(er) Sentralstyret velger å ansette. Tabell med ulike stillingsstørrelser og ulike lønnstrinn. Lønnstrinnene er fra statens lønnstrinntabell og justert for lønnsoppgjøret i 2008 med 5 % økning (estimat), samt arbeidsgiveravgift, feriepenger, arbeidsgiveravgift av feriepenger og obligatorisk tjenestepensjon. Det vil si at dette er en tabell som viser hvor mye det vil koste EO å ansette i ulike stillinger, og ikke hvor mye vedkommende får utbetalt. (6 måneder) 20 % 50 % 100 % Lønnstrinn Lønnstrinn Lønnstrinn

3 (12 måneder) 20 % 50 % 100 % Lønnstrinn Lønnstrinn Lønnstrinn Når skal vi ansette sekretariatet? Skal leder og generalsekretær starte en ansettelsesprosess som gjør at vi har et sekretariat som kan hjelpe til med sommerleiren, eller skal vi vente til ut på høsten da sentralstyret har fått stabilisert seg og kanskje har gjort seg noen meninger om hvilke grunnleggende egenskaper sekretariatet burde ha. Drøfting fra Organisasjonsutvalget Under har finner du litt av drøftingen til organisasjonsutvalget. Ettersom organisasjonen har blitt mer profesjonell de senere årene og øver mer innflytelse i utdannings-norge, ser man et økende behov for å styrke kontinuiteten, kapasiteten og kompetansen i organisasjonen på flere ledd. Utvalget har gjennom intervjuer og diskusjoner prøvd å kartlegge mulige løsninger på noe som oppfattes som et stort problem for mange tillitsvalgte. Nyvalgte tillitsvalgte bruker mye tid på å opparbeide seg kompetanse og informasjon som med enkle grep kunne vært mer tilgjengelig. Flere opplever det frustrerende og unødvendig ressurskrevende å ta fatt på arbeidsoppgavene sine i EO fordi det ofte mangler ressurser fra tidligere perioder som man ellers kunne ha bygge videre på. Det er også et økende problem at mange tunge, administrative oppgaver hviler ene og alene på de tillitsvalgte. Dette beslaglegger tid som kunne ha vært brukt på å hjelpe, skolere og besøke elever rundt om i landet. Siden et fåtall av de tillitsvalgte blir utbetalt en økonomisk kompensasjon er det mange som tar opp studielån for å sitte som sentralt tillitsvalgt. I mange tilfeller gir fylkestillitsvalgte opp mye fritid og gjerne også skolearbeid, for å arbeide i organisasjonen. Resultatet er at tillitsvalgte taper økonomisk eller utdanningsmessig på å engasjere seg i organisasjonen. Utvalget oppfatter det som en generell tendens at organisasjonen sliter ut sine 13 tillitsvalgte ved å stille unødvendig høye krav til arbeidskapasitet og tilstedeværelse. For organisasjonskulturen generelt er ikke dette et godt tegn. Uten faste ansatte og med kun noen få frikjøpte tillitsvalgte, mangler Elevorganisasjonen et sekretariat som kan ha oversikt over organisasjonens kompetanse over lengre tid. Mye administrativt arbeid pålegges de tillitsvalgte, noe som kan virke demotiverende for en engasjert tillitsvalgt. Arkiver for post og referater er oppegående, men det største problemet er dokumentering av kompetansen fra tillitsvalgte som forsvinner ut fra organisasjonen. Punkter til diskusjon - Hvor mange skal sekretariatet bestå av? - Hvor stor stillingsprosent skal de(n) ha? - Hvilke arbeidsoppgaver skal sekretariatet ha? - Skal sekretariatet bistå sentralstyret også og ikke bare generalsekretæren? 3

4 Sentralstyrets innstilling 1. Sentralstyret skal, ansette et sekretariat som skal ha ansvar for oppfølging av det økonomiske og administrative arbeidet i fylkesstyrene. Sekretariatet skal videre bistå generalsekretæren i det økonomiske og administrative arbeidet ved Elevorganisasjonens sentrale kontor. 1 Vedlegg. 1. Drøfting om forskjellige oppgaver. 2. Evaluering av prøveprosjektet. Med vennlig hilsen Aase Mette Aanesen Arctander Sentralstyremedlem 1 Sentralstyremedlemmet Magnus Malnes har tatt ut dissens mot denne innstillingen. 4

5 Vedlegg 1 Fra tidligere saksfremlegg om sekretariat Drøfting Elevorganisasjonen har tidligere ikke hatt noe ansatt sekretariat, noe som medfører at dette er en ny problemstilling i organisasjonen som har positive og negative konsekvenser man bør være klar over. I saksfremlegget kommer saksbehandler først til å drøfte ulike deler av organisasjonens arbeid som kan dra nytte av et sekretariat. Deretter til ulike problemstillinger rundt type person, stillingsprosent, og arbeidstid. Arbeidsoppgaver og utfordringer Organisasjonsutvalget pekte blant annet på organisasjonens utfordringer i henhold til kontinuitet. Med stor gjennomstrømming av tillitsvalgte og et stort behov for skolering. Med tillitsvalgte som vanligvis ikke er engasjert i organisasjonen lengre enn 2-3 år er det en varierende kunnskapsbank å ta av. Gamle tillitsvalgte og tidligere erfaringer forsvinner etter hvert og erstattes av nye mindre erfarne tillitsvalgte. Et sekretariat kan fungere som et bindeledd for å sikre kontinuitet i organisasjonen med kunnskap, erfaring og skoleringer. På den andre siden kan man argumentere med at et sekretariat vil på den måten få stor makt og innvirkning på organisasjonen som kan føre til at de tillitsvalgte får mindre reell makt. Kontinuitet og administrative oppgaver Det kan og være aktuelt å se på et sekretariat i forhold til de administrative gjøremålene på kontoret. Organisasjonsutvalget pekte på muligheter med å avlaste de tillitsvalgte med faste oppgaver som arkivering, og dokumentasjon som og kan med fordel prioriteres høyere i organisasjonen. Dette kan være oppgaver som er nødvendig for å holde den daglige driften av kontoret og organisasjonen ved like, som å ta telefonen når sentralstyret er opptatt eller borte. Det kan og argumenteres med at dette er kjedelige oppgaver, og et sekretariat kan gi de tillitsvalgte muligheten til å bruke mer tid på oppgaver som de brenner for. Generalsekretæren bruker og mye av sin tid på å fakturere, betale ut regninger og lignende, som nok med fordel kunne blitt gitt til en ansatt. Som rapporten til Organisasjonsutvalget sier: Generalsekretær tar naturligvis seg av mye administrativt og økonomisk arbeid, men ofte på bekostning av tid til langsiktig styring av økonomien etter behov og ønsker i organisasjonen. Beslutningene for hva som skal og kan prioriteres tas i altfor stor grad av Generalsekretæren selv, og han eller hun har minimalt med tid til å la flere ta del i beslutningsprosessene. s.13 sluttrapport Informasjonskonsulent/ansvarlig Informasjonsflyten i Elevorganisasjonen er et stort og viktig arbeid. Det har i flere år blitt uttrykt ønske om å få bedre og nærere kontakt med medlemmene. Informasjon rettet mot medlemmer, eksterne og organisasjonsleddene er viktig for profilering og organisasjonens kollektive identitet. Arbeid med webside, nyhetsbrev, korrekturlesing av høringer, pressemeldinger og lignende er arbeid 5

6 som med fordel kunne vært gitt til et sekretariat, med trening og kompetanse innen slikt arbeid. En kan også vurdere organisasjonens behov for profesjonell grafiker eller medieutdannet person til utvikling av multimedia som bilder og film, for eksempel til foredrag eller kickoff. På en annen side har organisasjonen mange ressurssterke tillitsvalgte å ta av med kompetanse innenfor feltene, eller mulighet til å leie inn profesjonelle mediebyrå. Systemutvikler/IT ansvarlig Elevorganisasjonen har i større grad behov for tekniske løsninger og en fungerende digital infrastruktur. Kontordriften er i mange tilfeller avhengig av at de sentrale tillitsvalgte har tilgang til digital kompetanse for å drifte maskinpark og servere. Disse ressursene har man klart å hente relativt kostnadsfritt gjennom å nytte seg av kompetente tillitsvalgte og tilfeldige eksterne eller tidligere tillitsvalgte. I forhold til IT-ansvaret kan man stille seg spørsmål om hvorvidt dette er en god nok løsning for organisasjonen, eller om man ønsker å bruke ressurser på å ansette noen med kompetanse for å få effektiv og stabil administrasjon. Rådgiver/konsulent Mange organisasjoner på Elevorganisasjonens størrelse har et sekretariat med rådgivere. Politiskrådgiver, medierådgiver, organisasjonsrådgiver, konsulenter og lignende. Man kan også på dette arbeidet stille spørsmål ved om organisasjonen kunne med fordel engasjert personer med erfaring og utdannelse for å være til kontorets disposisjon. Profesjonelle rådgivere kan lette arbeidet i forhold til viktig arbeid igjennom året. Det er mange store og komplekse saker som organisasjonen møter. En økt kompetanse og tilgang på profesjonelle som har Elevorganisasjonens agenda og ønske som mål kunne vært en stor ressurs. På den andre siden vil slike rådgivere kunne få svært stor innflytelse på organisasjonens arbeid. Det er fare for at personen vil legge føringer på avgjørelser, standpunkt og strategier som kan føre til mindre reell makt hos de tillitsvalgte, og til slutt elevene over organisasjonen. Dette er og tradisjonelt populære oppgaver som de tillitsvalgte gjerne har god kompetanse og et sterkt ønske om å gjennomføre. Fylkeslagsøkonomi Økonomistyringen i organisasjonen er også et viktig punkt å merke seg. Elevorganisasjonen er en organisasjon i stadig vekst. Organisasjonen tar mål på seg å sikte høyere og ta på seg mer aktivitet og flere medlemmer. Høyere mål og aktivitet fører naturligvis med seg større kostnader og inntekter. En organisasjon i vekst fører til at det er mer penger i omløp som blir både vanskeligere og viktigere å ha kontroll og oversikt over. Økonomistyringen i fylkeslag er en særskilt utfordring. Det har vært flere tilfeller hvor et fylkeslags regnskapsføring har vært mangelfull eller totalt ikke-eksisterende. Flere fylkeslag får mye økonomisk støtte fra sin fylkeskommune, og forvalter i noen tilfeller opptil flere hundre tusen kroner på vegne av elevene i sitt fylke. Når de tillitsvalgte som har det operative ansvaret for økonomien er i en alder på mellom år, og de fleste mangler grunnleggende kunnskap og skolering i fylkeslagsøkonomi, er det på grensen til uforsvarlig. Det er satt i gang flere tiltak for å bøte på kunnskapsmangelen hos de fylkestillitsvalgte, bl.a. skoleringer og et felles regnskapssystem. Utvalget oppfatter imidlertid at gevinsten fra disse ikke er tilstrekkelig til å imøtekomme utfordringene ved at fylkestillitsvalgte alene har må ta hånd om økonomien. Eksempler vanstyre, eller i verste fall på underslag og tyveri 6

7 er ikke fremmed og dette er med på å skade organisasjonens rykte, for ikke å snakke om tilliten til elevene i det fylket det gjelder. s.14 sluttrapport Det kan her være aktuelt å nytte et sekretariat for effektivt følge opp fylkeslagsøkonomien løpende år etter år. Et slikt tiltak vil kunne føre til større trygghet hos fylkeslag som ikke ønsker eller føler seg kompetente nok til å ta et slikt ansvar. Det kan og være en trygghet og et godt argument for økte inntekter overfor våre sponsorer og samarbeidspartnere. Person og organisering Elevorganisasjonen består av unge mennesker. En kan vurdere hvorvidt en godt voksen person vil passe inn i organisasjonen, med tanke på sosialt miljø, kommunikasjon og felles referanserammer. Ønskes det av sekretariatet å være en del av det sosiale miljøet på lik linje med de tillitsvalgte eller kan det være hensiktsmessig med et skille? Et naturlig utgangspunkt og verdi for Elevorganisasjonen er å ha tillitsvalgte i så nær kontakt med våre medlemmer som mulig. Av, for og med elever er en av våre kjerneverdier. Hvordan vil et sekretariat innvirke på denne holdningen? Ønsker man et sekretariat som også så langt det er mulig passer inn i slagordet, eller er det en fordel å skape et skille mellom sekretariatet og de tillitsvalgte? Kan et sekretariat bestå av tidligere tillitsvalgte som kjenner til organisasjonen, kulturen og utfordringene fra før? Det kan også være en fordel å få noen utenforstående inn for å bli kjent med organisasjonen for å kunne komme med nye tanker og innspill. I denne prøveordningen med en stilling på 20 %, er det aktuelt å se på hvilken type person hvis hverdag passer inn i et slikt arbeid. Det kan være vanskelig å få noen ferdigutdannede til å ta en slik jobb siden det er en svært lav stillingsprosent. Det som derimot kan være aktuelt er studenter som studerer og/eller har utdanning innenfor et felt relatert til sekretariatets oppgave. Dette vil også naturligvis være relativt unge personer som kan gjøre en ansettelse og innlemmelse av en slik person i organisasjonen enklere. Det er etter saksbehandlers mening hensiktsmessig å ikke ta stilling til type person i mandatet, men heller til kvalifikasjoner og arbeidsoppgaver for å gi rom for å få bredt grunnlag til ansettelsesprosessen. Man bør ha størst mulige rammer for å ha frihet til å finne den best egnede personen til jobben i gjennom intervju og søknadsprosess. 7