mandat for sekretariat

Transkript

1 Til Landsstyret Kopi til Desisjonskomiteen, Sentralstyret, Valgkomiteen Fra Halvar Trøyel Nerbø, generalsekretær Dato 05. desember 2008 Saksnr. LS05-08/ mandat for sekretariat Innledning Denne saka handlar om at Landsstyret tek stilling til kva mandat og rammer Sentralstyret skal ha til tilsetjing av sekretariat i Elevorganisasjonen. Landsstyret behandla saka den og tok følgende vedtak: Det vedtas ikke et mandat på nåværende tidspunkt. Mandat for sekretariat skal tas opp og behandles første landsstyremøte etter at økonomien har blitt klar og det er penger til det. Det er etter saksbehandlers formeining eit ypperlig tidspunkt for at saka blir tatt opp på ny med behandlinga av budsjettet for 2009 på trappene. Bakgrunn Saka stammar frå Elevtinget i 2007 kor Organisasjonsutvalet gav sin rapport som konkluderte med følgjande punkt gjeldande sekretariat: Det bør etableres et fast ansatt sekretariat på minimum to personer som kan ivareta administrative og økonomiske oppgaver. Et fast ansatt sekretariat som tidligere foreslått, må ha oppfølging av fylkeslagenes økonomi som en prioritert oppgave. Elevtinget gjorde den gong vedtak om å tilsette to (2) personer til et sekretariat innan hausten Dette vedtaket blei ikkje konkret fulgt opp før desember Der vedtok Landsstyret at det skulle tilsetjast ein person i ei forsøksstilling på 20%. Saka vart deretter satt på vent i avvente av ei evaluering. På Elevtinget i 2008 vart det satt av kroner til sekretariat. Denne posten vart seinare kutta, grunna at en valde å utsetje saka. Resten er temmelegg nytt stoff, j.fr innleiingskapittelet. Arbeidsoppgåver og mandat Arbeidsprogrammet seier følgjande om sekretariat: 1.6 ansette et sekretariat. Stillingsprosent og mandat bestemmes av LS. Prøveprosjektet med sekretariat våren 2008 gav fleire gode erfaringar med anna arbeid eit sekretariat kan ha. Rutinearbeid som arkivering, fakturering, bilagskontering, vedlikehald av

2 medlemsregistra osv. var arbeid som avlasta kontoret og særskild Generalsekretær. Det økonomiske utvalet som nylig offentleggjera sin rapport skriv følgjande: Utvalget anbefaler at kontoret generelt og generalsekretæren spesielt avlastes gjennom ansettelse av en organisasjonssekretær. Utvalget mener at Elevorganisasjonen må etablere et skille mellom hva de mener er oppgaver som det er nødvendig at tillitsvalgte utfører, og oppgaver som andre kan utføre. Det er for eksempel langt viktigere at de tillitsvalgte bruker sin tid på å ha kontakt med skoler enn at de oppdaterer et medlemsregister. Det er viktigere at tillitsvalgte lager politiske uttalelser enn at de arkiverer post. Det er viktigere at generalsekretæren jobber med prosjekter knyttet til organisasjonsutvikling og rekruttering enn at vedkommende legger regninger til betaling. Dette betyr ikke at medlemsregister, postarkivering og regningsbetaling ikke er viktig. Vårt poeng er at dette kan utføres av andre personer, mens den elev- og skolerettede aktiviteten må utføres av tillitsvalgte. Utvalget mener at en organisatorisk støttefunksjon vil hjelpe organisasjonen til å Konsentrere ressursene sine mot de oppgavene som er viktigst. Ansettelse av en organisasjonssekretær vil dessuten bidra til at kvaliteten på rutinearbeidet heves, og sånn sett blir mer kontinuerlig. Det er sjølvsagt mange måtar å sjå på arbeidskapasitet og potensielle kompetansen eit sekretariat kan medbringe kontoret, til dømes er det mange organisasjonar som har tilsette rådgjevarar, skribentar, foredragshaldarar m.m. Sjå vedlegg 1 for drøfting tidlegare gjort av sakshandsamar. Stillingsomfang Det finnes fleire ulike løysingar når det kjem til størrelse på stillinga samt lønn. Det seier seg at de ulike kvalifikasjonar og ynskjer ein har til sekretariatet heng saman med stillingsomfang og lønna. Det går an med to personar i 30% stilling, ein i 50% og ein i 30%. To i 50% eller ein i 100% prosent. Nedanfor er ei utregning som viser kostnadane ved tilsetjing av sekretariat i ulike stillingsbrøkar og lønnstrinn. Desse tala er tatt utgangspunkt i statens lønnsregulativ justert for lønnsoppgjer på 5% stigning (estimat), samt arbeidsgivaravgift, feriepengar, arbeidsgivaravgift av feriepengar og obligatorisk tenestepensjon. Legg merke til at dette viser organisasjonens kostnadar, ikkje ubetalt lønn. 30 % 2x 30% 50 % 100 % Lønnstrinn 1 kr ,75 kr ,50 kr ,25 kr ,55 Lønnstrinn 10 kr ,95 kr ,95 kr ,65 kr ,30 Lønnstrinn 20 kr ,45 kr ,90 kr ,75 kr ,55 Det er viktig å merke seg at tilsetjing av ei fast stilling er ein økonomisk forplikting organisasjonen pålegg seg over lengre tid (fleire perioder). Ein fast tilsett vil ikkje kunne seiast opp utan grunn jamfør i lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Det er etter sakshandsamars formeining ein tryggare prosess å byrje tilsetjinga på eit moderat nivå, slik at ein seinare kan eventuelt utvide stillinga eller tilsetje fleire ettersom behov og erfaringar melder seg

3 Sentralstyrets innstiling F1: Sentralstyret gis mandat til å tilsette eit sekretariat som hovudsakeleg skal arbeide med følgjande områder: - Økonomisk administrativt arbeid på kontoret, til dømes, kontering, arkivering og fakturering. - Ansvar for oppfølging av det økonomiske og administrative arbeidet i fylkeslaga, til dømes, regnskapsføring og rapportering. F2: Stillinga skal være ei 50 % stilling, lønna etter statens lønnsregulativ 20. trinn F3: Stillinga utlysas av generalsekretær i samarbeid med sentralstyret. F4: Tilsettinga skal skje så tidleg som muleg og innan rimeleg tid. Vedlegg 1: Drøfting, sak /08 Vedlegg 2: Saksa frå organisasjonsutvalet Vedlegg 3: Evaluering av prøveprosjektet med sekretariat 3

4 Vedlegg 1 Fra tidligere saksfremlegg om sekretariat Drøfting Elevorganisasjonen har tidligere ikke hatt noe ansatt sekretariat, noe som medfører at dette er en ny problemstilling i organisasjonen som har positive og negative konsekvenser man bør være klar over. I saksfremlegget kommer saksbehandler først til å drøfte ulike deler av organisasjonens arbeid som kan dra nytte av et sekretariat. Deretter til ulike problemstillinger rundt type person, stillingsprosent, og arbeidstid. Arbeidsoppgaver og utfordringer Organisasjonsutvalget pekte blant annet på organisasjonens utfordringer i henhold til kontinuitet. Med stor gjennomstrømming av tillitsvalgte og et stort behov for skolering. Med tillitsvalgte som vanligvis ikke er engasjert i organisasjonen lengre enn 2-3 år er det en varierende kunnskapsbank å ta av. Gamle tillitsvalgte og tidligere erfaringer forsvinner etter hvert og erstattes av nye mindre erfarne tillitsvalgte. Et sekretariat kan fungere som et bindeledd for å sikre kontinuitet i organisasjonen med kunnskap, erfaring og skoleringer. På den andre siden kan man argumentere med at et sekretariat vil på den måten få stor makt og innvirkning på organisasjonen som kan føre til at de tillitsvalgte får mindre reell makt. Kontinuitet og administrative oppgaver Det kan og være aktuelt å se på et sekretariat i forhold til de administrative gjøremålene på kontoret. Organisasjonsutvalget pekte på muligheter med å avlaste de tillitsvalgte med faste oppgaver som arkivering, og dokumentasjon som og kan med fordel prioriteres høyere i organisasjonen. Dette kan være oppgaver som er nødvendig for å holde den daglige driften av kontoret og organisasjonen ved like, som å ta telefonen når sentralstyret er opptatt eller borte. Det kan og argumenteres med at dette er kjedelige oppgaver, og et sekretariat kan gi de tillitsvalgte muligheten til å bruke mer tid på oppgaver som de brenner for. Generalsekretæren bruker og mye av sin tid på å fakturere, betale ut regninger og lignende, som nok med fordel kunne blitt gitt til en ansatt. Som rapporten til Organisasjonsutvalget sier: Generalsekretær tar naturligvis seg av mye administrativt og økonomisk arbeid, men ofte på bekostning av tid til langsiktig styring av økonomien etter behov og ønsker i organisasjonen. Beslutningene for hva som skal og kan prioriteres tas i altfor stor grad av Generalsekretæren selv, og han eller hun har minimalt med tid til å la flere ta del i beslutningsprosessene. s.13 sluttrapport Informasjonskonsulent/ansvarlig Informasjonsflyten i Elevorganisasjonen er et stort og viktig arbeid. Det har i flere år blitt uttrykt ønske om å få bedre og nærere kontakt med medlemmene. Informasjon rettet mot medlemmer, eksterne og organisasjonsleddene er viktig for profilering og organisasjonens kollektive identitet. Arbeid med webside, nyhetsbrev, korrekturlesing av høringer, pressemeldinger og lignende er arbeid 4

5 som med fordel kunne vært gitt til et sekretariat, med trening og kompetanse innen slikt arbeid. En kan også vurdere organisasjonens behov for profesjonell grafiker eller medieutdannet person til utvikling av multimedia som bilder og film, for eksempel til foredrag eller kickoff. På en annen side har organisasjonen mange ressurssterke tillitsvalgte å ta av med kompetanse innenfor feltene, eller mulighet til å leie inn profesjonelle mediebyrå. Systemutvikler/IT ansvarlig Elevorganisasjonen har i større grad behov for tekniske løsninger og en fungerende digital infrastruktur. Kontordriften er i mange tilfeller avhengig av at de sentrale tillitsvalgte har tilgang til digital kompetanse for å drifte maskinpark og servere. Disse ressursene har man klart å hente relativt kostnadsfritt gjennom å nytte seg av kompetente tillitsvalgte og tilfeldige eksterne eller tidligere tillitsvalgte. I forhold til IT-ansvaret kan man stille seg spørsmål om hvorvidt dette er en god nok løsning for organisasjonen, eller om man ønsker å bruke ressurser på å ansette noen med kompetanse for å få effektiv og stabil administrasjon. Rådgiver/konsulent Mange organisasjoner på Elevorganisasjonens størrelse har et sekretariat med rådgivere. Politiskrådgiver, medierådgiver, organisasjonsrådgiver, konsulenter og lignende. Man kan også på dette arbeidet stille spørsmål ved om organisasjonen kunne med fordel engasjert personer med erfaring og utdannelse for å være til kontorets disposisjon. Profesjonelle rådgivere kan lette arbeidet i forhold til viktig arbeid igjennom året. Det er mange store og komplekse saker som organisasjonen møter. En økt kompetanse og tilgang på profesjonelle som har Elevorganisasjonens agenda og ønske som mål kunne vært en stor ressurs. På den andre siden vil slike rådgivere kunne få svært stor innflytelse på organisasjonens arbeid. Det er fare for at personen vil legge føringer på avgjørelser, standpunkt og strategier som kan føre til mindre reell makt hos de tillitsvalgte, og til slutt elevene over organisasjonen. Dette er og tradisjonelt populære oppgaver som de tillitsvalgte gjerne har god kompetanse og et sterkt ønske om å gjennomføre. Fylkeslagsøkonomi Økonomistyringen i organisasjonen er også et viktig punkt å merke seg. Elevorganisasjonen er en organisasjon i stadig vekst. Organisasjonen tar mål på seg å sikte høyere og ta på seg mer aktivitet og flere medlemmer. Høyere mål og aktivitet fører naturligvis med seg større kostnader og inntekter. En organisasjon i vekst fører til at det er mer penger i omløp som blir både vanskeligere og viktigere å ha kontroll og oversikt over. Økonomistyringen i fylkeslag er en særskilt utfordring. Det har vært flere tilfeller hvor et fylkeslags regnskapsføring har vært mangelfull eller totalt ikke-eksisterende. Flere fylkeslag får mye økonomisk støtte fra sin fylkeskommune, og forvalter i noen tilfeller opptil flere hundre tusen kroner på vegne av elevene i sitt fylke. Når de tillitsvalgte som har det operative ansvaret for økonomien er i en alder på mellom år, og de fleste mangler grunnleggende kunnskap og skolering i fylkeslagsøkonomi, er det på grensen til uforsvarlig. Det er satt i gang flere tiltak for å bøte på kunnskapsmangelen hos de fylkestillitsvalgte, bl.a. skoleringer og et felles regnskapssystem. Utvalget oppfatter imidlertid at gevinsten fra disse ikke er tilstrekkelig til å imøtekomme utfordringene ved at fylkestillitsvalgte alene har må ta hånd om økonomien. Eksempler vanstyre, eller i verste fall på underslag og tyveri 5

6 er ikke fremmed og dette er med på å skade organisasjonens rykte, for ikke å snakke om tilliten til elevene i det fylket det gjelder. s.14 sluttrapport Det kan her være aktuelt å nytte et sekretariat for effektivt følge opp fylkeslagsøkonomien løpende år etter år. Et slikt tiltak vil kunne føre til større trygghet hos fylkeslag som ikke ønsker eller føler seg kompetente nok til å ta et slikt ansvar. Det kan og være en trygghet og et godt argument for økte inntekter overfor våre sponsorer og samarbeidspartnere. Person og organisering Elevorganisasjonen består av unge mennesker. En kan vurdere hvorvidt en godt voksen person vil passe inn i organisasjonen, med tanke på sosialt miljø, kommunikasjon og felles referanserammer. Ønskes det av sekretariatet å være en del av det sosiale miljøet på lik linje med de tillitsvalgte eller kan det være hensiktsmessig med et skille? Et naturlig utgangspunkt og verdi for Elevorganisasjonen er å ha tillitsvalgte i så nær kontakt med våre medlemmer som mulig. Av, for og med elever er en av våre kjerneverdier. Hvordan vil et sekretariat innvirke på denne holdningen? Ønsker man et sekretariat som også så langt det er mulig passer inn i slagordet, eller er det en fordel å skape et skille mellom sekretariatet og de tillitsvalgte? Kan et sekretariat bestå av tidligere tillitsvalgte som kjenner til organisasjonen, kulturen og utfordringene fra før? Det kan også være en fordel å få noen utenforstående inn for å bli kjent med organisasjonen for å kunne komme med nye tanker og innspill. I denne prøveordningen med en stilling på 20 %, er det aktuelt å se på hvilken type person hvis hverdag passer inn i et slikt arbeid. Det kan være vanskelig å få noen ferdigutdannede til å ta en slik jobb siden det er en svært lav stillingsprosent. Det som derimot kan være aktuelt er studenter som studerer og/eller har utdanning innenfor et felt relatert til sekretariatets oppgave. Dette vil også naturligvis være relativt unge personer som kan gjøre en ansettelse og innlemmelse av en slik person i organisasjonen enklere. Det er etter saksbehandlers mening hensiktsmessig å ikke ta stilling til type person i mandatet, men heller til kvalifikasjoner og arbeidsoppgaver for å gi rom for å få bredt grunnlag til ansettelsesprosessen. Man bør ha størst mulige rammer for å ha frihet til å finne den best egnede personen til jobben i gjennom intervju og søknadsprosess. 6

7 Vedlegg 2 Drøfting frå organisasjonsutvalet Ettersom organisasjonen har blitt mer profesjonell de senere årene og øver mer innflytelse i utdannings-norge, ser man et økende behov for å styrke kontinuiteten, kapasiteten og kompetansen i organisasjonen på flere ledd. Utvalget har gjennom intervjuer og diskusjoner prøvd å kartlegge mulige løsninger på noe som oppfattes som et stort problem for mange tillitsvalgte. Nyvalgte tillitsvalgte bruker mye tid på å opparbeide seg kompetanse og informasjon som med enkle grep kunne vært mer tilgjengelig. Flere opplever det frustrerende og unødvendig ressurskrevende å ta fatt på arbeidsoppgavene sine i EO fordi det ofte mangler ressurser fra tidligere perioder som man ellers kunne ha bygge videre på. Det er også et økende problem at mange tunge, administrative oppgaver hviler ene og alene på de tillitsvalgte. Dette beslaglegger tid som kunne ha vært brukt på å hjelpe, skolere og besøke elever rundt om i landet. Siden et fåtall av de tillitsvalgte blir utbetalt en økonomisk kompensasjon er det mange som tar opp studielån for å sitte som sentralt tillitsvalgt. I mange tilfeller gir fylkestillitsvalgte opp mye fritid og gjerne også skolearbeid, for å arbeide i organisasjonen. Resultatet er at tillitsvalgte taper økonomisk eller utdanningsmessig på å engasjere seg i organisasjonen. Utvalget oppfatter det som en generell tendens at organisasjonen sliter ut sine 13 tillitsvalgte ved å stille unødvendig høye krav til arbeidskapasitet og tilstedeværelse. For organisasjonskulturen generelt er ikke dette et godt tegn. Uten faste ansatte og med kun noen få frikjøpte tillitsvalgte, mangler Elevorganisasjonen et sekretariat som kan ha oversikt over organisasjonens kompetanse over lengre tid. Mye administrativt arbeid pålegges de tillitsvalgte, noe som kan virke demotiverende for en engasjert tillitsvalgt. Arkiver for post og referater er oppegående, men det største problemet er dokumentering av kompetansen fra tillitsvalgte som forsvinner ut fra organisasjonen. 7