Søknadspakke organisasjonssekretær

Transkript

1 Søknadspakke organisasjonssekretær Innhold Frister og intervjuer... 1 Bakgrunn for utlysningen... 1 Om stillingen... 2 Vi tilbyr... 2 Hvem kan søke?... 2 Hvordan søke?... 2 Stillingsbeskrivelse... 2 Kvalifikasjoner... 4 Om Skeiv Ungdom... 5 Ansatte hos Skeiv Ungdom... 5 Frister og intervjuer Søknadsfrist 30. mai kl 23:59 Invitasjon til intervju 2. juni Intervjuer 4. / 5. juni 2015 Epost ansettelser@skeivungdom.no Kandidater som går videre til intervju vil bli varslet tirsdag 2. juni og forventes gjennomføre en oppgave i forkant av intervjuet som vil finne sted 4. og 5. juni. Dersom disse datoene ikke skulle la seg gjennomføre kan annen dato vurderes ved forespørsel. Startdato vil tidligst være 8. juni. Spørsmål rundt stillingen kan rettes til ansettelser@skeivungdom.no Bakgrunn for utlysningen Skeiv Ungdom etterlyser søknader til stillingen som organisasjonssekretær. Organisasjonssekretæren har ansvar for å følge opp den daglige driften av Skeiv Ungdom og er sekretær for sentralstyret, landsstyret og landsmøtet. Vi oppfordrer motiverte og velorganiserte mennesker med stor gjennomføringsevne som ønsker å bidra til en verden hvor alle kan være seg selv uavhengig av kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk og seksualitet til å søke. Vi tilbyr et støttende og fleksibelt arbeidsmiljø med muligheter for å lære og utvikle seg. Side 1 av 5

2 Om stillingen Arbeidstittel Organisasjonssekretær Arbeidssted Tollbugata 24, Oslo Månedslønn Statens lønnstrinn 20, årslønn Arbeidstid 37,5 timer i uken, 100% stilling Ferie Vanlig lovfestet ferie, samt i forbindelse med offentlige høytidsdager Arbeidsgiver Sentralstyret ved leder og arbeidsgiveransvarlig Prøvetid 3 måneder Kontrakt Fast stilling fra juni 2015 Vi tilbyr Fleksibel arbeidstid, noe helge og kveldsarbeid må beregnes Meningsfullt og intimt arbeidsmiljø med få ansatte og god oppfølging Arbeidsplass sentralt i Oslo i stemningsfulle lokaler Gode muligheter for å utvikle seg innenfor organisasjonsarbeid Mulighet til å delta på kurs og treninger relevante for stillingen Hvem kan søke? Skeiv Ungdom oppfordrer alle kvalifiserte til å søke hos oss, uavhengig av kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, seksuell orientering, funksjonsevne, nasjonal eller etnisk bakgrunn, eller andre ikke stillingsrelaterte kriterier i utvelgelsesprosessen. Vi tilpasser arbeidsplassen om du har behov for det. Hvordan søke? Vennligst les godt igjennom stillingsbeskrivelsen og de personlige spesifikasjonene i denne utlysningspakken, fyll ut og returner vårt søknadsskjema. Husk å skrive «søknad organisasjonssekretær» i emnefeltet. Sendes til ansettelser@skeivungdom.no. Detaljert stillingsbeskrivelse Kjerneoppgaver 1. Tilrettelegge for frivillighet gjennom å følge opp og ha et administrativt ansvar for Skeiv Ungdoms kommunikasjonskanaler, økonomistyring, møtegjennomføring og medlemsoppfølging 2. Sikre god flyt av informasjon gjennom å vedlikeholde og utvikle Skeiv Ungdoms kommunikasjonskanaler, samt lære og følge opp tillitsvalgte i bruken av disse Side 2 av 5

3 3. Ha ansvar for administrativ oppfølging av Skeiv Ungdoms økonomi og prosjekter, inkludert oppfølging av inn-/utbetalinger, bilagsføring og søknadsskriving og rapportering, samt bidra til å styrke økonomistyringen og forståelsen hos ansatte, lokallag, sentralstyret og tillitsvalgte 4. Tilrettelegge for trygge, inkluderende og produktive møteplasser for tillitsvalgte i organisasjonen gjennom å bistå i planlegging, logistikk og gjennomføring av disse Kommunikasjon og arkivering 1. Være sentralbord og svare på telefoner, epost, gjennomgå og sende ut post og utsendinger for Skeiv Ungdom 2. Oppdagere nettsider og sosiale medier, samt nyhetsbrev 3. Kommunisere med og følge opp henvendelser fra lokallag kontinuerlig 4. Vedlikeholde og utvikle kanaler for internkommunikasjon, slik som epostlister, lagringssystemer 5. Vedlikeholde og utvikle systemer for organisasjonen 6. Vedlikeholde og følge opp medlemmer, endringer i medlemsregisteret og kontingentinnbetaling Økonomi 1. Hjelpe andre ansatte, lokallag, sentralstyret og tillitsvalgte til å ha en god økonomistyring og økonomiforståelse 2. Betale ut og følge opp reiseregninger og utlegg i henhold til økonomiske retningslinjer og budsjetter 3. Administrere nettbank og følge opp inntekter og utgifter 4. Kontere bilag for samtlige prosjekter månedlig og følge opp regnskapsrapporter i samarbeid med økonomiansvarlig fra sentralstyret 5. Assistere og følge opp revisor i forbindelse med revisjon av prosjekter og årsregnskapet 6. Følge opp frister for søknader og rapportering, inkludert skrive og sende inn søknader for organisasjonen i samråd med sentralstyret 7. Ferdigstille økonomiske rapporter og rapportere på tilskudd Møtearrangering 1. Være sekretær for og bidra til logistisk gjennomføring av landsstyremøter, sentralstyremøter og landsmøtet, inkludert bestilling av reise, planlegge og handle inn mat og ordne overnatting 2. Bistå sentralstyret ved å sammenfatte sakspapirer og sende ut møteinnkallinger Side 3 av 5

4 3. Kommunisere med lokallag og deltakere i forbindelse med gjennomføring av møter og arrangementer, samt følge opp interne frister for påmeldinger og rapportering 4. Svare på henvendelser fra deltakere og bistå til evalueringsprosesser i forbindelse med gjennomføringen av møter og arrangementer 5. Delta på og føre protokoll fra møter, samt praktisk oppfølging av beslutninger Generelle 1. Stå for den daglige administreringen av kontoret 2. Bidra til anskaffelser og vedlikehold av kontorutstyr og annet utstyr og holde kontakt med leverandører 3. Bistå sentralstyret i gjennomføringen av prosesser og følge opp tiltak for organisasjonsutvikling 4. Følge opp og gjennomføre andre uforutsette eller tidsavgrensede oppgaver som måtte være relevante og nødvendige Kvalifikasjoner for stillingen Område Grunnleggende Ønskede Kvalifikasjoner og kunnskap - God forståelse av frivillighet og frivillige organisasjoner - Flink til å motivere og jobbe godt med frivillige - God rolleforståelse - Støtter Skeiv Ungdoms formål og grunnsyn Erfaring - Erfaring med organisasjonsarbeid og/eller ungdomsarbeid - Erfaring med kommunikasjon, møtevirksomhet, og/eller arkivering. - Erfaring med søknadsskriving og rapportering - Erfaring med økonomistyring Personlige kvaliteter og ferdigheter - Sterke organisatoriske ferdigheter - Evne til å arbeide systematisk og selvstendig - Positiv og løsningsfokusert og med stor gjennomføringsevne - Responsiv og god til å kommunisere - Evne til å håndtere og følge flere prosjekter og frister samtidig - Evne til å kunne samarbeide med mange ulike mennesker - Flytende muntlige og skriftlige norskferdigheter - Gode datakunnskaper - Kunnskap om skeiv tematikk eller andre relevante områder - Kunnskap om evaluering og andre former for organisasjonsutvikling - Erfaring med nettverksbygging og samarbeid med frivillige organisasjoner - Gode engelsk skriftlig og muntlige ferdigheter Side 4 av 5

5 Generelt - Må kunne jobbe i Oslo - Fleksibel til å jobbe kvelder og i helger Personlig egenhet vektlegges. Om Skeiv Ungdom Skeiv Ungdom jobber for hvert enkelt menneskes frihet til å være seg selv uavhengig av kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk og seksualitet. Vi ønsker en verden der alle seksuelle relasjoner og uttrykk basert på samtykke og likeverd er akseptert, og ingen får privilegier i samfunnet på bakgrunn av kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk eller seksualitet. Skeiv Ungdom er for mangfold og mot diskriminering. Skeiv Ungdom ble stiftet i 2004 og er en nasjonal frivilligbasert ungdomsorganisasjon. Skeiv Ungdom jobber politisk for bedre rettigheter for alle som bryter med samfunnets normer rundt kjønn og seksualitet. Vi består av lokallag som tilbyr sosiale og politiske aktiviteter ulike steder i landet, utvalg som fokuserer på områder som kjønn, internasjonal aktivisme, sommerleir, livssyn, osv., og et sentralstyre som har ansvar for den daglige driften av organisasjonen. Mer informasjon om organisasjonen, hva vi står for og våre fokusområder kan du finne på Ansatte hos Skeiv Ungdom Siden 2013 har Skeiv Ungdom hatt en stab bestående av fire fulltidsansatte på våre kontorer i Tollbugata 24 i Oslo. Per dags dato har vi følgende stillinger: Organisasjonssekretær Ungdomstelefonsekretær 40% To skole- og antidiskrimineringsrådgivere i 100% Frikjøpt leder 100% Vi ansetter i disse dager også en rusprosjektstilling på 60%, i tillegg til at stillingen som Ungdomstelefonsekretær utlyses parallelt med denne. Side 5 av 5