FOS EN REGIONRÅD Styremedlemmer i Fosen Regionråd VÅR REF.:Vidar DERES REF.: DATO: 13.12.13 INNKALLING TIL STYREMØTE I FOSEN REGIONRÅD Vi viser til vedtatt møteplan og innkaller med dette til styremøte i Fosen Regionråd Fredag 20.12.13 kl 1000, Leksvik videregående skole, Leksvik kommune NB! Kaffe serveres fra kl 0945. Vi gjør oppmerksom på at møtet starter umiddelbart etter at det er avviklet representantskapsmøte i Fosen Helse IKS (eg en innkalling er utsendt til representantskape ts medlemmer) Ordfører Einar Strøm ønsker velkommen til Leksvik og gir en orientering. S aksliste: S ak 18 /13 Sak 19 /13 Sak 20 /13 Sak 21/13 Sak 22/13 Oppfølging av styrets vedtak Regionalt næringssamarbeid på Fosen STRATEGIDOKUMENT 2013 Evaluering av ordningen med «Tillitsvalgte faste representanter til regionale fora» Hva skal Fosen Regionråd gjøre i nåværende strategidebatt om kommunestrukturen Evaluering av organiseringen av Fosen Regionråd Eventuelt andre saker Orienteringer: Hva betyr endringer i «ostetollen» for landbruket i vår region? v/melkebonde i Åfjord og ordfører i TINE SA sitt årsmøte, Nils Asle Dolmseth. Forfall meldes til sekretariatet snarest. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling! Med hilsen Fosen Regionråd Ove Vollan styreleder Åmyra 5, 7170 Åfjord Telefon 72 53 15 10 E - post: fosen.regionraad@fosen.net Internett: www.fosen.net
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 TIL: Styret i Fosen Regionråd SAK FRA: Sekretariatet/VD Møtedato: 20.12.13 Sak 1 8 /13 Oppfølging av styrets vedtak AC SAKSNR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Sak 15 /13 Oppfølging av styrets vedtak Ut over det som ble skrevet om OK behandlingen i møtet er i ngen tiltak påkrevd. Sak 16 /13 Fosen Regionråd budsjett 2014 og budsjettrammer 2015 Styrets vedtak er i brev av 11.11.13 oversendtil medlemskommunene med OK anmodning om ta oversendte sak med i sin behandling av budsjett for 2014. Sak 17 /13 Regionale samarbeidsordninger Styr ets og rådmannsgruppens vedtak er i brev av 11.11.13 driftsbudsjett 2014 og rammer for 2015 (Orienteringssak, styret 08.11.13) oversendtil medlemskommuneneok med anmodning om ta oversendte sak med i sin behandling av Eventuelt Leksvik videregående skole Drøftinger/ orientering er budsjett for 2014. Den fremlagte uttalelse ble i brev av 08.11.13 ov ersendtil Nord - OK Trøndelag fylkeskommune v/fylkesråd Ma y Britt Lagesen Revidering av forskrift om Uttalelse er utarbeidet, distribuert regulering av høsting av til ordførere, signert og oversendt OK tare i Sør - Trøndelag fylke til Sør - Trøndelag fylkeskom mune i brev, datert 29.11.13 Regionkonsulent Bodil Orienteringen tatt til etterretning Sollie Finsmyr OK Regional Orienteringen tatt til etterretning koordinator/prosjektleder OK Sigrun Brødreskift Åpen runde Nytt fra kommunene, fylkeskommuner og Kysten er klar Orienteringen tatt til etterretning Referat fra styrets møte, 8. novem ber, ble utsendt den 20.11.13. Ligger også på www.fosen.net, følgende link: http://fosen.net/file.axd?fileid=22284 Sekretariatets innstilling: Orienteringen tas til etterretning. OK 2
Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: Orienteringen tas til etterretning. Behandling i styremøte: Styrets vedtak: 3
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saks - nr.: Møte - dato: Saks - beh.: Navn på saken Rådmannsgruppa 21 /13 29.11.13 HSJ Regionalt næringssamarbeid på Fosen Arbeidsutvalget 19 /13 10.12.13 HSJ STRATEGIDOKUMENT 2013 Styre t 19 /13 20.12.13 HSJ Vedlegg: 1. Regionalt næringssama rbeid på Fosen STRATEGIDOKUMENT 2013(eget pdf dokument) Andr e saksdokumenter (ikke vedlagt, f ås ved henvendelse til sekretariatet) : 1. Høringsuttalelser fra medlemmer av Næringsalliansen 2. Særutskrift av styresak 16/11 - Strategisk Næringsplan for Fosen prosjektplan 3. Særutskrift av styresak 29/12 - Stra tegisk Næringsplan for Fosen - o ppfølging 4. Samarbeidsavtale av 24. april 2013 Næringsalliansen i Fosen 5. Regional selvangivelse 2013 Saksfremstilling: Styret i Fosen Regionråd behandlet i møte den 14. desemb er 2012 oppfølging av tidligere vedtak vedr. utarbeidelse av felles strategisk næringsplan for regionen. I sak 29/12 gjorde styret følgende enstemmige vedtak: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtok i sak 16/11 prosjektplan for utarbeidelse av Str ategisk Næringsp lan for Fosen. 2. Sett i lys av Stortingets vedtak om å plassere Norges nye kampflybase på Ørland samt forventninger om andre store utbyggingsprosjekt i regionen de neste åra, mener styret i regionrådet at det mer enn noen gang er viktig å utvikle felles Str ate gisk Næringsplan for regionen. 3. Styret ber sekretariatet om snarest å invitere næringsforeningene i regionen (det vil si: Roan Næringsforening, Åfjord Næringsforening, Bjugn Næringsforum, Ørland Næringsforum, Leksvik og Rissa Industriforum samt en nærin gslivsrepresentant fra Osen) og den kommunale 1. linjetjenesten, samt Austrått Innovasjon, til et møte hvor næringsforeningene gjennom dannelsen av en felles næringsallianse utfordres til å påta seg prosjektledelsen for utarbeidelse av plana. Planprosessen gjennomføreslik det er beskrevet i den vedtatte prosjektplanen. Næringsalliansen i Fosen ble etablert den 24. april 2013. Det ble i den forbindelse signert en samarbeidsavtale mellom deltakerne i Næringsalliansen. I avtalen står det: 4
Næringsalliansen har jobba ut fra følgende prosess / milepælplan: Milepæl nr. 1: 14. desember 2012 (Oppdraget) Milepæl nr. 2: 13. februar 2013 (Rigging av prosjektet) Styret i Fosen Regionråd vedtar at det skal utarbeides felles SNP for Fosen. Styret foreslår at Næringsalliansen for Fosen stiftes og utfordres til å påta seg prosjektledelsen. Med utgangspunkt i styrets utfordring møtes det som kan bli Næringsalliansen for Fosen. Følgende konklusjoner ble trukket: Det er oppslutning om at det blir utarbeidet en felles SNP på Fosen. Plana utvikles etter samme arbeidsmåte/ metodikk som i Trondheimsregionen og Værnesregionen. Næringsliv og 1. linjetjeneste oppfordres til å danne «Næringsalliansen for Fosen», som påtar seg arbeidet med å organisere samt utvikle felles SNP for Fosen. Bjørn Damhaug (LIV), Geir Tinnen (Åfjord Utvikling) og Siv Simonsen (Ørland Næringsforum) ble utpekt til å legge til rette for etableringa av «Næringsalliansen for Fosen». De får bistand fra seniorrådgiver Harald S. Jensen i Fosen Regionråd. Det forutsettes at «Næringsalliansen for Fosen» blir etablert i løpet av april måned og at arbeidet med SNP for Fosen kommer raskt i gang etter det. Milepæl nr. 3: 24. april 2013 (Etablering av samarbeidsorganet) Milepæl nr. 4: 10. juni 2013 (Work-shop) Næringsalliansen blir etablert og intensjonsavtale om samarbeid signeres av deltakerne. Avtalen danner utgangspunktet for samarbeidet gjennom Næringsalliansen. Det forutsettes at avtalen videreutvikles etter hvert som det blir behov for det. De som signerer intensjonsavtalen sørger for å forankre den i egen organisasjon. Arbeidsutvalget oppnevnt i Bjugn-møte den 13.2.2013 supplert med Vidar Schanke fra Bjugn Næringsforum får i oppgave å utarbeide et forslag til Strategidokument for næringssamarbeid i Fosenregionen. Dokumentet skal også inneholde forslag til felles tiltak / aktiviteter og hvordan gjennomføringen av disse skal organiseres og finansieres. Sekretariatet i Fosen Regionråd informerer sitt styret om dagens møte og de konklusjoner som ble trukket. Legge grunnlaget for felles SNP for Fosen gjennom følgende aktiviteter: Innen 5. juni 2013: hver av næringsforeningene i regionen utarbeider en SOFT-analyse som beskriver næringslivet på Fosen sine: a. Styrker b. Svakheter c. Trusler d. Muligheter 10. juni 2013: Næringsalliansen for Fosen møtes til work-shop med følgende innhold: «Utfordringsbilde Fosen i dag»: Med utgangspunkt i deltakernes kunnskap, selvangivelsene for Fosenkommunene og verdiskapingsanalysen 2013 for «Kysten er klar» samt eventuell annen dokumentasjon utarbeides en beskrivelse av de viktigste utfordringer kommunene på Fosen står overfor med tanke på næringsutvikling og verdiskaping. SOFT analyse: gjennomgang og sammenstilling av kommunenes og næringsforeningene sine SOFT- analyser. Avklare likheter og ulikheter i kommunenes og næringslivets beskrivelse av styrker, svakheter, trusler og muligheter (GAP-analyse). Utarbeidelse av 1. utgave av Strategidokument for næringssamarbeid i Fosenregionen: o Strategier o Samarbeidstiltak / aktiviteter o Organisering og finansiering av samarbeidstiltak Milepæl nr. 5: 14. august 2013 (Forankring) Styret i Fosen Regionråd får presentert 1. utgave av Strategidokument for næringssamarbeid i Fosenregionen. Utsjekk med styret om 1. utgaven kan danne grunnlaget for det videre samarbeidet, eller om kursen må justeres. Signaler fra styret til budsjettprosessene i kommunene og regionrådet. 5
Lederen av Næringsalliansen Bjørn Damhaug ba styret om kommentarer til utkastet til strategidokument og la bl.a. fram følgende sjekkliste: 1. Er det enighet om at den overordnede målsettingen er å ta vår representative andel av verdiskapningen i Norge? (opp til 9,1 mrd NOK) 2. Er det et mål om å øke verdiskapningen på Fosen slik at vi ikke er de dårligste i vår landsdel? 3. Kan regionrådet samles om hovedpunktene omtalt av Næringsalliansen som de viktigste regionale samarbeidsområdene? 4. Er det vilje til å legge til rette for gjennomføring og være lojal til resultatet som Næringsalliansen på Fosen konkluderer med? 5. Er det politisk vilje til å legge resurser inn i selve gjennomføringen? 6. Er kommunene og fylkeskommunen villige til å legge inn tilsvarende beløp som satsingen på Kysten er klar prosjektet? 7. SNP/ SHP skal følges opp av kommunene og næringsforeningene i kommunene. Næringsalliansen skal ha et overordna ansvar for å følge opp, samordne, samt videreutvikle plandokumentet. Sekretariatet noterte seg følgende tilbakemeldinger fra styret til punktene i sjekklista: Styret i Fosen Regionråd er glad for at Næringsalliansen for Fosen er etablert og at arbeidet med utarbeidelse SNP har kommet i gang. Det fremkom ingen innvendinger mot den fremlagte «sjekklisten». Det endelige forslaget fra Næringsalliansen til Strategisk Næringsplan/strateginotat legges frem for behandling i ordinært styremøte i Fosen Regionråd. Før det skjer er det viktig at Næringsalliansen sørger for at dokumentet er godt forankra i medlemmene sine organisasjoner. Milepæl nr. 6: 2. september 2013 (Oppdraget fullføres) Milepæl nr. 7: 19. september 2013 (Forankring og innstilling) Milepæl nr. 8: 14. november 2013 (Forankring og innstilling) Høringsuttalelse var innkommet/presentert i møtet fra følgende: -Roan Utvikling -Åfjord Utvikling AS -Åfjord Næringsforening -Bjugn Næringsforum -Kopparn Utvikling AS -Ørland Næringsforum -Austrått Innovasjon AS -Fosen Næringshage -Rissa Utvikling KF -Leksvik og Rissa Industriforum (Lorif) -Leksvik Industriell vekst (LIV) Milepæl nr. 9: Innen 31. januar 2014 Møte i Næringsalliansen (arbeidsutvalget) hvor 1. utgave av Strategidokument for næringssamarbeid i Fosenregionen bearbeides videre med utgangspunkt i tilbakemeldinger fra styret i regionrådet. 2. utgave av Strategidokument for næringssamarbeid i Fosenregionen fullføres. 2. utgave av Strategidokument for næringssamarbeid i Fosenregionen behandles av Næringsalliansen. Det ble vedtatt å sende dokumentet ut på høring til medlemmene av Næringsalliansen sine organer. Høringsfrist ble satt til 31. oktober 2013. Høringsuttalelsene og Strategidokument for næringssamarbeid i Fosenregionen behandles av Næringsalliansen. Næringsalliansen i Fosen gjorde følgende enstemmige vedtak: 1. Gjennomgang av strategisk næringsplan for Fosen Planen ble enstemmig vedtatt som den nå foreligger. Den vedtatte planen sendes til sekretariatet i Fosen Regionråd for videre håndtering i Fosen Regionråd. 2. Oppfølging og gjennomføring av strategiene Den videre behandling og hvordan dette skal håndteres etter vedtak i Fosen Regionråd og kommunene ble diskutert. Medlemmene i næringsalliansen signaliserer et eierskap som forutsetter at Fosen Regionråd og kommunene bidrar med eierskap og bistand i forbindelse med gjennomføring av det enkelte tiltak i planen. Herunder også finansiering av gjennomføring og oppfølging. Oppfølging og gjennomføring av strategiene forutsetter at hvert enkelt tiltak beskrives i en egen prosjektplan med kostnadsoppsett og hvem som er initiativtaker (hvilken/ hvilke organisasjoner i Næringsalliansen). Hvert enkelt prosjekt med kostnadsoppsett og finansieringsplan legges fram for styret i Fosen Regionråd for behandling. En egen finansiering av den generelle oppfølgingen er påkrevet. Behandling av «Strategidokument for næringssamarbeid i Fosenregionen» i styret for Fosen Regionråd (den 20. desember 2013) og deretter i kommunestyrene. 6
(Forankring og vedtak) Milepæl nr. 10: 2014 (Iverksetting) Iverksetting av Strategidokument for næringssamarbeid i Fosenregionen Planarbeidet/prosess/ressurser: Sekretariatet i Fosen Regionråd mener at Næringsalliansen i Fosen har gjort et godt og grundig arbeid i sitt oppdrag med å utarbeide forslag til strategisk næringsplan, ikke minst gjennom å ha skapt et engasjement og en involvering fra medlemmene av alliansen. At det gjennom dette prosjektet også er skapt en allianse innenfor næringslivet med samme geografiske omfang som det politiske samarbeidet er i seg selv et stort fortrinn for regionen. Denne alliansen må videreføres, og fortsette å ivareta samhandling i regionen. Fosenregionen som eier av planen må nå videreføre dette arbeidet på en måte som opprettholder de allianser og engasjement som er skapt. Det er samtidig viktig at det sikres ressurser til videreføringen. Hvis det ikke stilles nødvendige ressurser til rådighet har planen og planarbeidet ingen verdi. Det blir derfor viktig at både kommunene og fylkeskommunen gir konkrete og forpliktende tilbakemeldinger til Næringsalliansen på spørsmålet om midlene som t.o.m. 2014 er stilt til rådighet for Kysten er klar kan omdisponeres til bruk f.o.m. 2015 til iverksetting av tiltak i hht. strategidokumentet. Midlene som styret stilte til disposisjon til utviklinga av strategiplana kr. 500.000 er ikke brukt. Dette er midler som er avsatt på fond i regionrådets regnskap og som bør kunne brukes i 2014 til medfinansiering av tiltak. Hva skal kommunene slutte seg til? Mål og strategier (tiltak) er utgangspunktet for at vi skal utløse riktig ressursbruk for en god utvikling i regionen. Det er uttrykt fra Næringsalliansen at delmålene er uprioriterte, men at det første er det viktigste. Forslagene til mål og strategier (tiltak) anses å være et godt utgangspunkt for konkretisering. Det tilrås derfor at foreslåtte mål og strategier (tiltak) legges til grunn for videre konkretisering av handlingsplana/tiltakene. Dette arbeidet bør Næringsalliansen få i mandat å påbegynne middelbart. Det vises for øvrig til noten fra Næringsalliansen i innledningen til Handlingsplana hvor det står: Oppfølging og gjennomføring av strategiene forutsetter at hvert enkelt tiltak beskrives i en egen prosjektplan med kostnadsoppsett og hvem som er initiativtaker (hvilken/ hvilke organisasjoner i Næringsalliansen). Hvert enkelt prosjekt legges fram til Fosen Regionråd for behandling i styret. Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Fosen Regionråd vedtar det framlagte forslag til strategidokument for regionalt næringssamarbeid på Fosen. Dokumentet er et viktig verktøy for økt verdiskaping og bærekraftig næringsliv i regionen. 2. Overordnet mål, delmål og tilhørende strategier (tiltak) legges til grunn for å konkretisere handlingsplaner og tiltak. Oppfølging og gjennomføring av strategiene forutsetter at hvert enkelt tiltak beskrives i en egen prosjektplan med kostnadsoppsett og hvem som er initiativtaker (hvilken/ hvilke organisasjoner i Næringsalliansen). Hvert enkelt prosjekt legges fram til Fosen Regionråd for behandling i styret. 7
3. Næringsalliansen i Fosen utfordres til å organisere arbeidet med konkretisering av prosjektplaner og iverksetting av tiltak med utgangspunkt i de ressurser som stilles til rådighet av kommunene, regionrådet, fylkeskommunene og eventuelt andre finansieringskilder. 4. Næringsalliansen i Fosen utarbeider hvert år en melding til regionrådets styre og kommunestyrene i medlemskommunene som omtaler iverksatte tiltak, oppnådde resultater og ressursbruk. 5. Regionrådets styre ber kommunestyrene og Sør-Trøndelag fylkeskommune om å ta stilling til forslaget om at midler, tilsvarende det som årlig t.o.m. 2014 blir bevilget til Kysten er klar, omdisponeres og stilles til rådighet for Næringsalliansen i Fosen for bruk i arbeidet med å iverksette tiltak i hht. strategidokumentet. Rådmannsgruppens behandling: Leder av Fosen Næringsallianse, Bjørn Damhaug, orienterte om prosessen rundt arbeidet og om det foreliggende dokumentet. Rådmannsgruppen signaliserer tilfredshet med det arbeidet som Fosen Næringsallianse har utført, og med det foreliggende strategidokument. Rådmannsgruppen vil anbefale at saken oversendes medlemskommunene i Fosen Regionråd for politisk behandling, svarfrist settes til 28. februar. Rådmannsgruppens innstilling: 1. Fosen Regionråd vedtar det framlagte forslag til strategidokument for regionalt næringssamarbeid på Fosen. Dokumentet er et viktig verktøy for økt verdiskaping og bærekraftig næringsliv i regionen. 2. Overordnet mål, delmål og tilhørende strategier (tiltak) legges til grunn for å konkretisere handlingsplaner og tiltak. Oppfølging og gjennomføring av strategiene forutsetter at hvert enkelt tiltak beskrives i en egen prosjektplan med kostnadsoppsett og hvem som er initiativtaker (hvilken/ hvilke organisasjoner i Næringsalliansen). Hvert enkelt prosjekt legges fram til Fosen Regionråd for behandling i styret. 3. Næringsalliansen i Fosen utfordres til å organisere arbeidet med konkretisering av prosjektplaner og iverksetting av tiltak med utgangspunkt i de ressurser som stilles til rådighet av kommunene, regionrådet, fylkeskommunene og eventuelt andre finansieringskilder. 4. Næringsalliansen i Fosen utarbeider hvert år en melding til regionrådets styre og kommunestyrene i medlemskommunene som omtaler iverksatte tiltak, oppnådde resultater og ressursbruk. 5. Regionrådets styre ber kommunestyrene og Sør-Trøndelag fylkeskommune om å ta stilling til forslaget om at midler, tilsvarende det som årlig t.o.m. 2014 blir bevilget til Kysten er klar, omdisponeres og stilles til rådighet for Næringsalliansen i Fosen for bruk i arbeidet med å iverksette tiltak i hht. strategidokumentet. 6. Saken oversendes medlemskommunene i Fosen Regionråd for videre politisk behandling, svarfrist settes til 28. februar 2014. 8
Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Fosen Regionråd vedtar det framlagte forslag til strategidokument for regionalt næringssamarbeid på Fosen. Dokumentet er et viktig verktøy for økt verdiskaping og bærekraftig næringsliv i regionen. 2. Overordnet mål, delmål og tilhørende strategier (tiltak) legges til grunn for å konkretisere handlingsplaner og tiltak. Oppfølging og gjennomføring av strategiene forutsetter at hvert enkelt tiltak beskrives i en egen prosjektplan med kostnadsoppsett og hvem som er initiativtaker (hvilken/ hvilke organisasjoner i Næringsalliansen). Hvert enkelt prosjekt legges fram til Fosen Regionråd for behandling i styret. 3. Næringsalliansen i Fosen utfordres til å organisere arbeidet med konkretisering av prosjektplaner og iverksetting av tiltak med utgangspunkt i de ressurser som stilles til rådighet av kommunene, regionrådet, fylkeskommunene og eventuelt andre finansieringskilder. 4. Næringsalliansen i Fosen utarbeider hvert år en melding til regionrådets styre og kommunestyrene i medlemskommunene som omtaler iverksatte tiltak, oppnådde resultater og ressursbruk. 5. Regionrådets styre ber kommunestyrene og Sør-Trøndelag fylkeskommune om å ta stilling til forslaget om at midler, tilsvarende det som årlig t.o.m. 2014 blir bevilget til Kysten er klar, omdisponeres og stilles til rådighet for Næringsalliansen i Fosen for bruk i arbeidet med å iverksette tiltak i hht. strategidokumentet. 6. Saken oversendes medlemskommunene i Fosen Regionråd for videre politisk behandling, svarfrist settes til 28. februar 2014. Styrets behandling: Styrets vedtak: 9
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saks - nr.: Møte - dato: Saks - beh.: Navn på saken Rådmannsgruppa 22/13 29.11.13 VD Evaluering av ordningen med «Tillitsvalgte Arbeidsutvalget 20 /13 10.12.13 VD faste representanter til regionale fora» Styre t 20 /13 20.12.13 VD Vedle gg : S ærutskrift av s tyresak 26/12 Saksfremstilling: Styret i Fosen Regionråd behandlet i sitt møte den 9. november 2012, sak 26/12 Tillitsvalgte oppnevning av faste representanter til regionale fora. Styrets enstemmige vedtak lyder: Styret i Fosen Regionråd vedtar at samarbeidet mellom tillitsvalgte og Fosen Regionråd organisereslik: Tillitsvalget blir representert med 2 faste representanter i hhv. rådet og styre. Det oppnevnes i tillegg 2 varamedlemmer. Representantene gis møte, tale og forslags rett i rådet og styre. De fire hovedsammenslutningene representert ved fire regiontillitsvalgte har selv ansvar for å velge representanter og varamedlemmer til rådet og styre. I tillegg har de fire hovedsammenslutningene de regiontillitsvalgte ansvar f or å oppnevne medlemmer til prosjektgrupper / arbeidsgrupper. De samme regiontillitsvalgte har ansvar for å rapportere endringer, i regiontillitsvalgte og møtende representanter og varamedlemmer, til sekretariatet i Fosen Regionråd. Det 4 regiontillitsval gte mottar møteinnkallingene til de organ som for øvrig er etablert i hht. Fosen Regionråd sine vedtekter. Disse har ansvar for å informere øvrige tillitsvalgte i regionen om de saker mv. de mottar fra regionrådet. Målsettingen er at ordningene iverksettes etter hvert og senest innen 1.1.2013. Ordningen etableres som en prøveordning for 1 år. Som det fremgår av siste kulepunkt i styrets vedtak ble ordningen etablert som en prøveordning for 1 år. Tiden er nå inne for å evaluere den etablerte ordning. Arbeid sutvalget drøftet saken i sitt møte den 30. oktober og det ble besluttet å tilskrive de tillitsvalgte og be om tilbakemelding på deres syn på den etablerte ordningen. I forbindelse med iverksetting av ordningen ble de tillitsvalgte enig om at representas jonen til styret og rådet i Fosen Regionråd skulle være som følger: Sigrun Hansen - UNIO Gunn Karin Olsen - LO - K Personlig vara: Anbjørg Sydskjør - YS - K Personlig vara: Helge Olden - AKADEMIKERNE 10
Etter at ordningen ble satt i verk har alle de 4 ovennevnte fått tilsende den informasjon som utsendes til styrets og rådets medlemmer. De to oppnevnte tillitsvalgte har blitt invitert til alle styremøter og rådsmøter. Når det meldes forfall fra disse kontakter sekretariatet de oppnevnte vararepresentanter. Sekretariatet har gode erfaringer med kontakten med de tillitsvalgte etter at ordningen ble etablert. Vi vet til enhver tid hvilke tillitsvalgte vi skal forholde oss til, eksempelvis ved oppnevning av representanter til diverse prosjektgrupper/arbeidsgrupper. De tillitsvalgte har vært svært påpasselig med å komme med forslag til slike representanter. Oppmøtet og engasjementet i styremøter og rådsmøter varierer men vårt inntrykk er at også de tillitsvalgte er tilfreds med de rutiner som nå er etablert. De tillitsvalgte ble i brev av 5. oktober tilskrevet, i brevet står bla følgende: Et år går fort, og Arbeidsutvalget i Fosen Regionråd drøftet saken på sitt møte den 30. oktober. Arbeidsutvalget er av den oppfatning at ordningen som har vært praktisert det siste året har fungert rimelig greit. I møtet ble det enighet om å tilskrive de tillitsvalgte, v/de oppnevnte representanter, og be om tillitsvalgtes tilbakemelding på hvordan «nyordningen» har fungert. Etter at Arbeidsutvalget har fått tilbakemelding fra dere vil vi ta saken opp til ny drøfting. I denne drøftingen vil vi gå nærmere inn på våre erfaringer og knytte det sammen med de tilbakemeldinger dere gir. Saken vil så bli lagt frem for videre behandling i styret i Fosen Regionråd. I sin tilbakemelding uttaler de tillitsvalgte: Tillitsvalgte opplever at ordningen med tillitsvalgtes plass i regionrådet har fungert etter intensjonen. Ved å inneha plass i regionråd er vi kjent med hva som foregår i regionen og hvilke utfordringer/oppdrag regionrådet skal utføre på vegne av kommunene. Vi har bedre muligheter for å diskutere saker som angår ansatte, medvirkningsretten blir ivaretatt og vi kan bedre bidra til å påvirke en positiv utvikling i Fosen kommunene. Vi går derfor sterkt inn for at denne ordningen opprettholdes. Mvh Gunn Karin Olsen Sekretariatets forslag til vedtak: Styret i Fosen Regionråd vedtar at den etablerte ordning med faste tillitsvalgte i regionale fora videreføres i tråd med styrets vedtak i sak 26/12, de 5 første kulepunkt. Rådmannsgruppens behandling: Rådmannsgruppen ber om at saken drøftes i Arbeidsutvalget. Rådmannsgruppens innstilling: Saken legges frem for drøfting i arbeidsutvalget. Arbeidsutvalgets behandling: Arbeidsutvalget ønsker en tilbakemelding fra styret om ordningen skal videreføres. Med bakgrunn i tilbakemeldingene fra styret vil Arbeidsutvalget invitere de 4 utpekte tillitsvalgte (jf styresak 26/12) til et drøftingsmøte. 11
Arbeidsutvalgets innstilling: Med bakgrunn i tilbakemeldingene fra styret skal Arbeidsutvalget invitere de 4 utpekte tillitsvalgte til et drøftingsmøte. Styrets vedtak: 12
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Vedlegg st yre sak 2 0 /13 Behandlet av: Saks - nr.: Møte - dato: Saks - beh.: Navn på saken Rådmannsgruppa 33/12 19.10.12 VD Tillitsvalgte oppnevning av faste Arbe idsutvalget 26/12 30.10.12 VD representanter til regionale fora Styret 26/12 09.11.12 VD Vedlegg: Ingen Saksfremstilling: Med bakgrunn i innspill om tillitsvalgtes representasjon i regionale saker, drøftet rådmannsgruppen dette i sitt møte den 16. mars 2012. Følgende står i protoko llen fra dette møtet. Tillitsvalgte oppnevning av faste representanter ang regionale saker Konklusjon: Sekretariatet sammen med faggruppe personal må arrangere et informasjonsmøte for tillitsvalgte der det bla orienteres om regionale saker som behand les/er vedtatt. Dette møtet må samtidig utfordres til at det velge to til tre tillitsvalgte som får i oppdrag å være kontaktpersoner/deltakere i det regionale arbeidet. (representanter for alle tillitsvalgte) Med bakgrunn i ovennevnte har sekretariatet sa mmen med faggruppe personal forberedt og gjennomført møte med de tillitsvalgte og representanter fra rådmannsgruppen. Følgende var invitert til møtet: o Tillitsvalgte i kommunene o Hovedverneombudene o Rådmennene o Personallederforum o Arbeidsutvalget i Fosen Reg ionråd Utgangspunkt for møtet - Hovedavtalen ( sitat fra partenes felles forord) Formål De sentrale parter har inngått Hovedavtalen for å skape et best mulig samarbeidsgrunnlag mellom partene på alle nivåer. Hovedavtalen skal være et virkemiddel for å sikre og legge til rette for gode prosesser mellom partene og for en positiv utvikling av kvalitativt gode tjenester i kommuner, fylkeskommuner og bedrifter med tilknytning til kommunesektoren. Samarbeidet må baseres på tillit og gjensidig forståelse for p artenes ulike roller.. Medvirkning og medinnflytelse gjennom informasjon og drøftinger skal kunne gjennomføres uansett hvor eller på hvilket nivå beslutningen tas. Dersom oppgaver skal utføres gjennom ordninger med kommunal samhandling og/eler interkommunalt samarbeid, har arbeidsgiver et særlig ansvar for å påse at hovedavtalens bestemmelser om medbestemmelse og medvirkning ivaretas. Hvordan hovedavtalens bestemmelser skal ivaretas på en praktisk måte i de ulike tilfeller forutsettes drøfte t og løst mellom de 13
lokale parter i deltakende kommune(r)/fylkeskommune(r). Møtet ble avholdt på Ørland kultursenter den 4. september 2012. Tema i møtet var: Om regionsamarbeidet på Fosen orientering v/seniorrådgiver Harald S. Jensen o Dagens samarbeidsordninger og omfang o Hvilke organisasjonstyper / modeller bruker vi og hva innebærer det? o Samarbeidsstrategier o Styringsutfordringer framover Fosen Barneverntjeneste: o Erfaringer fra arbeidet med å utrede samarbeidsordningen: Prosjektleder Harald S. Jensen Hovedtillitsvalgt Gunn Karin Olsen o Erfaringer fra arbeidet med å etablere ordningen: Barnevernleder Therese Guddingsmo Hva tenker arbeidsgiverne og arbeidstakerne om regionalt samarbeid? o Hvorfor kommunesamarbeid? o Hva oppnår vi med å samarbeide? o Hva er mulighetsrommet i forhold til nye samarbeidsområder? o Hvordan ivareta god dialog mellom arbeidsgiverne og arbeidstakerne i tiltak hvor kommunene samarbeider? Innledning fra: Rådmann og leder av Rådmannsgruppa Erlend Myking Fagforbundet ved Torstein Amdahl. (Jobber i omstillingsenheten i Fagforbundet der en av hans arbeidsområder er samarbeid på tvers av kommuner) Med utgangspunkt i Hovedavtalens bestemmelser om medbestemmelse og medvirkning hvordan forholder vi oss til disse i regionsamarbeidet på Fosen? Hvordan organisere dialogen mellom Fosen Regionråd og tillitsmannsapparatet? Innledning fra: Personal- og organisasjonssjef Geir Are Nyeng HTV i Fagforbundet Kurt Rønning I oppsummeringen fra møtet står følgende: Oppsummering: o Den som representerer noen har ansvar for å informere de man representerer. o Det er full enighet om at det skal være representasjon, men ulike synspunkter på hvordan dette organiseres. o Fire tillitsvalgte fra hovedsammenslutningene utpekes til å være med i neste møte i AU for å diskutere hvordan ansattes representasjon kan organiseres i de regionale organene. Følgende utpekes fra hovedsammenslutningene: o LO kommune: o YS-kommune: o UNIO: o Akademikerne: Gunn Karin Olsen (vm. Monika Skorstad) Anbjørg Sydskjør (vm. Kristin Skårstad) Sigrun Hansen (vm. Knut Dreiås) Helge Olden (vm. Rita Sundet) 14
Med bakgrunn ovennevnte ble de 4 tillitsvalgte (YS-kommune, LO-kommune, UNIO og Akademikerne) invitert til møte med Arbeidsutvalget i Fosen Regionråd den 18. september 2012. I møtet ble det enighet om å fremlegge følgende forslag til behandling i styret i Fosen Regionråd: Tillitsvalget blir representert med 2 faste representanter i hhv. rådet og styre. Det oppnevnes i tillegg 2 varamedlemmer. Representantene gis møte, tale og forslagsrett i rådet og styre. De fire hovedsammenslutningene representert ved fire regiontillitsvalgte har selv ansvar for å velge representanter og varamedlemmer til rådet og styre. I tillegg har de fire hovedsammenslutningene ved de regiontillitsvalgte ansvar for å oppnevne medlemmer til prosjektgrupper / arbeidsgrupper. De samme regiontillitsvalgte har ansvar for å rapportere endringer, i regiontillitsvalgte og møtende representanter og varamedlemmer, til sekretariatet i Fosen Regionråd. Det 4 regiontillitsvalgte mottar møteinnkallingene til de organ som for øvrig er etablert i hht. Fosen Regionråd sine vedtekter. Disse har ansvar for å informere øvrige tillitsvalgte i regionen om de saker mv. de mottar fra regionrådet. Målsettingen er at ordningene iverksettes etter hvert og senest innen 1.1.2013. Sekretariatets forslag til vedtak: Rådmannsgruppen vil anbefale at styret i Fosen Regionråd å vedta at samarbeidet mellom tillitsvalgte og Fosen Regionråd organiseres slik: Tillitsvalget blir representert med 2 faste representanter i hhv. rådet og styre. Det oppnevnes i tillegg 2 varamedlemmer. Representantene gis møte, tale og forslagsrett i rådet og styre. De fire hovedsammenslutningene representert ved fire regiontillitsvalgte har selv ansvar for å velge representanter og varamedlemmer til rådet og styre. I tillegg har de fire hovedsammenslutningene ved de regiontillitsvalgte ansvar for å oppnevne medlemmer til prosjektgrupper / arbeidsgrupper. De samme regiontillitsvalgte har ansvar for å rapportere endringer, i regiontillitsvalgte og møtende representanter og varamedlemmer, til sekretariatet i Fosen Regionråd. Det 4 regiontillitsvalgte mottar møteinnkallingene til de organ som for øvrig er etablert i hht. Fosen Regionråd sine vedtekter. Disse har ansvar for å informere øvrige tillitsvalgte i regionen om de saker mv. de mottar fra regionrådet. Målsettingen er at ordningene iverksettes etter hvert og senest innen 1.1.2013. Rådmannsgruppens behandling: Leder av rådmannsgruppen gav en grundig orientering om møtene med de tillitsvalgte. Ved votering stemte en representant i rådmannsgruppen mot sekretariatets forslag. Rådmannsgruppens enstemmige innstilling: 15
Styret i Fosen Regionråd vedtar at samarbeidet mellom tillitsvalgte og Fosen Regionråd organiseres slik: Tillitsvalget blir representert med 2 faste representanter i hhv. rådet og styre. Det oppnevnes i tillegg 2 varamedlemmer. Representantene gis møte, tale og forslagsrett i rådet og styre. De fire hovedsammenslutningene representert ved fire regiontillitsvalgte har selv ansvar for å velge representanter og varamedlemmer til rådet og styre. I tillegg har de fire hovedsammenslutningene ved de regiontillitsvalgte ansvar for å oppnevne medlemmer til prosjektgrupper / arbeidsgrupper. De samme regiontillitsvalgte har ansvar for å rapportere endringer, i regiontillitsvalgte og møtende representanter og varamedlemmer, til sekretariatet i Fosen Regionråd. Det 4 regiontillitsvalgte mottar møteinnkallingene til de organ som for øvrig er etablert i hht. Fosen Regionråd sine vedtekter. Disse har ansvar for å informere øvrige tillitsvalgte i regionen om de saker mv. de mottar fra regionrådet. Målsettingen er at ordningene iverksettes etter hvert og senest innen 1.1.2013. Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: Styret i Fosen Regionråd slutter seg til rådmannsgruppens innstilling. Behandling i styremøte: Styreleder Ove Vollan foreslo at det settes inn et nytt kulepunkt som sier at ordningen etableres som en prøveordning for 1 år. Styrets enstemmige vedtak: Styret i Fosen Regionråd vedtar at samarbeidet mellom tillitsvalgte og Fosen Regionråd organiseres slik: Tillitsvalget blir representert med 2 faste representanter i hhv. rådet og styre. Det oppnevnes i tillegg 2 varamedlemmer. Representantene gis møte, tale og forslagsrett i rådet og styre. De fire hovedsammenslutningene representert ved fire regiontillitsvalgte har selv ansvar for å velge representanter og varamedlemmer til rådet og styre. I tillegg har de fire hovedsammenslutningene ved de regiontillitsvalgte ansvar for å oppnevne medlemmer til prosjektgrupper / arbeidsgrupper. De samme regiontillitsvalgte har ansvar for å rapportere endringer, i regiontillitsvalgte og møtende representanter og varamedlemmer, til sekretariatet i Fosen Regionråd. Det 4 regiontillitsvalgte mottar møteinnkallingene til de organ som for øvrig er etablert i hht. Fosen Regionråd sine vedtekter. Disse har ansvar for å informere øvrige tillitsvalgte i regionen om de saker mv. de mottar fra regionrådet. Målsettingen er at ordningene iverksettes etter hvert og senest innen 1.1.2013. Ordningen etableres som en prøveordning for 1 år. 16
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saks - nr.: Møte - dato: Saks - beh.: Navn på saken Rådmannsgruppa Drøft. 29.11.13 VD Hva skal Fosen Regionråd gjøre i Arbeidsutvalget Drøft. 10.12.13 VD nåværende strategidebatt om Styre t 21/13 20.12.13 VD kommunestrukturen? Vedlegg : In gen Andr e saksdokumenter (ikke vedlagt, f ås ved henvendelse til sekretariatet) : S ærutskrift av s tyresak 32/09 m/vedlegg Særutskrift av styresak 25 /10 Særutskrift av styresak 23/11 Særutskrift av styresak 24/11 Saksfremstilling: Sekretariatet har blitt utfordret på hva Fosen Regionråd skal gjøre i nåværende strategidebatt om kommunestrukturen. Temaet ble drøftet i Rådmannsgruppens møte 29.11.13 og i Arbeidsutvalget den 10. desember. Den nye regjeringen, Solberg, har signalisert at det vil komme en komm unestrukturreform. Dette har blitt lagt merke til blant kommunene, som nå tydeligvis b egynner å tenke kommunestruktur, også på Fosen. Vi vet at en prosess er i gang ang mulig kommunesammenslåing mellom Ørland og Bjugn. (startet før ny regjering kom med si ne signaler) Vi har registrert at Leksvik og Rissa har innledet samtaler om mulig kommunesammenslåing. Osen kommune signalisert i siste styremøte at de hadde nedsatt en gruppe som skulle se på fremtidige muligheter i forhold til signaler fra ny regjering. Samtidig har vi friskt i minne hva styret i Fosen Regionråd og kommunestyrene har sag t tidligere, bla kommer noe av dette til uttrykk i styresak 24/11, utsnitt: Overordna målsetting og forutsetninger for regionsamarbeidet: Medlemmene av Fosen Regionråd har som sitt overordnede mål å medvirke til utvikling av en robust Fosenregion gjennom samhandling og samarbeid, deling av kompetanse samt utvikle leveringsdyktigheten av tjenester. Gjennom kontinuerlig og målretta arbeid skal vi løfte fram regionale utv iklingsområder og tiltak som bidrar til nyskaping, identitet og tilhørighet for innbyggerne på Fosen. Fundamentet for en slik region baseres på selvstendige kommuner. Utvikling av helhetlig og forpliktende samarbeid på Fosen bygger på politisk vilje i kommunene til å investere i en felles utviklingsprosess og inngå i et tillitsbasert partnerskap. Det forutsettes å være enighet om at Fosen er kommunenes primære samarbeidsregion. I videre utredning og iverksetting av samarbeidsprosjekter gjennom Fosen R egionråd skal det legges vekt på ivaretakelse av demokrati og politisk styring med tiltakene. 17
Delmål for regionsamarbeidet: Den fremste oppgaven er å finne fram til samarbeidsordninger som kan bidra til bedre ressursbruk og tjenesteyting og en styrking av kommunenes påvirkningskraft i samfunnsutviklingen. Som vi ser over her er det uttrykt klart og tydelig at samarbeidet i regionene baserer seg på selvstendige kommuner. Samtidig synes det å være enighet om at Fosen er kommunenes primære samarbeidsregion. Regionsamarbeid står ikke i et konkurranseforhold til kommunene. Vår egen erfaring og generelle samfunnstrekk er med på å understreke at en god del oppgaver med fordel kan utføres i samhandling mellom flere kommuner. Det breie spekteret av oppgaver som Fosen Regionråd i løpet av snart 25 år har samarbeida om viser at det i regionen er vilje og evne til, samt nytte av, å ha et formalisert samarbeid kommunene i mellom. Kartlegging viser at Fosen Regionråd er den region i Sør-Trøndelag som per i dag har etablert flest samarbeidsordninger. Gjennom samarbeidet har vi oppnådd breiere og mindre sårbare kompetansemiljøer, som oppfyller lovpålagte krav og yter tjenester med høyere kvalitet til innbyggerne. Større enheter kan også medføre bedre ressursbruk og over tid økonomisk innsparing. Rådmannsgruppen fremmet i sin tid en erklæring; INTENSJON OM ET STERKERE REGIONSAMARBEID med utvidet demokratisk styring! (styresak 32/09) Her står det bla: Behov for et sterkere og formalisert regionsamarbeid Sterke samfunnstrender gir kommunene utfordringer som de i dag enkeltvis ikke uten videre har kapasitet, kompetanse og ressurser til å møte. Utfordringene forutsetter felles mobilisering for å skape gode tjenester og attraktive lokalsamfunn. Mest kritisk er folketallsutviklingen og demografiske endringer, men krav til sterkere kompetanse og fagmiljø (for næringsliv og det offentlige) er også utfordringer som må løses. Behovet for sterkere samarbeid berører eksisterende samarbeidsordninger mellom kommunene på Fosen, samt oppgaver som i dag løses av den enkelte kommune uten formalisert samarbeid og nye oppgaver som følger av nasjonale reformer. Fosen er ut fra geografi og demografi en hensiktsmessig samarbeidsregion. Det framtidige reformbildet for kommunene tilsier at Fosen vil være en robust og framtidsretta region for utvikling av et sterkere kommunesamarbeid. For å styrke den kommunale virksomhet i alle medlemskommunene på Fosen er det behov for et tettere og mer forpliktende samarbeid på regionnivå, som løser de styringsmessige og demokratiske utfordringene med dagens interkommunale samarbeid. Med bla dette som bakgrunn ble det arrangert et seminar for styre og rådmannsgruppe, der konklusjonen bla ble at styret skulle utvides med en representant til fra hver kommune, samt at det skulle arrangeres fellessamlinger for formannskapene og kommunestyrene. (et svar på å bedre de styringsmessige og demokratiske utfordringer???) Fra styresak 14/10 tar vi med: 4. Dagens organisasjonsmodell videreføres, men justeres slik: a. Hver kommune kan møte med 2 repr. i regionrådets styremøter, men hver kommune har en stemme i regionrådets styre. b. Felles møter for formannskapene (inntil 4 pr år) der hovedvekt legges på strategiutvikling, budsjettarbeid og utviklingsoppgaver. c. Det gjennomføres en årlig temakonferanse som benevnes som Fosenkonferansen. Samtlige kommunestyremedlemmer innkalles. 18
Sekretariatet har en følelse av at «debattene» i styremøtene har blitt mindre etter at «nyorganiseringen» av styret ble en realitet. Kanskje det ikke skyldes utvidelsen av styret men at ulike prosesser rundt i kommunene legger en demper på interessen for det regionale samarbeidet? Vil pågående/påkommende strukturprosesser påvirke fremdriften i samarbeidsløsninger som styret har vedtatt. Vi kan også se på den smule uenighet som har vært/er i forhold til saksbehandlingssystemet, ephorte, og plassering av programvare/baser. Vil dette medføre «problemer» med samarbeidet og effekten av fellesløsninger? Et stort «fellesprosjekt» har vært etableringen av Fosen helse IKS (tidligere Fosen DMS), kanskje det fellestiltaket som, i størst grad, har «profilert» Fosen som en foregangsregion. Betyr det noe at en kommune ikke er med, at vi ikke har klart å enes om alle fellesløsninger, etc.? Samferdselsprosjektet, «Fosenvegene AS, ei tim' te' by'n», fremstod i flere år som noe av det mest positive vi har klart å enes om i regionen. Her var det stor politisk enighet, lokalt, regionalt og til slutt også nasjonalt. I dag kan vi fra noen hold; kommuner, enkeltpersoner og enkelte media, få inntrykk av at dette er det «verste» som har skjedd regionen. Er denne «smulen» uenighet mellom kommunene med på å dempe interessen for det regionale samarbeidet? Enkelte ganger kan det se ut som det er langt igjen til tidligere vedtatte «Overordna målsetting og forutsetninger for regionsamarbeidet»: Medlemmene av Fosen Regionråd har som sitt overordnede mål å medvirke til utvikling av en robust Fosenregion gjennom samhandling og samarbeid, deling av kompetanse samt utvikle leveringsdyktigheten av tjenester. Gjennom kontinuerlig og målretta arbeid skal vi løfte fram regionale utviklingsområder og tiltak som bidrar til nyskaping, identitet og tilhørighet for innbyggerne på Fosen. Sett i lys av den store utbyggingsaktiviteten som er, og kommer til å bli, i vår region burde behovet for, og viljen til, samarbeid vært større enn noen gang! Spørsmål til drøfting: Hva er årsaken til at interessen for det regionale samarbeidet er forholdsvis laber? (jf. avlysing av Fosenkonferansen) Er forankringen av regionale vedtak for dårlig på «hjemmebane»? Er det forhold i kommunene, bla økonomi, som bidrar til mindre interesse? Er det behov for at kommunene på Fosen fremstår som et felles «talerør»? Betyr pågående strukturprosesser noe for regionsamarbeidet? Er tiden inne til å starte utredning om en felles kommune på Fosen? Hvilken rolle skal Fosen Regionråd, som organ, ha i den debatten som er her/vil komme i forhold til kommunestruktur? 19
Drøfting i Rådmannsgruppen 29.11.13: Rådmannsgruppen er enig om at vi har fått utrettet svært mye gjennom samarbeidet i Fosen Regionråd. Vi må ta vare på alt det positive som vi har fått til. Samarbeidet i Fosen Regionråd har vært nøkkelen til at vi har lykkes med bla: Tjenesteproduksjon gjennom de ulike samarbeidsordningene, Fosenvegene AS, ei tim' te' by'n Fosen Helse IKS. Fosen Barnevernstjeneste Dersom vi fremstår som en samlet region vil vi ha større mulighet for å møte utfordringer/muligheter ved den store aktiviteten som ser ut til å komme i regionen de kommende årene. Bru over Trondheimsfjorden vil også være et prosjekt som må «løftes frem» som et regionalt prosjekt. Rådmannsgruppen «savner» den politiske debatten, strategidrøftingene i styremøtene. Det kan se ut til at mye av de «strategiske drøftingene» har kommet bort ved utvidelsen av styret, høsten 2010, jf pkt 4 i notat behandlet i sak 14/10. (virker som at forsamlingen blir for stor): 4. Dagens organisasjonsmodell videreføres, men justeres slik: a. Hver kommune kan møte med 2 repr. i regionrådets styremøter, men hver kommune har en stemme i regionrådets styre. b. Felles møter for formannskapene (inntil 4 pr år) der hovedvekt legges på strategiutvikling, budsjettarbeid og utviklingsoppgaver c. Det gjennomføres en årlig temakonferanse som benevnes som Fosenkonferansen. Samtlige kommunestyremedlemmer innkalles. d. Ordningen evalueres på tilsvarende styreseminar innen utgangen av 2012. Sett i lys av at «interessen» for det regionale samarbeidet er på «vikende front» og at flere kommuner har startet drøftinger ang kommunestruktur, mener Rådmannsgruppen at ordførerne og rådmennene, sammen med sekretariatet, bør starte en debatt om det «fremtidige Fosen». Rådmannsgruppens konklusjon: 1. Med bakgrunn i at flere kommuner har fattet vedtak om/er i drøftinger om kommunestruktur vil rådmannsgruppen anbefale at styret starter en debatt om fremtidens kommunestruktur på Fosen. 2. Rådmannsgruppen vil anbefale styret om å «gå tilbake» til den opprinnelige organiseringen av Fosen Regionråd. (inntil høsten 2010) 3. Rådmannsgruppen vil anbefale at det avholdes en årlig strategikonferanse for alle formannskapene i medlemskommunene. 20
Arbeidsutvalgets behandling: Arbeidsutvalget vil, med bakgrunn i rådmannsgruppens drøftingssak anbefale at styret i Fosen Regionråd setter i gang en utredning om en felles kommune på Fosen. Ang pkt 2 og 3 i rådmannsgruppens konklusjon så settes dette opp som egen sak til styremøtet. Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtar at det, under forutsetning av de enkelte kommunestyrenes godkjenning, startes en utredning om en felles kommune på Fosen. 2. Styret ber om at saken behandles i kommunestyrene snarest og at tilbakemelding gis innen 28. februar 2014. 3. Med bakgrunn i kommunenes tilbakemeldinger vil styret ta stilling til organisering av utredningsarbeidet. Styrets behandling: Styrets vedtak: 21
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saks - nr.: Møte - dato: Saks - beh.: Rådmannsgruppa Arbeidsutvalget Drøft. 10.12.13 VD Styre t 22/13 20.12.13 VD Navn på saken Evaluering av o rganisering en av Fosen Regionråd Vedlegg : 1. Særutskrift av styresak 14/10 2. Vedtekter for Fosen Regionråd Saksfremstilling : Med bakgrunn i rådmannsgruppens og Arbeidsutvalgets drøfting, av det som i dag er benevnt som sak 21/13 Hva skal Fosen Regionråd gjøre i nåværende strategidebatt om kommunestrukturen?, vil Arbeidsutvalget fremmes en sak for styret ang evaluering /endring av den nåværende org aniseringen av Fosen Regionråd. Dagens organisering av Fosen Regionråd (styresammensetning) ble etablert høsten 2010. F ør den tid besto styret av ordførerne i medlemskommune ne, med varaordfører som vararepresentant. Rådmennene hadde også den gang tal e og forslagsrett i styremøtene, jf. utdrag av 4 i vedtektene: Styret skal bestå av ordførerne fra de deltakende kommuner med varaordfører som personlig varamedlem. Rådmennene fra kommunene m øter med tale - og forslagsrett. Rådet velger leder og nestleder blant styrets medlemmer med funksjonstid på 2 år. Styret utpeker en valgnemnd bestående av 2 av styrets medlemmer til å forberede valg av leder og nestleder. Leder en i styret leder rådets møter. Alle saker blir avgjort ved si mpelt flertall (med unntak av 10, 11 og 12). Ved likt stemmetall avgjør lederens stemme utfallet, unntatt ved valg som i så fall blir avgjort ved loddtrekning. Vedtektene til Fosen Regionråd, sist revidert i august 2004, burde vært revidert enda en gang. Dette på grunn av Mosvik kommune sin uttreden av Fosen Regionråd. V i har avventet revidering på grunn av styrets vedtak om at «pr ø veordningen med ny organisering» skulle evalueres. I sitt møte den 29. november gir Rådmannsgruppen uttrykk for at de «savner» den politiske debatten/ strategidrøftingene i styremøtene. Det kan se ut til at mye av de «strategiske drøftingene» h ar komme t bor t ved utvidelsen av styret, høsten 2010, jf pkt 4 i notat behandlet i sak 14/10. (virker som at forsamlingen blir for stor) : 5. Dagens organisasjonsmodell videreføres, men justeres slik: a. Hver kommune kan møte med 2 repr. i reg ionrådets styremøter, men hver kommune har en stemme i regionrådets styre. b. Felles møter for formannskapene (inntil 4 pr år) der hovedvekt legges på strategiutvikling, budsjettarbeid og utviklingsoppgaver c. Det gjennomføres en årlig temakonferanse som benevne s som Fosenkonferansen. Samtlige kommunestyremedlemmer innkalles. d. Ordningen evalueres på tilsvarende styreseminar innen utgangen av 2012. 22
Sett i lys av at «interessen» for det regionale samarbeidet er på «vikende front» og at flere kommuner har startet drøftinger ang kommunestruktur, mener Rådmannsgruppen at ordførerne og rådmennene, sammen med sekretariatet, bør starte en debatt om det «fremtidige Fosen». Rådmannsgruppens konklusjon i drøftingssak den 29. november: 4. Med bakgrunn i at flere kommuner har fattet vedtak om/er i drøftinger om kommunestruktur vil rådmannsgruppen anbefale at styret starter en debatt om fremtidens kommunestruktur på Fosen. 5. Rådmannsgruppen vil anbefale styret om å «gå tilbake» til den opprinnelige organiseringen av Fosen Regionråd. (inntil høsten 2010) 6. Rådmannsgruppen vil anbefale at det avholdes en årlig strategikonferanse for alle formannskapene i medlemskommunene. Arbeidsutvalgets behandling: Med bakgrunn i drøfting i forbindelse med sak 21/13 bestemte AU å sette denne saken på sakskartet, og vil i tråd med rådmannsgruppens anbefaling komme med: Arbeidsutvalgets innstilling til styret: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtar å «gå tilbake» til den opprinnelige organiseringen av Fosen Regionråd. (inntil høsten 2010) 2. Styret i Fosen Regionråd vedtar at det avholdes en årlig strategikonferanse for alle formannskapene i medlemskommunene. 3. Saken oversendes medlemskommunene og styret ber om at saken behandles i kommunestyrene snarest og at tilbakemelding gis innen 28. februar 2014. Styrets vedtak: 23
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Vedlegg 1 sak 22/13 Behandlet av: Saks - nr.: Møte - dato: Saks - beh.: Rådmannsgruppa Arbeidsutvalget Styret 14/10 14.09.10 VD Navn på saken Oppsummering av strategiseminaret om Regionalt samarbeid, 13. og 14.. septemb er, på Jektvolden (ekstrasak, behandlet 14.09) Vedlegg: Dokument med oppsummering av seminaret Saksfremstilling: Ved avslutningen av seminaret ble oppsummeringsdokumentet gjennomgått av leder av redaksjon skomiteen, Michael Momyr. Medlemmene i styret gav sin tilslutning til det fremlagte dokumentet. Styreleder foreslo at dokumentet oversendes til kommunene til behandling. Det forutsettes at kommunene behandler saken før den 15. oktober, gir tilbakemelding til sekretariatet om resultatet av behandlingen, samt navn og e - posttadresse til den representanten som oppnevnes, i tillegg til ordfører, til å delta i styremøtene i Fosen Regionråd. (jf. dokumentets pkt 4 a). Bakgrunnen for tidsfristen er at den nye mod ellen skal kunne tas i bruk allerede fra førstkommende styremøte, den 22. oktober. Styrets enstemmige vedtak: Det fremlagte dokument vedtas som oppsummering av strategiseminaret, 13. og 14. september. Dokumentet oversendes til kommunene for behandling. Svarfrist settes til 15. oktober 2010 24
FOS EN REGIONRÅD Oppsummering fra styreseminar i Fosen Regionråd 13. og 14. september 2010: Gjennom formalisert samarbeid i Fosen Regionråd i over 20 år har kommunene på Fosen utviklet et tjenestesamarbeid og et utviklingsarbeid av god kvalitet. Regionsamarbeidet står ikke i et konkurranseforhold til kommunene sitt eget arbeid. Samarbeidet bygger på den erfaring at en god del oppgaver med fordel kan utføres i samhandling mellom flere kommuner. Gjennom samarbeidet har vi oppnådd br edere og mindre sårbare kompetansemiljøer, som oppfyller lovpålagte krav og yter tjenester med høyere kvalitet til innbyggerne. Dette er dokumentert gjennom eksterne evalueringer. Styret i Fosen Regionråd behandlet i sak 32/09 INTENSJON OM ET STERKERE REG IONSAMARBEID med utvidet demokratisk styring. Saken er senere behandlet i samtlige i kommunestyrer. Det er gjort vedtak om at intensjonserklæringen skal legges til grunn for videre utvikling av regionsamarbeidet. Styret har fulgt opp saken i et strateg iseminar, og følgende konklusjoner ble trukket: 1. Samtlige kommuner har sagt ja til å videreutvikle et forpliktende samarbeid, basert på intensjonserklæringen - INTENSJON OM ET STERKERE REGIONSAMARBEID med utvidet demokratisk styring. Flertallet av medle mmene har ikke tatt stilling til organisasjonsform, men det synes som at den foreslåtte modell om samkommune ikke er aktuell på det nåværende tidspunkt. 2. Kommunenes behandling av intensjonserklæringen samt diskusjonene i styreseminaret, synliggjør at det er grunnlag for å gjøre noen tilpasninger i organisasjonsformen i Fosen Regionråd. Hovedutfordringen er å involvere kommunestyrene tidlig slik at vi derved danner en mer robust forankring og forutsigbarhet for tema og saker som blir vedtatt utredet av regi onrådet. 3. Den vedtatte INTENSJONSERKLÆRING ligger til grunn for videreutviklingen av det regionale samarbeidet. Utvikling av helhetlig og forpliktende samarbeid på Fosen bygger på politisk vilje i kommunene til å investere i en felles utviklingsprosess og inngå i et tillitsbasert partnerskap. Det forutsettes å være enighet om at Fosen er kommunenes primære samarbeidsregion. 4. Dagens organisasjonsmodell videreføres, men justeres slik: a) Hver kommune kan møte med 2 repr. i regionrådet styremøter, men hver komm une har en stemme i regionrådet styre. 25