Evaluering av organiseringen av Fosen Regionråd - Anmodning om politisk behandling

Transkript

1 FOS EN REGIONRÅD Medlemskommunene i Fosen Regionråd v/ordfører og rådmann VÅR REF.:Vidar DERES REF.: DATO: Evaluering av organiseringen av Fosen Regionråd - Anmodning om politisk behandling Styret i Fosen Regionråd behandlet i sitt møte den 20. desember 2013 bla sak 22 /13 Evaluering av organiseringen av Fosen Regionråd. Styrets enstem mige vedtak lyder: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtar å «gå tilbake» til den opprinnelige organiseringen av Fosen Regionråd. (inntil høsten 2010) 2. Styret i Fosen Regionråd vedtar at det avholdes en årlig strategikonferanse for alle formannskapene i medlems kommunene. 3. Saken oversendes medlemskommunene og styret ber om at saken behandles i kommunestyrene snarest og at tilbakemelding gis innen 28. februar Vi regner med at de ordførere og rådmenn som var tilstede under debat en og behandlingen av saken h ar tilstrekkelig bakgrunnsinformasjon for å behandle ovennevnte tema i sine respektive kommunestyrer. Vi vedlegger særutskrift av styresak 22 /13. Til opplysning legger vi også ved oversikt over medlemmer til styre og råd, oppdatert pr (siste oppd atering av denne oversikten er gjort hovedsakeli grunnet skifte av rådmenn i enkelte kommuner, samt at noen representanter har hatt permisjon ) Dersom ytterligere informasjon ønskes ber vi om tilbakemelding på dette. Som det fremgår av vedtakets pkt 3, be r styret i Fosen Regionråd om at kommunene gir tilbakemelding om resultatet av kommunestyrenes behandling av saken. Tilbakemelding gis til sekretariatet innen 28. februar Med vennlig hilsen Fosen Regionråd Vidar Daltveit daglig leder Vedlegg: S ærutskrift av styresa k 22 /13 Oversikt over medlemmer i styret rådet (eget pdf - dokument) Åmyra 5, 7170 Åfjord Te lefon E - post: fosen.regionraad@fosen.net Internett:

2 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Vedlegg - Særutskrift styresak 2 2 /13 Behandlet av: Saks - nr.: Møte - dato: Saks - beh.: Rådmannsgruppa Arbeidsutvalget Drø ft VD Styret 22/ VD Navn på saken Evaluering av o rganisering en av Fosen Regionråd Vedlegg : 1. Særutskrift av styresak 14/10 2. Vedtekter for Fosen Regionråd Saksfremstilling: Med bakgrunn i rådmannsgruppens og Arbeidsutvalgets drøfting, av det som i dag er benevnt som sak 21/13 Hva skal Fosen Regionråd gjøre i nåværende strategidebatt om kommunestrukturen?, vil Arbeidsutvalget fremmes en sak for styret ang evaluering/endring av den nåværende organiseringen av Fosen Regionråd. Dagens organisering av Fosen Regionråd (styresammensetning) ble etab lert høsten Før den tid besto styret av ordførerne i medlemskommunene, med varaordfører som vararepresentant. Rådmennene hadde også den gang tale og forslagsrett i styremøtene, jf. utdrag av 4 i vedtektene: Styret skal bestå av ordførerne fra de deltaken de kommuner med varaordfører som personlig varamedlem. Rådmennene fra kommunene møter med tale - og forslagsrett. Rådet velger leder og nestleder blant styrets medlemmer med funksjonstid på 2 år. Styret utpeker en valgnemnd bestående av 2 av styrets medlemm er til å forberede valg av leder og nestleder. Lederen i styret leder rådets møter. Alle saker blir avgjort ved simpelt flertall (med unntak av 10, 11 og 12). Ved likt stemmetall avgjør lederens stemme utfallet, unntatt ved valg som i så fall blir avgjor t ved loddtrekning. Vedtektene til Fosen Regionråd, sist revidert i august 2004, burde vært revidert enda en gang. Dette på grunn av Mosvik kommune sin uttreden av Fosen Regionråd. Vi har avventet revidering på grunn av styrets vedtak om at «prøveordningen med ny organisering» skulle evalueres. I sitt mø te den 29. november gir Rådmannsgruppen uttrykk for at de «savner» den politiske debatten/strategidrøftingene i styremøtene. Det kan se ut til at mye av de «strategiske drøftingene» har kommet bort ved utvidelsen av styret, høsten 2010, jf pkt 4 i notat be handlet i sak 14/10. (virker som at forsamlingen blir for stor): 4. Dagens organisasjonsmodell videreføres, men justeres slik: a. Hver kommune kan møte med 2 repr. i regionrådets styremøter, men hver kommune har en stemme i regionrådets styre. b. Felles møter for formannskapene (inntil 4 pr år) der hovedvek t legges på strategiutvikling, budsjettarbeid og utviklingsoppgaver c. Det gjennomføres en årlig temakonferanse som benevnesom Fosenkonferansen. Samtlige kommunestyremedlemmer innkalles. d. Ordningen evalueres på tilsvarende styreseminar innen utgangen av 2012.

3 Sett i lys av at «interessen» for det regionale samarbeidet er på «vikende front» og at flere kommuner har startet drøftinger ang kommunestruktur, mener Rådmannsgruppen at ordførerne og rådmennene, sammen med sekretariatet, bør starte en debatt om det «fremtidige Fosen». Rådmannsgruppens konklusjon i drøftingssak den 29. november: 1. Med bakgrunn i at flere kommuner har fattet vedtak om/er i drøftinger om kommunestruktur vil rådmannsgruppen anbefale at styret starter en debatt om fremtidens kommunestruktur på Fosen. 2. Rådmannsgruppen vil anbefale styret om å «gå tilbake» til den opprinnelige organiseringen av Fosen Regionråd. (inntil høsten 2010) 3. Rådmannsgruppen vil anbefale at det avholdes en årlig strategikonferanse for alle formannskapene i medlemskommunene. Arbeidsutvalgets behandling: Med bakgrunn i drøfting i forbindelse med sak 21/13 bestemte AU å sette denne saken på sakskartet, og vil i tråd med rådmannsgruppens anbefaling komme med: Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling til styret: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtar å «gå tilbake» til den opprinnelige organiseringen av Fosen Regionråd. (inntil høsten 2010) 2. Styret i Fosen Regionråd vedtar at det avholdes en årlig strategikonferanse for alle formannskapene i medlemskommunene. 3. Saken oversendes medlemskommunene og styret ber om at saken behandles i kommunestyrene snarest og at tilbakemelding gis innen 28. februar Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtar å «gå tilbake» til den opprinnelige organiseringen av Fosen Regionråd. (inntil høsten 2010) 2. Styret i Fosen Regionråd vedtar at det avholdes en årlig strategikonferanse for alle formannskapene i medlemskommunene. 3. Saken oversendes medlemskommunene og styret ber om at saken behandles i kommunestyrene snarest og at tilbakemelding gis innen 28. februar 2014.

4 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Vedlegg 1 sak 22/13 Behandlet av: Saks - nr.: Møte - dato: Saks - beh.: Rådmannsgruppa Arbeidsutvalget Styret 14/ VD Navn på saken Oppsummering av strategiseminaret om Regionalt samarbeid, 13. og 14.. september, på Jektvolden (ekstrasak, behandlet 14.09) Vedlegg: Dokument med oppsummering av seminaret Saksfremstilling: Ved avslutningen av seminaret ble oppsummeringsdokumentet gjennomgått av led er av redaksjonskomiteen, Michael Momyr. Medlemmene i styret gav sin tilslutning til det fremlagte dokumentet. Styreleder foreslo at dokumentet oversendes til kommunene til behandling. Det forutsettes at kommunene behandler saken før den 15. oktober, gir tilbakemelding til sekretariatet om resultatet av behandlingen, samt navn og e - posttadresse til den representanten som oppnevnes, i tillegg til ordfører, til å delta i styremøtene i Fosen Regionråd. (jf. dokumentets pkt 4 a). Bakgrunnen for tidsfristen er at den nye modellen skal kunne tas i bruk allerede fra førstkommende styremøte, den 22. oktober. Styrets enstemmige vedtak: Det fremlagte dokument vedtas som oppsummering av strategiseminaret, 13. og 14. september. Dokumentet oversendes til kommunene for behandling. Svarfrist settes til 15. oktober 2010

5 FOS EN REGIONRÅD Oppsummering fra styreseminar i Fosen Regionråd 13. og 14. september 2010: Gjennom formalisert samarbeid i Fosen Regionråd i over 20 år har kommunene på Fosen utviklet et tjenestesamarbeid og et ut viklingsarbeid av god kvalitet. Regionsamarbeidet står ikke i et konkurranseforhold til kommunene sitt eget arbeid. Samarbeidet bygger på den erfaring at en god del oppgaver med fordel kan utføres i samhandling mellom flere kommuner. Gjennom samarbeidet ha r vi oppnådd bredere og mindre sårbare kompetansemiljøer, som oppfyller lovpålagte krav og yter tjenester med høyere kvalitet til innbyggerne. Dette er dokumentert gjennom eksterne evalueringer. Styret i Fosen Regionråd behandlet i sak 32/09 INTENSJON OM ET STERKERE REGIONSAMARBEID med utvidet demokratisk styring. Saken er senere behandlet i samtlige i kommunestyrer. Det er gjort vedtak om at intensjonserklæringen skal legges til grunn for videre utvikling av regionsamarbeidet. Styret har fulgt opp sak en i et strategiseminar, og følgende konklusjoner ble trukket: 1. Samtlige kommuner har sagt ja til å videreutvikle et forpliktende samarbeid, basert på intensjonserklæringen - INTENSJON OM ET STERKERE REGIONSAMARBEID med utvidet demokratisk styring. Fler tallet av medlemmene har ikke tatt stilling til organisasjonsform, men det synes som at den foreslåtte modell om samkommune ikke er aktuell på det nåværende tidspunkt. 2. Kommunenes behandling av intensjonserklæringen samt diskusjonene i styreseminaret, syn liggjør at det er grunnlag for å gjøre noen tilpasninger i organisasjonsformen i Fosen Regionråd. Hovedutfordringen er å involvere kommunestyrene tidlig slik at vi derved danner en mer robust forankring og forutsigbarhet for tema og saker som blir vedtatt utredet av regionrådet. 3. Den vedtatte INTENSJONSERKLÆRING ligger til grunn for videreutviklingen av det regionale samarbeidet. Utvikling av helhetlig og forpliktende samarbeid på Fosen bygger på politisk vilje i kommunene til å investere i en felles utvikl ingsprosess og inngå i et tillitsbasert partnerskap. Det forutsettes å være enighet om at Fosen er kommunenes primære samarbeidsregion. 4. Dagens organisasjonsmodell videreføres, men justeres slik: a) Hver kommune kan møte med 2 repr. i regionrådet styremøter, men hver kommune har en stemme i regionrådet styre.

6 b) Felles møter for formannskapene (inntil 4 pr år) der hovedvekt legges på strategiutvikling, budsjettarbeid og utviklingsoppgaver. c) Det gjennomføres en årlig temakonferanse som benevnes som Fosenkonferansen. Samtlige kommunestyremedlemmer innkalles. d) Ordningen evalueres på tilsvarende styreseminar innen utgangen av Det er behov for en aktiv diskusjon både i regionrådet og i medlemskommunene om videreutvikling av styringsformen. For å få dette til bør man enes om å utrede en organisering av regionsamarbeidet i henhold til Kommunelovens 28 c) Vertskommune med nemnd. Det første felles formannskapsmøtet tar prinsipiell stilling til om Regionrådet skal arbeide videre med en vertskommunemodell med nemnd. Vedtaket i dette møtet videresendes Fosenkonferansen til bearbeidelse. 6. Følgende satsingsområder skal innarbeides i Samhandlingsprogrammet for : a) Mer offensiv og systematisk bruk av IKT i utviklingen av kommuneorganisasjonene, herunder samordning av kompetanseutvikling og annen viktig infrastruktur b) Samarbeid om lovpålagte kommunale velferdstjenester, med vekt på helse- og sosialtjenester (jfr. Samhandlingsreformen) c) Utvikling av Strategisk næringsplan for Fosen En tettere samhandling mellom kommunenes nærings- og tiltaksapparat forutsettes å gi større uttelling i tilskudd til kommunale næringsfond. Når dette er på plass forutsettes at satsinger som i dag er prosjektorganisert utenfor regionsamarbeidet, slik som eksempelvis Kysten er klar, legges inn og styres som en ordinær del av næringssamarbeidet på Fosen d) Samordnet planlegging og utbygging av veier og annen infrastruktur på Fosen e) Samordning av kommunenes plan- og byggtekniske kompetanse f) Samordnet personalforvaltning og personalfaglig kompetanse g) Utviklingskompetanse i oppvekstområdet h) Regionrådets styre må fokusere på kommunikasjon og informasjon om det regionale samarbeidet 7. Prinsipp for videre samarbeid Den fremste oppgaven er å finne fram til samarbeidsordninger som kan bidra til bedre tjenesteyting, ressursbruk og en styrking av kommunenes påvirkningskraft i samfunnsutviklingen. ( utenrikspolitikken ) Samarbeidet forutsettes å bidra til fordeling av kompetanse og arbeidsplasser til alle kommunene i regionsamarbeidet. Det bør utredes nærmere å legge framtidige tjenestesamarbeid til Osen og Roan kommune. Disse kommunene utfordres til å komme med innspill på hvilke tjenester de kan tilby fellesskapet. Enstemmig vedtatt av styret i Fosen Regionråd,

7 Vedlegg 2 sak 22/13 VEDTEKTER FOR FOSEN REGIONRÅD Vedtatt: Revidert: , , , , med tillegg av 13 den Fosen regionråd er et samarbeidsorgan for kommunene Bjugn, Osen, Rissa, Roan, Ørland og Åfjord i Sør-Trøndelag fylke samt kommunene Leksvik og Mosvik i Nord-Trøndelag fylke. 2. Virksomheten i rådet skal ha som formål å bidra til en positiv utvikling av næringsliv og offentlig service i regionen. Regionrådet skal ta hånd om arbeidsoppgaver som med fordel kan løses for kommunene i fellesskap. Etter anmodning eller på eget initiativ kan regionrådet avgi uttalelser samt fungere som rådgivende organ i saker av regional karakter. Dersom regionrådet finner det hensiktsmessig, kan det påta seg oppdrag for en eller et begrenset antall kommuner. Regionrådet kan også påta seg oppgaver for bedrifter/organisasjoner. 3. Regionrådet (Rådet) skal bestå av ordførerne i hver av de 8 deltakerkommunene. Kommunestyrene velger i tillegg en tilleggsrepresentant samt to personlige varamedlemmer. Oppnevningen skjer for kommunevalgperioden. Rådmennene i deltakerkommunene, samt sekretariatets leder, deltar på rådets møter med tale- og forslagsrett. 4. Regionrådet skal innen utgangen av november avholde møte for å diskutere arbeidsplan for kommende års virksomhet, samt årsmøte hvert år innen utgangen av mai. Ekstraordinært årsmøte kan avholdes dersom styret vedtar det, eller når minst to av de deltakende kommuner forlanger det. Til årsmøtet skal medlemmene innkalles med minst 2 ukers varsel. Med innkallingen skal følge forslag til årsmelding og regnskap. Innkalling til andre møter i rådet skjer med minst 1 ukes varsel. Styret skal bestå av ordførerne fra de deltakende kommuner med varaordfører som personlig varamedlem. Rådmennene fra kommunene møter med tale- og forslagsrett. Rådet velger leder og nestleder blant styrets medlemmer med funksjonstid på 2 år. Styret utpeker en valgnemnd bestående av 2 av styrets medlemmer til å forberede valg av leder og nestleder. Lederen i styret leder rådets møter. Alle saker blir avgjort ved simpelt flertall (med unntak av 10, 11 og 12). Ved likt stemmetall avgjør lederens stemme utfallet, unntatt ved valg som i så fall blir avgjort ved loddtrekning. 5. Regionrådets styre har følgende oppgaver: 1. Iverksette vedtak i samsvar med retningslinjer gitt av rådet.

8 2. Ta opp til behandling saker som er framlagt av sekretariatet, kommuner eller interessegrupper i regionen. 3. Nedsette utvalg eller engasjere konsulenter til konkrete utredningsoppgaver innenfor rammen av vedtatt budsjett. 4. Arrangere møter og lignende samt skaffe aktuelle foredragsholdere. 5. Legge fram årsmelding, regnskap, budsjettforslag og arbeidsplan. 6. Tilsette daglig leder og annet personell ved sekretariatet samt fastsette lønn og arbeidsvilkår for disse. 7. Dersom styret finner det hensiktsmessig kan det opprettes et arbeidsutvalg bestående av styrets leder og nestleder samt en representant fra rådmannsgruppen (utpekt av rådmannsgruppen). 6. Den daglige virksomhet ledes av en sekretariatsleder. Sekretariatet skal ha kontorsted sentralt på Fosen. Vertskommunen bærer utgiftene til husleie, lys, varme og renhold. Vertskommunens revisor fungerer som regionrådets revisor. Sekretariatetslederen, som skal påse at det føres protokoll over alle rådets beslutninger, deltar i styrets møter med tale- og forslagsrett. Sekretariatet skal, i den utstrekning styret finner det hensiktsmessig, også fungere som sekretariat for andre permanente eller midlertidige interkommunale organ og utvalg som arbeider innen regionrådets virkefelt. 7. Innen utgangen av september utarbeider styret budsjett for virksomheten for det kommende år.. Budsjettets nettoutgift fordeles på de deltakende kommuner på grunnlag av en vedtatt fordelingsnøkkel som bla. bygger på innbyggertall pr året før budsjettet trer i kraft. Budsjettet forelegges kommunene med anbefaling om å bevilge sine bidrag etter denne fordelingsnøkkel. Kommunens tilskott betales i to rater henholdsvis 15. januar og 15. juni. 8. Større prosjekter og utredningsoppgaver som blir tillagt regionrådet søkes primært finansiert gjennom distriktspolitiske virkemidler og statlige/fylkeskommunale tilskottsordninger. Utgifter tilknyttet prosjekter som er klart avgrensbare til færre enn regionrådets 8 kommuner, skal dersom de ikke lar seg dekke ved ekstern finansiering, dekkes av de kommuner, eventuelt bedrifter/organisasjoner prosjektet berører. I de tilfeller hvor folketallet ikke anvendes som fordelingsnøkkel for utgiftsfordelingen i forbindelse med prosjektene, kan regionrådets styre i samråd med oppdragsgiver fastsette annen fordelingsnøkkel. 9. Endring av vedtektene kan foreslås av styret eller av de deltakende kommuner og vedtas gjennom kommunestyrebehandling i deltakerkommunene. 10. Utreden skjer i henhold til 27 pkt. 3 i Kommuneloven. 11. Oppløsning kan skje når alle deltakerkommunene er enige om dette. Kommunelovens 27 legges til grunn for oppløsning så langt disse bestemmelsene er relevante. 12. Tolking av disse vedtekter og tvister om hvordan de skal forstås kan ikke prøves ved de sivile domstoler. Saker av denne art forutsettes avgjort av styret med ankeadgang til rådet som endelig avgjørende instans. 13 Som vedlegg til disse vedtekter følger Ansvars- og arbeidsfordeling i Fosen Regionråd, vedtatt i styret i sak 31/04

9 31. august 2004 Vedlegg til vedtekter for Fosen Regionråd Ansvars- og arbeidsfordeling i Fosen Regionråd Vedtatt i styret i sak 31/04, Formål Fosen regionråd er et samarbeidsorgan for de åtte kommunene i Fosen. Bjugn, Osen, Rissa, Roan, Ørland og Åfjord i Sør-Trøndelag og Leksvik og Mosvik i Nord-Trøndelag. Virksomheten i rådet skal: 1. Bidra til å gi bedre og rimeligere løsninger på kommunale tjenester i regionen. 2. Bidra til en positiv samfunnsutvikling i Fosenregionen og i Midt-Norge. 2 Nærmere definisjoner er praktisk samarbeid så som økonomisamarbeid, IKT, kart osv, stort sett tjenester som i mindre grad berører innbyggerne i kommunen direkte omfatter også praktisk utvikling og samarbeid innen f.eks. kultur, landbruk, næringsutvikling og andre kommunale oppgaver som berører innbyggerne direkte eller inndirekte er strategisk politisk og administrativ arbeid i regionale og rikspolitiske prosesser ved politiske initiativ, høringsuttalelser, nettverksbygging, lobbyvirksomhet m.v. på alle områder som er viktige for utviklingen av regionen og Midt-Norge. 3 Om samarbeidsutvikling 1. Tjenestesamarbeid kan inngås av alle kommunene, men kan også inngås av et begrenset antall kommuner så lenge tiltaket har egen finansiering. 2. Forpliktende kommunesamarbeid bygger på enstemmighet. Fosen regionråd kan ikke handle på egen hånd mot enkeltkommuners vilje. Enkeltkommuner som har avvikende syn i strategisk politikk har rett til å fremme sitt eget syn overfor rette myndigheter. 3. Der er avgjørende at samarbeidet er preget av åpenhet slik at ulike meninger og interesser klart blir belyst. 4 Ansvarsdeling og arbeidsmåter 1. Styret er ansvarlig for Fosen regionråds arbeid, vedtak gjøres i styremøtene. 2. Rådmannsgruppen sammen med sekretariatet lager forslag til rullerende 2-års handlingsplan for regionrådet, den behandles av styret innen utgangen av året. 3. Rådmannsgruppen forbereder og legger fram saker i henhold til 1.1 i samarbeid med sekretariatet. 4. Sekretariatet forbereder og legger fram saker i henhold til 1.2 i samarbeid med rådmannsgruppen. 5. Rådmennene har møte- og talerett i styremøtene. 5 Prosjektarbeid og utredninger

10 1. Innspill til regionrådet tas opp i styret av sekretariatet. Styret vurderer videre arbeid med innspillet. Vedtar styret å starte et nytt prosjekt eller en større utredning, lager styret mandat for arbeidet. 2. Styret gir rådmannsgruppen i oppdrag å organisere og gjennomføre prosjekter, utredninger eller lignende og fremme sak for behandling i styret. 3. Samarbeidet mellom sekretariatet og rådmannsgruppen blir som beskrevet i Faste faggrupper rapporterer til rådmannsgruppen.