Fylkestinget Møteinnkalling Sted: Fylkestingsalen, her Dato: 23.09.2013 kl.
HEDMARK FYLKESKOMMUNE Fylkestinget Møte 23.09.2013 SAKSLISTE SAK (ARKIV)SAKSNR. TITTEL VEDTAK 64/13 Kontrollutvalget 13/10902 Plan for selskapskontroll 2013-2015 i Hedmark fylkeskommune 260
HEDMARK FYLKESKOMMUNE Fylkestinget Møte 23.09.2013 Saknr. 13/10902-3 Saksbehandler: Øivind Nyhus SAK 64/13 Plan for selskapskontroll 2013-2015 i Hedmark fylkeskommune Saksnr.: Utvalg Møtedato 21/13 Kontrollutvalget 06.09.2013 64/13 Fylkestinget 23.09.2013 Kontrollutvalgets innstilling til vedtak: Kontrollutvalget legger «Plan for selskapskontroll 2013-2015 Hedmark fylkeskommune» fram for fylkestinget med følgende forslag til vedtak: 1. Fylkestinget vedtar plan for selskapskontroll for Hedmark fylkeskommune for 2013-2015. 2. Fylkestinget prioriterer videreføring av selskapskontroll i Eidsiva Energi AS tema roller og habilitet. 3. Kontrollutvalget gis for øvrig myndighet til å prioritere følgende i sitt arbeid med selskapskontroll i 2013-2015; a. Hedmark fylkeskommune Blæstad AS b. Kjørekontoret Innlandet AS c. Vegfinans AS d. IKA Øst IKS e. Hedmark kunnskapspark AS f. Overordnet eierskapskontroll 4. Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det skal utføres eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i de aktuelle selskapene. 5. Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll i løpet av perioden og foreta eventuelle endringer. 6. Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges fram løpende for fylkestinget.
Behandling/vedtak i Kontrollutvalget den 06.09.2013 sak 21/13 Behandling: Utvalgets medlemmer Geir Byberg og Jan Wibe ble vurdert inhabile i iht. forvaltningsloven 6 e nr. 2 under behandlingen av denne saken ettersom de er hhv. medlem av bedriftsforsamlingen i Eidsiva Energi AS og styreleder i Hedmark fylkeskommune Blæstad AS. Istedenfor Geir Byberg og Jan Wibe møtte derfor varamedlemmene Siv Rønningen og Gry Torgals. Nestleder Hege Jensen møter for kontrollutvalget i fylkestinget. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige Vedtak: I. Kontrollutvalget har blitt forelagt revisjonens forarbeid og vedtar at videreføring av selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS innen temaet roller og habilitet kan igangsettes så snart fylkestinget har gitt sin tilslutning. Revisjonen tar med seg innspill som framkom i møtet den 6.9.13 og legger fram en prosjektplan på neste møte i kontrollutvalget. II. Kostnader til revisjonens forarbeid og eventuell videreføring av selskapskontroll i Eidsiva Energi AS belastes det enkelte kontrollutvalg i henhold til samme fordelingsnøkkel som ble benyttet mellom deltakerne i den nylig gjennomførte selskapskontrollen. III. Kontrollutvalget forutsetter at de øvrige aktuelle kommunene/fylkeskommunene også vedtar videreføring av selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS. IV. Nestleder Hege Jensen møter for kontrollutvalget i fylkestinget. V. Kontrollutvalget legger «Plan for selskapskontroll 2013 2015 Hedmark fylkeskommune» fram for fylkestinget med følgende INNSTILLING: 1. Fylkestinget vedtar plan for selskapskontroll for Hedmark fylkeskommune for 2013-2015. 2. Fylkestinget prioriterer videreføring av selskapskontroll i Eidsiva Energi AS tema roller og habilitet. 3. Kontrollutvalget gis for øvrig myndighet til å prioritere følgende i sitt arbeid med selskapskontroll i 2013-2015; a. Hedmark fylkeskommune Blæstad AS b. Kjørekontoret Innlandet AS c. Vegfinans AS d. IKA Øst IKS e. Hedmark kunnskapspark AS f. Overordnet eierskapskontroll 4. Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det skal utføres eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i de aktuelle selskapene. 5. Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll i løpet av perioden og foreta eventuelle endringer. 6. Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges fram løpende for fylkestinget.
Trykte vedlegg: Plan for selskapskontroll 2013-2015 i Hedmark fylkeskommune Utrykt vedlegg: Notat fra revisjonen «Videreføring av selskapskontroll i Eidsiva Energi AS» av 12.8.13 - med vedlegg. Framlagt for Kontrollutvalget i møtet den 6.9.13. Se link til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet under «Kontroll og tilsyn» under fanen «Politikk» på hjemmesiden www.hedmark.org Hamar, 10.09.2013
S A K S U T R E D N I N G: Plan for selskapskontroll 2013-2015 i Hedmark fylkeskommune Bakgrunn. I kommuneloven (KL) 77 nr. 5 framgår det at Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Som det videre går fram av forskrift for kontrollutvalg 13, 2. ledd skal kontrollutvalget lage en plan for selskapskontroll. Denne planen skal legges fram for fylkestinget minst en gang i løpet av valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert. Fylkestinget kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. I kommunal og fylkeskommunal sektor er det blitt mer og mer vanlig å organisere deler av virksomheten i fristilte selskap. Denne utviklingen har ført til en mer kompleks og fragmentert organisering av den fylkeskommunale virksomheten. Dette kan igjen gi styringsmessige utfordringer for fylkestinget. Selv om fylkeskommunen organiserer deler av virksomheten i selskapsform, innebærer ikke dette at fylkeskommunens kontroll med virksomheten skal bli svekket. Formålet med selskapskontrollen er således å ivareta fylkeskommunens kontroll med selskapene. Kontrollutvalget er en viktig del av denne tilsynsfunksjonen. Som fylkestingets kontrollorgan skal kontrollutvalget utøve sitt arbeid i henhold til kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg. Fakta. Plan for selskapskontroll i Hedmark fylkeskommune er utsatt i denne perioden ettersom man ønsket å se an resultatet av selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS og eventuell videre planer i dette selskapet. I mai 2013 var denne rapporten ferdig og nye planer kan legges. Bestemmelsene om selskapskontroll er utdypet i et eget kapittel kapittel 6 i forskrift om kontrollutvalg. Her framgår det i 14 at selskapskontrollen deles inn i en obligatorisk del som benevnes eierskapskontroll, og en valgfri del som kan omfatte forvaltningsrevisjon; Selskapskontroll Kommuneloven 77 nr. 5 (hjemmel) og 80 (innsynsrett) Forskrift om kontrollutvalg kap. 6 Eierskapskontroll Obligatorisk Kan utføres av: Kontrollutvalgssekretariatet, revisjonen eller andre Forvaltningsrevisjon Frivillig Kan utføres av: Kvalifisert og uavhengig revisor
Selskapskontrollen omfatter kommunalt eierskap i: Aksjeselskaper og interkommunale selskaper og samarbeid som er egne rettssubjekter. MEN innsynsretten i 80 kan kun benyttes overfor selskaper som fullt ut direkte eller indirekte er eid av kommuner/fylkeskommuner. Vedlagte plan gir en mer utførlig beskrivelse av hva selskapskontroll innebærer og det vises til denne. Siste eierskapsmelding i Hedmark fylkeskommune: Eierskapsmelding for Hedmark fylkeskommune 2011 ble behandlet av fylkestinget som sak 71/12 i møte 23.10.12. Fylkestinget gjorde slikt vedtak: 1. Fylkestinget slutter seg til eierskapsmelding for 2011 som vedlagt denne saken. 2. Fylkestinget legger til grunn at Hedmark fylkeskommune skal utøve bevisst eierstyring, preget av forutsigbarhet og et langsiktig perspektiv. 3. I eierskapsmeldinga fremgår det at Hedmark fylkeskommune er eier eller medeier i mange institusjoner som har kultur og kulturformidling som formål. Fylkestinget ber om at det gjennomføres en fylkestingssamling der det gjøres en presentasjon av disse institusjoner. Dette vil gi Hedmark fylkeskommune og fylkestinget en bedre innsikt i eventuelle tiltak for å lede helheten av denne kulturformidlingen på en best mulig måte. Når det gjelder punkt 3 i fylkestingets vedtak, vises det til presentasjoner i fylkestinget i april 2013. Plan for selskapskontroll: Plan for gjennomføring av selskapskontroll 2010 2011 ble behandlet i fylkestinget 22.06.10 sak 24/10. Fylkestinget fattet slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere hvilke selskaper det gjennomføres Eierskapskontroll overfor. 2. Følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt prioriteres for gjennomføring i perioden 2010-2011: - Forvaltning av eierinteresser (evaluering av fylkeskommunens implementering av vedtatte prinsipper for eierstyring). 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta prioritering mellom følgende selskaper med sikte på gjennomføring av forvaltningsrevisjon i 2010 2011. - Hedmark fylkeskommune Blæstad AS (2011) - Kompetanse- universitets- og forskningsfondet i Innlandet AS (2011) - Østnorsk Filmsenter AS (2011) - Hedmark fylkeskraft AS/Eidsiva Energi AS (2011) 4. Plan for selskapskontroll utarbeides for hver valgperiode, senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert. Planen fremlegges for fylkestinget til behandling.
5. Planen revurderes årlig og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. 6. Kontrollutvalget vurderer fra sak til sak om prosjektrapportene skal legges fram løpende til fylkestinget eller kun omtales i kontrollutvalgets årsrapport. Foreslått prosjekt «Forvaltning av eierinteresser» er foreløpig ikke gjennomført. Revisjonen laget en foranalyse som ble behandlet av kontrollutvalget den 2.10.12 i sak 26/12 med følgende vedtak: «Kontrollutvalget vedtar å utsette videre arbeid med temaet «Forvaltning av eierinteresser». Temaet vil bli fulgt opp i forbindelse med kontrollutvalgets arbeid med Plan for selskapskontroll.» Selskapskontroll i Film3 AS og Østnorsk Filmsenter AS har vært utført for kontrollutvalgene i Hedmark og Oppland fylkeskommuner i samarbeid mellom Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS. Rapport fra selskapskontrollen ble behandlet i kontrollutvalget i Hedmark 16.04.13 som fattet slikt vedtak: Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: Fylkestinget tar rapporten fra selskapskontrollen i Østnorsk Filmsenter AS og Film3 AS til orientering. Rapporten ble behandlet i møte i fylkestinget 10. 12. juni 2013 og vedtatt som innstilt. Rapporten om selskapskontroll i Eidsiva Energi ble behandlet av kontrollutvalget den 4.6.13 og det ble fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: 1. Fylkestinget har behandlet revisjonsrapporten Selskapskontroll i Eidsiva Energi AS og tar rapportens konklusjoner og anbefalinger til orientering. 2. Fylkestinget mener selskapet ikke har forholdt seg til aksjonæravtalens punkt 6.1.1 i forbindelse med at salg av Eidsiva Bredbånd AS sine aksjer i Ventelo AS ikke ble lagt fram for generalforsamlingen i konsernet/selskapet. Investeringen påførte selskapet et betydelig tap. 3. Med bakgrunn i revisjonsrapportens konklusjoner/anbefalinger bes fylkeskommunens representant i generalforsamlingen ta opp følgende til drøfting/oppfølging i generalforsamlingen: a. Vurdere om selskapet bør lage retningslinjer for selskapets kontakt med aksjeeiere utenfor generalforsamlingen. b. Vurdere om selskapet bør innføre skriftlige rutiner for hvilke informasjon som skal overbringes bedriftsforsamlingens medlemmer - herunder rapportering av måloppnåelse i forhold til overordnede/strategiske mål. c. Vurdere avklaring/definisjon av begrepet vesentlig i forbindelse med vurdering av saker til fremleggelse overfor generalforsamlingen, jf. aksjesalget i Ventelo AS.» Når denne saksframstillingen skrives er rapporten ennå ikke behandlet av fylkestinget.
Kontrollutvalget behandlet foreløpig plan for selskapskontroll 2013-2015 i sak 016/13 i møtet den 4.6.13 og fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget ber om at det innhentes ytterligere opplysninger før behandling av endelig plan for selskapskontroll på første møte i kontrollutvalget høsten 2013: 1. Eventuell videreføring av selskapskontroll i Eidsiva Energi AS; Revisjonen oppsummerer i et notat som blir framlagt på neste møte. 2. Sekretariatet innhenter opplysninger om følgende selskaper: o Hedmark fylkeskommune Blæstad AS o Kjørekontoret Innlandet AS o Vegfinans AS o IKA Øst IKS o Hedmark kunnskapspark AS» Det framgår ikke av vedtaket, men kontrollutvalget ga klart uttrykk i møtet den 4.6.13 at de ønsket å gå videre med ytterligere selskapskontroll i Eidsiva Energi AS og avventer ytterligere vedtak til notat om vinkling foreligger fra revisjonen jf. utrykt vedlegg til denne saksframstillingen. Vurdering. Sekretariatet mener at kontrollutvalget ved sin mulighet for selskapskontroll bør være en pådriver og bidragsyter for en aktiv eierskapsforvaltningen i Hedmark fylkeskommune. Det foreslås at fylkestinget overlater til kontrollutvalget å velge om det er mest hensiktsmessig med eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon i det enkelte tilfellet eller en kombinasjon av disse. Ofte vil en forvaltningsrevisjon ha med seg elementer fra eierskapskontroll særlig i innledningen til en slik undersøkelse noe som vil kunne gi svar på om kommunens eierskapsforvaltning og rutiner i denne forbindelse er på plass. Eiermeldingen er sentral i fylkeskommunens eierskapsforvaltning. Planlagt prosjekt rettet mot eierskapskontroll generelt i forrige plan for selskapskontroll er ikke blitt gjennomført ettersom fylkeskommunen har arbeidet med å få på plass en struktur på utarbeidelse og behandling av eierskapsmeldinger. Det er nylig opprettet et eierskapssekretariat. Det forutsettes dessuten at fylkesrådet følger opp revisjonens konklusjoner og anbefalinger i de to nylig gjennomførte selskapskontrollene. Det er stor politisk interesse for dette temaet eierskapsforvaltning ettersom det er utfordring og risiko knyttet til det å styre fristilte selskaper. Kontrollutvalget bør derfor ha et løpende fokus på fylkeskommunens eierskapsforvaltning. Temaet overordnet eierskapskontroll foreslås derfor satt opp i planen også i denne perioden jf. vedtak i kontrollutvalget den 2.10.12. En slik kontroll vil bl.a. kunne gi en oversikt over eieroppfølging og rapportering fra selskapene, men endelig innhold og eventuelt hvilke selskaper som kan inngå i en slik kontroll bør det overlates til kontrollutvalget å velge på et senere tidspunkt. Overordnet eierskapskontroll kan også gjøres overfor deleide selskaper.
I henhold til kontrollutvalgets vedtak den 4.6.13 har sekretariatet innhentet noen ytterligere overordnede opplysninger om noen aktuelle selskaper som grunnlag for å vurdere om de skal tas med i planen. For å få tilstrekkelig grunnlag for å vurdere vinkling av en nærmere eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon, foreslås det at kontrollutvalget bestiller en foranalyse fra revisjonen i forkant av hovedprosjektet. Først og fremst bør det nå tas stilling til om og hvordan ytterligere selskapskontroll i Eidsiva Energi AS ønskes gjennomført jf. behandling av foreløpig plan i kontrollutvalget i sak 016/13 og vedlagte notat fra revisjonen i utrykt vedlegg. Notatet fra revisjonen av 12.8.13 legges kun fram for kontrollutvalget ettersom dette oppfattes som en del av foranalysen, som vanlig kun behandles i kontrollutvalget og ikke i fylkestinget. Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune gav klare signaler til revisjonen i møtet den 4.6.13 om at de ønsket videreføring av selskapskontroll i Eidsiva Energi AS rettet mot temaet roller og habilitet, men dette ble ikke inntatt i vedtaket i sak 016/13. Øvrige kontrollutvalg som var med på forrige revisjonsprosjekt har derimot vedtatt at de ønsker et nytt prosjekt rettet mot dette temaet. Revisjonen har derfor arbeidet videre med dette temaet, noe som framkommer i notatet som nå legges fram som kontrollutvalget. Vesentlige momenter fra notatet er inntatt i vurderingsdelen om selskapet Eidsiva Energi AS i vedlagte plan for selskapskontroll. Etter at kontrollutvalget/fylkestinget har tatt stilling til om man ønsker å gå inn for/prioritere selskapskontroll i Eidsiva Energi AS, vil kontrollutvalget så snart som mulig vedta endelig innhold, omfang og framdrift i kontrollen - i samarbeid med de øvrige kontrollutvalgene og revisjonen. Dette inkluderer bl.a. kostnadsfordelingen mellom kontrollutvalgene av så vel foranalyse som hovedprosjektet. Revisjonen antyder i sitt notat at hovedprosjektet i selskapskontrollen vil koste ca. kr. 500.000,-. Sekretariatet antar at kostnadene vil bli fordelt iht. eierandel slik som ved forrige selskapskontroll i selskapet, dvs. at Hedmark fylkeskommunes andel vil utgjøre i ca. kr. 125.000. Kontrollutvalgets utgangspunkt er dagens timer som er avsatt til selskapskontroll i oppdragsavtalen med revisjonen (400 timer). Midler avsatt til selskapskontroll kan imidlertid også ses i sammenheng med midler avsatt til ordinær forvaltningsrevisjon og mindre undersøkelser. Kostnaden pr. eier kan dessuten reduseres hvis det er aktuelt å dele oppdraget på flere eiere. Sekretariatet mener det bør være tilstrekkelig at plan for selskapskontroll kun utarbeides en gang i planperioden og at planperioden følger valgperioden. En slik planperiode betinger imidlertid revurderinger av planen i løpet av perioden. Fylkestinget bør delegere til kontrollutvalget myndighet til å foreta denne revurderingen og eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. Endringer vil bli rapportert til fylkestinget via kontrollutvalgets årsrapport. Fylkestinget vil uansett til enhver tid ha instruksjonsmyndighet overfor kontrollutvalget hvis det er noe det ønsker utført. 15 i forskrift for kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å rapportere til fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført, samt om resultatene av disse. Revisjonsrapporter sendes derfor videre til behandling i fylkestinget. Hvis endringer medfører behov for økte økonomiske bevilgninger, må dette tas opp med fylkestinget.