Kontrollutvalet i Ullensvang herad Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Ullensvang herad Møtestad: Kantina, Heradshuset i Kinsarvik Dato: 07.12.2016 Tidspunkt: 08:30 10:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Torgeir T. Alvsåker Nestleiar SP Eli Lillevik Medlem H Torbjørn Bjotveit Medlem V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Anders Djønne Leiar V Olaug Askeland Medlem SV Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Ingen varamedlemmer hadde moglegheit til å møta. Andre som møtte: Navn Kjartan Haugsnes Elin Bye Arne Gilbakken Stilling Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune Revisor IHR Forvaltningsrevisor IHR Torgeir T. Alvsåker Fung. utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.
Saksliste Utvalgssaksnr PS 40/16 PS 41/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 42/16 Orientering frå rådmann, nytt frå heradet 2016/100 PS 43/16 Møteplan fastsetting av første møte i 2017 2015/113 PS 44/16 Løypemelding forvaltningsrevisjon Naturkatastrofar og beredskap 2015/14 PS 45/16 Oppfølging selskapskontroll Hardangerbrua AS 2014/142 PS 46/16 Referatsaker RS 15/16 Vedtak heradsstyret, økonomireglement. 2015/54 RS 16/16 Tilsyn i Ullensvang herad, rapport frå Helsetilsynet 2015/114 PS 47/16 Eventuelt PS 40/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent. PS 41/16 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det framkom ingen merknader til protokoll frå møte 28.09.2016 Protokoll frå møte 28.09.2016 vart godkjent.
PS 42/16 Orientering frå rådmann, nytt frå heradet Informasjonen vart teken til orientering. Ingen frå administrasjonen hadde høve til å møta. Ingen vedtak fatta. PS 43/16 Møteplan fastsetting av første møte i 2017 Første møte i kontrollutvalet i Ullensvang herad vert torsdag 9. mars 2017 Etter sams drøfting i utvalet vart slikt nytt forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Første møte i kontrollutvalet i Ullensvang herad vert onsdag 15. mars 2017 Første møte i kontrollutvalet i Ullensvang herad vert onsdag 15. mars 2017 PS 44/16 Løypemelding forvaltningsrevisjon Naturkatastrofar og beredskap Løypemeldinga vert teken til orientering.
Arne Gilbakken frå IHR orienterte utvalet grundig, og var mellom anna innom slike punkt. - Brukt mykje tid til å finne ut kva planar som finst i Ullensvang herad. - Ein del planar er ikkje oppdatert. - Revisjonen har hatt møte med rådmann og beredskapsgruppe - Intervju med leiarane på sjukeheimane og ein rektor og ein leiar barnehage. - På bakgrunn av opplysningar som er innhenta får rapporten ein litt anna struktur enn slik det vart beskrive i prosjektplan. - Rapporten vert handsama i kontrollutvalet 15.03.2017 vart samrøystes vedteke. Løypemeldinga vert teken til orientering. PS 45/16 Oppfølging selskapskontroll Hardangerbrua AS Kontrollutvalet seier seg nøgd med det som kjem fram i tilbakemeldinga frå Hardangerbrua AS når det gjeld den utførte selskapskontrollen og seier seg ferdig med saka. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet seier seg nøgd med det som kjem fram i tilbakemeldinga frå Hardangerbrua AS når det gjeld den utførte selskapskontrollen og seier seg ferdig med saka. PS 46/16 Referatsaker
Orienteringssakene vart tekne til orientering. Orienteringssakene vart tekne til orientering. RS 15/16 Vedtak heradsstyret, økonomireglement. RS 16/16 Tilsyn i Ullensvang herad, rapport frå Helsetilsynet PS 47/16 Eventuelt Det vart meldt ei sak til eventuelt, munnleg orientering om interimsrevisjon for Ullensvang herad. Elin Bye frå IHR orienterte munnleg om interimsrevisjon og var mellom anna innom slike punkt. - Fokus på IT sikring. - Rutinar for å sjekka ut medarbeidarar av heradet sine datasystem når desse sluttar eller bytter jobb innad i heradet. Passordsikring må verte betre. Det vil kome ein eigen rapport til rådmann. - Sett på rutinar i høve anskaffingar på teknisk. - Bemanning på teknisk er framleis ei utfordring, sett i lys av at det er sett av 134 millionar kroner til investeringar dei neste åra. - Rutinar for dokumentasjon for større innkjøp. - Pleie og omsorg - Gode rutinar, men sårbare då mykje er avhengig av nokre få nøkkelpersonar. - Løn. - Kartlagt risiko, kompetanse og kompetanseoverføring. Interimsrevisjonsrapport vert presentert i første møte i 2017. Etter sams drøfting vart slikt forslag til vedtak samrøystes vedteke. Informasjonen vart teken til orientering. Informasjonen vart teken til orientering.