Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, møterommet i servicebygget 26.09.2016 Fra sak: Til sak: 06/2016 11/2016 Fra kl.: Til kl.: 09:00 11:35 Følgende medlemmer møtte: Jon Rasdal Eliassen Unn Tove Bakkevoll Svenn Ole Wiik IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: FRA SEKRETARIATET MØTTE: Mikael Falch Hope Thomas Jensen ANDRE: Bernhardt Halvorsen (ordfører) 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent. Sak 06/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 7. juni 2016 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte den 7. juni 2016 godkjennes.
Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått og det ble fattet slikt Protokoll fra møte i Lavangen kontrollutvalg den 7. juni 2016 godkjennes. Sak 07/16 Svar på revisjonsbrev nr. 2 Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget følger opp at administrasjonssjefen besvarer revisjonsbrev nr. 2. Administrasjonssjefen har gitt tilsvar til revisjonsbrev nr. 2, datert 19.9.16. Fremgår imidlertid følgende av svarbrevet: «Vi tolker «NUMMERERT BREV 2 VEDRØRENDE 2015» som et tillegg/utdyping av selve REVISORS BERETNING (også datert 24.05.2016), og oppfatter ikke at Dere forventer skriftlig svar på dette brevet. Skriftlig tilbakemelding nevnes heller ikke i slutten av brevet.» I kontrollutvalgsmøte 7.6.16 behandlet kontrollutvalget revisjonsbrev nr. 2 i sak 03/16, og det ble fattet følgende vedtak: «Redegjørelsen fra oppdragsansvarlig revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 2 fra administrasjonssjefen. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding innen utgangen av august 2016.» Den 17.6.16 sendte kontrollutvalget melding om vedtaket i sak 03/16 til administrasjonssjefen. Revisor er orientert om at revisjonsbrev nr. 2 ikke er tilfredsstillende besvart, og vil følge dette opp med administrasjonssjefen. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. Kontrollutvalget følger opp at administrasjonssjefen besvarer revisjonsbrev nr. 2. Sak 08/16 Overordnet analyse Sekretariatet redegjorde gjennom en Powerpoint-presentasjon for kravene til overordnet analyse, og regelverket rundt en slik analyse ble drøftet. Kontrollutvalget diskuterte hvordan en slik analyse kan utføres i praksis. Dette kan være en omfattende oppgave, og kontrollutvalget ønsket å komme i gang med å utarbeide overordnet analyse. Målsetningen er å få ferdigstilt en overordnet analyse i løpet av høsten 2016. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen 26_09_2016 sak 06/16 11/16 Side 2 av 5
Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK Redegjørelsen rundt regelverket for overordnet analyse tas til orientering. Kontrollutvalget anmodet sekretariatet om å gå i gang med å gjøre en overordnet analyse av Lavangen kommune. Sak 09/16 Offentlige anskaffelser Kontrollutvalget har fått indikasjoner på at det kan være hensiktsmessig å se på kommunens rutiner for offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget diskuterte kommunens rutiner for offentlige anskaffelser, og ble enige om å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt på området. Kontrollutvalget fattet så slikt Sekretariatet utarbeider til neste kontrollutvalgsmøte forslag til bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt, herunder prosjektskisse og særutskrift til kommunestyret, som går på kommunens rutiner i forbindelse med offentlige anskaffelser, basert på de opplysninger fremkommet i kontrollutvalgsmøtet. Kontrollutvalgets medlemmer forbereder til neste kontrollutvalgsmøte hvilke forhold, som inngår i offentlige anskaffelser, de ønsker kontrollert gjennom forvaltningsrevisjonsprosjektet. Forvaltningsrevisor inviteres til neste kontrollutvalgsmøte. Sak 10/16 Kommunalt næringsfond Kontrollutvalgets leder deltok 16.9.16 på et møte i Lavangen kommune, hvor praksis rundt utbetalinger fra kommunalt næringsfond var tema. Kontrollutvalgets leder redegjorde for dette i kontrollutvalgsmøtet. Basert på redegjørelsen fra kontrollutvalgets leder fattet kontrollutvalget følgende Sekretariatet innhenter fra fondsstyret en oversikt som viser alle utbetalinger fra kommunens næringsfond siden 2010, med fondsstyrets vurderinger av tilskuddene opp mot gjeldende regelverk. Sak 11/16 Eventuelt, herunder; Møteplan 2016 Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen 26_09_2016 sak 06/16 11/16 Side 3 av 5
Det ble ikke fastsatt noen møteplan, men neste møte ble bestemt avholdt onsdag 2. november. Kontrollutvalget fattet følgende Neste møte berammes til 2. november 2016. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll Kontrollutvalgsmedlem Svenn Ole Wiik hadde i forkant av møtet laget to oppstillinger, som viste Forslag til forvaltningsrevisjonsplan og Forslag til plan for selskapskontroll, for Lavangen kommune 2016-2019. Oppstillingene ble diskutert i møtet, og medlemmene kom med ytterligere forslag til både forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, samt til alternativ prioritering av prosjektene. Kontrollutvalget fattes så følgende Oppstillingene utarbeidet av kontrollutvalgsmedlem Svenn Ole Wiik tas til orientering. Offentliggjøring av møtedatoer, sakslister og protokoller Kontrollutvalget ønsker at informasjon om kontrollutvalgets møter, samt sakslister og møteprotokoller, skal være mulig å finne frem til på Lavangen kommunes nettside. Kontrollutvalget fattet så følgende Sekretariatet tar kontakt med rette vedkommende i kommunen, og ber om at informasjon om kontrollutvalgets møter, samt sakslister og møteprotokoller, blir mulig å finne frem til på Lavangen kommunes nettside. Budsjett Kontrollutvalget skal behandle forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2017, jf kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen 26_09_2016 sak 06/16 11/16 Side 4 av 5
Kontrollutvalget drøftet hensiktsmessig fremgangsmåte, og fattet så følgende Sekretariatet innhenter opplysninger, og utarbeider til neste møte forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn. Møte ble deretter hevet ca. kl. 11:35. Lavangen, 5. oktober 2016 Jon Rasdal Eliassen Leder kontrollutvalget i Lavangen Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen 26_09_2016 sak 06/16 11/16 Side 5 av 5