Konkurransebeskrivelsen

Nord-Odal Konkurransebeskrivelsen Rammeavtale 14/2157 Trygghetsalarmer og velferdsteknologi Åpen anbudskonkurranse

Innhold 1 Innledning... 2 2 Generelt om anskaffelsen... 3 3 Krav til tilbudet... 7 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 9 5 Kvalifikasjonskrav... 9 6 Kravspesifikasjon... 10 7 Kontraktsgjennomføringskrav... 10 8 Avgjørelse av konkurransen... 10 9 Vedlegg til konkurransebeskrivelsen... 11 1 Innledning Kommunene Ringsaker, Løten, Hamar, Nord-Odal og Stange, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse på leie av digitale trygghetsalarmer inkludert sensorer, GPS, digitalt tilsyn og alarmmottaks- og installasjonstjeneste. Ringsaker kommune gjennomfører konkurransen på vegne av kommunene. Kommunene Ringsaker, Løten, Hamar, Nord-Odal og Stange skal ha mulighet til å løse ut opsjon på deler av avtalen. Hver kommune skal forvalte sin egen avtale. Oppdragsgiver har som mål at eldre skal kunne bo trygt hjemme lengst mulig, og at de skal leve selvstendige og aktive liv. Mål vedrørende bruk av velferdsteknologi er: - Å legge til rette for at bruker kan forbli lengre på hvert trinn i omsorgstrappa - Utsette/unngå at bruker legges inn på sykehjem - Redusere hjemmetjenestens tidsbruk gjennom å redusere antall oppfølgingsbesøk - Ivaretakelse og økt mestring av egen helse ved bruk av velferdsteknologi Det er påbegynt flere nasjonale initiativ for å utrede ulike former for standardisering innenfor området trygghetsalarmer. Helsedirektoratet har kommet med sine anbefalinger innen dette området, og anbefaler bruk av rammeverket «Continua Health Alliance» for det velferdsteknologiske området i Norge. Oppdragsgiver velger å følge denne anbefalingen i sine krav til leverandør. 14/2157 Trygghetsalarmer og velferdsteknologi Side 2

2 Generelt om anskaffelsen 2.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne konkurransen er kommunene Nord-Odal, Løten, Hamar, Ringsaker og Stange. Ringsaker kommune gjennomfører konkurransen på vegne av de andre kommunene. Hver kommune skal forvalte sin egen avtale. Kontaktpersoner for konkurransen er: Navn Ann Marit Holumsnes Innkjøpsrådgiver Trond E. Holthe Innkjøpsrådgiver Epost anho@ringsaker.kommune.no teh@ringsaker.kommune.no Telefon 62 33 55 10 62 33 50 40 / 901 96 088 Spørsmål i forbindelse med konkurransen skal rettes til kontaktpersonene, og være fremsatt skriftlig (pr e-post) i god tid før, minimum 7 dager, tilbudsfristens utløp. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert, og likelydende svar vil bli publisert på Doffin. 2.2 Anskaffelsens formål og verdi/omfang 2.2.1 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å dekke oppdragsgivers behov for: Trygghetsskapende teknologier o o Trygghetsalarm Sensorer, opsjon Alarmmottakstjeneste Løpende installasjonstjeneste, opsjon Implementeringstjeneste ved implementering av avtalen, opsjon E-lås, opsjon Ved trygghetsskapende teknologier menes produkter som muliggjør at mennesker kan føle trygghet og ha mulighet til å bo lengre hjemme. Av teknologiske løsninger kan nevnes trygghetsalarm med tilhørende utløsningsenhet, sensorer, GPS, digitalt tilsyn mv. Det vises til vedlegg 3 Kravspesifikasjon for ytterligere beskrivelse for oppdragsgivers behov. Tabellen under viser fordelingen mellom de ulike kommunene samt sannsynligheten for at opsjonene utløses. 14/2157 Trygghetsalarmer og velferdsteknologi Side 3

Ringsaker kommune Hamar kommune Løten kommune Stange kommune Nord-Odal kommune Trygghetsskapende teknologi Trygghetsalarm Sensorer Opsjon Opsjon Alarmmottakstjeneste Løpende installasjonstjeneste Nei Opsjon, 80 % Opsjon, 80 % Implementeringstjeneste ved implementering av avtalen Nei Opsjon, 80 % E-lås Opsjon Opsjon Opsjon Opsjon Opsjon Oppdragsgiver har ikke opplyst om sannsynligheten for at kommunene Hamar og Nord-Odal utløser opsjonen på sensorer, da det ikke er oppgitt et volum for Hamar og Nord-Odal kommune på disse produktene i vedlegg 4 Prisskjema. 2.2.2 Anskaffelsens verdi/omfang Oppdragsgiver har i dag ca. 1.713 trygghetsalarmer og det er forventet at kommunene totalt i løpet av avtaleperioden vil ha behov for ca. 2.540 trygghetsalarmer. Tabellen under viser fordelingen mellom de ulike kommunene. Oppdragsgiver har i dag både analoge og digitale trygghetsalarmer. Det gjøres oppmerksom på at enkelte av dagens digitale trygghetsalarmer, alarmenheter som oppdragsgiver eier, vil bli tilknyttet den nye avtalen. Kommune Status i dag Forventet volum i avtaleperioden Trygghetsalarm, analog Trygghetsalarm, digital Trygghetsalarm, digital Ringsaker kommune 589 81 800 Hamar kommune 391 344 1.000 Løten kommune 100 10 150 Stange kommune 108 10 500 Nord-Odal kommune 30 50 90 14/2157 Trygghetsalarmer og velferdsteknologi Side 4

Det vises til vedlegg 3 Kravspesifikasjon og vedlegg 4 Prisskjema for ytterligere spesifisering av status i dag samt oversikt over hvilken trygghetsskapende teknologi som forventes anskaffet i perioden. Oppgitt antall er basert på tidligere års behov, og det tas forbehold om kommunenes generelle aktivitetsnivå og at endringer i budsjetter, andre vedtak og rutiner kan påvirke uttaket i avtaleperioden. Inngåelse av rammeavtale innebærer en forpliktelse til å benytte valgt rammeavtalepartner, men innebærer ikke noe krav på en bestemt omsetning i avtaleperioden. 2.3 Avtaleperiode og antall leverandører Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med 1 total leverandør. Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale for 2 år med opsjon på forlengelse på 1 + 1 år med samme vilkår. Retten til å forlenge, utløse opsjonen, er ensidig for oppdragsgiver. 2.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen. Se www.doffin.no Konkurransedokumentene vedlegges kunngjøringen elektronisk og skal hentes ut der. 2.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas etter prosedyren åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over EØS-terskelverdi). 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransebeskrivelsen ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det gjøres skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger til oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktpersoner. Se pkt. 2.1. Dersom det oppdages feil i konkurransebeskrivelsen, bes det om at dette snarest mulig formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktpersoner. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger eller feil merkes: «14/2157 Trygghetsalarmer og velferdsteknologi» og sendes til oppdragsgivers kontaktpersoner pr. e-post. 14/2157 Trygghetsalarmer og velferdsteknologi Side 5

2.7 Eventuelle uklarheter Tilbyderen plikter, i god tid før tilbud inngis, å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget, for å avdekke eventuelle uklarheter. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt, at det er tid til å korrigere uklarhetene i konkurransegrunnlaget, før endelig tilbud inngis. Dersom tilbyderen ikke melder fra om uklarheter, eller dersom tilbyderen ikke oppdager uklarheter som burde vært avdekket ved en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget, har tilbyderen risikoen for eventuell tolkningstvil. 2.8 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransebeskrivelsen Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransebeskrivelsen. Endringene skal ikke være av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransebeskrivelsen vil bli elektronisk tilgjengelig på DOFFIN, som også automatisk gir melding om dette pr. e-post til alle som har registrert interesse. 2.9 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud, dersom det foreligger saklig grunn for det. En avlysning eller totalforkastelse skal alltid begrunnes iht. oppdragsgivers opplysningsplikt. 2.10 Fremdriftsplan For denne anskaffelsen er det forventet følgende fremdrift. Fremdriftsplanen er ikke endelig. Publisering Uke 38 Siste frist for spørsmål 25.10.2016 kl. 12.00 Tilbudsfrist 3.11.2016 kl. 12.00 Tildeling Uke 48 49 Karensfrist 10 dager Inngåelse av kontrakt Uke 50-1 Etter tildeling er meddelt, løper en karensperiode på 10 kalenderdager. Etter karensperioden er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Frist for å melde inn eventuelle innsigelser eller midlertidig forføyning er 10 kalenderdager etter at meddelelse er gitt. 14/2157 Trygghetsalarmer og velferdsteknologi Side 6

3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Ringsaker kommune i hende senest: 3.11.2016 kl. 12.00. 3.2 Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen er 4 måneder regnet fra tilbudsfristen. 3.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal oversendes i lukket innpakning, merket «14/2157 Trygghetsalarmer og velferdsteknologi» til: Ringsaker kommune Postboks 13 2381 Brumunddal eller leveres servicesenteret Brugata 2, 2380 Brumunddal. Ved innlevering i serviceskranken må tilbyderne selv påse at servicepersonalet påfører innleveringstidspunktet på innpakningen. 3.4 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev datert og undertegnet av en person med fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. Tilbudet skal leveres i en stk perm og på en stk minnepinne. 3. Tilbudet skal leveres i henhold til mappestrukturen i pkt 8 vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen. Kravet gjelder både permen og minnepennen. 4. Tillatte filformater: a. Attester/sertifikater/produktblad/tilbudsbeskrivelsen skal leveres i PDFformat b. Prisskjema skal leveres i Excel-format og en PDF versjon. Ved forskjell mellom versjonene vil papirversjon gå foran Excel og PDF versjonen. 5. Alle vedlagte maler skal benyttes. Tilbud som ikke leveres inn på vedlagte maler blir forkastet. 6. Det skal leveres en egen sladdet versjon, jf. punktet Offentlighet 7. Tilbudet skal leveres på norsk og all kommunikasjon i anbudsprosessen skal foregå på norsk. 14/2157 Trygghetsalarmer og velferdsteknologi Side 7

Det er ikke tillatt å levere tilbudet pr. e-post. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransebeskrivelsen besvares/belyses. Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse og levering, samt oppfølging av tilbudet, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransebeskrivelsen, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet og punkt 6 Forbehold i vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. 3.6 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 3.7 Tilbakekalling eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3.8 Offentlighet I henhold til Offentleglova 23 tredje ledd vil tilbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f.eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/timepriser, påslagsprosenter etc.). Tilbyder bes i tilbudet, punkt 7 Bedriftshemmeligheter i vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen, gjøre oppmerksom på hvilke opplysninger som anses som forretningshemmeligheter, og som dermed ønskes unntatt fra offentligheten. Oppdragsgiver er likevel pålagt å gjøre en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysninger kan unntas offentlighet. Sladdet versjon skal vedlegges tilbudet. 14/2157 Trygghetsalarmer og velferdsteknologi Side 8

4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av minimum 2 representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. 4.2 Avvisning av tilbud eller leverandør Som leverandør til det offentlige skal man være klar over at det i forskriften finnes SKAL- og KAN-krav i forhold til å avvise en leverandør jf. FOA 20-12. Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, leverandør avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Leverandører oppfordres derfor til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter pr e-post til oppdragsgivers kontaktperson. 5 Kvalifikasjonskrav 5.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver har stilt en rekke kvalifikasjonskrav for denne konkurransen. For oversikt over stilte kvalifikasjonskrav vises det til vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelse. 5.2 Underleverandører Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskravene skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. Dokumentasjonen skal vise at underleverandøren oppfyller det aktuelle kvalifikasjonskravet. I slike tilfeller skal kvalifikasjonssøknaden også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene for å oppfylle kvalifikasjonskravene. 14/2157 Trygghetsalarmer og velferdsteknologi Side 9

6 Kravspesifikasjon Oppdragsgiver har stilt en rekke krav til varene og tjenestene som skal leveres på denne avtalen. Det vises til vedlegg 3 Kravspesifikasjon for ytterligere opplysninger om hvilke krav som stilles. 7 Kontraktsgjennomføringskrav Til denne anskaffelsen har oppdragsgiver satt en rekke kontraktsgjennomføringskrav som tilbyder må tilfredsstille ved gjennomføring av avtalen. Tilbyder bes om å besvare hvert enkelt punkt i vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen. 8 Avgjørelse av konkurransen 8.1 Kriterier for valg av tilbud Oppdragsgiver vil velge den tilbyderen med det økonomisk mest fordelaktige tilbudet etter følgende tildelingskriterier under. Tildelingskriteriene er nærmere beskrevet i vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen. Tildelingskriterie Vekt Pris 60 % Kvalitet 40 % Tjeneste utover skal-kravene i kravspesifikasjon Leveringsevne Sortimentsbredde - sensorer 50 % 30 % 20 % 14/2157 Trygghetsalarmer og velferdsteknologi Side 10

9 Vedlegg til konkurransebeskrivelsen Vedlegg 1 Rammeavtalevilkår for det interkommunale innkjøpssamarbeidet Vedlegg 2 Tilbudsbeskrivelsen Vedlegg 3 Kravspesifikasjon Vedlegg 4 Prisskjema Vedlegg 5 Referanser fra tilsvarende oppdrag Vedlegg 6 Forpliktelseserklæring Vedlegg 7 Skjema for leverandørsamtaler Vedlegg 8 Kontrakt 14/2157 Trygghetsalarmer og velferdsteknologi Side 11