KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE

KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE Til medlemmene i kontrollutvalet Vestnes, 9. februar 2016 MØTEINNKALLING MØTE NR.: 1/16 TID: 16.2.2016 kl. 13:00 STED: Møterom 228, Vestnes kommunehus (NB! merk møterom) SAKSLISTE: UTV.SAKSNR.TITTEL PS 01/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 10. DESEMBER 2015 PS 02/16 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 03/16 KONTROLLUTVALET. ÅRSMELDING FOR 2015 PS 04/16 REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET FOR 2. HALVÅR 2015 PS 05/16 MØTEPLAN FOR 2016 PS 06/16 OPPFØLGINGSLISTE PS 07/16 EVENTUELT Dersom det er saker kontrollutvalet ønskjer å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i seinare møte, kan dette gjerast under Eventuelt. Eventuelle forfall vert melde på tlf. 71 11 15 79, evt. mob 91 37 11 12. E-post: jane.anita.aspengmolde.kommune.no Innkallinga går som melding til varamedlem som vert innkalla etter behov. Kopi: Ordførar Administrasjonssjef Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Stig Holmstrøm (s) leiar Jane Anita Aspen daglig leder

VESTNES KOMMUNE Kontrollutvalet Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: 2016-1535/01 033 &17 Jane Anita Aspen 8.2.2016 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utval PS 01/16Kontrollutvalet Møtedato 16.2.2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 10. DESEMBER 2015 Sekretariatet si tilråding Protokollen frå møte 10.desember 2015 vert godkjend. Bakgrunn for saka Vedlagt følgjer protokollen frå førre møte. Protokollen er tidligare utsendt. Det er ikkje kome merknader til protokollen. Jane Anita Aspen daglig leder

KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/15 Møtedato: 10.12.2015 Tid: Kl. 12.00 kl. 16.05 Møtestad: Formannskapssalen, Vestnes kommunehus Sak nr: 30/15 39/15 Møteleiar: Stig Holmstrøm (Ap) Møtande medlemmer: Gro Ødegård, nestleiar (H) Dagfinn Wiik (Pp) Frank Ove Belsvik (Frp) Birgit Torkildson Grotle (Ap) Forfall: Ingen Ikkje møtt: Ingen Møtande vara: Ingen Frå sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Frå revisjonen: Anne Oterhals, oppdragsansvarleg revisor (alle saker utan 38/15) Av andre møtte: Tone Roaldset, adm.sjef (under sak 32/15 og 39/15) Magne Værholm, kommunalsjef (under sak 32/15 og 39/15) Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Det vart halde ein kort presentasjonsrunde av dei som var til stades. Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart godkjent. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 30/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MOTE 17. SEPTEMBER 2015 PS 31/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 32/15 VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. OKTOBER 2015 PS 33/15 UTARBEIDING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019. BESTILLING PS 34/15 UTARBEIDING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL. BESTILLING PS 35/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BEST1LLING PS 36/15 NKRF S KONROLLUTVALSKONFERANSE I 2016. DELTAKING PS 37/15 OPPFØLGINGSLISTE PS 38/15 EVENTUELT PS 39/15 ORIENTERING OM MISLEGHALD. U.off. iht. Offl. 13, forv.i. 13.1 Side 1 av 6

PS 30/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 17. SEPTEMBER 2015 Kontrollutvalet sitt vedtak Protokollen frå møte 17. september 2015 vert godkjent. Kontrollutvalet si handsaming Sekretær orienterte om protokollen for medlemmene. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 31/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR Kontrollutvalet sitt vedtak Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Kontrollutvalet si handsaming Referatsaker: RS 16/15 Kontrollutvalet sin rapport til kommunestyret om utvalet si verksemd i valperioden 2011 2015 - saksprotokoll frå Vestnes kommunestyre 01.10.2015, k-sak 75/15 RS 17/15 Val av kontrollutval 2015 2019 - saksprotokoll frå Vestnes kommunestyre 15.10.2015, k-sak 90/15 RS 18/15 Val av styremedlem til Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 2015 2019 - saksprotokoll frå Vestnes kommunestyre 15.10.2015, k-sak 102/15 RS 19/15 ÅRIM: Protokoll frå møte i representantskapet 27.10.15 Sekretær svarte på spørsmål og orientert om at utvalet får alle protokollar frå frå ÅRIM sitt styre og representantskap som referatsak. RS 20/15 Sammenslåingsprosjektet Møre og Romsdal Revisjon IKS, Referat frå styringsgruppemøte 11.11.2015 Sekretær orienterte utvalet om situasjonen og svarte på spørsmål. Ein ventar på ei avgjerd/vedtak frå Kristiansund kommune. Orienteringssaker: OS 20/15 Opplæring/orientering til nye kontrollutvalsmedlemmer Informasjon og opplæring v/kontrollutvalgssekretariatet Det vart gjeve følgjande opplæring/orientering til det nye kontrollutvalet: Signering av skjema for teieplikt Praktiske opplysningar om møteplan, møteinnkalling, møteavvikling og møteprotokoll Reglar for opne møter og lukking av møter Side 2 av 6

Forvaltningslova sine habilitetsreglar Reglement for kontrollutvalet i Vestnes Kontrollutvalet sin verksemdsrapport for 2011 2015 Kontrollutvalet sine fokusområder «Kontrollvettreglene» Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 32/15 VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. OKTOBER 2015 Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet tek Vestnes kommune sin driftsrapport for pr. oktober 2015, saman med administrasjonen si munnlege informasjon, til vitande. Kontrollutvalet si handsaming Kommunalsjef Magne Værholm orienterte og viste lysark om den økonomiske situasjonen pr. oktober 2015. Det vart også kommentert prognosar for driftsresultatet for 2015. Kommunalsjef Værholm og administrasjonssjef Roaldsnes svarte på spørsmål frå utvalet sine medlemmer. Det vart mellom anna etterspurt eit oppdatert økonomireglement. Administrasj onssj efen svarte at det ikkje er kapasitet til å oppdatere dette så lenge ein berre har ei økonomstilling. Det var også etterspurt ei meir regelmessig økonomirapportering. Slik det er no så vert det rapportert så nære kommunestyremøte som råd, difor ha rapporteringsperiodane variert. Det vert laga eit årshjul for regnskapsrapportering i 2016 der det er lagt opp til kvartalsvis rapportering. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 33/15 UTARBEIDING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019. BESTILLING Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet bestiller utarbeiding av Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019. Planen skal basere seg på ei overordna analyse. Plandokumentet vert bestilt utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Kontrollutvalet si handsaming Sekretær orienterte om saksgang ved bestilling og utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon. Det vart svart på spørsmål frå utvalet sine medlemmer. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) Side 3 av 6

PS 34/15 UTARBEIDING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019. BESTILLING Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet bestiller utarbeiding av Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019. Planen skal basere seg på ei overordna analyse. Plandokumentet vert bestilt utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Kontrollutvalet si handsaming Sekretær orienterte om saksgang ved bestilling og utarbeiding av plan for selskapskontroll. Det vart svart på spørsmål frå utvalet sine medlemmer. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 35/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILLING Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet bestiller følgjande forvaltningsrevisjonsprosjekt: Oppfølging av flyktningar og innvandrar Undersøkinga skal bygge på aktuelle problemområder som er skissert i saksframlegget, her under også økonomiske vurderingar/konsekvensar. Prosjektet vert bestilt utført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Prosjektplan skal utarbeidas og leggast fram for kontrollutvalet Kontrollutvalet si handsaming Sekretær orienterte innleiingsvis om bakgrunnen for innhaldet i saksframlegget. Utvalet hadde ei grunding drøfting av kva for prosjekt som skulle bestillast. Leiar trekte fram tre prosjekt i diskusjonen; offentlege innkjøp, byggesakskontroll og oppfølging av innvandrar og flyktningar. Kontrollutvalet samla seg om prosjektet Oppfølging av innvandrar og flyktningar. Utvalet ser at dette prosjektet truleg også kan vere aktuelt i andre kommunar. Utvalsmedlem Dagflnn Wiik informert utvalet om at kommunestyret i møte 19.11.2015 (sak 92/2015, sekretær sin merknad) gjorde vedtak om å be administrasjonssjefen legge fram eit oppsett over dei totale økonomiske konsekvensane etter etableringa av asylmottaket i kommunen. Vidare be om ein status for integreringa av flyktningane med omsyn til busetjing og sysselsetjing. Kontrollutvalet legg vekt på at det er viktig at revisjonen samordnar arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet med det arbeidet som administrasjonen har fått bestilling om frå kommunestyret På bakgrunn av diskusjonen i møte kom utvalsleiar med følgjande forslag til vedtak: Kontrollutvalet bestiller følgj ande forvaltningsrevisj onsprosj ekt: Oppfølging av flyktningar og innvandrar Undersøkinga skal bygge på aktuelle problemområder som er skissert i saksframlegget, her under også økonomiske vurderingar/konsekvensar. Side 4 av 6

Prosjektet vert bestilt utført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Prosjektplan skal utarbeidas og leggast fram for kontrollutvalet Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med forslag framsett i møte. (5 voterande) Sekretariatet si tilråding 1. Kontrollutvalet bestiller følgjande forvaltningsrevisjonsprosjekt: Undersøkinga skal bygge på aktuelle problemområder som er skissert i saksframlegget Prosjektet vert bestilt utført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Prosjektplan skal utarbeidas og leggast fram for kontrollutvalet PS36/15 NKRF S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I 2016. DELTAKING Kontrollutvalet sitt vedtak Leiar Stig Holmstrøm og utvalsmedlem Frank Ove Belsvik deltek på NKRF sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen 3. og 4. februar 2016. Kontrollutvalet si handsaming Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles forslag frå utvalet sine medlemmer. (5 voterande) Sekretariatet si tilråding...deltek på NKRF sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen 3. og 4. februar 2016. PS 37/15 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalet sitt vedtak I oppfølgingslista vert det ikkje gjort endringar Kontrollutvalet si handsaming Sekretær orienterte om oppfølgingslista. Det vart ikkje gjort endringar i lista og det vart ikkje fremja forslag om nye saker til oppfølgingslista I dette møtet var det ikkje lagt opp til orienteringar frå administrasjonen knytt til oppfølgingslista. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles forslag frå utvalets medlemmer. (5 voterande) Sekretariatet si tilråding I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Side 5 av 6

PS 38/15 EVENTUELT Fastsetjing av dato for kontrollutvalet sitt første møte i 2016 Kontrollutvalet sine medlemmer støtta sekretariatet sitt forslag til dato for første møte i 2016, tysdag 16.februar. PS39/15 ORIENTERING OM MISLEGHALD. U.off. iht: Offl. 13, forv.i. 13,1 Kontrollutvalgetsvedtak Kontrollutvalet tar saka til orientering og forventar vidare oppfølging frå revisjonen. Kontrollutvalget si handsaming Med heimel i Kommunelova denne saka. 31, 2 og Off.lova 13 vart møtet lukka under behandling av Følgjande forslag til vedtak vart framsett i møte av utvalsleiar: Kontrollutvalet tar saka til orientering og forventar vidare oppfolging frå revisjonen. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med forslag framsett i møtet. (5 voterande) Sekretariatet si tilråding: Saka var framlagt utan tilråding om vedtak. Stig HolmstrømGro leiarnestleiar Ødegård Frank Ove Belsvik Dagfinn Wiik Birgit Torkildson Grotle Jane Anita Aspen sekretær Side 6 av 6

VESTNES KOMMUNE Kontrollutvalet Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: 2016-1535/01 033 &17 Jane Anita Aspen 8.2.2016 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utval PS 02/16Kontrollutvalet Møtedato 10.2.2016 REFERAT Sekretariatet OG ORIENTERINGAR si tilråding Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Bakgrunn for saka Referatsaker: RS 01/16 Forslag til budsjett for 2016 for kontroll og tilsyn - saksprotokoll frå Vestnes kommunestyre 17.12.2015 i K-sak 110/2015 (vedlagt) RS 02/16 Protokoll frå møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 14.12.2015 (vedlagt) Orienteringssaker: OS 01/16 Årshjul Vestnes kommune 2016 (vedlagt) OS 02/16 OS 03/16 OS 04/16 Informasjon 2016/01 fra revisjonskomiteen: Revisors oppgaver ved revisjon av selvkostområder i årsregnskapet, brev til NKRF's bedriftsmedlemmer, datert 19.1.2016 (vedlagt) einfo 16/1 Talerett i kommunale organ - infoskriv frå Norges Kommunerevisorforbund, datert 21.1.2016 vedlagt departementet si vurdering (ved lagt) Kontrollutvalgsboka Om kontrollutvalgets rolle og oppgåver, 2. utgåve veileder fra Kommunal og moderniseringsdepartementet (vert delt ut i møte til dei som ikkje fekk den på Kontrollutvalgskonferansen) Jane Anita Aspen daglig leder

RS 01/16

VESTNES KOMMUNE Servicekontoret Særutskrift Melding om vedtak Kontrollutvalgssekretariatet Rådhusplassen 1 6413 MOLDE for Romsdal Dato Dykkar ref. Vår ref. Saksnr. Saksbehandlar / Tlf 18.12.2015 19845/2015 2015/758 Ellen Eiknes Forland 71 18 40 08 Forslag til budsjett for 2016 for kontroll og tilsyn vedtak i Vestnes kommunestyre sak 110/2015 Oversender med dette vedtak i Vestnes kommunestyre sak 110/2015 Saksprotokoll i Kommunestyret - 17.12.2015 Vedtak: Kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for 2016 med ei ramme på kr 882 500.-, inkludert kjøp av revisjonstenester og sekretariatstenester for kontrollutvalet, vert vedteke. Helsing a(lvki C/TIC ci Ellen Eiknes Forland arkivleiar/politisk sekretær Postadresse: Telefon: Telefaks: Org.nr. Rådhuset 71 18 40 00 71 18 40 01 939 901 965 6390 Vestnes www.vestnes.kommune.no E-post:postmottak@vestnes.kommune.no

RS 02/16

Styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Møteleder: Av styrets medlemmer møtte: Eide kommune: Gjemnes kommune: Molde kommune: Rauma kommune: Vestnes kommune: Forfall: Aukra kommune: Sunndal kommune: Fræna kommune: Møtende vara: Aukra kommune: Sunndal kommune: Ikke møtt: Nesset kommune: Fra sekretariatet: Av øvrige møtte: 3/15 14.12.2015 Kl. 10.00 kl. 12.45 Møterom «Galleriet», Molde rådhus 13/15 19/15 Ola Krogstad (sak 13/15) Stig Holmstrøm (Sak 14/15-19/15) Kåre Vevang Øyvind Gjøen Marit Seljeseth Stokke Lars Ramstad Stig Holmstrøm Oddvar Hoksnes Trond M. Hansen Riise Ingvar Hals Ole Rakvåg Odd Helge Gravem Ivar Henning Trælvik Jane Anita Aspen, daglig leder Åse Solveig Eriksen, rådgiver Sveinung Talberg, påtroppende rådgiver Ingen Avtroppende styrelederen Ola Krogstad ønsket velkommen og ledet møtet gjennom sak 13/15. Det ble gjort en kort presentasjon av de fremmøtte. Det fremkom ingen merknader til saksliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. Etter at leder og nestleder ble valgt overtok nyvalgt styreleder Stig Holmstrøm ledelsen av møtet. Det ble avslutningsvis holdt en liten markering for avtroppende styreleder Ola Krogstad og rådgiver i sekretariatet Åse Solveig Eriksen som blir pensjonist fra nyttår. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL ST 13/15 KONSTITUERING AV STYRET VALG AV LEDER OG NESTLEDER ST 14/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 8. SEPTEMBER 2015 Side 1av 5

ST 15/15 REFERAT OG ORIENTERINGER ST 16/15 GJENNOMGANG AV VEDTEKTENE ST 17/15 ØKONOMIRAPPORT PR. 1.12.2015 ST 18/15 STYRETS MØTEPLAN 2016 ST 19/15 EVENTUELT ST 13/15 KONSTITUERING AV STYRET - VALG AV LEDER OG NESTLEDER Styrets vedtak Stig Holmstrøm velges som leder til styret for Kontrollutvalgssekretariatet kommunevalgperiode 2015-2019. for Romsdal for Marit Seljeseth Stokke velges som nestleder til styret for Kontrollutvalgssekretariatet Romsdal for kommunevalgperiode 2015-2019. for Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fremsatt i møte (7 voterende). Sekretærens innstilling velges som leder til styret for Kontrollutvalgssekretariatet kommunevalgperiode 2015-2019. for Romsdal for velges som nestleder til styret for Kontrollutvalgssekretariatet kommunevalgperiode 2015-2019. for Romsdal for ST 14/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 8. SEPTEMBER 2015 Styrets vedtak Protokollen fra styremøte 8. september 2015 godkjennes. Styrets behandling Sekretæren orienterte om protokollen. Det ble fremsett ønske om at budsjettet som var til behandling i møte 8. september sendes styremedlemmene sammen med møteprotokollen fra dagens møte. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (7 voterende). Side 2 av 5

ST 15/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Styrets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Styrets behandling Referatsaker: RS 08/15 Sammenslaingsprosjektet Møre og Romsdal Revisjon IKS, Referat fra styringsgruppemøte 17.1 1.20 15 Avtroppende styreleder Ola Krogstad, som er medlem av styringsgruppen, orienterte om prosessen og svarte på spørsmål fra styremedlemmene. Krogstad anbefalte at styringsgruppens fremlegg til selskapsavtale og eieravtale for Møre og Romsdal IKS blir sendt ut til styremedlemmene sammen med protokollen. RS 09/15 Revidert budsjett for 2016 og økonomiplan for 2016-2019, brev til kommunene og representantskapet i «Møre og Romsdal Revisjon IKS» (US) fra styringsgruppa 02.12.15 Ola Krogstad orienterte om at det har vært jobbet med å få en tidligere innfasing av planlagt reduksjon av kostnader. RS 10/15 Resultat av lokale forhandlinger, protokoller fra møte 8.9.2015 Orienteringssaker: OS 07/15 Opplæring/orientering til nye styremedlemmer - Informasjon v/daglig leder Det ble orientert om møtegodtgjørelse, rett til tapt arbeidsfortjeneste og rett til dekking av reiseutgifter. Det skal benyttes skjerna som er laget for sekretariatet. Disse vil også bli sendt ut elektronisk. De ble også samlet inn diverse kontaktinformasjon. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (7 voterende). ST 16/15 GJENNOMGANG AV VEDTEKTENE Styrets vedtak Vedtektene for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal tas til etterretning. Styrets behandling Det ble av sekretariatets ansatte og avtroppende styremedlemmene styreleder svart på spørsmål fra Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (7 voterende). Side 3 av 5

ST 17/15 ØKONOMIRAPPORT PR. 1.12.2015 Styrets vedtak økonomirapport pr. 1.12.2015 tas til orientering. Styrets behandling Sekretæren gjelmomgikk økonomirapporten og svarte på spørsmål fra styret. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (7 voterende). ST 18/15 STYRETS MØTEPLAN 2016 Styrets vedtak Møteplan for styret for 2016 tas til etterretning. Styrets behandling Sekretær anbefalte i møtet at det ble funnet en annen møtedato for styremøte i mars enn den som går frem av saksframlegget, da den forslåtte datoen er i påskeuka. Det ble enighet om at torsdag 17.mars,onsdag 7.september og onsdag 30. november blir datoer for styremøter i 2016. Styret drøftet også hvor mange styremøter det var hensiktsmessig å ha. Det ble konkludert med at det fremdeles skulle være tre styremøter og at styremøtene skal starte kl. 0930. 1tillegg til ordinære styresaker, så ble det konkludert med at det var ønskelig at det settes av tid i styremøtene til erfaringsutveksling. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (7 voterende). ST 12/15 EVENTUELT Under Eventuelt ble følgende tema tatt opp: Statusoppdatering fra sekretariatet Statusoppdatering fra sekretariatet Sekretæren orienterte om at sekretariatet leier lokaler i Hamnegata 35, men har uttrykt ønske om å ha lokaler i nærheten av revisjonen av praktisk årsaker. Revisjonen har besluttet å fiytte i lokaler samlokalisert med fylkesrevisjonen på Reknes i Molde. Her er det i utgangspunktet ikke ledige lokaler til Kontrollutvalgssekretariatet, men det blir fremdeles arbeidet for å se om det finnes en løsning. Side 4 av 5

Marit Seljeseth Stokke Stig Holmstrøm Kåre Vevang nestleder leder Oyvind Gjøen Lars Ramstad Ole Rakvåg Odd Helge Gravem Jane Anita Aspen sekretær Side 5 av 5

OS 01/16

- Kommunestyret vedtek budsjett for påfølgande år - Møte med tillitsvalte/hvo (kvar mnd!) - Oppfølging budsjettvedtak KOSTRA-føringar,, IPLOS registrering (pleie - og omsorg), GSt (grunnskulen) opppretting ad hoc utval Val av AMU og verneombud 2 kv.år Avgiftssaker og eigenbetaling fastsett av KST To budsjettmøte i FSK Møte med tillitsvalte/hvo - budsjett _ Dialogmøte budsjett Drifts- og rekneskapsrapport 3.kvartal - Kommuneplanens handlingsdel med økonomiplan - Budsjettførebuingar - Lønsforhandlingar - Sak om nytt delegeringsreglement JANUAR - KOSTRA-fgjoennomgang - Leiarsamtalar - Avslutning rekneskap vt forhandlingar - kommunereforma Leiarsamtalar - Brukarundersøkingar - Felles vernerunde (annakvart år) evt intensjonsavtale - kommunerefçrma heile organisasjonen set resultatmal - arbeid med4rsmelding arbeid med a skaffe ferievikarar - Budsjettførebuande arbeid - kommunal planstrategi - endeleg vedtak - brukarundersøkingar pleie- og omsorg Drift- og rekneskapsrapport 1.kvartal øte med tillitsvalte/hvo Arbeid med årsmelding/rekneskap Organisasjonen set resultatmål Leiarsamtalar - Drifts- og rekneskapsrapport 2.kvartal - Alkoholpolitisk plan/skjenkeløyve gjervedtakomårets budsjettprosessog ala ferdigstitlersåtarbeid (skulestrukturog økonomi) munalplanstrategi- theyring - Endelegvedtak- kommunereforma - Tåstandsrapportgrunnskuien

OS 02/16

Aspen Jane Anita Fra: Bjørn Bråthen <bjorn.brathen@nkrf.no> på vegne av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) <post@nkrf.no> Sendt: 19. januar 2016 16:36 Til: Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Emne: Informasjon 2016/01 fra NKRFs revisjonskomite Til NKRFs bedriftsmedlemmer Ny informasjon fra revisjonskomiteen er tilgjengelig på NKRFs lukkede medlemssider ). Informasjon 2016/01 fra revisjonskomiteen: Revisors oppgaver ved revisjon av selvkostområder i årsregnskapet Revisjonskomiteens informasjonsskriv fra komiteen 4. juni 2004 (nr. 3/2004) har, sammen med regelverket for de enkelte selvkostområdene, herunder retningslinjer fra departementet, angitt rammene for revisors arbeid på selvkostområdene. Med virkning fra 2015 har det kommet nye retningslinjer for beregning av selvkost. Dette informasjonsskrivet erstatter skrivet fra 2004. Oppsummert er revisjonskomiteens vurdering at revisjonshandlingene på selvkostområdet bør rettes inn mot kontroll av etterkalkyler, håndtering av selvkostfond og noteinformasjon. Det understrekes imidlertid at revisjonshandlingene må tilpasses risiko- og vesentlighetsvurderingene i den enkelte kommune. Revisjonshandlingene på selvkostområdet er rettet inn mot å bekrefte årsregnskapet. Dersom kontrollutvalget eller andre ønsker økt sikkerhet for at innbyggerne betaler riktige gebyrer, kreves ytterligere revisjonshandlinger. Kommunestyret eller kontrollutvalget står fritt til å be om en særskilt uttalelse fra revisor om selvkostberegningene. En slik uttalelse kan etter nærmere avtale eventuelt avgis etter eller og vil normalt representere en tilleggstjeneste fra revisor utover det som kreves for å bekrefte regnskapet. En grundigere kontroll med etterlevelsen av selvkostregelverket kan også bestilles av kontrollutvalget som en forvaltningsrevisjon. Les hele informasjon 2016/01 Minner om at den tidligere publikasjonen «Kommunerevisors håndbok» nå er fritt tilgjengelig i form av en (utvidet) lenkeversjon på medlemssidene (oppdateres fortløpende). Du finner lenkeversjonen unal r visjonsskikk 4

Samt at konkretiseringen av innholdet i god kommunal revisjonsskikk er tilgjengelig Ha en god dag! 4 3 Ta rniljohensyn vurcler om du virkelig rl--) skr ve ut denne e-posten! 2

OS 03/16

einfo 16/1 - Talerett i kommunale organer Vedlagt sender vi til orientering kopi av svarbrev 13. januar 2016 fra Kommunaldepartementet til Jordvernforeningen i Telemark. Saken gjelder spørsmålet om organisasjoner/personer som er til stede under et møte i et kommunalt kontrollutvalg, har rett til få ordet under møtet. I det aktuelle tilfellet var saken av spesiell interesse for den nevnte jordvernforeningen, og dokumenter fra foreningen var på forhånd sendt kontrollutvalget. Foreningen fikk ikke talerett under møtet, i motsetning til representanter for kommunens administrasjon, som fikk komme til orde. I sitt svar viser departementet til uttalelser i juridisk litteratur, og siterer bl.a. følgende: «Karakteristisk for et formelt møte er at det bare er forsamlingens medlemmer som har tale-, forslags- og stemmerett. Andre personer kan etter særskilt vedtak få ordet, men da må dette være klart utskilt fra det alminnelige ordskiftet». For øvrig viser vi til vedlegget, hvor departementet gir en omfattende uttalelse om spørsmålet. Som det vil gå fram, gjelder departementets uttalelse bare møter i kontrollutvalget. Vi antar imidlertid at den rettsoppfatningen som departementet gir uttrykk for her, vil gjelde også for andre kommunale organer. Oslo, 21. januar 2016 Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Vedlegg Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besoksadresse: Telefon: 23 23 97 00 Org.nr.: 975 450 694 Postboks 1417 Vika Munkedarnsveien 3B, 3. etg. E-post: postgnkrfno Kontonr.: 1450.12.70424 0115 OSLO Web: www nk rf. no

OG DET KONGELIGE KOMMUNAL- MODERNISERINGSDEPARTEMENT ffier Jordvernforeningen i Telemark Ruben Kaasa Deres ref Var refdato 15/5613-2 13.01.2016 Talerett for jordvernforeningen i kontrollutvalget Vi viser til e-post 8. desember 2015 og til telefonsamtale hvor det ble bedt om skriftlig svar. Vi har ikke fått oversendt informasjon om hva den konkrete saken gjelder, men oppfatter at det "gjelder administrasjonens behandling av en konkret sak", som det står i e-posten hit. Vi oppfatter videre at administrasjonen i kommunen har en annen vurdering enn Jordvernforeningen. Etter hva i forstår, fikk Jordvernforeningen være tilstede i møtet og den skriftlige dokumentasjonen fra foreningen var sendt ut til utvalget. Vi oppfatter det slik at kontrollutvalget gav talerett til representanter for administrasjonen i kommunen, men ikke til representanter for Jordvernforeningen. Spørsmålet som stilles er om representanter for Jordvernforeningen i Telemark kunne eller burde fått talerett i kontrollutvalget. Departementet tar ikke med dette stilling tilsaken som henvendelsen dreier seg om. Vi vil likevel redegjøre for vår generelle forståelse av kommuneloven. Kommunene har et selvstendig ansvar for å anvende loven og et selvstendig ansvar for vedtakene som treffes. Vi viser til Bernt og Overå: Kommuneloven med kommentarer (2015) side 288 hvor det heter: "Karakteristisk for et formelt møte er at det bare er forsamlingens medlemmer som har tale-, forslags- og stemmerett. Andre personer kan etter særskilt vedtak få ordet, men da må dette være klart utskilt fra det alminnelige ordskiftet." I Bernt, Overå og Hove: Kommunalrett (2002) heter det på side 264: "Det må ikke tillates at personer som ikke er medlem av Postadresse Kontoradresse Telefon* Saksbehandler 22 24 90 90 Martin Oppegaard NO- Org no mop@kmd.dep.no postrnottak@kmd.dep_no http://ww. kmd.dep.no/ 972 417 858

vedkommende organ, gir anledning til å delta i selve ordskiftet mellom de folkevalgte, dersom det ikke er særskilt hjemmel for slik talerett." Taleretten i folkevalgte organer i kommunene og fylkeskommunene er ikke fullt ut regulert i kommuneloven med forskrifter. Som det heter i NOU 1990:13 side 191: "Utvalget viser til at det følger av vervet at representanter i kommunale og fylkeskommunale organer har tale- og forslagsrett, og at dette gjelder uavhengig av om det er lovfestet eller ikke." Kommunelovens regler om talerett utvider eller presiserer det allmenne utgangspunktet om talerett for medlemmer av folkevalgte organer: Ordfører skal ha kopi av innkallingen til kontrollutvalgsmøtene og har møte- og talerett i alle andre kommunale eller fylkeskommunale organer (unntatt kommune- og fylkesråd og organer under disse), jf. forskrift om kontrollutvalg 19 og kommuneloven 9. Administrasjonssjefens møte- og talerett (personlig eller ved en av sine underordnede) i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer gjelder ikke i kontrollutvalget, jf. kommuneloven 23. Oppdragsansvarlig revisor (eller dennes stedfortreder) har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert, jf. forskrift om kontrollutvalg 19. Kommunestyret eller organet selv kan gi retningslinjer for møte- og talerett for andre enn medlemmene av det aktuelle folkevalgte organet i spesielle saker eller fastsette at "grupper, organisasjoner eller lignende skal høres i bestemte typer av saker", jf. Ot.prp. nr. 96 (2005-2006) s. 47-48. Dette åpner imidlertid ikke for at representanter for bestemte organisasjoner får generell møte- og talerett i et folkevalgt organ. Formell forslags- og stemmerett vil være forbeholdt medlemmene av det folkevalgte organet. Det følger av dette at det i utgangspunktet bare er medlemmer av det folkevalgte organet som har talerett. I tillegg kan talerett følge av lov, forskrift, reglement eller vedtak av organet. Kommuneloven med forskrifter er ikke til hindrer for at kontrollutvalget gir talerett til representanter for administrasjonen i kommunen og ikke til Jordvernforeningen. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Martin Oppegaard fagdirektør Dette dokumentet er elektromsk godkjent og sendes uten signatur. Side 2

VESTNES KOMMUNE Kontrollutvalet Saksrnappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: 2016-1535/01 033 &14 Jane Anita Aspen 9.2.2016 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utval Møtedato PS 03/16 Kontrollutvalet 16.2.2016 Kommunestyret KONTROLLUTVALET. ÅRSMELDING FOR 2015 Sekretariatet si tilråding Kontrollutvalet vedtek årsmelding for 2015. Saka vert lagt fram for kommunestyret med følgjande innstilling: Kontrollutvalet si årsmelding for 2015 vert teke til vitande. Bakgrunn for saka I medhald av lov av 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 76 er det kommunestyret som har det øvste kontroll- og tilsynsansvaret med den kommunale forvaltninga. Kontrollutvalet er kommunestyret sitt kontroll- og tilsynsorgan og skal utfører det løpande tilsynet med kommunen og kommunen si verksemd på vegne av kommunestyret, jfr. koml. 77 nr 1. Utvalet rapporterer sine saker til kommunestyret etter kvart gjennom året. For å oppsummere føregåande års aktivitet og for å gi kommunestyret eit innblikk i verksemda, utarbeider kontrollutvalet ei årsmelding som vert lagt fram for kommunestyret. Det følgjer av koml. 77 nr. 6 første punktum: "Kontrollutvalet skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommu nestyret eller fylkestinget." Vedlagt følgjer: Utkast til årsmelding for 2015 for kontrollutvalet Oversikt over handsama saker i 2015 i Vestnes VURDERING Kommunelova sine reglar om tilsyn og kontroll gir kommunestyret og kontrollutvalet betydeleg ansvar og det er difor viktig med dialog mellom kontrollutvalet og kommunestyret. I tillegg til kontrollutvalet sine fråsegner til kommunen sitt årsrekneskap, særrekneskap for byggje- og investeringsprosjekt, samt oversending av avslutta forvaltningsrevisjonsprosjekt gjennom eigne forvaltningsrevisjonsrapportar, finn ein det føremålstenleg å gje ei oppsummering av kontrollutvalet si verksemd i løpet av året gjennom ei eiga årsmelding.

Årsmeldinga kan bidra til å synleggjere kontrollutvalet si rolle og auke kunnskapen i kommunestyret om kontrollutvalet sitt arbeid. Kommunestyret kan likevel komme med innspel og tankar knytt til kontrollutvalet si verksemd i tilknyting til behandlinga i kommunestyret. Kontrollutvalet sitt sekretariat viser til vedlagte årsmelding for kontrollutvalet for 2015. Jane Anita Aspen daglig leder

KONTROLLUTVALET VESTNES KOMMUNE I ÅRSMELDING FOR 2015 INNLEIING Etter lov 25.september 1992 nr 107 om kommunar og fylkeskommunar (koml.) 77 er Vestnes kommune pålagt å ha eit kontrollutval. Utvalet er kommunestyret sitt kontrollorgan og skal på vegne av kommunestyret, førestå det løpande tilsynet med kommunen si forvaltning. Utvalet si uavhengige stilling i forhold til andre folkevalde organ og administrasjonen er ivaretatt gjennom strenge krav til valbarheit. UTVALET Kontrollutvalet SI SAMANSETJING i Vestnes kommune hadde for perioden 2011 2015 følgjande samansetjing: Funksjon Namn Parti Varamedlemmer Nr Namn Parti Leiar (Ann- Kathrin Hjelvik) Øyvind Uren* (H) A 1 Bodil Winther V Nestleiar Birger Lilleheim Ap 2 Britt BerGem., Ap Medlem (Øyvind Uren*) (Ap) 3 Vidar Øverås H Gro Odegård H Medlem Hilde A. Furland Frostad H 4 Frank Ove Belsvik Frp Medlem, Jan Olav Vadseth Frp (5) (Karsten Perry Gjerde) (Krf) medlem av kommunestyret. Leiar Ann-Kathrin Hjelvik søkte om fritak som medlem og leiar av kontrollutvalet. Kommunestyret valte i møte 13.12.2012 i sak 140/12 Gro Ødegård (H) som nytt medlem i kontrollutvalet. Øyvind Uren (Ap) vart valt til ny leiar. 1 same møte, i sak 141/12, vart Karsten Perry Gjerde fritatt som varamedlem fordi han er tilsett i kommunen gjennom det frivillige brannvesenet og etter kommunelova 77 såleis ikkje valbar. Samstundes vart varamedlemslista endra frå personlege varamedlem til ei felles varamedlemsliste i rekkjefølgje. Kontrollutvalet i Vestnes kommune har for perioden 2015 2019 følgjande samansetjing: Funksjon Namn Parti Varamedlemmer Nr Namn Parti Leiar Stig Holmstrøm* Ap 1 Lars Christian Fjørtoft V Nestleiar Gro Ødegård H 2 Grete Eik Bjermeland Sp Medlem Birgit Torkildson Grotle Ap 3 Olav Egil Tomren Krf Medlem Frank Ove Belsvik Frp 4 Frank Schneider Villa Sv Medlem Dagfinn Wiik* Pp medlem av kommunestyret. I tillegg har ordførar og oppdragsansvarleg revisor møte- og talerett i utvalet sine møter. Side 1 av 7

SEKRETARIAT "Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget.", jf. Kommunelova 77 nr. 10. Kommunane Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma. Sunndal og Vestnes har frå 2004 hatt samarbeidsavtale om interkommunal sekretærfunksjon for kontrollutvala. Kontrollutvalgsekretariatet for Romsdal vart i 2013 oppretta som eit interkommunalt samarbeid (IS) etter kommunelova 27 med status som eige rettssubjekt og med eige styre. Styret er samarbeidet sitt øvste organ og ivaretar arbeidsgjevaransvaret for sekretariatet sine tilsette. Ola Krogstad, Eide kommune var styreleiar med Rita Rognskog, Aukra kommune som nestleiar, fram til valet i september 2015. I styremøte 14. desember 2015 vart Stig Holmstrøm, Vestnes kommune valt til styreleiar og Marit Seljeseth Stokke, Molde kommune valt til nestleiar for valperioden 2015-2019. I 2015 er sekretærfunksjonen for kontrollutvalet i Vestnes ivaretatt av dagleg leiar i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Jane Anita Aspen. Sekretariatet skal sjå til at dei saker som kontrollutvalet handsamar er forsvarlig utgreidd og at utvalet sine vedtak blir sett i verk, jf. 20 2. ledd, forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. OPPGÅVER OG VERKSEMD I 2015 4.0 Saksbehandling og møteavvikling Kontrollutvalet har hatt 5 ordinære møter og handsama i alt 39 protokollerte saker. Av dei er 7 saker sendt over til kommunestyret enten som ordinær sak eller som referatsak. I tillegg er det i 2015 handsama 20 referatsaker og 20 orienteringssaker. Kontrollutvalet sine møteprotokollar vert lagt fram for kommunestyret som referatsak. Kontrollutvalet kommunehuset. sine møter vert haldt for opne dører og blir hovudsakleg halde på Kontrollutvalet har på førespurnad og i nødvendig utstrekning fått orienteringar frå administrasjonen og kommunerevisjonen i saker som har vore til handsaming i møta. Reglement for kontrollutvalet Reglement for kontrollutvalet i Vestnes vart vedteke av kommunestyret i møte 29.09.2011, k-sak 65/2011. I kommunestyret sitt møte 27.8.2015 sak 66/2015, vart reglementet revidert. Representasjon Utvalet sin leiar Øyvind Uren har i 2015 deltatt på 2 av 2 styremøter for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Etter valet har utvalet sin Stig Holmstrøm deltatt på det eine styremøtet som har vore avvikla. Utvalsleiar Øyvind Uren og utvalsmedlem Gro Ødegård deltok på NKREI sin Kontrollutvalskonferanse 2015 på Clarion Airport Hotel Gardermoen 4.og 5. februar 2015. Det var ingen frå utvalet som deltok på FKT2 sitt Årsmøte og Fagkonferanse 2015 på Thon Hotel Oslo Airport 3.- 4. juni 2015. I Norges Kommunerevisorforbund 2 Forum for Kontroll otz Tilsyn Side 2 av 7

4.1 Tilsyn med revisjonen I følgje 4 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, skal kontrollutvalet sjå til at kommunen eller fylkeskommune har ei forsvarleg revisjonsordning. For utvalet har det vorte lagt fram følgjande i 2015: Revisjonen sin rapport til kontrollutvalet for 2. halvår 2014 Revisjonen sin rapport til kontrollutvalet for 1. halvår 2015 Revisjonsplan for revisjonsåret 2015 Revisors vurdering av uavhengighet Dokumenta er vorte supplert med munnleg orientering frå oppdragsansvarleg Vidare er revisjonsmelding lagt fram for utvalet. revisor. 4.2 Fråsegn til rekneskapen Kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon følgjer av forskrift om kontrollutvalg kap. 4, 6-8. Utvalet har handsama og vurdert årsrekneskapen for 2014 for Vestnes kommune og gitt si fråsegn til denne. Utvalet har også fått seg førelagt kommunen sine økonomirapportar. Kontrollutvalet har etterspurt ei meir regelmessig økonomirapportering. Slik det er no så vert det rapportert så nære kommunestyremøte som råd, difor har rapporteringsperiodane variert. Utvalet har fått opplyst at det vert laga eit årshjul for regnskapsrapportering i 2016 der det er lagt opp til kvartalsvis rapportering. Kontrollutvalet har fått seg førelagt som orienteringssak den årlege skatterekneskapen frå skatteoppkrevjar saman med Skattefuten sin kontrollrapport med skatteoppkrevjarfunksjonen. Kvaliteten og presentasjonsforma av rekneskapen har vore tilfredsstillande. Det same kan seiast om rådmannen si årsmelding og skatteoppkrevjaren sin årsrapport. Kontrollutvalet har i 2015 ikkje handsama og gjeve si fråsegn til sluttrekneskap/ byggjerekneskap. 4.3 Forvaltningsrevisjonsrapportar Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon følgjer av forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10-12. Det er utarbeidd Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 som vart handsama av kontrollutvalet i møte 14.03.2012, sak 04/12 som vart vedteke av kommunestyret i møte 29.03.2012 i K sak 37/2012. har i 2015 fått seg førelagt og handsama følgjande forvaltningsrevisjons- Kontrollutvalet rapport: Samhandlingsreformen i Vestnes kommune Rapporten vart lagt fram for kontrollutvalet kommunestyret 27.8.2015 sak 67/2015. og handsama i møte 24.6.2015 i sak PS 18/15 og Side3 av 7

Kontrollutvalet har i 2015 handsama oppfølging av følgjande forvaltningsrevisjonsrapport: Kvalitet i sykehjemstjenesten i Vestnes kommune Det går fram av revisjonen sin oppfølgingsrapport til kontrollutvalet at Vestnes kommune er godt i gang med å følgje opp revisjonen sine tilrådingar. Kontrollutvalet vil følgje opp ressurssituasjonen (personalfaktor) som set grenser når det gjeld ivaretaking av bebuarane sine sosiale behov, samt fysioterapiressursen pr. institusjonsbebuar. vedtok i møte 10.12.2015 sak 35/15 å bestille følgjande forvaltningsrevisjons- Kontrollutvalet prosjekt: Oppfølging av flyktningar og innvandrarar Dette prosjektet er ikkje prioritert i Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. møte 10.12.2015 behandla kontrollutvalet forvaltningsrevisjon 2016-2019. sak om bestilling av utarbeiding av plan for 4.4 Selskapskontroll Kontrollutvalet sine oppgåver ved selskapskontroll følgjer av forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 6, 14-15. Det er utarbeidd Plan for selskapskontroll 2012 2015 som vart handsama av kontrollutvalet i møte 14.03.2012, sak 05/12 som vart vedteke av Vestnes kommunestyre 29.03.2012 i K sak 38/2012. Gjennomføring av eigarskapskontroll føreset at kommunen har utarbeida eigarskapsmelding (retningslinjer for forvaltning av kommunens interesser i selskap samt eigarstrategiar for kvart enkelt selskap). Eigarskapsmelding for Vestnes kommune vart vedteke av kommune-styret i møte 21.10.2010 i k-sak 76/2010. Kontrollutvalet har i 2015 ikkje bestilt eller gjennomført nokon selskapskontroll. Kontrollutvalet har i 2015 mottatt protokollar frå styremøter og representantskapsmøter i ARIM, men har ikkje vorte varsla om at det er halde representantskapsmøter i andre interkommunale selskap (IKS) eller generalforsamlingar i kommunalt heileigde aksjeselskap (AS) i 2015. møte 10.12.2015 behandla kontrollutvalet selskapskontroll 2016-2019. sak om bestilling av utarbeiding av plan for 4.5 Særskilte oppgåver for kontrollutvalet Kontrollutvalet sine særskilte oppgåver følgjer av forskriftens kap7, 16-17. Val av revisjonsordning Kontrollutvalet har i 2015 handsama og fullført sak om Deltaking i ny interkommunal revisjonsordning i Møre og Romsdal og bedt kommunestyret om å slutte seg til utgreiinga om etablering av ei ny interkommunal revisjonsordning i fylket. På bakgrunn av kontrollutvalet si tilråding vedtok kommunestyret samrøystes, i møte 21.5.2015 sak 45/2015, å inngå som deltakar i Møre og Romsdal Revisjon IKS og at selskapet blir valt som revisor for Vestnes kommune. Budsjettbehandling Side 4 av 7

Kontrollutvalet utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen 4.6 Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalet skal følgje opp at administrasjonen set i verk og gjennomfører dei vedtak som er gjort av dei ulike politiske organ. Tidlegare har kontrollutvalet fått seg framlagt oversikt over politiske vedtak som som av ulike årsaker ikkje er sett i verk innan slutten av kalenderåret, men i 2014 gjorde kommunestret vedtak om at rapportering som gjeld oppfølging av politiske vedtak skulle leggjast til driftsrapportane til kommunestyret. Oversikt frå siste driftsrapport pr. oktober 2015, syner at det ikkje står att saker frå 2014. 4.7 Oppfølging av kontrollutvalet sine saker Saker frå kontrollutvalet som ikkje er endelig avslutta pr. 31.12.2015 er følgjande: Sak nr / dato Sakstittel Vedtak Merknad KU sak Forvaltningsrevisjonsrapport Vestnes kommunestyre tek Oppfølging av 18/15 «Samhandlinosreformen i forvaltningsrevisjonsrapporte rapporten vil venteleg 24.6.2015 Vestnes kommune n Samhandlingsreformen i skje hausten 2016 Vestnes kommune til K-sak etterretning og sluttar seg til 67/2015 dei tilrådingane som kjern 27.8.2015 fram i rapporten sitt kapittel 1 under Oppsummering, samlede vurderinger og anbefalinger. Kommunestyret ber administrasjonssjefen om å sørgje for at revisjonen sine tilrådingar i kapittel 1 blir følgt og sjå til at dette arbeidet vert gjennomført. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følgje opp rapporten og gje skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalet innan ein periode på 12 18 mnd. KU sak Forvaltningsrevisjonsrapporten 1.Vestnes kommunestyre tek Kontrollutvalet 24/13 «Kvalitet i sykehjemstjenesten i forvaltningsrevisjonsrapporte handsama oppfølging 10.12.13 Vestnes kommune n «Kvalitet i av rapporten i møte sykehjemstjenester i 24.02.15. Revisjonen K-sak 3/2014 Vestnes kommune» til tilrådde at 06.02.14 etterretning og sluttar seg til kontrollutvalet heldt anbefalingane som går fram seg orientert om KU sak av rapportens avsnitt 6 under utviklinga innafor 04/15 Samlede vurderinger og områda: 24.02.15 anbefalinger. Ressurssituasjonen Kommunestyret ber rådmann om å sjå til at revisjonens anbefalingar i avsnitt 6 blir følgt og følgje opp at dette arbeidet gjennomførast. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følgje opp rapporten og gje skriftleg tilbakemelding til kontrollutvalet innan ein periode på 12 18 mnd (personalfaktor) som set grenser når det gjeld ivaretaking av bebuarane sine sosiale behov, samt fysioterapiressursen pr. institusjonsbebuar. Side 5 av 7

KU sak Oppfølgingsl iste 1oppfølgingslista er følgjande saker Attståande saker frå 37/15 ikkje avslutta: oppfølgingslista for 10.12.2015 Internkontroll i Vestnes 2015vert overført til kommune oppfølgingsliste for Oppfølging av A-feil etter 2016. tilstandsvurdering av alle leikeplassar 4.8 Spesielle undersøkingsoppgåver Kontrollutvalet hadde i 2015 1 sak som refererte seg til uregelmessige forhold og/eller økonomisk utroskap. Kontrollutvalet fekk i møte 10.12.2015 informasjon om at administrasjonen hadde avdekt ei sak om misleghald. Utvalet tok saka til orientering og forventa vidare oppfølging frå revisjonen. 4.9 Verksemdsbesøk For å bli kjent med den kommunale forvaltninga og for at tilsette i kommunen skal bli kjende med kontrollutvalet, kan kontrollutvalet besøke ei verksemd eller alternativt kan ein einingsleiar inviterast til å gje ei orientering om si eining. Gjennomføring av verksemdsbesøk, eller ei slik orientering, gir kontrollutvalet eit godt innblikk i den kommunale forvaltninga. I samband med møte 24.6.2015 fekk kontrollutvalet ei orientering om risikohandtering innafor barnhageområdet. Orienteringa vart gjeve av barnehagekonsulenten. Føremålet var å få ei orientering knytt til følgjande område; fysisk tryggleik for barn t.d. knytt til uteområde, kvalitetssikring av tilsette og personar i praksis t.d. vandel, rutinar for avdekking av overgrep mot barn, mobbing, arbeid med etisk refleksjon, kompetanse og oppfølging av dispensasjonar. Utvalet valde etter denne orienteringa å følgje vidare opp resultata etter tilstandsvurdering av leikeplassar. 4.10 Sentrale kommunale styringsverktøy Ei av kontrollutvalet sine oppgåver er å undersøke om kommunen har etablert ein forsvarleg og føremålstenleg internkontroll. Administrasjonssjefen har ansvar for å etablere og følgje opp at kommunen har eit tilfredsstillande internkontrollsystem; dvs, system og rutinar for å sikre tilstrekkeleg styring, måloppnåing og regeletterleving. Alle vesentlege rutinar bør være skriftleg dokumentert med omsyn til korleis dei fungerer, og kva internkontroll som ligg inne i systema. Vestnes kommune har følgjande sentrale styringsverktøy: økonomireglement for Vestnes kommune Delegeringsreglement for Vestnes kommune (vedtatt 23.10.03) Finansreglement for Vestnes kommune (vedtatt 17.6.2010, k sak 54/2010) Reglement for investeringsprosjekt (vedtatt 21.10.2010, k sak 74/2010) Eit økonomireglement skal mellom anne dekke områda budsjettdelegasjon, attestasjon og anvising, rapporteringsrutinar og delegert avgjerdsmynde. Finansreglementet regulerar plassering av ledig likviditet, langsiktige finansielle aktiva og forvaltning av gjeldsportefølja tilkommunen. Det ser ikkje ut til at Vestnes kommune sitt økonomireglement, utover delegeringsreglement, finansreglement og reglement for investeringsprosjekt, har ikkje vore til politisk behandling. Eit økonomireglement bør politisk behandlast, rullerast og oppdaterast jamleg. I kontrollutvalet sitt møte 10.12.15 vart det etterspurt eit oppdatert økonomireglement. Administrasjonssjefen informerte om at det ikkje er kapasitet til å oppdatere dette så lenge ein berre har ei økonomstilling. Side 6 av 7

Alle vesentlige rutinar bør vere skriftleg dokumentert med omsyn til korleis dei fungerer, og kva slags intern kontroll som ligg inne i systema. 4.11Tilsyn frå andre I tillegg til kontrollutvalet, utfører eksterne forvaltningsorgan tilsyn med Vestnes kommune. Desse tilsyna kan avdekke avvik eller svakheiter i den kommunale organiseringa og utøvinga av tenesteproduksjonen. Ein ser det formålstenleg at kontrollutvalet vert orientert om slikt tilsyn for å kunne følgje opp at den samla tenesteproduksjonen i Vestnes kommune vert kvalitetssikra og forbetra. Kontrollutvalet har i 2015 fått seg førelagt følgjande tilsynsrapport: Rapport etter tilsyn «Kommunal berdskapsplikt» Vestnes kommune (0 avvik) Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert 16.2.2015 Rapport etter tilsyn «Skulens arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa» Vestnes kommune- Helland skule (0 avvik), Fylkesmannen i More og Romsdal datert 19.5.2015 Rapport etter tilsyn «Skulens arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa» Vestnes kommune- Tomrefjord skule (0 avvik), Fylkesmannen i More og Romsdal datert 19.5.2015 Tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltninga i Vestnes kommune avslutning av tilsyn Brev fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal til Vestnes kommune datert 08.12.2014 Fylkesmannen har vurdert dei tiltak som er sett i verk som tilstrekkeleg, tilsynet er difor avslutta. 5. SAMANDRAG Kontrollutvalet legg vekt på å vere ein nyttig medspelar i å forbetre kommunen si eksterne tenesteproduksjon og myndesutøving så vel som dei interne forvaltningsfunksjonar, ved å legge opp til ein konstruktiv tilnærming ut frå kva som er realistisk å oppnå. Kommunen er avhengig av tillit til desse prosessane hos brukarane, og ein aktiv og truverdig tilsyns- og kontrollfunksjon kan medverke til å bygge opp om denne tilliten. Kontrollutvalet har i 2015 fortsatt fokus på å styrke kontrollutvalet si stilling i den kommunale forvaltninga og overfor imtbyggarane i kommunen. Utvalet sitt arbeid krev at medlemmene er aktive og set seg inn i til dels kompliserte saker som kan gjelde heile verksemdsområdet til Vestnes kommune. Skolering av utvalsmedlemmer vil fortsatt ha prioritet i tida som kjem. Som kommunestyret sitt hjelpeorgan i tilsyns- og kontrollspørsmål er kontrollutvalet sitt virke avhengig av å ha legitimitet i kommunestyret, mellom anna for å få gjennomslagskraft for forbetringsforslag og anbefalingar og dermed kunne hjelpe til i arbeidet for at kommunestyret sine målsetningar vert realisert. Vestnes, 16. februar 2016 Kontrollutvalet i Vestnes kommune Stig Holmstrøm Gro Odegård Frank Ove Belsvik leiar nestleiar Dagfinn Wiik Birgit Torkildson Grotle Side 7 av 7

KONTROLLUTVALET VESTNES KOMMUNE I HANDSAMA SAKER I 2015 Saks nr Sakstittel Statuskode PS 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 3. DESEMBER 2014 PS 02/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 03/15 KONTROLLUTVALET. ÅRSMELDING FOR 2014 PS 04/15 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «KVALITET 1 SYKEHJEMSTJENESTEN I VESTNES KOMMUNE» PS 05/15 REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET FOR 2. HALVÅR 2014 PS 06/15 MØTEPLAN FOR 2015 PS 07/15 OPPFØLGINGSLISTE PS 08/15 EVENTUELT PS 09/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 24. FEBRUAR 2015 PS 10/15 REFERAT OG ORIENTER1NGAR PS 11/15 VESTNES KOMMUNE. ÅRSREKNESKAP FOR 2014 PS 12/15 VESTNES KOMMUNE. VAL AV REVISJONSORDNING PS 13/15 OPPFØLGINGSLISTE PS 14/15 EVENTUELT PS 15/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 28. APRIL 2015 PS 16/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 17/15 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET 1 VESTNES. REVIDERING PS 18/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «SAMHANDLINGSREFORMEN 1 VESTNES KOMMUNE» PS 19/15 OPPFØLGINGSLISTE PS 20/15 EVENTUELT PS 21/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 24. JUNI 2015 PS 22/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 23/15 KONTROLLUTVALET SIN RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALET SI VERKSEMD I VALPERIODEN 2011-2015 PS 24/15 REVISJONEN S1N RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET FOR 1. HALVÅR 2015 PS 25/15 REVISJONSPLAN FOR REV1SJONSÅRET 2015 PS 26/15 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2016 FOR KONTROLL OG TILSYN PS/27/15 VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. 1. HALVÅR 2015 PS 28/15 OPPFØLGINGSLISTE PS 29/15 EVENTUELT PS 30/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 17. SETEMBER 2015 PS 31/15 REFERAT OG ORIENTER1NGAR PS 32/15 VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. OKTOBER 2015 PS 33/15 UTARBEIDING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019. BESTILLING PS 34/15 UTARBEIDING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019. BESTILLING PS 35/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILL1NG PS 36/15 NKRF'S KONTROLLUTVALSKONFERANSE I 2016. DELTAKING PS 37/15 OPPFØLGINGSLISTE PS 38/15 EVENTUELT PS 39/15 ORIENTERING OM MISLEGHALD. Uoff. Iht. Offl. I3, forv.i. 13.1 B Kode B Forklaring Saka er avslutta Saka er under handsaming Saka vert følgt opp Saka går ut