Meldal kommune Prosjektbeskrivelse Forprosjekt
Godkjent av: Styringsgruppa Side 2 av 9 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Forankring i strategier/planer... 5 2.0 Forprosjektets mål og ramme... 6 2.1 Hovedmål... 6 2.2 Delmål... 6 2.3 Avgrensing i prosjektet... 6 3.0 Gjennomføring... 7 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling... 7 4.1 Prosjektansvarlig... 8 4.2 Styringsgruppe... 8 5.3 Prosjektleder... 8 5.4 Prosjektgruppen... 8 6.0 Budsjett og finansieringsplan... 8 6.1 Timerapportering... 8 7.0 Milepælsplan... 9 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering... 9 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer... 9 8.6 Signatur... 9 2
Godkjent av: Styringsgruppa Side 3 av 9 1.0 Innledning Meldal kommune har siden starten på 2002 brukt pleie-og omsorgssystemet CosDoc fra Acos A/S. Pr. i dag brukes det til saksbehandling, arbeidslister i hjemmetjenesten, journaler m/iplos-registrering, tiltaks/pleieplaner, prøver/undersøkelser, medisinkort og journalrapportering. Tilsynslege ved Helsetunet bruker også fagsystemet. 1.1 Bakgrunn Meldal kommune ønsker å komme i gang med elektronisk meldingsutveksling mellom legekontor, Hjelpetjenesten og Pleie-og omsorg og sykehus: 1. spare arbeid med dobbelregistrering 2. bedre kvalitetssikring av data mellom sykehus/lege/hjelpetjeneste/omsorgstjeneste Dagens situasjon Omsorgstjenesten i Meldal bruker elektronisk pasientjournal og saksbehandling. I tillegg benyttes pasientregnskap og fakturering i pleie-og omsorgssystemet, men vi har ikke fullelektronisk arkiv. Pleie-og omsorgssystemet CosDocblir brukt av Hjemmetjenesten, avdelingene ved Helsetunet, Ergo-og fysioterapitjenesten og psykisk helse. Legekontoret har Winmed som sitt system og har også tilgang til CosDoc. Systemansvarlig for Cosdoc har ansvar for opplæring av de som har behov. Dette gjelder for nye brukere og oppfriskning for eksisterende brukere. På legekontoret er det systemansvarlig på Winmed som har ansvar for opplæring. Vi har et papirbasert avvikssystem hvor de enkelte avvik saksbehandles. Meldal Legekontor er bemannet med 3 leger, 1 turnuslege og 5 helsesekretærer. Legekontoret har fra 1992 brukt elektronisk pasientjournalsystem (EPJ). Den kalles WinMed versjon 2.7. levert av Profdoc Meldal Legekontor var i tidsrommet 1999-2001 med i Orbitprosjektet, der målet var å få sendt epikriser elektronisk mellom Orkdal Sykehus og legekontoret. I den forbindelse ble legekontoret tilknyttet helsenettet, den gang kalt MidtNorsk Helsenett. Legekontoret har elektronisk kommunikasjon via Norsk Helsenett i dag, der de mottar og sender legevakts-epikriser til Rindal Legekontor, mottar prøvesvar og epikriser fra St. Olavs Hospital og elektronisk både henviser og mottar epikriser fra private rtg-institutt i Trondheim. St. Olavs Hospital bruker i dag Doculive EPJ. Det er kun lege-epikriser som blir sendt elektronisk. Epikriser/meldinger fra sykepleiere og fysioterapeuter blir kun sendt pr. papir i posten. Meldal Legekontor tilbyr også elektronisk reseptbestilling og timebestilling via internettsiden www.meldallegekontor.no. Her brukes kommuniksajonsløsningen Deriga levert av MediAxess. Legekontoret bruker Well communicator kommunikasjonsløsning, og bruker Profdoc (eier av WinMed) som support ved problemer med denne. Oppgraderinger skjer også via Profdoc. 3
Godkjent av: Styringsgruppa Side 4 av 9 Well er koblet opp mot programmet WinMed connect på datamaskina ved luka i ekspedisjonen. Legekontoret har internett-tilgang og e-post via Meldal Kommune. Rutine ved mottak av elektronisk melding: Helsesekretærene ved legekontoret har fire arbeidsstasjoner, og alle bytter mellom disse i turnusen sin. Den som har pasientluka som arbeidsstasjon, har ansvar for at meldingene går igjennom Well. Der Well finner pasienten i WinMed går meldingen direkte inn i EPJ. Der informasjon om mottager eller pasientinformasjon mangler, stopper meldingen og må da manuelt sendes videre inn til EPJ. Den kommer da til legens innbox i WinMed og legen må da signere med et tastetrykk for at han har sett meldingen. Helsesekretæren har også ansvar for å ekspedere time og reseptbestilliner som kommer elektronisk direkte inn i legens innbox i WinMed. Legekontorets erfaringer ved Orbit-prosjektet: Flere leverandører av programvare, maskinvare og nettverk samt avsender og mottaker er involvert. Derfor er det lett å tro at andre ordner opp eller andre er informert om feil og problemer som oppstår. Det er viktig å informere de involverte om problemer for å unngå frustrasjon. Det er også viktig å avklare ansvar og dokumentere rutiner hos de involverte, samt ha klare rutiner for hvor og hvem ved varsling av feil med meldingsoverføringen. Dagens utfordringer og behov for endring Legekontorets krav til elektronisk meldingsutveksling med Hjemmetjenesten, Helsetunet og Hjelpetjenesten. Rutiner dokumentert Ansvar Hvem gjør hva. Hvem har behov/skal ha hva. Avtale skriftlig mellom legekontoret og mottaker Avvik klare rutiner for avvik og tiltak Pleie-og omsorg og Hjelpetjeneste Pleie-og omsorg har siden 2001 brukt Cosdoc som sitt pleie-og omsorgssystem. Saksbehandling gjøres her og alle vedtak om tjenester skrives i CosDoc. Systemet inneholder Hovedkort m/personalia, nettverk og type tjeneste. Pasientjournal inneholder: - IPLOS-registrering - Tiltaks/pleieplan - Registreringer - Prøver/Undersøkelser - Medisinkort Det er ikke elektronisk kommunikasjon fra dette systemet i dag. Når det kommer i gang er det et stort ønske om at i tillegg til Elin-K-rapportene også kan sende sykepleierapport mellom sykehus og pleie-og omsorg. 4
Godkjent av: Styringsgruppa Side 5 av 9 Hvordan kommuniserer vi i dag: Reseptbestillinger fra hjemmetjenesten samles opp, kommer på papir fra hjemmetjenesten, og blir bestilt og registrert i pasientjournalen på legekontoret. Beskjeder til/fra hjemmetjenesten til legekontoret skjer pr. tlf. Epikriser som legen mener er relevant info for Meldal Helsetun eller Hjemmetjenesten sendes som internpost, og Hjemmetjenesten har rutiner for daglig henting av internpost på legekontoret. Domumentasjonsrutiner ved tilsynsbesøk på Meldal Helsetun av leger ved legekontoret: Tilsynslege bruker fagsystemet (Cosdoc) Behov for elektronisk kommunikasjon: Ved utskriving av pasienter fra rehabiliteringsavd. ved Meldal Helsetun epikrise / oppdatert medisinkort til fastlegens EPJ. Pasientinformasjon / beskjeder til/fra Hjemmetjenesten Få reseptbestillinger elektronisk fra Hjemmetjenesten Videresending av elektroniske epikriser med aktuell informasjon som kommer elektronisk til fastlegen for pasienter inneliggende ved Meldal Helsetun og felles pasienter i Hjemmetjenesten. Frem i tid er det også ønske om elektronisk kommunikasjon mellom sykehus, Hjemmetjeneste og Meldal Helsetun. Å kunne sende og motta sykepleierapporter elektronisk ville vært en stor fordel. Forhold til organisasjonens mål og strategi Helse-og omsorg i Meldal har arbeidet mye med kvalitetssikring med fokus på å bedre tjenestene til brukerne. Å få i gang elektronisk meldingsutveksling vil være et middel for å bli enda bedre på kvalitetssikring. Initiativtaker, Prosjekteier Rådmannens ledergruppe ved Sektorsjef Helse-og omsorg 1.2 Forankring i strategier/planer Statlig strategi 2004-2007, S@mspill 2007 S@mspill 2007 er den nasjonale strategien for IT-utvikling i helse- og sosialsektoren for perioden 2004-2007 (http://www.shdir.no/samspill/publikasjoner/). En av hovedsatsingene i planen er god informasjonsflyt i sektoren, hvor en av forutsetningene er å styrke informasjonsutvekslingen. NFS IKT-strategi Prosjektet er forankret i NSF sin strategi for IKT i sykepleie og helsetjenesten 2005-2007. (http://www.sykepleierforbundet.no). Hovedmålet i strategien er å få IKT-kompetanse 5
Godkjent av: Styringsgruppa Side 6 av 9 integrert i sykepleiefaget og i praksis. Delmål 3 i strategien er at sykepleiere skal ha elektronisk tilgang til nødvendig informasjon og fagstøtte. KS ekommune 2009 Prosjektet er også forankret i KS IKT-strategi ekommune 2009 i pkt. 3 Digital forvaltning Elektronisk samarbeid i helse- og sosialsektoren, der et av tiltakene er; KS vil bidra med utvikling av nødvendige standarder for lagring og utveksling av informasjon i helse- og sosialsektoren i samarbeid med andre sentrale aktører. KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er en delplan til ekommune 2009 og setter opp mål for kommunene når det gjelder bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tjenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankret i de regionale helseforetakenes overordnete IKT-strategi utarbeidet av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandler elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. 2.0 Forprosjektets mål og ramme 2.1 Hovedmål Forprosjektet skal tilrettelegge for en sikker elektronisk overføring av informasjon mellom legekontor, pleie-og omsorg, hjelpetjeneste og sykehus. 2.2 Delmål/Tiltak - Etablere styringsgruppe - Etablere prosjektgruppe - Beskrivelse av vårt EPJ-system - Skaffe tilveie informasjon om teknisk kommunikasjon fra programleverandør - Kartlegge løsninger opp mot Norsk Helsenett - Rutiner og ansvar i forhold til elektronisk meldingsutveksling skal avklares og prosedyrer skrives - Foreta en ROS-analyse ved overføring av data - Kartlegge hvem av personalet som skal ha opplæring - Kartlegge behov for ressurser i forhold til opplæring - Evaluering av forprosjektet 2.3 Avgrensing i prosjektet Forprosjektet vil jobbe mot å klargjøre og tilrettelegge for denne type meldingsutveksling slik at det kan testes ut i hovedprosjektet 6
Godkjent av: Styringsgruppa Side 7 av 9 3.0 Gjennomføring Administrative oppgaver - Utarbeide forprosjektbeskrivelse - Månedlige telefonmøter gjennomføres i prosjektperioden - Utarbeide forprosjektplan - Forprosjektplan godkjennes i styringsgruppa - Utarbeide prosjektplan for hovedprosjekt Personalmessige forhold - Prosjektgruppa kommer med forslag om hvem som skal være brukere av systemet og som får behov for opplæring. - Prosjektgruppa gir informasjon til ansatte om Samspill 30 og hva det innebærer - Kartlegging og organisering av opplæring Organisatoriske oppgaver - Sørge for at styringsgruppa blir informert om fremdriften - Forberede prosedyrer og system for avvikshåndtering i forhold til elektronisk meldingsutveksling - Inngå avtaler med aktuelle samarbeidspartnere om elektronisk meldingsutveksling. Tekniske forhold - Vi venter på installasjon fra Norsk Helsenett. De vil installere en router på vårt datarom som går rett i mot vårt lukka nett. I det lukka nettet ligger servere hvor legeapplikasjon og pleie- og omsorgssystem er installert. Data mellom legekontor, helsetun og datarom overføres via trådløsantenne. Krypteringsboks på trådløsantennene. 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Samspill 30 Styringsgruppe Samspill 30 Prosjektgruppe IT avdeling Prosjektleder 7
Godkjent av: Styringsgruppa Side 8 av 9 4.1 Prosjektansvarlig Prosjektleder Olav R. Bergsrønning 4.2 Styringsgruppe Styringsgruppa består av: Per Melien Eindride Einum Torunn Grut Kommuneoverlege Sektorsjef Oppvekst Sektorsjef Helse og omsorg Styringsgruppas ansvar er å sikre at de avgjørelser som tas er forankret i ledelsen og at prosjektet blir fulgt opp. At økonomiske rammer overholdes. 5.3 Prosjektleder Prosjektleder er: Olav Bergsrønning Prosjektleder skal informere styringsgruppen om fremdriften og hente innspill fra dem. Videre skal prosjektleder rapportere til Elin-K prosjektet, sikre fremdrift og gjennomføring av prosjektet ved å fordele oppgaver til andre medarbeidere i organisasjonen. 5.4 Prosjektgruppen Prosjektgruppen har ansvar for å gjennomgå de løsninger som legges frem, vurdere om det er praktisk gjennomførbart og komme med innspill i forhold til behov/løsninger. Gruppa skal gjennomføre de tiltak som er nødvendig for å nå målet med å få i gang elektronisk meldingsutveksling. Prosjektgruppen består av: Olav Bergsrønning Prosjektleder May Britt Kvaale Hjemmetjenesten Berit Øverøyen Rikstad Legekontoret Kari Skjølberg IT-sjef Ole E. Sandvik Meldal Helsetun Jon Erik Grut Hjelpetjenesten 6.0 Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektdirektivet. 6.1 Timerapportering Prosjektleder og prosjektdeltakere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Timerapportering sendes til elin-k@sykepleierforbundet.no den 10. i hver måned. 8
Godkjent av: Styringsgruppa Side 9 av 9 7.0 Milepælsplan Aktivitet November Desember Januar Februar Mars April Opprette styringsgruppe og prosjektgruppe 28.11.2008 Beskrive EPJ-systemene 19.12.2008 Informasjon til ansatte om Samspill 30 27.02.2009 Kartlegge de enkelte avdelingers behov for 30.01.2009 opplysninger Utarbeide finansieringsplan og få den godkjent 27.02.2009 Utarbeide plan for ROS-analyse 27.02.2009 Dokumentasjon i henhold til informasjonsflyt 27.03.2009 Planlegge oppkobling og testing mot Norsk 31.03.2009 Helsenett Planlegge oppkobling og testing av funksjonen i 31.03.2009 CosDoc Oppsummering av forprosjekt -- evaluering 31.03.2009 Hovedprosjektbeskrivelse 10.04.2009 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapport ved oppstart leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 mnd etter prosjektstart. Månedlig statusrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest dagen før avtalt telefonmøte. Sluttrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 uke etter prosjektslutt 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 8.6 Signatur et er gjennomgått og godkjent av 9