KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurransegjennomføringsverktøy og kontraktsadministrasjonsverktøy Konkurransegrunnlag KGV og KAV 1 av 8
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Kontrakt... 3 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 3 2.1 Generelle regler og prosedyre... 3 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Fremdrift i konkurransen... 4 2.4 Levering av tilbud... 4 2.5 Veiledning til utfylling av SSA-K bilag... 4 2.6 Vedståelsesfrist... 5 2.7 Deltilbud... 5 2.8 Bruk av underleverandører... 5 2.9 Behandling av tilbud... 5 2.10 Forbehold i tilbudet... 5 2.11 Tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 5 3.1.1 Norske leverandører... 5 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 5 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere... 6 4 TILDELINGSKRITERIER... 7 4.1 Pris... 7 4.2 Brukervennlighet og merkvalitet... 7 5 GJENNOMFØRING AV EVENTUELLE FORHANDLINGER... 8 6 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 8 7 VEDLEGG... 8 Konkurransegrunnlag KGV og KAV 2 av 8
1 OM ANSKAFFELSEN Oppdragsgiver arbeider med å forenkle og digitalisere våre anskaffelsesprosesser. Som en del av dette skal det nå anskaffes et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV). Disse verktøyene skal bidra til sikrere, enklere og bedre anskaffelser, og bedre og mer effektiv kontraktsoppfølging. Verktøyene skal integreres med oppdragsgivers sak-/arkivsystem ephorte. Verktøyene vil hovedsakelig bli brukt av oppdragsgivers sentrale innkjøpsenhet. Anskaffelsens verdi er estimert til mellom 900.000,- og 1.250.00,- NOK inkl. mva. over en 5 års periode. Avtalen vil gjelde i tre år fra signering av kontrakt. Oppdragsgiver kan etter dette forlenge avtalen til likelydende vilkår for ett år av gangen, i maksimalt 5 år. Avtalen vil deretter være løpende, med gjensidig oppsigelsestid på 6 mnd. 1.1 Oppdragsgiver Akershus fylkeskommune (AFK) er et regionalt folkevalgt organ og en sentral regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, samferdsel, planlegging, miljø, næringsutvikling, kultur, tannhelse og folkehelse. AFKs fylkeskommunale foretak vil også kunne være brukere av systemet. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Brian Mariampillai E-postadresse : Brian.mariampillai@afk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av følgende avtaler: Statens standardavtaler for IT-anskaffelser Kjøpsavtalen (SSA-K) Statens standardavtaler for IT-anskaffelser Vedlikeholdsavtalen (SSA-V) I tillegg vil det også bli inngått en databehandleravtale etter behov, se vedlegg 5. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlag KGV og KAV 3 av 8
Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhand. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å forhandle med tilbyderne, dersom dette vurderes formålsløst. Vi oppfordrer derfor leverandørene til å inngi sitt beste tilbud første gang 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 15. februar 2016. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 7: Tilbudsfrist Uke 9: Utsending av melding om valg av leverandør Uke 10: Signering av avtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres i ett eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket "KGV og KAV" Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Veiledning til utfylling av SSA-K bilag Bilag Veiledning 1 Kundens kravspesifikasjon Bilaget inneholder beskrivelse av oppdragsgivers krav/behov. Tilbyder skal ikke gjøre endringer i dette bilaget. 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon I dette bilaget fyller tilbyder ut sin besvarelse av oppdragsgivers kravspesifikasjon (utfylt kravskjema). 3 Kundens tekniske plattform Bilaget inneholder en beskrivelse av oppdragsgivers tekniske plattform. Tilbyder skal ikke gjøre endringer i dette bilaget. 4 Leveringstidspunkt og andre frister Oppdragsgiver har fylt inn frister for idriftsettelse og levering. Tilbyder skal i dette bilaget foreslå fremdriftsplan basert på de fastsatte milepelene. Endelig bilag utarbeides før kontraktsinngåelse. 5 Testing og godkjenning Bilaget inneholder oppdragsgivers beskrivelse av testing og godkjenning av systemet. Tilbyder skal ikke gjøre endringer i dette bilaget. 6 Administrative bestemmelser Bilaget inneholder oppdragsgiver opplysninger om bemyndiget representant og kontaktperson. Tilbyder skal fylle tilsvarende. 7 Samlet pris og prisbestemmelser Tilbyder skal i dette bilaget fylle ut priser. Tilbyder skal ikke gjøre andre endringer. Inngitte totalsum danner grunnlaget for vurderingen av tildelingskriteriet pris. 8 Endringer i den generelle avtaleteksten Konkurransegrunnlag KGV og KAV 4 av 8
Bilaget inneholder en endringstabell. Oppdragsgiver har gjort fem endringer i den generelle avtaleteksten. Endringene fremgår av tabellen. Eventuelle avvik og forbehold skal av tilbyder fylles inn i dette bilaget (i tillegg til tilbudsbrevet). 9 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen. Inneholder en endringstabell. Ikke aktuelt å fylle ut før avtaleinngåelse. 2.6 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til 15. mai 2016. 2.7 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud 2.8 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører. 2.9 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.10 Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver. Forbehold skal tydelig fremgå i tilbudsbrevet. 2.11 Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket "KGV og KAV" i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10.00, 8. februar 2016. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. 3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav 3.1.1 Norske leverandører Norske leverandører skal fremlegge følgende dokumenter: Dokument: Dokumentets dato: Attest for skatt og merverdiavgift Ikke eldre enn seks måneder i forhold til tilbudsfrist. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i faglige register, handelsregister eller Dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i faglige register, handelsregister eller Konkurransegrunnlag KGV og KAV 5 av 8
foretaksregister, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2015 og økonomiske kapasitet som oppdraget revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er krever. ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2014 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum to tilsvarende oppdrag. Med tilsvarende oppdrag menes erfaring med følgende arbeid: Leverandøren skal vedlegge en liste over de relevante leveransene, herunder korte beskrivelser av leveransene, opplysninger om tidspunkt, omfang og oppdragsgiver. - Leveranse av KGV og KAV til offentlige virksomheter - Integrasjon av KGV mot sak/arkivsystemet ephorte. 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Konkurransegrunnlag KGV og KAV 6 av 8
Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 3) fra hver av de aktuelle underleverandører. 4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Dokumentasjon Vurderingsmomenter Pris 60 % Utfylt SSA-K bilag 7 Se punkt 4.1.nedenfor. Brukervennlighet og merkvalitet 40 % Besvarelse av B-, og C-kravene i SSA-K bilag 2. Se punkt 4.2. nedenfor. 4.1 Pris Laveste totalpris vil gi maksimal poengsum (60 poeng). Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Laveste tilbudte totalpris Tilbudt totalpris X 60 = Poengsum pris 4.2 Brukervennlighet og merkvalitet Brukervennlighet vurderes ut i fra tilbyders besvarelse av B-kravene i SSA-K bilag 2. Merkvalitet vurderes ut i fra tilbyders besvarelse av C-kravene i SSA-K bilag 2. Det vil bli gitt inntil 40 poeng til den enkelte tilbyder på tildelingskriteriet. Kravspesifikasjonen inneholder 4 B-krav og 4 C-krav. Kravene er poengsatt med hensyn til viktighet for oppdragsgiver. Tilbyder kan maksimalt oppnå følgende poeng på de enkelte kravene: Kravtype Krav nr. Maksimalt antall poeng B 6 10 B 11 5 B 19 10 B 32 5 C 13 2 C 28 3 C 29 2 C 30 3 Konkurransegrunnlag KGV og KAV 7 av 8
5 Gjennomføring av eventuelle forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud, om alle sider ved de inngitte tilbudene. Forhandlingen vil kunne forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil i så fall skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene, kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil kunne foregå som møter eller pr. e-post. 6 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 7 Vedlegg 1 SSA-K generell avtaletekst 2 SSA-K bilag 3 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 4 Veiledning til sladding 5 Mal databehandleravtale 14.1.2016 *** Thomas Ertsås innkjøpssjef fylkesadministrasjonen Dokumentet er elektronisk godkjent. Konkurransegrunnlag KGV og KAV 8 av 8