Underveisevaluering Instituttlederforum 17.09.14 16.09.
Agenda 1. Vedtatte høringsspørsmål og videre prosess ved Ann Elisabeth 2. NIFU presentasjon med fokus på instituttnivå, og råd og utvalg ved Kyrre Lekve 3. Spørsmål og svar 4. Åpen diskusjon Presentasjonens tittel 16.09.
HiOAs Underveis-prosjekt - Tid Uke 5-6 6. mai 2. sep. 19. des. Vedtak Prosess: Anskaffelse av evaluator S1 Intern høringsperiode Eksternevaluering fase 1 S2 Eksternevaluering Fase 2 S3 3.sep - 13.nov kl 12 Behandle høringsinnspill S4 Forberede Implementering Intern saksforbered. Intern saksforberedelse Beslutningsunderlag Styresak om fase 2 dyptgående evaluering Vedlegg: NIFU fase 1 rapport Styresak forslag til høringsspørsmål Vedlegg: NIFUs sluttrapport Styresak: beslutning om org.design Vedlegg: oppsummering av høringsinnspill Innspill og medvirkning: Intervjuer (ekstern evaluator) Referansegruppe Arbeidsutvalg Høringsinnspill Møter og samlinger: IDF Løpende ledermøter Ledersamlinger Personalmøter Blogg-side S = vedtak på styremøte til HiOA S1= valg av ekstern evaluator, S2= vedtak om områder som er gjenstand for mer dyptgående evaluering, S3= vedtak høringsspørsmål, S4= vedtak om organisasjonsdesign.
Fremdriftsplan Styret har fastsatt følgende hovedmilepæler for arbeidet: Evalueringen gjennomføres i perioden 24.02.14 07.08.14 Fase 1 gjennomføres i perioden: 24.02.14 11.04.14 Fase 2 gjennomføres i perioden: 26.05.14 07.08.14 Høringsperioden fastsettes til 03.09.14 13.11.14 kl 12 Vedtak om framtidig organisasjonsdesign fattes i styremøte 19.12.14 Implementering av eventuelle endringer skjer med virkning fra 01.08.15
Høringsperioden på HiOA Høringsperioden er 03.09.14 13.11.14 Høringsinstanser: Fakultetene, Sentrene (SPS og SVA), Avdelinger i Fellesadministrasjonen, Studentparlament, Tjenestemannsorganisasjonene, og Hovedverneombud Høringssvar sendes til sekretariatet på underveis-prosjektet@hioa.no innen høringsfristen 13. november kl. 1200 Alle høringssvar legges ut på bloggen http://blogg.hioa.no/organisasjon2015/ den 14. november. Ledersamling og styreseminar for faktultetstyrene og høgskolestyret 27. oktober Det vil bli skrevet et oppsummering av høringsinnspillene som blir vedlagt styresaken til styremøte 19. desember.
Høringsspørsmålene «Høringsspørsmålene tar utgangspunkt i: Målsettingen med fusjonen som var å utvikle en institusjon, en høgskole for best å møte samfunnets behov for kunnskap og kompetanse, samt styrevedtaket 22.10.13 (mandatet), og styrets tilleggspunkter til fase 2 som ble vedtatt i styremøte 06.05.. Høringsinstansene bes om å uttale seg om forslagene i NIFUs fase 2-/sluttrapport «HiOAs organisasjonsdesign for fremtiden». Høringsinstansene bes vurdere i forhold til dagens situasjon: 1. Om forslagene til organisasjonsdesign bidrar til realisering av strategi 2020 og nasjonale utdannings- og forskningspolitiske føringer. 2. Om NIFUs prinsipper som ligger til grunn for forslagene er de mest hensiktsmessige føringene for en eventuell organisasjonsendring 3. Om foreslåtte styringslinjer og beslutningsstruktur herunder alternativene til delt eller enhetlig ledelse, samt rollefordelingen mellom nivåene i organisasjonen, bidrar til å sikre handlekraft på riktig nivå i organisasjonen. 4. Om forslagene bidrar til styrket samspill mellom fag og administrasjon, både vertikalt og horisontalt i institusjonen. 5. Om høgskolens profil og egenart kommuniseres bedre utad med NIFUs prinsipper og hovedgrep (i kapittel 2) og forslaget om arbeidslivsorientering. 6. Om NIFUs forslag bidrar til helhetlig utvikling av HIOA, og at målene kan nås gjennom institusjonell styring og ledelse av virksomheten. 7. Hvilke av forslagene er det viktigst at HiOA prioriterer å få vedtatt og gjøre noe med.»
Høringsspørsmål fortsetter «Høringsinstansene står til slutt ellers fritt til å kommentere temaer i både delrapport 1 og 2 fra NIFU, og komme med andre innspill som kan være av verdi for det videre arbeid knyttet til høgskolens fremtidige organisasjonsdesign som et virkemiddel for å realisere Strategi 2020 og øvrige utdannings- og forskningspolitiske føringer.» Presentasjonens tittel 16.09.
Kyrre Lekve, assisterende direktør NIFU HiOA Ekstern underveisevaluering av styring og ledelse, faglig og administrativ organisering, fase 2: HiOAs organisasjonsdesign for fremtiden
Hva skal HiOA være bidrar NIFUs forslag? HiOA - Underveisevaluering fase 2 9
To styringslogikker: Historisk: Kollegial ledelse Klassisk organisasjonsteori: en samordningsmekanisme (Barnard 1968) Fragmenterte kunnskapsorganisasjoner Desentraliserte Fagstyrte Svake administrative strukturer begrensete oppgaver og myndighet for organisasjonens toppledelse Prosess: diskusjoner og forhandlinger Verdi: profesjonell autoritet og legitimitet (Clark 1986) Nedenfra og opp HiOA - Underveisevaluering fase 2 10
To styringslogikker: Mer av management-ledelse? Ledelsesform med vekt på gjennomføring Økt kompleksitet, økte eksterne krav til innsyn Kvalitetsreformen Strategisk ledelse Verdier: effektivitet og effekt Ovenfra og ned => Vi er i en brytningstid: HiOA opplever det samme som resten av sektoren HiOA - Underveisevaluering fase 2 11
Repetisjon: Funn, Styring og ledelse To styringslinjer som er markant atskilte Lange formelle tjenesteveier og manglende supplerende uformelle tjenesteveier som mangler legitimitet?? Uklar beslutningsstruktur: Uklare roller??? Utvalg uten klar plass og oppgaver, kanskje ikke i tråd med mål? Styrer som er råd og råd som er ingenting Krevende rolle for dekan: enhetlig ledelse opp mot delt toppledelse HiOA - Underveisevaluering fase 2 12
Prinsipper for NIFUs forslag i fase 2 Arbeidslivsorientering på alvor Forenkling av beslutningsstrukturer og styringslinjer Faglig-administrativ samhandling Koordinering og kommunikasjon HiOA - Underveisevaluering fase 2 13
Forslagene fra NIFU i fase 2: Institusjon Institusjonsnivå, delt ledelse: Felles faglig og administrativt ledermøte Strategisk administrativ støtte for rektoratet Institusjonsnivå, enhetlig ledelse Ta skrittet fullt ut: Liten ledergruppe, økt ansvar for prorektorer, ikke direktør Enhetlig eller delt ledelse? Ikke forskningsmessig belegg for å konkludere Dersom todeling er hovedproblemet -> peker i retning av enhetlig ledelse Et verdispørsmål/ideologisk spørsmål Ønsker å oppnå: Tydeligere roller, klarere og enhetlige signaler, felles virkelighetsoppfatning og felles legitimitet HiOA - Underveisevaluering fase 2 14
Ett sentralt utvalg (delt ledelse) HiOA - Underveisevaluering fase 2 15
Utvalgsstruktur: Hva kan vi oppnå? Forenkling (Færre faglige utvalg) Ta arbeidslivsorienteringen på alvor Bekjempe silotenking forskning utdanning arbeidslivsorientering Tydeligere vertikal arbeidsfordeling Fordele og tydeliggjøre ansvar Klargjøre strategisk rolle Gjelder uavhengig av type ledelsesmodell på institusjonsnivå HiOA - Underveisevaluering fase 2 16
Forslagene fra NIFU i fase 2: Fakultet Ansvar for strategisk utvikling av studieporteføljen: Utvikling av helhetlige studieløp hos fakultet Budsjettansvar fortsatt styret Strategisk høgskoleutvalg spesielt ansvar for enhet på tvers av fakultet Ønsker å oppnå: Tydeligere ansvar for fakultet og tydeligere rolle for fakultetsstyre, riktig nivå Pragmatisk forhold til «Schools»: Kan være hensiktsmessig for profilering og på tvers av fakultet aktiviteter Involverte aktører må avgi ressurser og styre Ikke nytt organisatorisk nivå Ønsker å oppnå: Fleksibel tilnærming HiOA - Underveisevaluering fase 2 17
Instituttnivået: Fyrtårn mellom barken og veden Flere og mer forskjellige studenter Flere ansatte og mer administrativ stab (på fakultet) Endringer i finansieringsstrukturen Økt fokus på strategi og kvalitet Der delegering og økt handlefrihet Kvalitetsreform (Larsen 2002) HiOA - Underveisevaluering fase 2 18
Ulike forventninger målkonflikter Myndigheter, fakultet, institusjon Faglige forventninger, samfunn Studentene Ansatte HiOA - Underveisevaluering fase 2 19
Fire roller (Larsen 2002) Politiker Forskningsleder Undervisningsleder Administrator HiOA - Underveisevaluering fase 2 20
Fire skjemaer (Bleiklie 2005) Collegial coordinator Academic authority Socially responsible leader Business executive HiOA - Underveisevaluering fase 2 21
Fire oppgaver (Frølich & Waagene 2008) Styring & Ledelse Bedømmelsesarbeid Undervisningsadministrasjon Forskningsadministrasjon HiOA - Underveisevaluering fase 2 22
Dilemmamestring (Frølich, pers comm.) Instituttlederrollen under press Endringsledelse vs. Representasjon Profesjonalisering vs. Fremste blant likemenn Stort ledelsesspenn ved HiOA «Balansekunst» er også godt bilde HiOA - Underveisevaluering fase 2 23
Spørsmålet: Svarer organisasjonsdesignet på dilemmamestringen? Forskningsledelse? Larsen (2002): «Forskningsledelse er et langt mer sensitivt og vanskelig område enn undervisningsledelse». Å ikke drive forskningsledelse er «i tråd med universitetstradisjonen hvor kvalitetssikringen overlates til eksterne mekanismer» Men: Halvparten i 2002 ser kvalitetssikring som instituttleders oppgave Pådriver for forskningsgrupper Bidra til å skaffe ekstern finansering Forskningsstrategi (på instituttnivå)? Ikke integrert HiOA - Underveisevaluering fase 2 24
Spørsmålet: Svarer organisasjonsdesignet på dilemmamestringen? Administrator? Entydig tilbakemelding (spørreundersøkelse vår med svar fra 17 av 21 instituttledere): Gjør for mange administrative oppgaver Larsen (2002): «Ikke det av hver sak i seg selv er så stor, det er mer summen av mange små saker som er utslagsgivende» Går utover rollen som «Politiker». HiOA - Underveisevaluering fase 2 25
Organisering på instituttnivå: Integrering av forskning, utdanning og arbeidslivsrelevans A) «Nygjennomgang» av forskningsgruppene: Knyttes direkte opp til utdanningsprogrammene Fortsatt forskningsfrihet Flere forskningsgrupper knyttes til samme utdanningsprogram B) Legge ned instituttrådene, erstatte med «fagspesifikke råd» Dersom flere: Ledes av studieleder, utdanningskoordinator etc. Direkte «profesjons»-link Instituttleder strategisk rolle C) Integrere både (reelle) forskningsledere og studieledere i ledelse av instituttene Formalisere ledergrupper Forskningsledere inn i ledergruppene HiOA - Underveisevaluering fase 2 26
Organisering på instituttnivå: Bedre administrativ støtte A) Dedikert instituttstøtte Ansatt på/av fakultet, arbeidsplass på institutt Bindeledd En per institutt B) Sekretærstøtte Samme organisering som over Størrelsesavhengig omfang Ikke flytte Studieadministrasjon, HR, økonomi etc. Kartlegging blant instituttlederne (17 av 21 svarte!) C) Dedikerte instituttpersoner på fakultetsnivå (HBV: «Kontroller-modellen»): Administrativt ansatte på fakultetsnivå som har ansvar for sitt institutt Kombinerer instituttstøtte med faglig kompleksitet og utvikling Instituttene skal alltid ha personer å forholde seg til HiOA - Underveisevaluering fase 2 27
Organisering på instituttnivå: Hva kan vi oppnå? Tydeliggjøre forventninger på administrativ side Bedre tilpasset administrativ støtte? Ut fra mini-survey blant instituttlederne Bringe inn både forskning, utdanning og arbeidslivsorientering i faktisk ledelse av instituttene HiOA - Underveisevaluering fase 2 28
Hva er disse forslagene ikke? Løser ikke alle problemer Strukturelle forslag: Skal inn i en kulturell kontekst Krever kontinuerlig innsats Ikke en omorganisering av HiOA: Endringer angår forholdsvis få personer Forhåpentligvis merkes positivt av alle Men: nødvendig å endre HiOA - Underveisevaluering fase 2 29
Spørsmål og Svar 16.09.