Stad Skipstunnel Konkurransegrunnlag Del II Anskaffelse av konsulentbistand forprosjekt Avtale med bilag (kravspesifikasjon m.v.)
Avtale Statens standardavtale om bistand fra konsulent - Bistandsavtalen Direktoratet for forvaltning og IKT 2013. http://www.anskaffelser.no/verktoy/bistandsavtalene-ssa-b-og-ssa-b-enkel
Bilag 1 Kravspesifikasjon beskrivelse av bistand Kystverket (oppdragsgiver) sine krav til det som skal anskaffes, samt beskrivelse av nøkkelfunksjoner. Oppdragsgivers dokumentasjonskrav i kursiv, jf. tildelingskriterier A. Oppdragsbeskrivelse A1 Behov Konsulent/konsulentteam skal bistå prosjektet gjennom hele forprosjektsfasen, inkl. utarbeidelse av styringsdokument og øvrige styrende dokumenter som grunnlag for KS2. Herunder også kompetanse i forbindelse med anskaffelser (utarbeidelse av kravspesifikasjon, evaluering av tilbud med mer.) Det vil bli nedsatt både intern og ekstern arbeidsgruppe for prosjektet. Konsulenten vil være en aktiv rådgiver for prosjektet. Kystverkets prosjektrutiner skal oppfylles, likeledes skal prosjektet forberedes for ekstern revisjon gjennom såkalt KS 2. Beslutningsgrunnlaget skal gjennomgås og sikres i forhold til de føringer som ligger i KS 1, samt bestillingsbrev fra Samferdselsdepartementet Tilbyder skal beskrive gjennomføringsevne. Herunder kapasitet og evne til å håndtere vakanser og leverandøren Krav: Leverandør blir evaluert på synliggjort gjennomføringsevne. Herunder tilbudt arbeidsmetodikk og kapasiteter som sannsynliggjør oppfyllelse av behov (Underkriterium 1.) A2 Synliggjort kompetanse på tilbudte ressurser. Krav til kompetanse hos konsulenten 1. Solid erfaring med etablering, gjennomføring og evaluering av KS2-prosjekter. 2. Solid erfaring med kvalitetssikring. 3. Erfaring fra tunnel/fjellhall prosjekter. Leverandøren forplikter seg til å benytte oppgitt personell for leveransen, med mindre oppdragsgiver aksepterer bytte av personell. Nytt personell skal minimum tilfredsstille kvalifikasjonene til opprinnelig oppgitt personell. Krav: Leverandøren skal gi oversikt over nøkkelpersonell for leveransen. Gi oversikt over tilbudte ressurser, synliggjør kompetanse gjennom CV og eller besvarelse. Dersom kompetanse ikke fremkommer klart av CV, skal man beskrive og gjøre rede for denne. (Underkriterium 1)
A3 Tidsplan for bistand Oppstart umiddelbart. Avslutning høst 2016 Krav: Leverandøren skal bekrefte at kravet vil oppfylles. (vektes ikke i tildelingsvurderingen) B. Styring og oppfølging Kystverkets oppdragsansvarlig skal ha kunnskap om kontrakten og har ansvar for at kontrakten følges. Alle konsulenter bør/skal føre timer ukentlig. Dette skal føres inn mandag formiddag og godkjennes av oppdragsansvarlig. Oppdragsansvarlig har ansvar for å følge opp timeforbruk ift. avtale og interne budsjetter. Konsulenten skal rapportere status og fremdrift i forhold til oppdraget/bistanden som skal utføres. Omfang og hyppighet på dette avtales mellom konsulent og oppdragsansvarlig. Sikkerhet Ekstern konsulent undertegner taushetserklæring og medarbeiderinstrukser. I tillegg må Oppdragsansvarlig påse at ekstern konsulent settes inn i de aktuelle rutiner og krav som ellers gjelder på det aktuelle området vedkommende er engasjert. Mandat Konsulenten skal i løpet av oppdragets første fase skrive en kort mandatforståelse, såfremt avtalen ikke sier at dette kravet skal fravikes. Kundens oppdragsansvarlig er ansvarlig for å følge opp at dette blir gjort. Krav om mandatforståelse fravikes kun når det er åpenbart at forståelsen er 100 %. Kvalitet Vurdering av kvaliteten på utført arbeid skal gjøres underveis i oppdraget. Oppdragsansvarlig er ansvarlig for dette. Dersom en ikke er fornøyd, tas dette opp med konsulenten eller avtaleansvarlig hos leverandøren snarest. Hvis det ikke skjer en forbedring, bør det vurderes mer inngripende tiltak. Mulige tiltak som kan vurderes er for eksempel; bytte av konsulent, sette på tilleggsressurser, reforhandling av merkantile betingelser etc. Konkrete valg av tiltak bør vurderes i forhold til hva som er viktigst i oppdraget tid, kostnad eller kvalitet. Endringer Behovet for konsulenttjenesten vurderes løpende av oppdragsansvarlige. Dersom behovet blir mindre enn forutsatt, justeres omfang i kontrakten som endringsbilag evt. oppdrag avsluttes tidligere. Alle endringer i oppdraget/avtalen skal avtales skriftlig, i form av nummererte og signerte endringsmeldinger til avtalen. Innkjøpsseksjonen i Kystverket kan bistå med
utforming av endringsmeldinger, og med vurderinger av konsekvenser av endringene. Krav B. Styring og oppfølging: Leverandøren skal bekrefte at kravet vil oppfylles. (vektes ikke i tildelingsvurderingen) C. Kompetanseoverføring Før igangsetting av oppdrag skal det gjøres en vurdering av om det er behov for å få overført kompetansen fra konsulent til Kystverket. Det skal settes opp navn på den/ de person(er) som skal få tilført kompetansen og evt. hvilke områder det skal skje kompetanseoverføring på. Den/de skal vær på plass ved oppstart. Dersom det er behov for kompetanseoverføring uten at det navngis hvem kompetanseoverføring skal skje til, skal dette begrunnes. Plan for hvordan kompetanseoverføring skal foretas og hva den skal inneholde skal utarbeides i samarbeid med konsulent. Oppdragsansvarlig har ansvar for å legge til rette for kompetanseoverføring. Det skal foretas en løpende oppfølging av kompetanseoverføring av oppdragsansvarlig. Kompetanseoverføring kan omfatte både metoder som er benyttet og resultat av arbeidet som er utført. Kompetanseoverføring er spesielt viktig der konsulenten har utført arbeid innenfor virksomhetens kjerneoppgaver og hvor oppgaven vil gjenta seg. Kompetanseoverføring kan skje gjennom for eksempel løpende kompetanseoverføring til navngitte medarbeidere, skriftlige rapporter fra arbeidet, presentasjoner for medarbeidere eller skriftlig dokumentasjon av for eksempel prosesser. Krav C. Kompetanseoverføring: Gjør rede for hvordan dere kan bidra til å heve Kystverkets kompetanse. Konkretiser dette gjennom generell kompetanseoverføring, og kompetanseoverføring underveis i et oppdrag. D. Avslutning av konsulenttjenesten Når konsulenttjenesten avsluttes skal følgende gjøres: 1. dokumentasjon på oppdraget skal mottas fra konsulenten 2. verifisere at kompetanseoverføring har skjedd ihht. plan 3. konsulenten skal rydde i filstruktur og dokumenter 4. konsulenten skal deaktiveres som bruker i alle våre systemer, slik at konsulenten ikke kan benytte seg av virksomhetens systemer. 5. PC-er, nøkler, adgangskort og annet utstyr som konsulenten har fått utlevert skal leveres tilbake. 6. oppdragsansvarlig i Kystverket skriver en kort skriftlig evalueringsrapport ved avslutning av oppdraget (Se punkt nedenfor vedr. evaluering). Oppdragsansvarlig har ansvar for at dette blir gjort. Krav D. Avslutning av konsulenttjenesten: Leverandøren skal bekrefte at kravet vil oppfylles. (vektes ikke i tildelingsvurderingen)
E. Evaluering av konsulenttjenesten For dette oppdrag skal det utarbeides en skriftlig evaluering ved avslutning av oppdrag. Evalueringen skal bl.a. inneholder følgende dimensjoner: en oversikt over eventuelle avvik i forhold til avtalen og oppdragsbeskrivelse en vurdering av produktet konsulenten leverte en vurdering av samarbeid mellom partene en vurdering av hvordan oppfølging og styring av konsulenten fungerte en vurdering av hvorvidt kompetanseoverføring fungerte etter hensikten med tiltak dersom det ikke fungerte etter hensikten kostnadene ved oppdraget ift nytten Hensikten med evaluering av konsulenttjenesten er læring, med henblikk på fremtidige anskaffelser. Det vil bli satt av nødvendige interne ressurser for å evaluere konsulenttjenestene. For ytterligere å forbedre vår samhandling og nytte av eksterne konsulenter, kan det være hensiktsmessig å få konsulentens eget syn på hvordan det har vært å utføre oppdrag for Kystverket. Innkjøpsseksjonen og/eller enheten som har engasjert konsulenten må vurdere i hvilke tilfeller slike tilbakemeldinger er aktuelle, eventuelt hva som ønskes belyst. Krav E. Evaluering av konsulenttjenesten: Leverandøren skal bekrefte at kravet vil oppfylles. (vektes ikke i tildelingsvurderingen)
Vedlegg: - Prosjektstyring i Kystverket
Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan Fremdrift Fremdriften i planleggings- og prosjekteringsarbeidet skal være slik at det er mulig å omhandle en eventuell prioritering av Stad skipstunnel i første fireårsperiode av Nasjonal transportplan 2018-2029, dvs. perioden 2018-2021. Hovedregelen for prioritering i første fireårsperiode har vært at det skal foreligge kommune(del)plan og kostnadsoverslag med pluss/minus 20 %. Arbeidet skal være kommet tilstrekkelig langt til at Stad skipstunnel kan omhandles i forbindelse med planforslaget til etatene, som ventelig vil ha en leveringsfrist pr. 1. januar 2016. Forprosjektet med godkjent reguleringsplan skal ha en detalj-/definisjonsgrad og modenhet slik at KS2 kan igangsettes innen rimelig tid. Oppstart Bistanden skal påbegynnes snarest mulig. Tidsrammen for Bistanden Bistanden ytes løpende inntil øvre økonomiske ramme for avtalen.
Bilag 3 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndigede representanter for partene: For Kunden Navn: Stilling: Telefon: E-post: For Leverandøren Navn: Stilling: Telefon: E-post: Prosedyrer og varslingsfrister for utskifting av bemyndiget representant: Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell, Konsulentens nøkkelpersonell i forbindelse med utførelsen av Bistanden: Navn Stilling Kompetanseområde E-post Telefon Avtalen punkt 3.4 Møter Frist for innkallelse til møter: Oppstartsmøte umiddelbart etter kontrakt inngåelse. Retningslinjer avklares på oppstartsmøte. Rutiner for gjennomføring av møter: Avklares på oppstartsmøte
Bilag 4 Pris og prisbestemmelser Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Konsulentens ytelser skal fremgå av bilag 4. De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå. Dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen vedrørende vederlag, skal det spesifiseres i dette bilaget. Avtalen punkt 4.1 Vederlag Velg aktuelt alternativ nedenfor eller sett opp egen oppstilling. Stryk alternativene som ikke skal brukes. Dersom det avtales avvik fra avtalens utgangspunkt om at beløp oppgis i norske kroner, og at prisene oppgis eksklusiv merverdiavgift, skal det angis her. Vederlag for Bistanden er avtalt som følger: Timepris: Stilling/erfaring Valuta Timesats Konsulent pris pr. time NOK ekskl. mva NOK mva NOK inkl. mva Reisetid prise pr. time NOK ekskl. mva NOK mva NOK inkl. mva Vekting er angitt i konkurransegrunnlaget del I 5.1 Tildelingskriterier Totalramme for bistanden NOK 2 000 000 Reiser forhåndsgodkjennes av Kystverkets Reise- og diettkostnader skal dekkes etter Statens satser. Reiseaktivitet skal begrenses. Elektronisk faktura: Elektronisk faktura skal sendes/kobles mot Kystverkets organisasjonsnummer 874783242 Faktura skal merkes med Referansenummer 3260VTEA Navn: Stad Skipstunnel
Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 5, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med
Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Avtalen punkt 2.1 Endringer av avtalen Endringer av ytelsen etter avtaleinngåelsen skal avtales skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder
Bilag 7 Leverandørens løsningsbeskrivelse Leverandørens beskrivelse av løsningen og/eller bekreftelse på de krav som fremkommer i Bilag 1. Løsningsbeskrivelsen skal følge samme nummerering som Bilag 1 og det skal klart fremgå om og hvordan kravene skal oppfylles.