Kontrollutvalget i Sokndal kommune Møteinnkalling Møtested: Møterom 2 Dato: 09.09.2013 Tidspunkt: Kl. 13.00 Møtenr: 3-2013 Til behandling: Sak nr Sakstittel 11/13 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 12/13 Administrasjonens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Styringssystemer" 13/13 Regnskapsoversikt pr. 31.07.2013 - kontroll og tilsyn 14/13 Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 - kontrollutvalgets budsjettforslag 15/13 Oppfølging av politiske vedtak 2. halvår 2012 16/13 Forslag til møteplan for 2014 17/13 Revisors uavhengighetserklæring for 2013 18/13 Statusoversikt pr. september 2013 19/13 Orientering om revisors strategi for revisjonsåret 2013 Referatsaker/meldinger Periode: 03.06.2013-09.09.2013 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 2/13 13/00059-8 Vedtak KS Årsregnskap Sokndal 2012 3/13 13/00059-9 Vedtak KS Årsmelding Sokndal 2012 Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 33 65 90 evt.mobil til sekretær eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Hauge i Dalane, 02.09.2013 Frank Toks Leder av kontrollutvalget Wencke S. Olsen Sekretariatet Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur 1
11/13 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Arkivsak-dok. 13/00056-3 Arkivkode. 033 1 Kontrollutvalget i Sokndal 09.09.2013 11/13 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 15. april legges fram for kontrollutvalget til endelig godkjenning. Kontrollutvalget i Sokndal godkjenner protokollen fra møtet den 15. april 2013. SANDNES, 08.07.2013 Vedlegg: Protokoll 2
12/13 Administrasjonens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Styringssystemer" Arkivsak-dok. 13/00119-2 Arkivkode. 217 1 Kontrollutvalget i Sokndal 09.09.2013 12/13 Bakgrunn: Denne forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet av kommunestyret i Sokndal den 30. april 2012. Det ble her fattet følgende vedtak: Kommunestyret i Sokndal tar forvaltningsrevisjonsrapporten Budsjettstyring til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen, som bes om å ta ytterligere stilling til rapportens anbefaling. melding på oppfølging av kommunestyrets vedtak gis til kontrollutvalget ca. 6 mnd etter at rapporten er behandlet i kommunestyret. Saksutredning: Kontrollutvalget har iflg. forskriften ansvar for å se til at administrasjonen følger opp det som vedtas i kommunestyret når en rapport fra gjennomført forvaltningsrevisjon blir behandlet. Rapporten hadde bare en anbefaling, som var følgende: Kommunen bør vurdere om det er behov for at den administrative kontrollen skal utvikles videre når det gjelder budsjettstyring og risikovurderinger. Det kan i denne forbindelse vurderes å trekke inn erfaringer fra andre kommuner. Rådmannen har gitt tilbakemelding på oppfølging av rapporten i brev av 8. april 2013. Det går her fram at man har innført faste ukentlige ledermøter der budsjettstyring, regnskap/ økonomi og HMS jevnlig tas opp. Det er også tatt i bruk nytt lønnssystem, som på sikt vil bli et forbedret styringsverktøy. Det har imidlertid ikke vært tilgjengelige ressurser til å se nærmere på erfaringer fra andre kommuner. Se ellers vedlegget. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sokndal tar rådmannens tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Styringssystemer/budsjettstyring til orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen om å gi ytterligere tilbakemelding på oppfølging av anbefalingen om å trekke inn erfaringer fra andre kommuner i løpet av våren 2014. SANDNES, 23.04.2013 Vedlegg: melding fra rådmannen Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur 3
13/13 Regnskapsoversikt pr. 31.07.2013 - kontroll og tilsyn Arkivsak-dok. 13/00282-1 Arkivkode. 212 1 Kontrollutvalget i Sokndal 09.09.2013 13/13 Bakgrunn: Som en konsekvens av kontrollutvalgets ansvar for å legge fram årlige budsjettforslag for kontroll og tilsyn (egen sak) følger også ansvar for budsjettoppfølging overfor eget budsjett. Rapporten baserer seg på mottatte opplysninger fra Sokndal kommune pr. 31.07.13 og sekretariatets regnskap pr. 31.07.2013. Saksutredning: Kommunen rapporter tertialvis, og 2. tertial er pr. 31.08. Revisor rapporterer imidlertid alltid i forbindelse med oversending av budsjettforslaget for kommende år, som er pr. 31.07. Regnskapsoversikten er derfor satt opp pr. denne datoen. Gjennomsnittlig forbruk pr. 31.07. ligger på ca. 58,3 % av budsjettet. For revisor vil dette likevel variere i løpet av året, da noen perioder er mer arbeidsintensive enn andre. Sekretariatet fakturer et fast beløp i 3 terminer, og skal derfor ligge på normalforbruket pr. tertial 1 i forhold til kontrollutvalgets budsjettforslag. På dette tidspunktet vil oversikten fra selskapene (revisor og sekretariat) gi det riktigste bildet av forbruket innenfor dette området, da dette viser faktisk forbruk i perioden. Kommunens oversikt viser hva som er postert i regnskapet pr. 31.07.2013. Det kan derfor være regninger som ikke er postert eller fakturaer som ikke er sendt på rapporteringstidspunktet. Oversikt over kontrollutvalgets utgifter viser et samlet forbruk på 67,4 %, noe som er litt høyt. I følge regnskapsutskriften er det brukt 84,5 % av totalbudsjettet. Sekretariatets har sendt ut 2 av 3 planlagte faktureringer. Oversikten fra revisor viser et mindre beløp enn fra kommunen. Kommunen har imidlertid ikke fakturert siste faktura fra sekretariatet, men dette beløpet utgjør nøyaktig det beløpet som er fakturert ekstra på revisors utgifter. Det er derfor grunn til å tro at det har skjedd en feilføring her. Samla sett ligger likevel utgiftene litt høyt, men en forutsetter at selskapene holder seg innefor sine budsjetter.. Kontrollutvalget i Sokndal tar regnskapsoversikten for kontroll og tilsyn pr. 31.07.2013 til orientering. 1 Forbruk pr. 2. tertial, som er pr. 31.08., er i gjennomsnitt 66% av budsjettet, det vil derfor bli avvik her når det rapporteres pr. 31.07. Dette vil rette seg opp ved 2. tertial. 4
SANDNES, 08.07.2013 Vedlegg: Regnskapsoversikter 5
14/13 Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 - kontrollutvalgets budsjettforslag Arkivsak-dok. 13/00154-1 Arkivkode. 151 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 1 Kontrollutvalget i Sokndal 09.09.2013 14/13 Bakgrunn: Kontrollutvalget skal utarbeide årlig budsjettforslag som skal omfatte alle utgifter forbundet med kontrollutvalgets arbeid. Dette innebærer også et ansvar for regnskap og regnskapsoppfølging. Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets budsjettforslag kan ikke endres av administrasjonen eller andre som er underlagt kontrollutvalgets tilsyn. 2 Formannskapet kan likevel i forbindelse med budsjettinnstillingen fremme forslag til kommunestyret om endringer. Saksutredning: Forskrift om kontrollutvalg pålegger kommunen å ha et kontrollutvalg, en forsvarlig revisjonsordning og et uavhengig sekretariat (administrasjon). Budsjettforslaget omfatter derfor kun lovpålagte oppgaver. Budsjettforslaget er delt inn i 3 hovedpunkter: Utgifter til kontrollutvalgets arbeid (godtgjørelse, kurs- og reiseutgifter m.m.), til revisjon og til kontrollutvalgets administrasjon. Kontrollutvalgets utgifter Kontrollutvalgets utgifter består av møtegodtgjørelse til kontrollutvalgets medlemmer, utgifter til kjøring/ transport, kurs m.m. Utvalgets medlemskap i FKT er tatt med, dette er en utgift som påløper så lenge kommunen er medlem. Revisors budsjettforslag: Kommunen er medeier i det interkommunale selskapet Rogaland Revisjon IKS. Budsjettet omfatter utgifter til forvaltningsrevisjon, regnskapsrevisjon, attestasjoner og møter i kontrollutvalget. Sekretariatet har mottatt forslag til budsjett fra revisor. Budsjettet er behandlet og godkjent av styret i Rogaland Revisjon IKS 22.08.13, og skal vedtas av representantskapet senere i høst. Revisors budsjett omfatter i grove trekk utgifter til vanlig regnskapsrevisjon, attestasjoner, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i tråd med planer vedtatt av kommunestyret, samt 2 dvs. alle politiske utvalg utenom kommunestyret, se likevel merknad ang. formannskapet. Se også Kontrollutvalgsboka s. 25 m/referanser 6
oppmøte i kontrollutvalget. Ifølge revisor har budsjettet blitt økt noe, og er på nivå med budsjettet for 2012 etter at det ble satt ned litt i fjor. Budsjettet oppleves likevel som stramt. Kommunestyret har de siste 2 årene vedtatt å redusere kontrollutvalgets utgifter ved å ta bort midler til lovpålagt årlig forvaltningsrevisjon. Det er ifølge KRD mulig så sant det gjøres ett spesielt år der kommunen er i en ekstraordinær vanskelig økonomisk situasjon. Midler til forvaltningsrevisjon ble imidlertid ikke tatt inn igjen i budsjett for 2013. Budsjettet er derfor i år økt med nødvendige midler til lovpålagt forvaltningsrevisjon. Det vises også til den nye Plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas av kommunestyret. Sekretariatets budsjettforslag: Sokndal kommune er medlem i det interkommunale samarbeidet Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS, som er kontrollutvalgets administrasjon. Kommunen har gjennom avtalen forpliktet seg til å betale et årlig grunnbeløp til sekretariatet. Sekretariatets budsjett ble godkjent av styret den 22. august 2013. Sekretariatet har fått en del ekstra utgifter til pensjon, da en av våre tidligere arbeidstakere nå er AFP-pensjonist. Da vi kun er 3 ansatte merkes dette godt. Sekretariatet har likevel klart å holde økningen i grunnbeløpet på et akseptabelt nivå. Dette skyldes både ett nytt medlem i sekretariatet og bruk av pensjonsfond. Endelig avregning foretas ved regnskapsavlegging. Kommentar til samlet budsjettforslag Det vises til vedlegget for samlet oversikt over budsjettforslaget for 2014. Kommunen betaler merverdiavgift på kjøp av tjenester fra sekretariat og revisor. Disse refunderes, slik at dette området skal gå i 0. De foreslåtte økningene relaterer seg først og fremst til punktet ang. forvaltningsrevisjon, som må tas inn igjen i budsjettet. Da det må tilbakeføres en del midler for å oppfylle lovkravene, vil dette medføre en større økning på årets budsjett. Det foreslås et samlet budsjett på kr. 497.000,- eks. mva. for kontroll og tilsyn for 2014. Kontrollutvalget i Sokndal går inn for en samlet budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 på kr. 497.000,-ekskl. mva. SANDNES, 08.07.2013 Vedlegg: Budsjettoversikt Revisors forslag 7
15/13 Oppfølging av politiske vedtak 2. halvår 2012 Arkivsak-dok. 13/00220-2 Arkivkode. 033 1 Kontrollutvalget i Sokndal 09.09.2013 15/13 Bakgrunn: Kontrollutvalget har mottatt administrasjonens halvårlige oversikt over status på oppfølging av politiske vedtak. Saksutredning: Sekretariatet har mottatt oversikter over vedtak som er fattet andre halvår 2012. Det er laget egne rapporter for Formannskapet, Kommunestyret, LMT, Levekår, Kultur, Havner og Landbruk (se vedlegg) over saker som krever videre oppfølging. For kommunestyrets del er de aller fleste sakene ferdigstilt. Et par saker er fremdeles under behandling. Det gjelder kommunalt byggefelt Øyno og Plan for psykisk helsearbeid. Når det gjelder formannskapet er de fleste sakene ferdigstilt. En sak gjelder ikke avsluttet arbeid i nedsatt arbeidsgruppe. Når det gjelder saker i LMT er en del saker er fremdeles under arbeid, noe som er naturlig innenfor dette saksområdet. De fleste ikke ferdigbehandlede sakene er oversendt Fylkesmannen. Enkelte saker har også merknader, som mangler ferdigattest. Landbruk har ferdigstilt alle saker bortsett fra en sak om fradeling av en parsell som fremdeles er under behandling. Hovedutvalg for helse og omsorg har kun en sak som fremdeles er under behandling, det gjelder Boligsosialt byggeprosjekt. Hovedutvalg for oppvekst og kultur har et par ubehandlede saker. Det gjelder Kvalitetssystemer barn og unge og Kommunedelplan for kulturminner. Det er også utarbeidet en oversikt over restanser fra tidligere rapporteringer. Dette er omfattende saker, der de fleste fremdeles er under behandling. Samlet sett framgår det ikke av rapportene at det finnes ugjennomførte vedtak som ikke er under arbeid/overvåking. 8
Kontrollutvalget i Sokndal tar de framlagte statusrapportene vedr. oppfølging av politiske vedtak for 2.halvår 2012 til orientering. Oversiktene videresendes kommunestyret i Sokndal til orientering. SANDNES, 08.07.2013 Vedlegg: Oversikter 9
16/13 Forslag til møteplan for 2014 Arkivsak-dok. 13/00061-1 Arkivkode. 033 1 Kontrollutvalget i Sokndal 09.09.2013 16/13 Bakgrunn Med utgangspunkt i møteplan for 2013 har sekretariatet laget et forslag til møteplan for 2014. Normalt har kontrollutvalget 4 5 møter i året. Saksutgreiing Som nevnt har kontrollutvalget normalt 4 5 møter i året, 2 3 om våren og 2 om høsten. Møter kan avlyses dersom det er liten saksmengde. Det er òg mulig å ha ekstra møter om det er behov. På møtet i april skal kontrollutvalget behandle årsregnskapet. Dette møtet må derfor tilpasses kommunen sin møteplan, da formannskapet i følge forskriftene må kjenne kontrollutvalget sin uttale om årsregnskapet før de innstiller til kommunestyret. I møteplanen har vi foreløpig satt inn 7. april, men dette kan bli endret når kommunen sin møteplan er vedtatt. Vi vil da gi beskjed om dette så snart vi er kjent med møtedatoene. Møtedag har vært mandag, og møtetidspunkt kl. 13.00. Møtedatoer og dager skal tilpasses 16 andre utvalg, slik at det kan være vanskelig å endre på denne. Dersom utvalget likevel foretrekker en annen dag, vil vi strekke oss så langt vi kan for å få dette til. Kontrollutvalget i Sokndal vedtar følgende møteplan for 2014: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Mandag 17.02.14 13.00 Mandag 07.04.14 13.00 Foreløpig dato Mandag 02.06.13 13.00 Utgår om få saker Mandag 08.09.14 13.00 Mandag 24.11.14 13.00 SANDNES, 18.06.2013 10
17/13 Revisors uavhengighetserklæring for 2013 Arkivsak-dok. 13/00170-2 Arkivkode. 026 1 Kontrollutvalget i Sokndal 09.09.2013 17/13 Bakgrunn Oppdragsansvarlig revisor skal årlig og ellers ved behov gi en skriftlig egenvurdering til kontrollutvalget om oppdragsansvarlig revisors uavhengighet (Forskrift om revisjon 15). Saksutredning Ifølge Kommunelovens 79 skal den som foretar revisjon for en kommune ikke ta oppdrag for kommunen dersom revisor eller revisors nærstående har en slik tilknyting til kommunen at den kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. I tillegg sier forskriftens 13 og 14 noe om hvilke krav som stilles til at revisor skal være uavhengig, og hvilke avgrensninger som finnes for revisor ved gjennomføring av revisjonsoppdraget. Iflg. kommentarer til forskrift om revisjon (vedl. 2 til Rskr. H-15/04) gjelder kravet til uavhengighet og objektivitet både revisor og revisors medarbeidere, men bestemmelsene om dokumentasjon gjelder som nevnt i erklæringa bare oppdragsansvarlig revisor. Det er også nevnt i samme vedlegg til rundskrivet at oppdragsansvarlig revisor som et minimum skal gi en årlig skriftlig egenvurdering til kontrollutvalget om sin uavhengighet. Revisors erklæring om uavhengighet gis på revisors eget ansvar og skal ikke godkjennes av kontrollutvalget, men tas til orientering. Kontrollutvalget tar revisors uavhengighetserklæring for revisjonsåret 2013 til orientering. SANDNES, 08.07.2013 Vedlegg: Uavhengighetserklæring 11
18/13 Statusoversikt pr. september 2013 Arkivsak-dok. 13/00057-4 Arkivkode. 217 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 1 Kontrollutvalget i Sokndal 09.09.2013 18/13 Bakgrunn: Statusoversikten er kontrollutvalgets redskap for å ha oversikt over bestilte prosjekter. Den inneholder kolonner over bestilte prosjekter, prosjekter som skal følges opp og ferdig avsluttede prosjekter. Saksutredning: Til dette møtet foreligger egen sak ang. oppfølging av tidligere rapport, i tillegg til sak om bestilling av prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og/eller selskapskontroll i 2014. Da kontrollutvalget ikke har hatt midler til lovpålagt forvaltningsrevisjon de siste årene er det ellers ingen endringer i oversikten. Kontrollutvalget i Sokndal tar statusoversikten pr. september 2013 til orientering. SANDNES, 08.07.2013 Vedlegg: Statusoversikt 12
19/13 Orientering om revisors strategi for revisjonsåret 2013 Arkivsak-dok. 13/00170-3 Arkivkode. 026 1 Kontrollutvalget i Sokndal 09.09.2013 19/13 Bakgrunn: Etter kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse at kommunens regnskaper blir revidert på betryggende måte. Tilsynet gjennomføres bl.a. ved at revisor rapporterer til kontrollutvalget på de ulike trinnene i revisjonsprosessen. Rapporteringen dekker både planlegging, gjennomføring og oppsummering av arbeidet. I denne omgang vil revisor presentere overordnet revisjonsstrategi som viser hvordan revisor planlegger årets revisjon. Saksutredning I følge forskrift om revisjon 4 og god kommunal revisjonsskikk, skal revisor årlig utarbeide en plan for revisjon av regnskapet. Dette er et internt dokument som styrer det arbeidet revisor må utføre for å kunne bekrefte regnskapet. Da dette er et internt arbeidsdokument blir det ikke utlevert til kontrollutvalget. Revisor gir i stedet en muntlig orientering til utvalget om hovedtrekkene i arbeidet. Opplysninger som kommer fram i møtet er unntatt offentlighet i medhold av Offentleglova 24. Kontrollutvalget i Sokndal tar saken til orientering. SANDNES, 08.07.2013 13
Referat-/Meldingssaker: 2/13 Vedtak KS Årsregnskap Sokndal 2012 Arkivsak-dok. 13/00059-8 Arkivkode. 210 1 Kontrollutvalget i Sokndal 09.09.2013 2/13 Se vedlegg 3/13 Vedtak KS Årsmelding Sokndal 2012 Arkivsak-dok. 13/00059-9 Arkivkode. 210 1 Kontrollutvalget i Sokndal 09.09.2013 3/13 Se vedlegg 14