Opplysninger om Agenten som skal brukes til VAXTRA innfordring

NorSoft AS Til nye brukere av VAXTRA innfordring onsdag, 21. november 2012 Gjeldende versjon 1.12 Opplysninger om Agenten som skal brukes til VAXTRA innfordring Generell informasjon om Agenten og forbindelse til server Agenten er et lite kommunikasjonsprogram som skal være installert inne i sikker sone på inkassatorens (kommunens) maskiner eller terminalserver. Dette programmet kommuniserer med databasen til Agresso/Unique/KomPak med ODBC og henter ut fordringsrestanser. For Masterpiece (IBM KOMFAKT) hentes fordringslisten fra Virksomhetsportalen på Web som en Excelfil, som igjen blir lest inn i Agenten. Fordringsrestansene sendes videre fra Agenten med SOAP-protokollen (.net eller Web Services teknologi) på port 80 (eller annen port dersom det er en proxyserver) til Vaxtra-serveren som ligger sentralt i forhold til alle inkassatorer som bruker Vaxtra innfordring. Agenten avstemmer også kundereskontroen i Agresso/Unique/KomPak mot inkassosakene i Vaxtra-serveren. Agenten tar også i mot OCR-innbetalinger som sakene blir oppdatert med og som også genereres som bilag til Agresso/Unique/KomPak. Siden det er Agenten som er det aktive programsystemet, så er inntrengselssikkerheten ivaretatt. Det er ikke mulig for noe programsystem i Vaxtra å foreta seg noe inne i sikker sone initiert utenfra. Det er heller ingen automatiske prosesser i Agenten. Alle operasjoner styres av saksbehandler. NB! Agenten installeres på en Windows-maskin. Denne dokumentasjonen er laget på en Apple-maskin (Macintosh) og skjermbildeillustrasjonene ser derfor litt annerledes ut. Side 1

Del 1: For IKT personell Teknisk beskrivelse av Agenten: 1. Agenten skal ligge på innsiden av brannmuren og kan installeres med disse alternativene: a. På brukerens maskin b. På servervolum c. På terminalserver 2. Dette er et kommunikasjonsprogram som skal ha en ODBC-forbindelse mot Regnskapsdatabasen (Oracle/MS SQL-server) og en kommunikasjon mot Vaxtra-serveren med Web Services (SOAP). Web Service går på port 80 eller gjennom en proxy på oppgitt port. 3. ODBC går på port nr 1521. Hvis også databaseserveren er på innsiden av brannmuren er det ingen problem med tilgang. 4. Agenten skal ha lesetilgang til en rekke tabeller i databasen og skrivetilgang til noen tabeller. Installasjon av Agent Agenten skal normalt installeres på brukerens maskin på server eller terminalserver. Agenten skal ha en ODBC-forbindelse mot Unique/Agresso/Kompak-databasen (Oracle/MS SQL) og en kommunikasjon mot Vaxtra-serveren med Web Services (SOAP). Web Service går på port 80. ODBC går på port nr 1521 1. Last ned programmet fra ftp://www.norsoft.no/vaxtra ->Agent101.zip (eller senere versjon) 2. Pakk ut denne med WinZip (forutsetter at denne finnes på maskinen) til for eksempel C:\Programfiler\Agent. Stedet Agenten ligger, skal være med skrivetilgang for skasbehandler. 3. Lag en snarvei av Agent.exe til skrivbord (dra symbolet med alt-tasten nede) 4. Opprett en datakilde Startmenyen->Kontrollpanel->Administrative verktøy->datakilder Datakilde kan f.eks være Agent 5. Velg fane System-DSN og Legg til... Velg riktig driver (riktig database) Navnet på datakilden kan være Agent Her går veien litt forskjellig for SQL Server og Oracle For SQL Server oppgi IP-adresse til serveren og på neste skjermbilde skal riktig database velges For Oracle oppgi publisert database (Service) 6. Start Agent.exe 7. Den vil spørre om en datafil. Denne må opprettes (Knapp Ny...) 8. Logg på 9. Etter at Agenten har startet opp; velg knappen "Valg" 10. Her skal datakilde, bruker og passord til datakilde legges inn og klient/selskap. 11. Trykk OK (Grønn hake) 12. Logg inn (Vaxtra-passord) og du er i gang. Punkt 4 og 5 i detalj: For MS SQL-server kan du bruke den innebygde ODBC-driveren som følger med Windows. For Oracle kan du ikke bruke den innebygde ODBC-driveren fra Microsoft, men du må installere ODBC-driveren fra Oracle (installere OraClient). De OraClientene som vi har erfaring med som virker er 8.x og 9.x. For OraClient 9.x må du konfigurere servicen manuelt. Når det gjelder brukerrettigheter for den brukeren som oppgis for ODBC-kilden, så anbefaler vi at brukeren har lese- og skriverettigheter til alle tabellene. Dersom rettighetene for skriving skal begrenses, så må i alle fall disse tabellene brukeren ha rett til skriving: Side 2 21-11-12

Agresso: Unique: KomPak: acutrans, acrbatchinput U_FAKTURA, U_BILAGHED, U_BILAG KRES, POSTIN Skulle man få problemer etter at man har lagt inn en bruker med begrensninger, så bør du gå tilbake til en bruker uten begrensninger for å se hvor feilen kan ligge. Noen inkassatorer har også koblet rettighetene til domenestyrte rettigheter. Det kan bety at for eksempel administratorrettighetene på innlogging på server/nettverk ikke gir rettigheter til databaseserveren, men dette er ofte knyttet til policy og kjent for IKT-personell hos inkassatoren. Passord for Agresso er forskjellig fra inkassator til inkassator, men for Unique har Visma valgt felles bruker og passord for administrator: BrukerID: Passord: uniquser manager Det er mange felt, nedtrekksmenyer og avkrysningsmuligheter du vil se under konfigurering av ODBC-driveren. Ikke overstyr det som er foreslått og ikke gjør noen andre konfigureringer enn det som er oppgitt ovenfor. Det er fort gjort å konfigurere seg ut på viddene. Punkt 8 i detalj: Logg på med din brukeridentitet og passord i Vaxtra: Du vil nå få en verktøylinje som ser slik ut: Punkt 10 i detalj: Feltene: Datakilde BrukerID Passord Klient/Selskap Økonomisystem må alle legges inn med riktige verdier. Basisskjema gjelder kun for Unique og her skal verdien U_OKONOMI_E3X_BASIS. legges inn. Husk punktum. Denne kan også spesifiseres i Side 3 21-11-12

ODBC driveren og da er det ikke nødvendig å ta den med her. Klient/Selskap er den klienten man logger seg på i økonomisystemet. For Unique er dette normalt 1. For økonomisystem har du valg som vist i figuren for nedtrekksmenyen: Hovedbokskontoer, bankkonto og bilagstype er nødvendige felter for postering i regnskapet. Disse verdiene kan legges inn av saksbehandler. Pakkestørrelse er hvor mange fordringer som skal overføres til Vaxtraserveren samtidig. Står det 0, vil alle gå i samme overføring. Brukeren vil ikke merke forskjell om det står 0 eller 20. Normalt skal det stå 0. Dersom man opplever SOAP -feil ved overføring av mange saker, kan man sette verdien til 20 eller mindre. Da går det kun 20 fordringer i hver overføring selv om man har 80 fordringer i listen. Agenten sørger da for at det går 4 pakker på 20 fordringer i hver pakke. Brukeren vil ikke se noen forskjell i overføringen. Men, epost med saker vil da kun inneholde maksimalt 20 saker i hver epost. Side 4 21-11-12

Test av installasjonen Test av forbindelse mot Vaxtra-serveren: Start Agenten og logg på. Hvis du ikke får feilmelding men ser funksjonsknappene bli synlig, så er SOAP-forbindelsen fra Agenten til Vaxtra-serveren i orden. Test av forbindelsen mot økonomisystem: Trykk på knappen "Fordringer". Hvis du ikke får en ODBC-feilmelding er Agenten, ODBCdriveren og datakilden riktig installert og konfigurert. Dersom du får en feilmelding er det beste å starte Excel, velge : Data->Importér eksterne data->ny databasespørring... Velg datakilden Agent (eller hvilket navn du har gitt den), tast inn bruker og passord. Sannsynligvis får du igjen en ODBC feilmelding. Sjekk hva feilen er og gi deg ikke før du får opp tabellene i regnskapssystemet. Da vil det også virke fra Agenten. Test av mulig tidsavbrudd Trykk på knappen Test Dersom testen ikke stopper ved 5 minutter eller gir en feilmelding har forbindelsen fra Agenten blitt brutt. Får du meldingen Testen var vellykket! er alt i orden. Dersom du får tidsavbrudd må du lete etter hva dette kan skyldes. Vi har sett at enkelte brannmurer kan stenge forbindelsen etter en viss tid (f.eks 30 sekunder). Hvis du har brannmur av typen WAG (fra Wan Norge), så kan følgende regel rette dette: allow tcp from 10.217.16.1/20 to inkasso.norsoft.no dstport 80 keep-state // "Kobling fra Agent til VAXTRA" Hvor 10.217.16.1/20 er eksempel på det interne subbnett. Andre brannmurer, f.eks Checkpoint FW1, kan ha samme logikk og regelverktøy. Andre muligheter er å sette opp en forbindelse mellom internt nettverk og NorSoft-nettverket (213.145.164.32 med maske 255.255.255.240) som det ikke ligger noen brannmur-kontroll eller proxy-oversetting på. En annen mulig nettverksenhet kan være proxyen som lager tidsavbrudd. Kanskje det hjelper å sette opp Windows på saksbehandlerens maskin til å lage unntak fra proxyen ved samband mot Vaxtra-serveren, inkasso.norsoft.no, IP-adresse 213.145.164.37 eller nettverk 213.145.164.32 med maske 255.255.255.240. Vi vil i nær framtid legge om til et fibernet med følgende IP-nett: Nettverk: 79.160.13.32 Maske: 255.255.255.224 Vaxtraserver: 79.160.13.37 Infrastrukturen kan være svært forskjellig fra inkassator til inkassator og det er vanskelig å gi noe mer detaljerte opplysninger enn det som er satt opp her. Vær klar over at Vaxtra er tidlig Side 5 21-11-12

med å ta i bruk ny teknologi, slik som Web Services. Men dette blir mer og mer utbredt både i intern kommunikasjon og kommunikasjon mot eksterne enheter som eksterne registre. Er du i tvil om det er mulig å unngå tidsavbrudd, så forsøk å koble opp Agenten hjemmefra dersom du har et ADSL abonnement. Du har sikkert ikke det samme strenge sikkerhetsregime eller kompliserte nettverkstopologi som inkassatoren og dermed får du heller ikke tidsavbrudd. Windows-versjoner Både Windows 2000, Windows XP og Windows Vista kan brukes. Dersom du har Windows 2000 eller Windows XP er det en fordel å oppgradere til siste Service Pack. Ellers er det ikke særlige krav som stilles. Agenten kan flyttes i filsystemet uten at det blir integritetsbrudd i registrene (bare husk på snarveien hvis du har dette). Agenten leser av både datoformat og tallformat fra operativsystemet. Det er derfor viktig at maskinen til saksbehandler er satt opp med korrekte norske format for disse. Dersom Agenten legges på terminalserver og saksbehandler logger seg på terminalserver for å nå Agenten må også terminalserver være satt opp med norsk dato- og tallformat. Vi har sett at for gamle versjoner av Windows og/eller feil oppsett av tallformat eller datoformat vil gjøre at datoer og beløp blir feil overført fra økonomisystemet til Vaxtra-serveren. Ved de første overføringene av fordringer fra økonomisystemet til Vaxtra-serveren bør man ikke overføre mer enn noen få fordringer, kontroller disse og se at alt er i orden. Skulle det viser seg at tallformat og/eller datoformatet er feil, lar dette seg rette manuelt i Vaxtra i Web-grensesnittet. Men før man bokfører automatisk ocr-innbetalingene i regnskapssystemet MÅ disse formatene være riktig. Terminalservere Både Citrix Metaframe og Microsofts egen terminalserverløsning på Windows 2003 og Windows 2008 kan brukes for Agenten. Men pass på at det ikke er for gammel versjon. 64-Bits maskiner Agenten er et 32-Bits program og kan kjøres på en 64-Bits maskin, men i 32-Bits modus. Vær klar over at ODBC-administratoren som du finner under Kontrollpanelet er 64-bits versjonen. Den kan ikke brukes. Du må i stedet 32-Bitsversjonen som du finner under Windowskatalogen på stedet: C:\Windows\SysWOW64\odbcad32.exe. Se linken: http://sqlblog.com/blogs/john_paul_cook/archive/2010/03/16/32-bit-odbc-on-windowsserver-2008-r2.aspx for mer informasjon. Litt om e-post Dette er strengt tatt ikke et punkt som berører Agenten, men som vi likevel tar med fordi det er et IKT-teknisk behov fra Vaxtra-serveren. Vaxtra-serveren sender e-post til saksbehandleren etter at saksbehandleren har overført fordringer til Vaxtra-serveren. Disse e-postene inneholder fra ett til 40 pdf-dokumenter. Hvert pdf-dokument er på ca 125 kbyte. Det betyr at 40 dokumenter gir en e-postmelding på 5 MByte. Vedleggene blir Base64 enkodet og dermed er e-postmeldingen i virkeligheten 10 MByte. Dette er for de fleste e-posttjenere ikke noe problem. Men noen har satt opp begrensninger i størrelse på e-postmeldingen eller antall vedlegg som sperrer disse e-postmeldingene. Noen har også opplevd at spam- og viruskontrollenheter (servere) har tolket slik e-post som spam eller virussjekkere ikke har hatt kapasitet til å sjekke og dermed karantenesatt disse som uavklarte. Side 6 21-11-12

Du kan velge å ikke motta selve dokumentene som vedlegg. Da må du inn på Kreditoropplysninger (på Web) og krysse av: Det er veldig viktig at e-posttjenesten virker som den skal, fordi dette er en viktig del av funksjonaliteten til Vaxtra. Mange inkassatorer har valgt å opprette en egen gruppekonto for Vaxtra som grener til alle saksbehandlerne. Dermed kan andre overta dine oppfølginger ved ferie, sykdom og annet fravær. Ikke alle liker eller tillater andre å sjekke sin e-post. Det kan f.eks. være vaxtra@din.bedrift.no. Side 7 21-11-12

Del 2: For saksbehandler innfordring Login Det første du må gjøre etter at du har startet Agenten er å logge deg på Vaxtra. Den identiteten du logger deg på med er knyttet til en inkassator (f.eks kommune) og en eller flere kreditorer. Dersom brukeridenten din er knyttet til flere kreditorer vil du være knyttet til den første kreditoren. Etter pålogging får du opp en verktøylinje med knapper: Hvis du klikker på Vaxtrasymbolet, så er det en snarvei til å starte din netteleser og automatisk logge deg på Vaxtra på Web. Vær klar over at etter overføring av nye fordringer, vil disse ikke vises uten at du logger deg på Vaxtra-serveren på Web på nytt. Konfigurering av Valg Agenten er forhåpentlig ferdig installert og satt opp av IKTavdelingen. Men feltene for Hovedbokskontoer, osv har sannsynligvis ikke fått noen verdier ennå. Dette må du fylle ut. Husk at dimensjonene skilles med punktum. Også bank har dimensjoner nå. Dersom du ikke bruker dimensjoner på bank, må du sette inn tre punktumer likevel (NB! figuren viser ikke dette). Det er en fordel at det opprettes en egen bilagstype i regnskapssystemet, enten det er Unique eller Agresso. For KomPak er Bilagstype i virkeligheten brukeridentiteten i økonomisystemet. Bunke- og bilagsnummer settes i Kreditoropplysningene på Web: Agresso bruker både Bunke- og Bilagsnummer. Unique bruker bare Bunkenummer, men sett gjerne Bilagsnummer til den samme verdien. For hver ocr-innlesing og overføring av bilag til økonomisystemet, blir Bunke- og Bilagstelleren øket med 1. For Unique skal Kundereskontro ikke fylles inn. Den hentes fra Unique, siden mange har flere hovedbokskontoer for de ulike gruppene av debitorer. Agresso opererer normalt med kun en hovedbokskonto for Kundereskontro og denne må settes inn. Dersom dere har flere kundereskontrokontoer, skal dette feltet ikke fylles inn. Da vil Agenten hente riktig kundereskontro fra Agresso. Side 8 21-11-12

Skifte kreditor: Dersom du har flere kreditorer knyttet til din brukeridentitet, kan du skifte enkelt fra en kreditor til en annen ved å trykke på knappen Kreditor. Du kan også logge deg på en annen inkassator dersom det er ønskelig. Noen kommuner har samarbeid om innfordringen og dermed vil saksbehandlerne kunne ha behov for å bevege seg mellom inkassatorene. Ved å logge seg på flere inkassatorer, vil saksbehandleren enkelt kunne gå mellom kreditorer på tvers av inkassatorene. Bilagspostering i Unique: Husk å endre brukeridentiteten i Vaxtra til den samme brukeridentiteten som du har i Unique. Vaxtra skiller ikke mellom små og store bokstaver for brukeridenten, men Unique gjør det. Passordet i Vaxtra trenger du ikke endre for dette formålet. Passordet i Vaxtra skiller mellom små og store bokstaver. Side 9 21-11-12

Arbeidsoppgavene Når saksbehandler arbeider med Agenten er det disse operasjonene som blir utført: 1. Kontroll mot økonomisystem, knapp Avstem 2. Les OCR-fil, knapp OCR-fil 3. Overfør fordringer, knapp Fordringer 4. Manuelle bilag, knapp Betaling 5. Adressereplikering, knapp Adresser 6. Skriv ut Kontroll mot økonomisystem og Les OCR-fil er for de fleste inkassatorer daglige oppgaver. Man kan starte dagen med dette. Det er viktig at Vaxtra er synkronisert med økonomisystemet, slik at det ikke sendes ut nye dokumenter for saker som er avklart, avsluttet eller delbetalt. For saker som ikke er avsluttet bør de siste oppdateringene i økonomisystemet gjenspeiles i dokumentene. Man kan likevel ikke forhindre at dokumenter og betalinger krysser. Overfør fordringer gjøres ved behov og som regel minst en gang hver måned dersom inkassatoren har månedlige terminer. Men man kan også overføre fordringer oftere. Det sikrer at man har god kontroll og en jevn arbeidsflyt. Overfør fordringer Man får opp et skjermbilde med to regneark (eller ruteark): Datoen i feltet Forfallsdato mindre eller lik skal være skilt med punktum. Dersom du får datoen skilt med / (f.eks 01/12/07) kan dette være en indikasjon på at enten server eller din terminal/pc ikke har norsk datoformat og da vil ikke Agenten fungere tilfredsstillende. Side 10 21-11-12

Det venstre regnearket inneholder alle oppdragsgiverne. Velg de oppdragsgiverne eller den oppdragsgiveren som du vil hente forfalte fordringer for. Velg også riktig saksgang og hvilket trinn du skal starte på. Du kan selektere på en annen forfallsdato enn den som er foreslått og eventuelt også et purrenivå eller en kunde eller kundeserie. Du kan også velge at en av kollegaene dine skal eie sakene ved å velge vedkommende som Saksbehandler. Trykk på Hent fordringer. Du vil nå få de forfalte fordringene på denne eller de oppdragsgiverne som er valgt (hvis det er noen fordringer som har forfalt). Disse fordringene (fakturaene) kommer nå opp i det høyre, store regnearket. Her vil saksbehandler normalt gå gjennom fordringene og slette dem som ikke skal sendes til Vaxtra-serveren. Her kan du sortere på beløp, kundenummer, osv. Ved å trykke på kolonneteksten, så blir denne kolonnen sortert stigende. Trykker du en gang til, blir den sortert synkende. Du kan utvide eller trekke sammen kolonner og du kan flytte rekkefølgen på kolonnene. Hvis du trykker Velg alt og deretter Kopier så blir disse fordringene kopiert til utklipp og du kan lime dem inn i f.eks Excel. Når du har sortert og vurdert og slettet og er klar til å overføre til Vaxtra, må du huske på å sortere på kundenummer. Dersom det er flere fordringer på samme kunde, blir det kun en sak med flere fordringer. Dersom kundene ikke kommer i rekkefølge kan det bli opprettet flere saker for samme kunde. Vær klar over at når du begynner å bruke Vaxtra, vil det sannsynligvis komme en hel rekke fordringer som ikke er relevante å innfordre. Det kan være gebyrer og mindre beløp som isolert sett ikke skal innfordres. Noen vil oppleve at det må ryddes litt i reskontroen i økonomisystemet. Når du nå er klar, trykker du på Overfør til Vaxtra. Avhengig av hvor mange fordringer du har i listen så kan tiden det tar før overføringen er komplett være fra sekunder til minutter. Det tar typisk 30 sekunder å overføre 40 fordringer. Agenten har en innebygget tidsavbrytning etter 15 minutter. Når det er gjort er det bare et viktig trinn igjen; Oppdater reskontro. Ved dette valget blir alle de overførte fordringene merket i økonomisystemets reskontro med ny status og Vaxtra saksnummer. Agresso viser dette, men Unique har ingen egen visning av disse opplysningene. Disse fordringene blir dermed ikke tatt med ved neste Hent fordringer. Dersom du får et tidsavbrudd, må sakene slettes i Vaxtra-serveren. Du kan enten gjøre det selv over Web, men det tar litt tid, så derfor kan dette også gjøres sentralt etter behov (ta kontakt med oyvind.moe@norsoft.no. Det vil normalt bli beregnet et mindre honorar for dette.) Hvis de samme fordringene blir overført flere ganger blir det duplikater i Vaxtra og samme krav går med utilsiktet, parallell innfordring. Det vil ikke gå mange minuttene før dokumentene for disse sakene kommer som e- postvedlegg til rette saksbehandler. Fra KomFakt Dette er i form av en filoverføring. Man får en filåpningsdialog og fordringene blir deretter overført til Vaxtra-serveren uten at det skjer noen oppdatering av KomFakt. Således må man holde en manuell oversikt over hvilke oppdragsgivere og datointervall man har overført fra. Vi har laget en egen beskrivelse på hvordan man henter ut restanser fra KomFakt (be om denne særskilt). Dette gjøres via Virksomhetsportalen http://vip.edb.com/. Beskrivelsen viser hvordan man skal lage en rapport som gir de nødvendige dataene for Vaxtra. Rapporten lages en gang for alle, men den kjøres hver gang man henter ut nye forfalte fordringer. Side 11 21-11-12

Fra systemet til Sandefjord kommune Dette er også en filoverføring. Skriv ut Man får opp et skjermbilde med ett regneark (eller ruteark): De dokumentene som er produsert i dag kommer automatisk opp. Ved å trykke på knappen Forhåndsvis vil alle pdf-dokumentene monteres som ett enkelt dokument med det antall sider som det er antall opprinnelige dokumenter og dermed lett å skrive ut. Velger man en annen produksjonsdato og trykker på så vil den dagens dokumenter komme opp i listen. Her har man også kobling til arkivsystemet. Ved å trykke på knappen Til arkivsystem vil de dokumentene som er i listen bli lagret på katalogen for importsentralen akkurat som om de skulle vært scannet inn. Nå er det et spørsmål om hva som skal overføres til arkivsystemet. Inkassovarsler og betalingsoppfordringer regnes ikke som arkivverdige dokumenter. Kontroll mot økonomisystem Dette er en automatisk rutine. Den avsluttes med en rapport som man kan skrive ut. Den viser hvor mange og hvilke saker som er korrigert. Side 12 21-11-12

Les OCR-fil Forberedelser: Det forventes at konto er opprettet og at denne er satt i produksjon for OCR-giro. KIDnummeret er på 13 siffer, som er saksnummeret pluss et kontrollsiffer med Modulus 10 xxxxyyyyyyyyz xxxx: Inkassatornummer (for kommuner er dette kommunenummeret) yyyyyyyy: Saksnummer med ledende nuller z: Modulus 10 kontrollsiffer Bankkontonummeret som er lagt inn i Vaxtra skal være med 11 siffer sammenhengende, som 12340567890. Det forutsettes også at utskrift av en giroblankett har vært slik den bør være. Beløpslinjen skal være innenfor vinkelparentesene i høyden og øretallene skal være inn mot det gule feltet. Vi har fått systemgodkjent utskriftene av NETS og det skal for inkassatorene kun være å vise til denne godkjennelsen. Det kan likevel hende at banken setter som krav at det skal skrives ut 1 eller 20 giroer. Gjør gjerne det så unngår vi diskusjon. Men, skulle det likevel oppstå problemer kan du kontakte NETS ved: Aina Lotterud, telefon 22898580 eller aina.lotterud@bbs.no OCR-filen skal kun inneholde betalinger for Vaxtra-kontoen. Noen banker lager OCR-filer for alle inkassatorens bankkonti i samme fil. Dersom dette er tilfelle må man be banken om å splitte filen og skille ut den delen som er til Vaxtra-kontoen. Innlesing av OCR-fil og postering av bilag Man får en filåpningsdialog og velger riktig fil med dagens innbetalinger. Dersom man skulle i vanvare åpne en helt annen fil, vil Agenten merke dette og avbryte innlesningen. Filen blir lest og innbetalte beløp på de respektive sakene blir opprettet under fanen Avdrag og sakens status oppdatert. Er det full oppgjør, blir saken avsluttet. Hvis det er et avdrag eller en delinnbetaling blir dette også lagt inn og saken oppdatert tilsvarende. Hvor stort restbeløp som gjenstår er avgjørende for videre behandling. Det er tre trinn: 1. Saken avsluttes 2. Saken ligger i dvale. Ved neste fordring på samme skyldner blir dette restbeløpet tatt med automatisk 3. Saken fortsetter eller avdragsavtalen fortsetter Deretter kommer Agenten med et posteringsforslag i et regneark. Vær klar over at det eneste Vaxtra-serveren ser er innbetalt beløp. Dette beløpet samsvarer normalt med sakens status. Men noen ganger har saken fått et nytt tiltak eller skyldner betaler et feil beløp som ikke samsvarer med saken. Det kan f.eks. være at skyldneren betaler en annen termin eller flere terminer. Saken det innbetales på kan være innkumulert i en annen sak som Vaxtra kjører videre på mot denne skyldneren. Som man kan forstå, vil Vaxtra i de fleste tilfeller komme med et fornuftig forslag til hvordan beløpet skal fordeles på hovedstol, salær, omkostninger og renter. Men noen ganger er forslaget feil. Saksbehandler vil normalt se dette og forstår hva som har skjedd ut fra sakens egenart. Her kommer saksbehandlerkompetanse inn. Saksbehandleren kan derfor overstyre forslaget ved å endre på enkeltbeløp i regnearket. De hvite kolonnene inneholder verdier som saksbehandler kan endre. De grå kolonnene er det ikke mulige å endre. Hvis du må endre en verdi, peker og klikker du på den cellen som skal endres. Vent et snaut sekund og du vil se at cellen er inntastbar. Normalt er dette regnearket Side 13 21-11-12

laget for å velge rader (linjer), men ved en liten pause etter et markert klikk, åpnes cellen for endring. Se spesielt på kolonnen Kalkulerte renter. Dersom verdien i denne kolonnen er svært forskjellig fra kolonnen Renter, så må du sannsynligvis korrigere enten hovedstol, salær eller omkostninger. For automatisk postering i Unique, Agresso eller KomPak trykk på Send bilag til økonomisystem. For Unique har man alternativt en mulighet til å overføre posteringen med en XML-fil. Denne må leses inn i Unique etterpå. Oppsett i Agresso for innlesing fra Agenten beskrives i Brukerveiledningen for Vaxtra. Når innlesingen er gjort, kan du trykke på grønn hake og du får papirutskrift av bilagene. Disse utskriftene tjener som bilagsdokumentasjon til regnskapet. Dersom innlesningen av OCR-filen av en eller annen grunn gikk galt, kan du lese inn på nytt. Det skal normalt gå bra. Innbetalingene skal ikke legge seg dobbelt, men kontrollér likevel at det går riktig for seg. Pass også på at oppdragsgiverne er oppgitt riktig for Unique før bilaget sendes til økonomisystemet. Feilsporing i Agenten inne på inkassatorens nettverk Agenten ligger installert på inkassatorens maskiner i et sikkert nettverk normalt bak brannmur og proxy. Det kan i visse tilfeller være nødvendig å kjøre Agenten i feilsøkingsmodus. Dette krever tilgang til en maskin med ODBC-driver installert. Inkassatorene har forskjellige løsninger for tilgang utenifra. Noen har VPN-løsninger enten via Web eller via RDP (Remote desktop / Tilkobling til eksternt skrivebord). Alternativt har vi med stor suksess brukt gratisproduktet TeamViewer 3. Den må installeres og kan lastes ned fra: http://www.teamviewer.com/download/index.aspx Versjon v.3.5.4140 (English) eller senere versjon De som vi i praksis gjør er å overføre kildekoden til Agenten og programutviklingsverktøyet 4th Dimension. Da vil vi kunne gå gjennom metodene trinn for trinn og gjøre de nødvendige observasjonene. Noen ganger vil resultatet være å gi forklaring på en spesiell situasjon som har oppstått som kan skyldes dataene i regnskapssystemet eller Vaxtra. Andre ganger kan det være å rette en feil i Agenten ved tilpasning til nye systemer, drivere eller funksjoner. Hvis Agenten ikke starter på en Windows server 2003 Dette kan skyldes konfigurasjon av DEP (Data Execution Prevention). Sjekk artikkelen på adressen http://www.4d.com/knowledgebase?caseid=42391 Hvis Agenten ikke starter på en Windows server 2008 Sjekk dette: forsøk å skru av UAC (User Account Control -- http://en.wikipedia.org/wiki/user_account_control) http://technet.microsoft.com/enus/library/cc709691(ws.10).aspx programmet må kjøres med en Admin konto (pass på, selv om du startet en Adminsesjon, kan det hende at du må høyreklikke på programikonet og velge "Start det som..." og velge Administrator. DEP : Windows Server 2008 bruker også DEP http://kb.4d.com/search/assetid=75181 Side 14 21-11-12

Hvis Agenten ikke starter på en Windows 7 Sjekk dette: Skru av brukerkontokontroll Hvis Agenten gir ODBC feil #9902 Det er ingen åpnet forbindelse Dette kan oppstå hvis man forsøker å hente svært mange forfalte fakturaer fra økonomisystemet. Begrens utvalget med færre oppdragsgiver, kunder eller bruk en tidligere forfallsdato. Hvis Agenten gir feilmeldingen SOAP feil: Feil #2000 ved innlesing av ocr-fil. Dette kan skyldes midlertidig stor trafikk på Vaxtra-serveren. Forsøk på nytt etter noen minutter. Side 15 21-11-12

Ansvar-/rollefordeling ved brukerassistanse: 1. Installasjon og oppgraderinger av Agenten gjøres normalt av kundens eget driftpersonell 2. Vanlig Windows brukerassistanse gjøres også av kundens eget driftspersonell 3. Eventuelle feilmeldinger fra Agenten rapporteres til NorSoft AS Øyvind Moe <oyvind.moe@norsoft.no>, 67518020, 90512512 4. Andre situasjoner regnes som Ad Hoc og løses ut fra situasjonen NorSoft AS Øyvind Moe Side 16 21-11-12