Høgfjellia Vel Årsmøte 5. april 2012

Høgfjellia Vel Årsmøte 5. april 2012

Forslag til agenda 1. Valg av representant til å medundertegne protokollen 2. Godkjennelse av innkalling 3. Godkjennelse av Regnskap og Årsberetning 2011 4. Fastsettelse av kontingent og felleskostnader for 2013 5. Valg 6. Spesielle saker som styret eller enkeltmedlemmer ønsker belyst 1. Bom status og erfaringer siden oppstart, åpne/stengetider for 2012 2. Vannlekkasje over veien Informere om tiltak som er gjort 3. Vanntrykk status og tiltak som er gjennomført 4. Skigard / Sau i Høgfjellia status og erfaringer 5. Skiløyper legge frem forslag om ny trase over Høgfjellia 6. Veilag forslag til etablering av eget veilag for samtlige brukere av veiene i Høgfjellia 7. Postkasser legge frem forslag og budsjett på oppsetting av postkasser 8. Skilting av veier for å gjøre det lettere å finne frem (f.eks. Høgfjellia 17-33). Skilting av skiløype (behov for 2 skilt for å merke skiløypen mot nordøst 9. Avklare kontingent for 2013

GSM bom Høgfjellia Status og erfaringer siden oppstart

Består av to avhengige systemer: To GSM enheter for åpning av bom Enhet 1, 580000306625, GSM nummer for brukere fra Skihytteveien og andre vel Enhet 2, 580000167387, GSM nummer for brukere fra Høgfjellia Kontroll system for åpning av bom Sløyfe under og innenfor bommen Brikkesensor + kodetastatur terminalserver med fast IP for fjernstyring

Aktiviteter 2011: Installasjon av bom inkludert GSM enheter + kontrollsystem Utvidet kontrollsystem: Terminalserver med fast IP for internett aksess Asfaltering Registrering, utsendelse av bruksanvisning og brikker samt programmering av alle brukere Oppstart høsten 2011 Full drift: 1. desember 2011 med følgende innstillinger: Mandag-torsdag: bom i lukket posisjon Fredag-søndag: bom i åpen posisjon fra 1000 1900 Jul + påske: bom i åpen posisjon Justering og tilpasning av sensorer for automatisk åpning av bom

Midlertidige brukere - policy: Tidligere har vi oppfordret om at håndverkere utstyres med berøringsfrie brikker. I tillegg tilbyr vi nå: Å programmere inn GSM nummer til håndverkere for gyldighet i en tidsbegrenset periode. Hyttegjester må fortsatt utstyres med brikker.

Vannlekkasje over veien 2011 Tiltak som er gjort En ekstrem kuldeperiode i fjor vinter samt lite snø medførte at vannrør under veien frosset slik at store mengder vann rant over veien og fryste til store issvuller. Dette medførte som kjent til ekstraordinære veivedlikeholdskostnader som medlemmene måtte betale for. Styret har gjennomført tiltak med å legge varmerør i stikkrennene slik at vi i fremtiden forhåpentligvis vil unngå denne type hendelser. Tiltaket kostet ca kr 10.000,-

Vanntrykk status og tiltak I november 2011 ble det montert en frekvensomformer på den ene av to pumper. Trykket ut fra pumpestasjonen ble satt til 10.7 bar. Pumpa går nå nesten kontinuerlig og turtallet vil variere med mengden vann den transporterer. Dette gir et jevnt trykk på 10.7 bar, men det krever et noe høyere strømforbruk. Pumpestasjonen ligger på 820 moh. Trykket på 900 moh blir dermed 2,7 bar. Til orientering leverer Lillehammer kommune som minimum 2,0 bar til sine abonnenter. For å holde et maksimumstrykk på 6,0 bar må alle under 867 moh montere reduksjonsventil. I vannkum nedenfor skibrua er det montert en felles reduksjonsventil for de som er koblet til denne strengen. Sikkerhetsventiler på varmtvannsberedere løser normalt ut ved ca. 9 bar. Pumpe nr. 2 styres fortsatt med trykkbryter og er innstilt på et lavere trykk. Denne er beregnet å starte ved stort trykkfall på nettet som ved tapping av vann fra hydranten ved skibrua. All dokumentasjon for pumpestasjonen er levert til Nordseter Panorama AS v/åge Langsethagen. Jeg har også sagt noe der om en minimumsløsning for overvåking av pumpestasjonen(frostfare) og framtidig service.

Skiløyper legge frem forslag om ny trase over Høgfjellia

Skiløyper legge frem forslag om ny trase over Høgfjellia Kostnad Estimert ca kr 40.000 70.000 Finansiering Spleiselag med alle Vel, Nordseter Utvikling, Lillehammer Kommune? ¼ kostnad for Høgfjellia Vel blir ca kr 150 250 per medlem. Fremdrift/organisering? Skal Høgfjellia Vel engasjere seg?

Veilag forslag til etablering av eget veilag for samtlige brukere av veiene i Høgfjellia Bakgrunn / mandat Styret i Høgfjellia Vel har som vedtatt på forrige årsmøte iverksatt arbeid med å etablere et Veilag for alle som har veirett til området, både fra Høgfjellia og Skihytteveien (Nordseter Panorama). Styret i Høgfjellia Vel har samarbeidet godt med styret i Skihytteveien - som også er meget positive til at det etableres et felles Veilag med et eget styre samt omforente vedtekter. Vi har utarbeidet et forslag til vedtekter som er diskutert med styret i Skihytteveien, og som det langt på vei er enighet om. I etterkant av dagens årsmøte vil styret sende ut vedtektsforslaget, men vi vil nå gå igjennom hovedpunktene vi håper det oppnås enighet om. Målet i dag er at styret får mandat til å etablere et veilag med tilhørende vedtekter, og at medlemmene i Høgfjellia Vel slutter seg til forslaget som her blir presentert

FORMÅL Veilaget skal forestå drift og vedlikehold av gjeldene private veier i Høgfjellia, både økonomisk og administrativt, herunder brøyting, bomdrift, oppgraderinger etc. ANSVAR rettigheter og begrensninger Veilagets ansvar gjelder kun veianlegg innenfor Høgfjellia. Veiene eies av private grunneiere som ved etableringen av veilaget overlater sine retter og plikter. Private innkjørsler er fortsatt Grunneier sitt ansvar, dette gjelder blant annet drensrør, brøyting, etc.

MEDLEMSKAP (innmelding og utmelding) Nye medlemmer skal godkjennes av Veilaget (styret). Eksisterende medlemmer er alle med veirett fra Skihytteveien hytteeierforening samt alle grunneiere i Høgfjellia. Medlemskapet er bindende og kan ikke sies opp uten at alternativ adkomst kan dokumenteres samt at Veilaget godkjenner utmeldingen. Nye tomter/fradelinger skal meldes fra til styret som skal vurdere eventuelle nye medlemskap ÅRSMØTE Årsmøte skal holdes innen 30.juni hvert år, primært i tilknytning til årsmøtene som avholdes i Høgfjellia og Skihytteveien Vel i påsken. Deltakere er alle medlemmer. Årsmøte velger fire styrerepresentanter hvorav to skal være fra Skihytteveien Hytteeierforening og to fra Høgfjellia som har retten til å ha styrets formann. Hvert medlem har en stemme som benyttes ved personlig fremmøte eller gjennom fullmakt (1). Innkalling skjer med to ukers varsel. Vedtak baseres på saksliste og med 2/3 flertall. Innholdet i årsmøte er beskrevet i vedtektene.

STYRET Styret har all kontakt med off.myndigheter, medlemmer, leverandører, og andre berørte forbindelser. Styret velges av årsmøte med en leder (Høgfjellia), tre styremedlemmer (hvorav to fra Skihytteveien), to vararepresentanter og en internrevisor. Styrerepresentanter sitter i minst to år av gangen. Styrets oppgaver et omfattende beskrevet i Vedtektene. Kommentar: Styret i Høgfjellia Vel anbefaler at styrefomannen i Veilaget også er styremedlem i Høgfjellia Vel, og at kontinuitet bestrebes. VEIAVGIFTEN Veienes drift finansieres av medlemmene som er pliktige til å betale den fastsatte årlige veiavgift. Det legges til grunn at alle hvert medlem betaler lik årsavgift (alt annet er umulig å praktisere). Særskilt bruk / stor belastning kan medføre ekstrautgift på den aktuelle tiltakshaver.

BRUK AV VEIER Det legges opp til «normalt ansvar / bruk». Parkering skjer på egen tomt og inkluderes ikke i Veilagets ansvarsområde. Lagring langs veiene er forbudt, og tung transport som skader veiene skal unngås. Eventuelle skader skal utbedres umiddelbart av de ansvarlige, alternativt utbedres det av styret med påfølgende erstatning mot ansvarlig/tiltakshaver. GJELD Kan kun tas opp med 2/3 flertall. Gjelden blir ikke personlig. REGNSKAP De største løpende utgifter for våre medlemmer forventer vi vil knytte seg til drift og vedlikehold av veinettet. Vi legger derfor til grunn at Veilaget må føre et eget regnskap, også basert på ulike medlemskap. Dette vil utredes nærmere VEDTAK Styret i Høgfjellia Vel ber om medlemmenes mandat til å sluttføre arbeidet med å etablere Høgfjellia Veilag i samarbeid med medlemmer fra Skihytteveien Hytteeierforening - basert på det gjennomgåtte Vedtektsgrunnlag (UTKAST ettersendes i formell versjon).

Postkasser legge frem forslag og budsjett på oppsetting av postkasser Posten Lillehammer gir umiddelbar tillatelse for å sette opp postkassestativ ved bommen. Alternativ plassering må søkes om. Det må argumenteres «godt» for at man skal få innvilget dette ( ref. postbudsjef Posten Lillehammer) Lage ca 10 fellespostkasser Kostnad Fundamentering og postkassestativ i Høgfjellia kvalitet ca kr 25.000,-, plass til ca 10 postkasser 50 cm brede Postkasse i tre ca kr. 1.000 1.500 pr stk, 50 cm brede Hvis alle blir med er kostnaden pr medlem ca kr 600

Alt 3 Alt 3 Alt 3 Alt 1 Alt 2