Møteinnkalling Tinn kontrollutvalg Dato: 12.12.2016 kl. 10:00 Møtested: Arkivsak: 15/09395 Arkivkode: 033 Forfall meldes til utvalgssekretær Beate Marie Dahl Eide, på e-post beatemarie.dahleide@temark.no eller på mobil 91739893 snarest mulig. Sakskart Side 4/16 15/09395-42 Møteinnkalling Godkjenning av innkalling til møte 12.12.2016 - Tinn kontrollutvalg 3 Møteprotokoll 4/16 15/09395-43 Godkjenning av møteprotokoll fra møte 26.09.2016 4 Saker til behandling 23/16 16/03804-7 Referatsaker 12.12.2016 - Tinn kontrollutvalg 5 24/16 16/12025-7 Underveisrapportering forvaltningsrevisjonsprosjekt "Barnevern" - Tinn kommune 6 25/16 16/14036-2 Tinn kommunes oppfølging av kompetansekrav i skolen 8 26/16 15/16081-7 Orientering om søksmål mot Tinn kommune 12.12.2016 9 27/16 16/03777-5 Orientering fra revisor i møte 12.12.2016 - Tinn kommune 10 28/16 16/14038-1 Møte- og arbeidsplan 2017 for Tinn kontrollutvalg 11 29/16 16/02838-7 Eventuelt i møte 12.12. 2016 - Tinn kontrollutvalg 13 1
Sakene legges også ut på www.temark.no Bø/Rjukan, 05.12.2016 Gunnar Odd Hagen Kontrollutvalgsleder For kontrollutvalgsleder Utvalgsekretær Beate Marie Dahl Eide 2
Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av innkalling til møte 12.12.2016 - Tinn kontrollutvalg Arkivsak-dok. 15/09395-42 Arkivkode. 033 1 Tinn kontrollutvalg 12.12.2016 4/16 Møteinnkalling til møte 12.12.2016 godkjennes som den foreligger. Møteinnkallingen til møte 12.12.2016 legges med dette frem for godkjenning. Vedlegg: Møteinnkalling til møte 12.12.2016. 3
Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av møteprotokoll fra møte 26.09.2016 Arkivsak-dok. 15/09395-43 Arkivkode. 033 1 Tinn kontrollutvalg 12.12.2016 4/16 Møteprotokollen fra møtet 26.09.2016 godkjennes. Møteprotokollen fra møtet 26.09.2016 godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll fra møte 26.09.2016. Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 23/16 Referatsaker 12.12.2016 - Tinn kontrollutvalg Arkivsak-dok. 16/03804-7 Arkivkode. 033 Sakshandsamar 1 Tinn kontrollutvalg 12.12.2016 23/16 Referatsakene tas til orientering. 1. Orientering fra representantskap i Temark 23.11.2016 2. Orientering fra Høstkonferanse Temark 23.11.2016, Kristiansand 3. Henvendelse til kontrollutvalget om personalsak, ref. orientering i møte 26.09.2016. (u.off. ref Fvl 13.1, jf. Offl 13). 4. Påmelding til NKRFs konferanse på Gardermoen 1-2.02.2017 5. Andre saker 5
24/16 Underveisrapportering forvaltningsrevisjonsprosjekt "Barnevern" - Tinn kommune Arkivsak-dok. 16/12025-7 Arkivkode. 217 1 Tinn kontrollutvalg 12.12.2016 24/16 Kontrollutvalget tar den fremlagte underveisrapportering til orientering. Den andre problemstillingen i prosjektet endres til: «I hvilken grad arbeider kommunen systematisk med forebyggende innsats rettet mot barn og unge?». Kontrollutvalget ber revisjonen melde tilbake om det skulle oppstå behov for økt ressursbruk på prosjektet utover 30 timer. Denne saken er en underveisrapportering på forvaltningsrevisjonsprosjektet kontrollutvalget har bestilt på temaet «Barnevern». Revisjonen har kommet i gang med arbeidet, men er noe forsinket bla. begrunnet i at rådmannen var opptatt med rettssaken Tinn kommune var en del av. Arbeidet med å besvare den første problemstillingen er på det nærmeste ferdigstilt (hvorvidt barnevernets ressurser er tilpasset deres arbeids- og ansvarsoppgaver). Det foreslås å endre den andre problemstillingen i prosjektet noe, for å se på det forebyggende arbeidet på en meir helhetlig måte og slik dekke kontrollutvalgets vedtak på en bedre måte. Problemstillingen foreslås endret til: I hvilken grad arbeider kommunen systematisk med forebyggende innsats rettet mot barn og unge?». Spørreundersøkelsen blir sendt ut over jul, både av hensyn til underveisrapporteringen til kontrollutvalget og mulig svarprosent på undersøkelsen. Det anslås noe økt ressursbruk på prosjektet, og at leveringen kan bli noe forsinket. For ytterligere informasjon henvises det til vedlagte revisjonsnotatet og orientering fra revisjonen i møtet. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet mener at det å se på det forebyggende arbeidet er en svært viktig del av prosjektet. De endringer som er forslått i den andre problemstillingen kan gjøre prosjektet noe mer omfattende, men sekretariatet ser at endringen styrker prosjektet, og kan bidra til at funnene kan gi enda bedre styringsinformasjon og muligheter for forbedring av dette arbeidet i Tinn kommune. Sekretariatet ser det som uproblematisk om prosjektet blir noe forsinket, i tråd med det som er skissert i prosjektplanen. 6
Vedlegg: Revisjonsnotat, datert 6.12.16 Vedlegg til sak 7
25/16 Tinn kommunes oppfølging av kompetansekrav i skolen Arkivsak-dok. 16/14036-2 Arkivkode. 100 1 Tinn kontrollutvalg 12.12.2016 25/16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: Tinn kommunes oppfølging av kompetansekrav i skolen, med bakgrunn i resultater på nasjonale prøver og sak i oppvekstutvalget i Tinn kommune, ble tatt opp i forrige kontrollutvalgsmøte (26.09.2016). Sekretariatet ble bedt om å innkalle rådmannen/kommunalsjef oppvekst til utvalgets neste møte for å orientere. Rådmann/kommunalsjef er innkalt, og bedt om å svare på følgende spørsmål, i tråd med kontrollutvalgets vedtak: 1. Hvilke lovpålagte kompetansekrav ift undervisningen følger (ikke) Tinn kommune nå? 2. Har disse eventuelle hullene vært udekt over flere skoleår eller semestre? 3. Hvordan blir kompetansekrava rapportert internt i kommunens organisasjon og til skoleeier ved hovedutvalg og kommunestyre? Administrasjonen er bedt om å orientere muntlig i møtet, og at det fremlegges en kortfattet skriftlig redegjørelse, senest i selve møtet. Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling da redegjørelse vil bli gitt i møtet. Vedlegg: 8
26/16 Orientering om søksmål mot Tinn kommune 12.12.2016 Arkivsak-dok. 15/16081-7 Arkivkode. 000 1 Tinn kontrollutvalg 12.12.2016 26/16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Tinn kommune og rådmann Rune Lødøen har vært saksøkt av selskapet RTC (Rjukan Technology Center AS), med krav om erstatning på minimum 75 millioner kroner. Rettssaken i tingretten er nå avsluttet. Rådmannen har fortløpende orientert kontrollutvalget om status i saken, og vil i møtet gi en ny orientering om status i saken. Aust-Telemark tingrett avsa dom 10. november 2016 der kommunen frifinnes på alle punkter og tilkjennes erstatning for alle sakskostnader. Retten har vurdert kommunens saksbehandling fra 2009 og frem til 2015, og ikke funnet noe kritikkverdig i saksbehandling, håndtering eller vedtak som er truffet underveis. Tingretten har sluttet seg til kommunens syn om at de har opptrådt som vertskommune hele veien. Dommen er av allmenn interesse siden alle landets kommuner må håndtere ulike næringsetablerere. Saken kan bli behandlet for lukkede dører av hensyn til rettsforhandlingene/mulig anke av rettsavgjørelsen, ref. Koml. 31-5, jf. Offl. 18. Vurdering fra sekretariatet: Det har vært viktig at kontrollutvalget har blitt holdt løpende oppdatert om utviklingen i saken. Saken legges frem som en orienteringssak. 9
27/16 Orientering fra revisor i møte 12.12.2016 - Tinn kommune Arkivsak-dok. 16/03777-5 Arkivkode. 210 1 Tinn kontrollutvalg 12.12.2016 27/16 Saken legges frem uten innstilling. Kontrollutvalget har som en av sine oppgaver å holde seg orientert om revisjonsarbeidet og se til at revidering av kommunens regnskap skjer på en god måte. Hjemmelen for dette finner man i Kommunelova: 77.Kontrollutvalget 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 78.Revisjon 5. Kommunens eller fylkeskommunens revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Det er også beskrevet nærmere i Kontrollutvalgsforskriften: 6.Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Det er også en egen forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner som gir føringer for arbeidet til revisor. Det er fast praksis at revisor orienterer om det løpende revisjonsarbeidet i kommunen i kontrollutvalgsmøtene. I løpet av høsten legger revisor frem planleggingen av revisjonsåret, og på våren legger revisor frem melding fra revisor og revisors uttalelse om kommuneregnskapet. Oppdragsrevisor Elizabeth Kasin vil orientere om revisjonsarbeidet i Tinn kommune i møtet. Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling siden orientering gis i møtet. 10
28/16 Møte- og arbeidsplan 2017 for Tinn kontrollutvalg Arkivsak-dok. 16/14038-1 Arkivkode. 033 1 Tinn kontrollutvalg 12.12.2016 28/16 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2017 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende. Kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og holde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2017: (Mandager kl. 10:00) 23.01.2017 24.04.2017 19.06.2017 25.09.2017 27.11.2017 Sekretariatet legger med dette frem en egen sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget. Saken legges videre frem som orienteringssak i kommunestyret. Møte- og arbeidsplanen er ikke å forstå som en fullstendig presentasjon av alle oppgaver/saker som kontrollutvalget vil behandle i løpet av året, men legger vekt på de oppgaver som utvalget etter egen forskrift er pålagt å behandle. Det kan være aktuelt å kalle inn representanter fra administrasjonen for å orientere om aktuelle saker/temaer utover de punktene som er nevnt nedenfor. Dette er en viktig del av kontrollapparatet til kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Tinn kommune har fem møter i året, fordelt på tre møter på våren og to møter på høsten. Lengden på møtene avgjøres av antallet saker/typen saker som skal opp i møtet. Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Kunnskap om kontrollutvalgets rolle oppgaver og lovverk er nødvendig for å utføre de oppgaver som fremgår av lov og forskrift. Det er nødvendig å legge til rette for opplæring og kursvirksomhet for alle medlemmer av kontrollutvalget. Slik opplæring kan skje lokalt (høst- og vårkonferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbud. Kontrollutvalget inviteres årlig blant annet til Norsk kommunerevisorforbund (1-2. feb.) og Forum for kontroll og tilsyn (7-8. juni) sine landskonferanser. Dette er viktige samlinger for å tilføre kontrollutvalgets medlemmer ny kunnskap. Sekretariatet foreslår følgende veiledende møte-/arbeidsplan 2017 for Tinn kontrollutvalg: 11
Tinn kommune Kontrollutvalget Møte- og arbeidsplan 2017 Møtedatoer: 23.01.2017 24.04.2017 19.06.2017 25.09.2017 27.11.2017 (Mandager kl.10:00) Mandag 23. januar 2017 kl. 10:00 Årsmelding 2016 for Tinn kontrollutvalg Årsrapport for skatteoppkreveren i Tinn kommune 2016(?) Tinn kommunes rutiner for økonomiske misligheter og andre straffbare forhold begått av ansatte Oppfølging av tidligere gjennomførte eierskapskontroller Orientering fra revisor Mandag 24. april 2017 kl. 10:00 Tinn kommunes regnskap for 2016 kontrollutvalgets uttalelse Tinn kommune Rjukanbadet KFs regnskap for 2016 kontrollutvalgets uttalelse Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Barnevern» - Tinn kommune Bestilling av selskapskontroll Mandag 19. juni 2017 kl. 10:00 Orientering fra revisor Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Eiendomsforvaltning» Godkjenning av tilbud og prosjektplan for selskapskontroll Virksomhetsbesøk/orientering? Mandag 25. september 2017 kl. 10:00 Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon for 2017 Vurdering av revisors selvstendighet Mandag 27. november 2017 kl. 10:00 Møte- og arbeidsplan for 2018 Orientering om budsjettet for Tinn kommune 2018 Orientering fra revisor Virksomhetsbesøk/orientering? Planen er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp saker og avholde de møter de ønsker. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller Gjennomførte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller, og eventuelle prosjektplaner, underveisrapporteringer e..l., legges frem/behandles fortløpende. Nye prosjekt bestilles fortløpende. Tentativt leveringstidspunkt oppgis i planen så langt som mulig. Fellesmøter/prosjekter med andre kontrollutvalg Avholdes/planlegges etter utvalgenes ønske og behov som dukker opp ila arbeidsåret. Andre datoer: - 1.-2.02.2017: Kontrollutvalgskonferanse i regi av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), Gardermoen) - April 2017: Vårkonferanse i regi av Temark, Agder/Telemark - 7.-8.06.2017: Fagkonferanse i regi av Forum for kontroll og tilsyn, Tromsø - November 2017: Høstkonferanse i regi av Temark, Agder/Telemark - Andre møter/kurs 12
29/16 Eventuelt i møte 12.12. 2016 - Tinn kontrollutvalg Arkivsak-dok. 16/02838-7 Arkivkode. 033 Sakshandsamar 1 Tinn kontrollutvalg 12.12.2016 29/16 13