Notus Portal er ein Internett-portal med presentasjon av ledige vakter, førespurnad om å ta vakter og bekreftelse av vakter via Internett og SMS! Når ei vakt er ledig i Notus, kan denne publiserast som ledig vakt som tilsette kan melda interesse for, eller ein kan retta førespurnad til bestemte tilsette via SMS (eller mail) i portalen. I tillegg kan den tilsette sjå eigen turnus, korrigert for ekstravakter og avvik, når ein loggar seg inn i Notus Portal, markera tilgjengelighet og ein kan godkjenna timelista si med oversikt over timebank og ferie. 1. BRUK AV NOTUS PORTAL FOR TILSETTE/VIKARAR: Du loggar deg på Portalen (heime eller på jobb) via Internett ved å skriva inn adressa http://turnus.kvinnherad.kommune.no i Web-lesaren (Internet Explorer e.l.) Det første du får opp er ein påloggingsboks: OBS at det står Kvinnherad kommune i påloggingsboksen! Skriv inn K-nummeret ditt som brukarnamn og det passordet du har fått tilsendt på SMS. Klikk Logg inn. Dersom passordet inneheld teikn som er vanskeleg å få skriva inn, eller du har gløymt passordet ditt: Be om nytt passord ved å klikka på lenka Glemt passordet ditt?. Skriv inn mobiltlf.nr. ditt og klikk Nytt passord. Passordet blir sendt deg på registrert mobilnr. Du treng altså ikkje ta kontakt med IT-avd. for å få nytt passord når du er registrert med k-nummer, administrerer du sjølv kontoen din! Ver OBS på at Portalen brukar eit 14-sifra telefonnr.! 1
Når du har logga på Notus Portal får du først opp Heimesida di: Heimesida inneheld: Oppslagstavle der det kan leggast inn meldingar til alle tilsette eller meldingar som er lagt ut av gruppeleiar til bestemte gruppe(r). Oversikt over ledige vakter for alle grupper (kan filtrerast). Kalender med markering av ordinære vakter, ekstravakter og fråver. Postboks med visning av antall meldingar i portalen. Dagane framover blir vist som eit panel 8 dagar framover med dine vakter og ledige vakter som er publisert panelet kan filtrerast! Dette panelet er nytt og viser vaktene dine med svart skrift ledige vakter dei dagane står markert med blå skrift klikk på dei for å få opp detaljar om vakta og evt. søka direkte frå dette bildet! Du kan endre personalia med m.a. nytt mobiltlf.nr. og passord. Dette er viktig å vedlikehalda, då hovudkommunikasjonen vil gå via SMS! (For endring av mobilnr og passord-skifte sjå lenger bak, pkt. 1.6.1. og 1.6.2.) 1.1. LEDIGE VAKTER / VIKARSHOP: Vakter som blir publiserte, er tilgjengelege i Portalen. Filtrering av tenestestad, vakttype, vekedagar og still.typar kan gjerast av den enkelte sjølv. I prinsippet vil du ha tilgang til å velja og melda interesse for alle ledige vakter for alle grupper! Gruppeleiar, eller andre som har ansvar for vikar-booking, tildeler og sender bekreftelse på vakter som du får, ved hjelp av SMS (og intern mail i Portalen). Sjekk bildet for ledige vakter ved å klikka i feltet for ledige vakter på Heimesida di eller bruk menyvalget Vikar Ledige vakter. Du kan velja å få ledige vakter presentert i listeform eller månadsvisning: 2
I eksempelet her er vist ei ledig vakt med filtrering for tenestestad «Test avd.». Den har status Kan søkes! Dette eksempelet er vist i statusen ListeVisning. Dersom gruppeleiar har lagt inn kommentarar ved publisering av vakta, blir dette vist med eit forstørrelsesglas i kolonna Kommentar. Peik, evt. klikk på dette ikonet for å få vist kommentaren. Klikk på knappen [Søk] for å melda interesse for vakta! Du får opp ein tekst-boks der du kan legga inn evt. melding til den som skal tildela vakta. Skriv inn ei evt. melding og klikk Send i boksen! Statusen for vakta blir endra til Under behandling. I MånadsVisning vil du få dette bildet: Her vil filtrering vera svært nyttig og gje betre oversikt. Filter kan lagrast i ListeVisning, lagrast og brukast i MånadsVisning og i panelet på start-sida! Filter blir vist oppe til venstre! I ruta heilt nede til venstre kan du også velja å berre visa dine vakter i kalenderen ved å ta bort haken for «Vis publiserte vakter». 3
1.1.1. Tildeling av vakter: Når gruppeleiar tildeler ei publisert vakt til deg, får du ein SMS og ei melding i mail-boksen i Portalen. Ver OBS på at Portalen sender ut SMS frå eit 14-sifra nummer som du må svara tilbake til! Dette er no eit unikt tlf.nr. for kvar vakt. SMS en har teksten: Du har fått tilbud om å ta vakten <V> ved <Turnus> den <dato>. Svar JA/NEI for å bekrefte at du tar vakten. Husk å svare så snart som mulig!. Meldinga i Portalen sin mail-boks vil vera tilsvarande. Du MÅ svara enten på SMS med Ja eller NEI, eller bekrefta ved hjelp av Mine søknader i Portalen. Der klikkar du enkelt og greitt på knappen [Ja, tar vakten] Når du har bekrefta at du tar vakta, vil gruppeleiar bekrefta at vakta er sett opp som ei ekstravakt i Notus, og du får melding på SMS og i mail-boksen i Portalen at vakta er tildelt deg. SMS en vil ha følgjande tekst: Takk! Du er nå satt som vikar på vakten <V> ved <turnus> den <dato> kl <frå> <til>. Meldinga i Portalen sin mail-boks vil vera tilsvarande. 1.2. DIREKTE VIKARINNKALLING: Gruppeleiar, eller den som er ansvarleg for vikar-booking, kan også direkte frå Notus førespørja ein bestemt tilsett om å ta ei vakt. Kommunikasjonen vil då typisk gå via SMS! Du blir markert i Notus som aktuell vikar som skal få ei melding, og SMS en vil ha følgjande tekst: Hei! Har du mulighet til å ta vakten <V> ved <Turnus> den <Dato>. Da svarer du JA/NEI for å melde din interesse. (Det kan vera fleire som blir spurt om same vakta.) Dersom du bekreftar at du vil ta vakta får du melding tilbake: Ditt ønske om å ta vakten <V> ved <Turnus> er registrert om du blir valgt til å ta vakten vil du få en ny melding om dette, som du må godkjenne. Dersom du svarer nei, vil du få melding om at ditt avslag er registrert! Når vakta blir tildelt til deg, vil du få ei melding der du blir bedt om å bekrefta: Du har fått tilbod om å ta vakten <V> ved <Turnus> den <dato>. Svar JA/NEI for å bekrefte at du tar vakten. Når du då bekreftar vakta, får du til slutt ein endeleg bekreftelse om at vakta er sett opp på deg! 4
Du kan også velja å ta denne kommunikasjonen via mail-boksen i Notus Portal! Meldingar blir alltid sendt både som SMS og mail! 1.3. MINE SØKNADER: For å sjå historikken for vakttildeling og søknader, klikk Vikar Mine søknader : Du kan velja om du berre vil sjå vakter framover i tid og kva type søknader du vil sjå! Historikken for kvar vakt kan du få opp ved å klikka på blå tekst i Status-feltet. 1.4. MINE TIMELISTER: Ved timeliste-avslutning 20. I kvar mnd) vil gruppeleiar kunna publisera timelister. For å sjå timelistene, klikk Lønn/Timeliste Mine timelister : Dersom du er tilsett med fleire løns-id ar vil du evt. få opp fleire linjer! Ofte vil timelistene bli publisert fleire gonger som ved oppretting av enkelt-lister, og då er det den siste lista som er aktuell! Klikk Vis på den lista du vil sjå! 5
Du får opp timelista for den løns-månaden du valgte: Denne timelista er den same som blir skriven ut frå Notus. Du kan bekrefta at du har sett timelista med knappen nede til venstre Ja, jeg har sett timelisten. I tillegg får du status på timar i timebanken og restferie! Ver OBS på at oversikt ferie/timebank er status på det tidspunktet timelista blei publisert!! Dersom du har kommentarar/ikkje er einig i lønsposteringar eller anna, kan du før du bekreftar lista, skriva ein kommentar som gruppeleiar kan lesa i Notus! 6
1.5. MIN TURNUS: NOTUS PORTAL Du kan sjå turnusen din, korrigert for ekstravakter og andre avvik, ved å klikka Turnus Min turnus : Du kan peika på vaktene for å få info om vakta. Avvik er registrert med grå-skraverte vakter og fråver er registrert med strek over vakta! Du kan gjera innstillingar i skjermbildet kor mange veker du vil sjå og perioden du vil sjå! Ved å klikka Turnus Avdelingsturnuser vil du kunna henta fram heile turnusen for di gruppe. NY FUNKSJON: Du kan no også markera tilgjengelighet i turnusen di i portalen! Dette kan du gjera i «Dagene framover»-panelet på Startsida eller i «Min turnus». På linja Tilgjengelighet kan du klikka på aktuelle datoar og markera om du er tilgjengeleg eller ikkje for ekstravakter. Tilgjengeleg gir grøn farge på dagen, og du får raud farge dersom du markerer med ikkje tilgjengeleg. Dette blir automatisk overført til kalenderen i Notus turnusplan, slik at ein får det opp på oversikten i vikarsøk! Når du står i panelet på Startsida, klikkar du på dagen du vil legga inn tilgjengeleghet for. 7
1.6. ENDRE INSTILLINGAR MOBIL-NR. OG PASSORD 1.6.1. Endring av Mobil-nr: Klikk på Innstillinger i menylinja i portalen. Når du skal bytta mobil-nr, skriv det inn både i Mi side på Intranett i tillegg til i portalen! Dette sikrar at ein når deg på rett telefonnr. til ei kvar tid! Klikk på Endre personalia for å endre mobil-nr: Klikk Redigere oppe til høgre i skjermbildet. Skriv inn nytt nr og klikk Lagre endringer. 1.6.2. Endring av passord: Klikk på Bytt passord for å endre passordet: Skriv inn det gamle passordet i feltet for noverande passord (det du har fått tilsendt på SMS), og deretter skriv du det nye gjenta det nye i neste felt! Klikk Lagre nytt passord. 8
FLYTDIAGRAMMET VISER PRINSIPPA VED BRUK AV PORTALEN. DEI GULE FELTA VISER DEI TILSETTE SIN AKTIVITET: LEDIG VAKT Publiser vakt Vikarshopping Send forespørsel Søk på ledig vakt Vurder tilbud Svar JA / NEI på tilbud Send ut tilbud Send ut tilbud Bekreft tilbud Bekreft tilbud Send ut endeleg bekreftelse Send ut endeleg bekreftelse Avvik registrert i Notus Avvik registrert i Notus 9