BEREDSKAPSPLAN FOR ETABLERING AV KRISELEDELSE I ULLENSAKER KOMMUNE

BEREDSKAPSPLAN FOR ETABLERING AV KRISELEDELSE I ULLENSAKER KOMMUNE Dette dokumentet er gjort tilgjengelig via kommunens intranettløsning. Dette omfatter IKKE vedleggene. Vedleggene er unntatt offentlighet etter Offentlighetslovens 13 A02 21.08.13 Gjennomgående endringer Helena Arnesen A01 23.05.11 Gjennomgående endringer John Silseth Rådmann 07.06.11 REVISJON DATO TEKST LAGET GODKJENT ORGANISASJONSENHET Personal og service - Beredskapskoordinator Side 1 av 17 1

Beredskapsplan for etablering av kriseledelse i Ullensaker kommune INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 1.1 Generelt... 3 1.2 Vedlikehold av dokumentet... 3 1.3 Hovedprinsipper for beredskapsarbeidet... 3 2 LOVER, FORSKRIFTER OG PLANVERK... 4 2.1 Lover og forskrifter... 4 2.2 Planverk... 4 2.3 Lokalt planhierarki... 5 3 MYNDIGHET OG DELEGERING... 5 4 AKTØRER, ROLLER OG ANSVAR... 6 4.1 Kriseledelse... 6 4.2 Kriseledelsens ansvar... 6 5 VARSLING OG ETABLERING AV KRISELEDELSE... 7 5.1 Varsling og varslingslister... 7 6 BEREDSKAPSORGANISASJON... 7 6.1 Etablering av egen beredskapsorganisasjonen... 7 6.2 Beredskapsrådet... 8 6.3 Eksterne samarbeidspartnere... 8 7 ORGANISERING DRIFT AV KRISELEDELSESSENTER (KLS)... 8 7.1 Funksjoner og oppgavefordeling... 8 7.2 Suksesskriterier... 9 7.3 Kriseledelsens funksjoner... 9 7.4 Krisestabens funksjoner... 9 7.5 Fysisk organisering av KLS... 10 8 KRISESTABEN KRISELEDELSENS STAB/STØTTEELEMENT... 10 8.1 Arbeidsoppgaver for krisestaben... 11 8.2 Loggføring... 11 8.3 Situasjonsorientering - Brief... 11 9 INFORMASJON... 11 9.1 Informasjonsansvar... 12 9.2 Henvendelser fra publikum og media... 12 9.3 Informasjon på internett Kriseportal... 13 9.4 Intern informasjon Intranett... 13 9.5 Informasjonssenter... 14 9.6 Pressemeldinger... 14 9.7 Pressekonferanser... 14 10 OPPFØLGING OG EVALUERING AV BEREDSKAPSSITUASJONER... 15 11 OPPLÆRING OG ØVELSER... 15 11.1 Risiko- og sårbarhetsanalyser... 15 11.2 Øvelser... 16 12 VEDLEGGSOVERSIKT... 16 2

1 Innledning 1.1 Generelt Beredskapsplanen for etablering av kriseledelse i Ullensaker kommune beskriver organisering, oppgaver og ansvar ved krisehåndtering på overordnet nivå 1.2 Vedlikehold av dokumentet På vegne av rådmannen er kommunens beredskapskoordinator ansvarlig for rettelser og kvalitetssikring av beredskapsplanen for etablering av kriseledelse. Planen skal gjennomgås og ev. revideres årlig av beredskapskoordinator. Det skal tydelig fremgå av dokumentet når revisjon er foretatt. Øverst utfylte rad i versjonshåndteringen på forsiden av dokumentet indikerer gjeldende versjon. Beredskapskoordinator skal uten ugrunnet opphold foreta revisjoner og rettelser som følger av endringer i organisasjonen eller lovverk når disse påvirker de av planen beskrevne beredskapsforhold. Varslingslister til beredskapsplanen skal gjennomgås hvert kvartal. Ansvar påligger beredskapskoordinator. Den praktiske gjennomgangen av varslingslister legges til rådmannens krisestab ved avdeling Servicetorg. Beredskapsplaner for spesifikke temaer eller områder vedtas første gang av rette hovedutvalg. Herredsstyret forutsetter at det legges fram en redegjørelse for beredskapsarbeidet og kommunens planverk hvert 4. år. Beredskapsplan for etablering av kriseledelse er sist fremlagt Herredstyret 08.06.09 (Sak 37/09). Plan for etablering av kriseledelse (uten vedlegg) publiseres i kommunens intranettløsning. Vedleggene til planen er unntatt offentlighet, jfr. Offentlighetslovens 13. Plan med vedlegg gjøres tilgjengelig for ledelsesnivået avdelingsleder og høyere på kommunens fellesområde F:\Beredskap\Beredskapsplaner\Etablering av kriseledelse 1.3 Hovedprinsipper for beredskapsarbeidet Det foreligger fire hovedprinsipper for alt beredskaps- og krisehåndteringsarbeid, disse legges til grunn for Beredskapsplanen for etablering av kriseledelse. Prinsippene er: Ansvarsprinsippet: Den virksomhet som har ansvar for et fagområde/tjenestetilbud i en normalsituasjon, har også ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser og håndtering av ekstraordinære hendelser. Dette gjelder også for å gi informasjon innen eget fagområde. Nærhetsprinsippet: En krise skal håndteres på lavest mulig operative nivå. Likhetsprinsippet: Den organisasjon man etablerer under kriser og i krig skal være mest mulig lik organisasjonen man opererer med til daglig. 3

Samvirkeprinsippet: Myndighet, virksomhet eller etat har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter. 2 Lover, forskrifter og planverk 2.1 Lover og forskrifter Planen reguleres bl.a. av: - Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven, Lov av 25. juni 2010) - Lov om helsemessig og sosial beredskap (Helse- og sosialberedskapsloven, Lov av 23.juni 2000 nr. 56) - Lov om forsyning og beredskapstiltak (Forsynings- og beredskapstiltaksloven - Lov av 14.desember 1956 nr. 7) - Lov om særlige rådgjerder under krig, krigsfare og liknende forhold (Beredskapsloven: Lov av 15.desember 1950 nr. 7) Beredskapsplanen bygger videre på sentrale forskrifter, avtaler, samt retningslinjer og veiledninger gitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). 2.2 Planverk Beredskapsplanen må ses i sammenheng med følgende planverk: Overordnede nasjonale planer - Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap - Beredskapsplan for akutt forurensning - Det internasjonale helsereglementet m/forskrift - Beredskapsplan ved atomulykke Lokale planer - Beredskapsplan for evakuering - Plan for helsemessig og sosial beredskap - Beredskapsdelplan for Kommunale eiendommer i Ullensaker kommune - Beredskapsplan for kommunale barnehager - Beredskapsplan for vann, avløp og renovasjon - Delplaner for evakuering av kommunale bygg - Delplaner for skoler - Delplaner for Pleie- rehabilitering og omsorg (PRO-sentrene) 4

2.3 Lokalt planhierarki Etablering kriseledelse Helsemessig og Beredskapsplan ved akutt forurensning sosial beredskapsplan Atomulykke (Plangrunnlag) Beredskapsplan for evakuering Plan for psykososial oppfølging ved kriser og ulykker Smittevernplan Evakuering av kommunale formålsbygg Smittevernplan Gardermoen Pandemiplan 3 Myndighet og delegering Delegert myndighet i beredskapssituasjoner følger av kommunens delegeringsreglement, kapittel 13, slik vedtatt av Herredstyret 08.06.09. Reglementet omtaler ordførers fullmakter i beredskapssammenhenger slik: - Disponere midler av kommunens budsjett til nødvendig hjelp til kriserammede ved behov for forpleining med mer, skadebegrensede tiltak og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, helse, verdier og miljø ved akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader, i tråd med de avgjørelser kriseledelsen fatter. - Budsjettavgjørelser bør så langt som mulig treffes etter drøfting i kriseledelsen og etter de ordinære saksbehandlingsregler. - Øvre beløpsgrense fastsettes ikke. Bruk av midler etter disse bestemmelsene skal så snart som mulig legges fram for Hovedutvalg for overordnet planlegging, som foretar nødvendige budsjettjusteringer. Rådmann gis i beredskapssammenheng fullmakt til å: - Omdisponere kommunens personell og eiendom/bygningsmasse/maskiner/materiell til hjelpetiltak og nødvendige oppgaver som krisesituasjonene krever, i tråd med de avgjørelser kriseledelsen fatter. - Midlertidig stanse enkelte, eller deler av, kommunens virksomheter, dersom dette er nødvendig for å omprioritere ressurser til redningsarbeid og nødvendige aktiviteter, i tråd med de avgjørelser kriseledelsen fatter. Kriseledelsens avgjørelser truffet med hjemmel i særskilt delegering i beredskapssammenheng, skal refereres for det organet som ordinært har myndighet på saksområdet, senest på organets neste ordinære møte. 5

4 Aktører, roller og ansvar Ullensaker kommune skal ved en krise eller katastrofe i fredstid kunne treffe beslutninger om egen virksomhets organisering og ressursdisponering, samt samvirke med overordnede ledd, myndigheter og samarbeidspartnere. Organisering av beredskapsarbeidet følger i krig og ved katastrofer i fredstid, den til enhver tid gjeldende organisasjonsplan for Ullensaker kommune, jf denne. Krisesituasjoner håndteres i henhold til nærhetsprinsippet på lavest mulig operative nivå. Krisesituasjonens art og omfang avgjør nødvendigheten av ev. etablering av det strategiske og operative krisehåndteringsapparatet på sentralt nivå. Ordfører og rådmann beslutter om kommunal kriseledelse skal settes. 4.1 Kriseledelse Kommunens kriseledelse består av følgende faste medlemmer: - Ordfører (leder) - Varaordfører - Rådmannen - Kommunaldirektører - Kommuneoverlege Enheter som blir berørt av hendelsen vil utgjøre hovedtyngden i normalberedskap. Dersom kriseledelsen setter stab, vil den berørte enheten tiltre kommunens kriseledelse. Dette skjer på kriseledelsens initiativ, knyttet til den aktuelle hendelsen. Enhetene vil ha det faglige ansvaret innenfor egne områder, og skal ivareta de roller som er nødvendige for å treffe påkrevde tiltak innenfor sine områder. 4.2 Kriseledelsens ansvar Kriseledelsen vil i initialfasen av en krisesituasjon være avhengig av å kunne etablere en overordnet situasjonsforståelse. Risiko- og sårbarhetsanalyser, samt beredskapsplaner slik utviklet og øvet av den enkelte enhet og avdeling, er vesentlig for kriseledelsens evne til en rask realitetsorientering. Det må tidlig i en erkjent kritisk situasjon iverksettes tiltak for å forebygge, hindre og redusere skader på personer og materielle verdier, herunder varsling av eksterne nød- og beredskapsetater. Kriseledelsen må vurdere bruk av ressurser og utstyr, samt ivareta samordning og koordinering av slike tiltak. Kriseledelsen slutter ev. vedtak om aktivisering og innkalling av situasjonsrelevante støttegrupper. Kriseledelsen fatter beslutninger om nødvendige omdisponeringer av virksomhetens personell. Kommuneoverlegen kan foreta omdisponeringer av helsepersonell. 6

Behov for evakuering skal vurderes. Evakuering skal prinsipielt ikke iverksettes av kommunen uten etter anmodning og/eller iverksettelsesordre fra Politiet. Personer som er berørt av hendelsen, befolkningen generelt, media og egne ansatte skal ha tilstrekkelig informasjon. Informasjonshåndtering ivaretas i faglinjen dersom kriseledelse ikke er satt, jf. enhetsvise planer. Kriseledelsen kan til en hver tid trekke tilbake gjeldende delegasjoner i forbindelse med informasjonshåndtering til eksterne instanser (presse m.v.). Kriseledelsen fatter selv beslutning om når kriseledelsen trer tilbake og virksomheten tilbakeføres til normaldrift. Kriseledelsen rapporterer til Fylkesmannen i Oslo og Akershus. 5 Varsling og etablering av kriseledelse 5.1 Varsling og varslingslister Enhetsleder eller den som virker i dennes sted og som får kjennskap til en hendelse eller situasjon som er av en slik karakter at kommunens ledelse har behov for informasjon om dette, skal snarest mulig varsle rådmannen eller kommunaldirektør, som deretter vurderer varsling av ordfører. Eksterne aktører vil dersom en kritisk situasjon involverer eller berører kommunale interesser eller ansvarsområder, varsle kommunen ved rådmann eller beredskapskoordinator. Enhver kommunalt ansatt som mottar et varsel om en kritisk situasjon, eller som på annen måte får kjennskap til en slik situasjon, plikter å forsikre seg om at denne informasjonen formidles beredskapskoordinator eller rådmann / rådmannsgruppen. Varsling, innkalling og aktivisering av hele eller deler av kriseledelsen og/eller rådmannens krisestab skjer kun etter godkjennelse fra kriseledelsen ved ordfører eller rådmann. I disses fravær skal beslutning fattes på kommunaldirektørnivå. Kommunens beredskapskoordinator er primært ansvarlig for å iverksette varsling, innkalling og aktivisering etter beslutning fra overordnet kriseledelse, jf. over. Varslingsliste for kriseledelsen og stab/støtte ligger i planens vedlegg 1 Enhetsledere er ansvarlig for å utarbeide varslingslister for sine enheter knyttet til den enhetsvise beredskapsplanleggingen. 6 Beredskapsorganisasjon 6.1 Etablering av egen beredskapsorganisasjonen Dersom interne og eksterne situasjoner oppstår, som vesentlig reduserer kommunens evne til å håndtere hendelsene innenfor normalsituasjonen, skal beredskapsplaner utløses, og kriseberedskap etableres. 7

Ordfører, rådmannen eller kommunaldirektører i deres fravær, kan beslutte at kriseledelse etableres. Dette på bakgrunn av en oppstått hendelse der det ordinære apparatet ikke klarer å håndtere dette. Ved eksterne hendelser som kan innebære en ekstraordinær belastning på kommunens drift, og som kan kreve generell omstilling av den ordinære driften for å kunne øke kapasiteten, settes kriseberedskap. 6.2 Beredskapsrådet Beredskapsrådet består av for kommunen beredskapsrelevante samarbeidsparter. Beredskapsrådet skal møtes minimum en gang pr. år. Rådet skal sørge for en gjensidig informasjon om forhold som berører beredskapsmessige forhold i kommunen. Beredskapsrådets organisering og dets medlemmer omtales i hhv. vedlegg 3a og 3b til denne planen. 6.3 Eksterne samarbeidspartnere Kriseledelsen vil i sin tjenesteutøvelse være avhengig av et samarbeid med virksomhetseksterne aktører. De permanente medlemmene av kommunalt beredskapsråd utgjør de primære samarbeidspartnerne. Kriseledelsen foretar en situasjonsbasert vurdering om hvilke eksterne samarbeidspartnere som inkluderes i arbeidet. Aktuelle offentlige og private samarbeidsaktører kan være: - Fylkesmannens beredskapsavdeling - Lensmannen i Ullensaker - Gardermoen Politistasjon - Oslo og Akershus Sivilforsvarsdistrikt - Heimevernet / Forsvaret - Hafslund Nett - Mattilsynet - Oslo Lufthavn Gardermoen - Gardermoregionens Interkommunale brannvesen (GRIB) - Den norske Kirke ved aktuell sokneprest - Beredskapsutvalget Oslo lufthavn Gardermoen Frivillige organisasjoner: - Ullensaker Røde Kors - Sanitetsforeningen - Norsk Folkehjelp, Ullensaker - Frelsesarmeen 7 Organisering Drift av kriseledelsessenter (KLS) 7.1 Funksjoner og oppgavefordeling Kommunens KLS vil når full kriseledelse er satt bestå av et ledelseselement (Kriseledelsen) og et stabs- og støtteelement (rådmannens krisestab). 8

Kriseledelsen Liaison Krisestab Den til en hver tid gjeldende personalmessige sammensetning av elementene følger av planens vedlegg 1 7.2 Suksesskriterier En vellykket krisehåndtering er avhengig av ulike faktorer. Sentrale områder for god håndtering av en kritisk situasjon vil likevel alltid omfatte følgende forhold: - Klar og tydelig ledelse - Riktige beslutninger - Omsorg for berørte (ansatte, publikum, kunder) - Tillitsvekkende og ansvarsbevisst ledelse - Troverdig konsekvensanalyse - Synlige tiltak (internt og eksternt) - Definerte oppgaver 7.3 Kriseledelsens funksjoner Når kommunens kriseledelse er satt skal ledelseselementet ivareta følgende funksjoner: - Ha totaloversikt over krisehåndteringen - Holde kontinuerlig kontakt med innsatsleddet - Oppdatere høyere organisasjonsledd, primært fylkesmannen - Ansvarlig for ekstern og intern informasjon - Fatte beslutninger om innsetting av ressurser - Utnytte kriseledelsens fagfunksjoner - Loggfører for egen funksjon - Iverksett tiltak mht. neste dag - Evaluere krisehåndteringen - Gi informasjon til krisestaben Kommunens beredskapskoordinator er kriseledelsens bindeledd til staben. Beredskapskoordinator har operativ kommando over personell som er underlagt krisestaben når denne er aktivert. 7.4 Krisestabens funksjoner Rådmannens krisestab ivaretar bl.a. følgende funksjoner på vegne av kriseledelsen: - Etablere OPS/stabsrom - Etablerer forbindelseslinjer mot dokumentsenter/postmottak 9

- Etablere liaison på skade- eller innsatsstedet - Bistår kriseledelsen med informasjonsinnhenting - Forbereder og gjennomfører intern situasjons-brief for kriseledelsen - Betjener aktuelle kommunikasjonsmidler - Utfører informasjonsarbeid internt- og eksternt - Aktiverer og drifter kriseinformasjonsløsning på kommunens innbyggerportal - Oppdaterer kommunens ansattportal med relevant informasjon - Fører logg over all inn- og utgående kommunikasjon - Tilrettelegger og innkaller til pressekonferanser - Klargjør, tilrettelegger og bistår i drift av ev. pårørenderom, presserom m.v. 7.5 Fysisk organisering av KLS Kriseledelsen skal etableres i Formannskapssalen i rådhuset. Kriseledelsens lokaliteter har følgende permanente ressurser: - Trådløs nettilkopling (DGI Offentlig) - Uttak for fasttelefoni (IP- telefoni) - Uttak for kablet nettilkopling - Takmontert projektor m/lerret - Whitboardtavle med flippover Rådmannens krisestab etablerer seg i møterom Smestad Jakobsen i Rådhuset. Staben etablerer dette som sitt operasjonsrom (OPS). Krisestabens lokaliteter har følgende permanente ressurser: - Trådløs nettilkopling (DGI Offentlig) - Uttak for fasttelefoni (IP- telefoni) - Uttak for kablet nettilkopling - Tak montert projektor m/lerret - Whitboardtavle med flippover Dersom bortfall av ordinær elektrisitetsforsyning er deler av rådhuset er planlagt driftet med nødstrømsaggregat. Dersom Rådhuset ut fra den aktuelle situasjonsvurdering ikke er egnet lokasjon for kriseledelsen, er enheten PRO- Kløfta forhåndsutpekt til formålet. Enheten er oppsatt med stasjonært nødstrømsaggregat. Dersom ovennevnte alternativ av ulike grunner ikke kan benyttes, skal kriseledelsen selv beslutte hvor kriseledelsessenter skal etableres. 8 Krisestaben kriseledelsens Stab/støtteelement Kommunens krisestab består av de medarbeiderne som det til en hver tid fremgår av vedlegg 1 til denne planen Aktivisering av krisestaben skjer etter initiativ fra kriseledelsen via beredskapskoordinator, ev. direkte av kriseledelsen, jf. planens kapittel 5. 10

8.1 Arbeidsoppgaver for krisestaben Når aktiveringsordre for krisestab er gitt, skal staben etableres og driftes iht. Rutinebeskrivelse for krisestabens funksjon, jf. planens Vedlegg 8. 8.2 Loggføring Alle henvendelser og beslutninger relatert til stabens arbeid skal dokumenteres. Det skal føres en løpende logg knyttet til stabens arbeid. All kommunikasjon som går via staben skal dokumenteres i loggføringsskjema. Loggføringsskjema danner grunnlaget for stabens felles situasjonsforståelse i sanntid, og skal prosjekteres på lerret i OPS- rom. Loggføringsskjema skal i etterkant av hendelsen journalføres i kommunens saksbehandlingssystem. Loggføringsskjema finnes som vedlegg 5 til denne planen. 8.3 Situasjonsorientering - Brief Gode situasjons brifer er viktig for å gi kriseledelsen et korrekt situasjonsbilde som bakgrunn for deres beslutninger. Etablering av tilfredsstillende løsninger for kommunikasjon med ev. skadestedsledelse er avgjørende for å gi et korrekt situasjonsbilde. Krisestaben skal forberede og gjennomføre situasjons brifer når dette er påkrevet/ønsket fra kriseledelsens side. En brief bør inneholde elementer av følgende: 1 Status på innsatsstedet (ev. endringer siden siste oppdatering) 2 Kritiske punkter / bekymringer 3 Innsats- eller redningsstyrker 4 Situasjonen vedr. sårede eller skadde 5 Logistikksituasjonen 6 Rekvirerte forsterkninger 7 Ev. kritiske mangler 8 Forventet utvikling Situasjonsorienteringen bør innledes med en kartorientering, ev. støttet med bruk av bilder eller skisser. 9 Informasjon I en krise vil behovet for informasjon være stort. Ullensaker kommunes kriseinformasjon må gis raskt og skal fremstå som nøktern, etterrettelig, samordnet og oppdatert. Dette betyr: - Informasjon koordineres og samordnes med ev. skadestedsledelse og/eller objekteier - Kriseinformasjonen skal bidra til å skape ro og trygghet og gi publikum råd for hvordan den bør forholde seg. - Kriseinformasjon er et lederansvar - Virksomheten der krisen er forankret, har også ansvar for å informere om krisen 11

- Den som er berørt av krisen har et krav på informasjon fra kommunen - Profesjonalitet i krisehåndteringen oppnås gjennom en planlagt kriseinformasjonsstrategi i alle enheter og avdelinger - Kriseledelsen har ansvar for informasjonsformidling og +koordinering fra kommunen dersom kriseledelse er etablert Ullensaker kommune skal sørge for at det gis tilstrekkelig og hensiktsmessig informasjon om situasjonen og hendelsen som omfatte av denne planen. Dersom krisehendelse omfatter forhold knyttet til Oslo Lufthavn Gardermoen (OSL) må informasjonsarbeidet koordineres og samordnes med virksomhetens informasjonsavdeling. 9.1 Informasjonsansvar Informasjonsansvaret tilligger kriseledelse ved ordfører, rådmann eller kommunaldirektør. Dersom hendelsen er av en slik art at politiet er på stedet og således er innsatsleder, har politiet ansvaret for informasjon til pårørende, media og publikum. Overordnet kriseledelse må sikre at tilstrekkelig, etterrettelig og hensiktsmessig informasjon tilflyter berørte parter. Delegasjoner i organisasjonen knyttet mediehåndtering og informasjon kan i krisesituasjoner tilbakeføres til kriseledelsen dersom denne vedtar dette. Kriseledelsen har ansvar for kontakt med presse, utarbeidelse av skriftlig informasjonsmateriell og pressemeldinger når kriseledelsen er etablert. Kriseledelsen deleger myndighet til krisestaben i det omfang som anses tjenlig. Kommuneoverlegen har det medisinskfaglige ansvaret, herunder også medisinskfaglig informasjonsansvar. Politimesteren og Fylkesmannen kan begge gripe inn og foreta samordnings- og informasjonstiltak. 9.2 Henvendelser fra publikum og media I en initialfase av en krisesituasjon vil mange henvendelser rettes til kommunens sentralbord. Sentralbordet skal nedtegne opplysninger som er relatert til hendelsen. Loggføringsskjema skal benyttes, jf. planens vedlegg 5. Kontakt og henvendelser fra media skal loggføres, jf. vedlegg 7, slik at disse kan følges opp. Uavhengig av type krise vil publikum og media være opptatt av følgende spørsmål: - Hva er skjedd? - Hva er gjort? - Hvorfor? - Hvem har ansvaret? - Hva er konsekvensene? - Hva skjer nå for å løse problemet? 12

Kriseledelsen må så raskt som mulig kommunisere til ansatte i førstelinjen foreløpige svar på ovennevnte problemstillinger. Dersom mulig bør pressen orienteres av kriseledelsen før pressen etterspør informasjon. Ønsket informasjonsflyt: Hendelsen Kriseledelsen Media Publikum 9.3 Informasjon på innbyggerportal Kriseinformasjonsside I en krise eller kriselignende situasjon vil kommunen oppleve et sterkt informasjonsbehov fra innbyggerne. For å kunne håndtere dette behovet må relevant og presis informasjonen i stor grad gis gjennom enveiskommunikasjon. Innbyggerne og andre berørte aktører må henvises til informasjon på kommunens innbyggerportal I kommunens publikasjonsverktøy er det utviklet en egen Krisinformasjonsside. Når aktivert vil det fremkomme et tydelig informasjonselement (webpart) på Ullensaker kommunes startside. Informasjonselementet vil være en lenke til Kriseinformasjonssiden. Som hovedregel vil kriseinformasjonssiden kun aktiviseres etter initiativ fra kriseledelsen. Når aktivert driftes kriseinformasjonssiden av krisestaben slik det fremkommer i planens vedlegg 8. Kommunens webkoordinator aktiverer kriseinformasjonssiden på anmodning fra kriseledelsen. Kommunens webkoordinator tilordner rettigheter til relevante ansatte for tilgang til å publisering i kriseportalen. Kriseportalen aktiveres og driftes iht. vedlegg 10 til denne planen. 9.4 Intern informasjon Intranett I en krisesituasjon vil krisestaben primært informere innbyggerne og media via kriseinformasjonssiden. Generell informasjon om kommunens beredskap og krisehåndtering er publisert på kommunens innbyggerportal. For å ivareta informasjon til kommunens ansatte skal det så raskt som mulig legges en nyhet på ansattportal som lenker til kriseinformasjonen på innbyggerportalen. 13

Virksomhetsintern informasjon, bl.a. knyttet til de ansattes sikkerhet og arbeidsforhold, publiseres utelukkende på ansattportalen. Ansvaret for produksjon av slike nyheter følger ansvaret ved normaldrift. Medlemmer av nettredaksjonen publiserer iht. deres respektive ansvarsområder. 9.5 Informasjonssenter Informasjonssenter etableres i møterom Ullr i Rådhuset dersom kriseledelsen beslutter dette. Rådmannens krisestab er ansvarlig for etablering og drift av informasjonssentret på vegne av kriseledelsen. Det settes opp telefon i møterommet, primært for intern kommunikasjon mot sentralbord og krisestab. Telefonapparatet (8022) oppbevares i servicetorget, og er merket Ullr. Dersom kriseledelsen beslutter at publikumshenvendelser ved personlig oppmøte ikke skal håndteres av det ordinære servicetorget, skal informasjonssentret bemannes og ivareta denne funksjonen. Informasjonssentret skal benytte adkomst fra kantineområde. Det etableres tydelig skilting i inngangspartiet ved hovedinngang. 9.6 Pressemeldinger Kriseledelsen er ansvarlig for innholdet i pressemeldingene. Krisestaben utformer og produserer pressemeldinger. Pressemeldingene publiseres på kommunens innbyggerportal iht. brukerveiledningen for kriseinformasjon på innbyggerportal, jf. vedlegg 10. Henvendelser til kriseledelsen knyttet til generell informasjon om den aktuelle krisesituasjonen skal henvises til publiserte pressemeldinger på kommunens internettsider. Kriseledelsen kan avgjøre at informasjon skal kunngjøres og presenteres i andre fora eller former. 9.7 Pressekonferanser Kriseledelsen kan beslutte at pressekonferanser skal avholdes. Pressekonferanser gjennomføres i kommunens informasjonssenter, primært i møterom Ullr. Krisestaben innkaller til pressekonferansen på vegne av kriseledelsen. I forkant av pressekonferanser skal krisestaben forsikre seg om at følgende punkter er tilfredsstillende ivaretatt: - Er pressemelding sendt ut? - Er tidspunktet klart? - Er stedet klart? Foreligger det en liste over hvem som har mottatt innbydelse til pressekonferansen? - Hvem står i døren og registrerer / slipper journalistene inn? - Er møblementet hensiktsmessig plassert? - Hvordan ivaretas ev. andre funksjoner som benytter gjeldende møterom? 14

Under pressekonferansen: - Ordfører, ev. den han bemyndiger, leder pressekonferansen - Ordfører ev. annen representant fra kriseledelsen begrunner kort hvorfor man har kalt inn til pressekonferanse - Kriseledelsen ev. enhetsleder e.l. orienterer utfyllende om situasjonen. Legger vekt på å dekke spørsmålene Hva, Hvem, Hvor, Når, Hvordan, Hvorfor. Den oppståtte situasjonen beklages, og det utvises empati med ev. berørte parter osv. - Det åpnes for spørsmål fra pressen 10 Oppfølging og evaluering av beredskapssituasjoner Kriseledelsen skal, når situasjonen er tilbake i normaldrift, vurdere behov for oppfølging på ulike områder, samt iverksette ev. nødvendige tiltak. Avvik skal rapporteres og behandles som en del av evalueringen. Dette skal danne grunnlag for endringer, slik at gode rutiner og samarbeid mellom alle nivåer sikres, og at planverket støtter dette. En grundig evaluering av den faktiske krisehåndteringen er meget viktig, og skal gjennomføres etter enhver hendelse hvor beredskap utløses. Evalueringen skal gjennomføres umiddelbart etter at normaldrift er gjenetablert 11 Opplæring og øvelser 11.1 Risiko- og sårbarhetsanalyser Risiko- og sårbarhetsanalyser er grunnlaget for alt beredskapsarbeid. ROS-analysene skal revideres jevnlig. Gjennom arbeidet med risiko- og sårbarhetsanalyser skal kommunen kartlegge mulige uønskede hendelser som kan føre til ekstraordinære belastninger for virksomheten, samt avdekke årsakssammenhenger. Forutsetningene risiko- og sårbarhetsanalysen bygger på, som for eksempel hvor hendelsen inntreffer, og med hvilket omfang, varighet, osv. skal dokumenteres. Det kan være av stor betydning å beskrive varighet, da langvarighet ofte vil medføre større og mer alvorlige konsekvenser, enn kortvarige hendelser (eksempel bortfall av strøm). Kommunen må beskrive sannsynlighet for at en uønsket hendelse inntreffer. Analysen skal også inneholde en konsekvensvurdering, som synliggjør mulige virkninger av ulike hendelser. Konsekvensene klassifiseres, slik at det tydelig fremgår hvor hendelsen befinner seg på en skala fra ufarlig til katastrofal. Avdekket risiko og sårbarhet skal reduseres gjennom forebyggende og skadebegrensende tiltak. Samarbeid på tvers av enheter og fagområder kan være nødvendig, for å sikre at ROSanalysene blir godt nok kvalitetssikret på tvers av fag- og ansvarsområder, og at behov for samordning og samhandling blir godt ivaretatt. Skjema til bruk ved risiko- og sårbarhetsanalyser foreligger som vedlegg 4 i denne planen. 15

Som en del av kvalitetssikringsarbeidet, skal det også vurderes om opplæring av ansatte fungerer tilfredsstillende, eventuelt legge til rette for nye opplæringstiltak/vedlikehold av opplæring. Tiltak skal synliggjøres i opplæringsplaner. 11.2 Øvelser Det skal gjennomføres jevnlige interne øvelser, for å sikre høy kvalitet på Ullensaker kommunes beredskapsplaner og gjennomføring av ulike beredskapsmessige tiltak. Ullensaker kommune skal sørge for at personell som inngår i planverket har fått tilstrekkelig opplæring og deltar i øvelser. For å oppnå ønsket øvingseffekt av en trening/øving må øvelseselementet være godt planlagt. Skjematisk bør flg. punkter gjennomføres i øvelsesplanleggingen: 1 Etabler et grunnlagsdokument (øvingsdirektiv for treningen/øvingen) 2 Formuler hensikten med øvingen (overordnet beskrivelse av hva øvelsen skal tjene til, samt angivelse av hvem som skal øves) 3 Kartlegg, definer og beslutt suksesskriterier og øvingsmomenter 4 Formuler målsetningen for øvingen (beskriv ønsket sluttilstand) 5 Bestem hovedscenario 6 Utarbeid en dreiebok for øvingen (beskriv hendelser med tilhørende episoder) 7 Utarbeid spillmeldinger 8 Lag mal etc. for evalueringer underveis og ved endex (etter spillets slutt) Øvingsplan for Ullensaker kommune gjengis i vedlegg 6 til denne planen 12 Vedleggsoversikt Vedlegg 1 - Varslingsliste interne aktører Vedlegg 2 - Varslingsliste samarbeidsparter - ekstern Vedlegg 3a - Beredskapsrådets sammensetning Vedlegg 3b - Kontaktinformasjon til beredskapsrådets medlemmer Vedlegg 4 - Skjema for risiko- og sårbarhetsanalyse Vedlegg 5 - Loggføringsskjema Vedlegg 6 - Øvingsplan 16

Vedlegg 7 - Loggskjema for mediekontakt Vedlegg 8 - Rutinebeskrivelse for krisestabens funksjon Vedlegg 9 - Brukerveiledning midlertidig talemelding Vedlegg 10 - Brukerveiledning kriseinformasjon på internett Vedleggene er unntatt offentlighet, jf. offentlighetslovens 13, og derfor ikke tilgjengelige på intranett. 17