Kravspesifikasjon Prosessuell ledelse i målstyring og kulturutvikling av barneverntjenesten i Arendal kommune ARENDAL KOMMUNE Enhet Levekår 1
Innhold 1 Bakgrunn...3 1.1 Bakgrunn...3 1.2 Situasjonsbeskrivelse...3 2 Beskrivelse...3 2.1. Beskrivelse av oppdraget...3 2.2 Prosjektledelse, prosjektstyring og utarbeodelse av tidsplan...4 2.3 Oppbygging, struktur og dokumentasjon...4 3 Konsulenters erfaring og kompetanse...4 2
1 Bakgrunn 1.1 Bakgrunn Barneverntjenesten har hatt mange utfordringer de siste årene med ustabil ledelsessituasjon og omorganisering, svakhet i rutiner og manglende dokumentasjon, avvik på undersøkelsessaker over flere år ved tilsyn fra Fylkesmannen, for få ressurser og arbeidsmiljøutfordringer. Det ble foretatt en ekstern evaluering av barneverntjenesten våren 2016 av konsulentselskapet PricewaterhouseCoopers på oppdrag for bystyret i Arendal kommune hvor formålet var å skape trygghet om at Arendal kommune leverer gode barneverntjenester. Evalueringen berørte i hovedsak organisering, ledelse, organisasjonskultur, kapasitet, kompetanse, interne arbeidsprosesser og samhandling med andre tjenester. Rapporten fremlagt 16 juni 2016 viser at situasjonen i barnevernet er alvorlig og det er behov for å ta grep på mange områder. Kartlegging viser en fragmentert barneverntjeneste og fokus framover må være å etablere en enhetlig tjeneste gjennom å bygge på den gode kompetansen som allerede er i barneverntjenesten. For å få mest mulig effekt i det som gjøres er det behov for å sette felles retning gjennom felles mål. Det er viktig å identifisere de strategiske fokusområdene for forbedring og sette utviklingsmål. Når målene er valgt skal det defineres tiltak slik at målene kan nås i arbeidet med å bli en offensiv og kompetent barneverntjeneste til beste for barna. Det er behov for å komme fram til en omforent plattform, som er kjent av alle ansatte i barneverntjenesten og også organisasjonen for øvrig. I videre prosess er det ønskelig med ekstern bistand i arbeidet med mål- og kulturutvikling i barnevernstjenesten. Dette vil gi ny barnevernleder og de ansatte god støtte i de ulike prosessene. Rapporten er tilgjengelig her: https://www.arendal.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=166&filid=461 1.2 Situasjonsbeskrivelse Barnevernstjenesten i Arendal kommune er en del av enheten Levekår i sektoren Helse og Levekår. Barnevernet er delt i 5 grupper; meldingslag, undersøkelsesgruppe, tiltaksgruppe, fosterhjems- og institusjonsavdeling og barnevernvakt. Barnevernet har 39 årsverk, 36 fagstillinger, 2 merkantile og barnevernleder. Fra 2017 økes antall årsverk med ytterligere 4 fagstillinger. Mange av de ansatte er relativt nytilsatte og det har de siste årene vært stor utskifting av ansatte i tjenesten. Det er pr. i dag 7 vakante stillinger. 2 Beskrivelse 2.1. Beskrivelse av oppdraget Arendal kommune søker etter konsulentbistand med kompetanse innen prosessledelse og målstyring, med det formål å etablere mål for barneverntjenesten og utvikle en felles kultur som underbygger tjenestens overordnede strategiske mål. Oppdraget skal i sin helhet baseres på evalueringsrapporten fra PwC «Ekstern evaluering av Arendal kommunes barneverntjeneste» og saksfremlegg med vedlegg til bystyret i Arendal 27.10.16 «På vei mot en offensiv og kompetent barneverntjeneste til beste for barna i Arendal kommune». Det må også være i tråd med gjeldende lover og forskrifter, relevante lokale og nasjonale planer og nasjonale veiledere. Oppdraget omfatter et hovedoppdrag og opsjon på et tilleggsoppdrag. 2.1.1 Hovedoppdrag Forarbeid med gjennomgang og analyse av politiske føringer, PwC rapport, mål og strategier. Forberedelse av prosessen i samarbeid med prosjektgruppe i kommunen. 3
Definere og tydeliggjøre strategiske mål, identifisere iverksatte og nye tiltak for å nå mål. Implementere og rulle ut tiltaksplan og bygge felles kultur gjennom involvering. Faglig og prosessuell ledelse og ansvar for prosjektplan og metodisk opplegg for å utarbeide felles mål og kulturutvikling i barneverntjenesten. Involvering av alle ansatte og brukerperspektiv i barneverntjenesten i prosessen med målog kulturutvikling. Prosessuell ledelse i forankring av måltavle og planlegging av tiltak med ansatte, brukere, politikere og ledere i kommunen. Justere og følge opp implementering underveis i prosessen og justere underveis. Arbeidet krever vektlegging på prosess og forankring, med involvering av alle ansatte i barneverntjenesten. Forankring med ledere og politikere med presentasjon av fremtidsvisjonen og hvordan jobbe med å konkretisere tiltak med utspring i den nye måltavlen. 2.1.2 Tilleggsoppdrag Løpende sparring/lederstøtte for barnevernsleder ved behov under og etter prosjektet 2.2 Prosjektledelse, prosjektstyring og utarbeidelse av tidsplan Prosjektet skal utføres innenfor tidsrommet medio november 2016 til medio desember 2016. Dokumentasjon av prosjektet skal leveres senest innen utgangen av 2016. 2.2.1 Hovedoppdrag Hovedoppdraget har en kostnadsramme på 165 000 eks. mva. Leverandør skal lede prosjektet og ha tett samarbeid med kommunen (eller barnevernsleder/rådgiver) underveis. Det skal legges opp til møter med prosjektgruppa i kommunen underveis i prosjektet etter behov. Tidsplanen må legges opp i samarbeid med barnevernsleder slik at det berører de ansattes hverdag på en mest mulig skånsom måte. Det er stort arbeidspress i avdeling, men samtidig behov for involvering av alle ansatte i prosessen for å lykkes. 2.2.2 Tilleggsoppdrag Tilleggsoppdraget har ikke noen fast kostnadsramme, men beregnes ut fra en timepris. 2.3 Oppbygging, struktur og dokumentasjon 2.3.1 Hovedoppdrag Prosjektet skal munne ut i en dokumentasjon av prosessen med oppsummering av diskusjon, omforent plattform med felles måltavle, strukturelle tiltak og prosessuelle virkemidler for måloppnåelse. Det skal være en realistisk handlingsplan hvor de viktigste oppgavene er prioritert og innspill til veien videre. Rapportens oppbygging og struktur skal drøftes med oppdragsgiver i oppstarten av prosjektet. 2.3.2. Tilleggsoppdrag Enkel dokumentasjon av utført arbeid. 3 Krav til konsulentene Kompetanse og erfaring på områder listet under er viktig for leveransen og de tilbudte konsulenters erfaring og kompetanse her vil bli vektlagt i vurderingen av tilbudene jfr. tildelingskriteriene: Kjennskap til barnevernssektoren, inkludert lov- og rammeverk. Relevant og fersk erfaring fra oppdrag innen barnevernsektoren. 4
God kjennskap til kommunal struktur og organisering og noe kjennskap til de viktigste samarbeidspartnere til barnevernsektoren. Kompetanse på prosessuell ledelse i arbeid med målstyring og med kulturutvikling Kunnskap og erfaring med egnet metodikk for å arbeide med målstyring og kulturutvikling. 5